نحوه استفاده از نرم افزار ERP در کسب و کارها

امروزه به دلیل تغییرات و پیشرفت های زیادی که در حوزه کسب و کارها به وجود آمده است، استفاده از نرم افزار ERP در شرکت ها برای حل بسیاری از مشکلات و چالش های مدیریتی ضروری شده است. افرادی که کارمندان را در کسب و کارهای مدرن مدیریت می کنند باید چندین فعالیت تجاری را انجام دهند که شامل منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و برنامه ریزی منابع تولید و سایر فعالیت ها هستند. مدیریت تمام این جنبه های تجاری به صورت دستی یا مجزا از هم می تواند بسیار دشوار باشد.

بنابراین، قابل درک است که چرا سیستم هایی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) محبوب تر می شوند. سیستم‌های ERP برای یکپارچه‌سازی تمامی عملکردهای تجاری، ایجاد گردش کار و فرآیندهای تصمیم‌گیری که مدیریت آنها آسان‌تر است، طراحی شده‌اند. این امر باعث می شود که سازمان ها زمان بیشتری برای تمرکز بر کسب و کار اصلی خود داشته باشند.

حتما مطالعه کنید

نرم افزار ERP کاواک

در این مقاله به تعریف سیستم های ERP و نحوه استفاده از نرم افزار ERP می پردازم. همچنین به این موضوع نگاه می‌کنیم که چرا مدیرانی که خواهان اتوماسیون، بهبود عملکرد در زمینه‌هایی مانند پشتیبانی، سفارشی‌سازی محصول، حسابداری، مدیریت مالی، CRM و تدارکات هستند، ممکن است نرم‌افزار ERP را در نظر بگیرند.

معرفی سیستم ERP

سیستم ERP چیست؟ ERP محبوب ترین انتخاب در میان متخصصانی است که برای دستیابی به یک کسب و کار ساده برنامه ریزی می کنند. طبق گزارش‌های اخیر، حدود 50 درصد از کسب‌وکارها در حال برنامه‌ریزی برای ارتقای سیستم‌های ERP برای افزایش کارایی کسب‌وکار هستند. از این رو، کاملا واضح است که نرم افزار ERP یکپارچه به سرعت در بازار در حال رشد است.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، عملیات تجاری را از طریق ماژول های به هم پیوسته مدیریت، کنترل و ادغام می کند. با این حال، نحوه استفاده از نرم افزار ERP در شرکت ها برای بهبود و رشد سطوح ارتباطی خود بین کارکنان و همچنین برای بهینه سازی فرآیندها است. کارکردهای اصلی ERP  شامل مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، حسابداری، برنامه ریزی تحویل، جدول زمانی، حمل و نقل و غیره است.

اگر می خواهید در مورد نرم افزار ERP اطلاعات بیشتری داشته باشید، مقاله نرم افزار ERP چیست؟ را حتما مطالعه کنید. به طور کلی 3 نوع مختلف سیستم ERP وجود دارد. این سه نوع شامل ERP داخلی، ERP ترکیبی و ERP ابری هستند که دارای ویژگی ها و معیارهای عملکردی متفاوتی هستند:

• نرم‌افزار ERP تحت شبکه داخلی، بهترین راه برای سفارشی‌سازی و تغییر الزامات خاص کسب‌وکار است که می‌تواند داده‌های تجاری را ردیابی و ایمن کند.
• یک ERP مبتنی بر ابر میزبان یک پلت فرم محاسباتی روی ابر است و امکان دسترسی به خدمات را از طریق اینترنت فراهم می کند.
• نرم افزار ERP ترکیبی یا هیبریدی به عنوان یک مدل دو لایه شناخته می شود که عملکردهای ابری و ERP شبکه داخلی را با هم ترکیب می کند.

در ادامه نحوه استفاده از نرم افزار ERP برای افزایش بهره وری کسب و کار را ذکر می کنیم.

چگونگی استفاده از نرم افزار ERP در کسب و کارها

استقرار نرم افزار ERP یک سرمایه گذاری بزرگ برای کسب و کارها است. بنابراین، شما باید از سیستم های ERP برای کارایی بهتر، کاهش هزینه ها و کاهش خطاهایی استفاده کنید که به بهره وری، عملکرد و سود بیشتر منجر می شود. بنابراین، برای استفاده نرم افزار ERP، باید یاد بگیرید که چگونه از یک سیستم ERP استفاده کنید؟ در ادامه به برخی از موارد استفاده از نرم افزار ای آر پی اشاره شده است:

1- در مورد فرآیندهای کسب و کار بینش دریافت کنید

ردیابی و بررسی فرآیندهای کسب و کار هنگام انتخاب هر سیستم ERP ضروری است. این کار به شما کمک می کند تا مسیر بهتری از فرآیندهای مختلف داشته باشید که توجه شما را جلب می کند و در نتیجه، منجر به بازگشت بهتر سرمایه می شود. بنابراین، بررسی های مناسبی از عملکردهای کسب و کار خود داشته باشید تا بتوانید بهترین نرم افزار ERP را در کسب و کار مستقر کنید.

2- ارائه آموزش

ارائه آموزش به کارکنان نقش بسیار مهمی دارد و هرگز نباید اهمیت آن را دست کم بگیرید. از این رو، برای استفاده از نرم افزار ERP، باید کارکنان خود را با استفاده و پیاده سازی مناسب از آن آموزش دهید. کارکنان آموزش دیده به راحتی می توانند ارتقاء و تغییرات سیستم را مدیریت کنند و می توانند در تصمیم گیری آگاهانه سریع تر کمک کنند. از آنجایی که سیستم های ERP دائما در حال به روزرسانی هستند، ضروری است که کارکنان خود را آموزش دهید تا به روز بمانند.

3- کیفیت بالای داده های در لحظه

یک سیستم ERP کارآمد می تواند به مدیریت و ردیابی جریان کامل داده ها کمک کند. با این حال، داده ها برای دسترسی باید به اندازه کافی غنی و دقیق باشند. برای استفاده از نرم افزار ای آر پی، بالا بردن استانداردهای طراحی ورود داده که با مدیریت نسخه سند سروکار دارد، الزامی است. همچنین، باید ببینید که آیا بهترین شیوه های داده در تمام بخش ها پخش شده است یا خیر.

همچنین، می توانید ممیزی داده ها و پاکسازی دسته ای را در نظر بگیرید تا بررسی کنید که آیا استانداردها به روز می شوند یا خیر. با این حال، پاک کردن داده‌های نادرست می‌تواند زمان زیادی را بگیرد و از این رو فقط در مرحله اول باید انجام شود.

4- سیستم های ERP سفارشی شده

نرم افزار ERP ثابت کرده است که یک پلتفرم عالی است که برای همه انواع نیازهای تجاری مناسب است. طراحی منحصر به فردترین راه حلی که با نیازهای کسب و کار شما مطابقت داشته باشد و در عین حال از نرم افزار ERP بیشترین بهره را ببرید، کار پیچیده ای است. بنابراین، باید از فروشنده ERP بخواهید سیستمی را سفارشی کند که ممکن است شامل در نظر گرفتن ویژگی های خاص، افزودن فیلدهای مورد نیاز و موارد دیگر باشد. همچنین، ERP خود را می توانید با برخی ویژگی‌های یکپارچه و افزونه‌ها سفارشی کنید.

پیشنهاد مقاله

معرفی مهم ترین ماژول های نرم افزار ERP - ویژگی ها و کاربرد آنها

5- سیستم ERP را ایمن کنید

بدون شک سیستم های ERP مانند سایر نرم افزارها هر روز در حال توسعه هستند. از این رو، بسیار مهم است که از فروشنده ERP خود در مورد آینده سیستم های ERP سوال کنید. همچنین اینکه تا چه حد نیاز به سرمایه گذاری در تحقیق و توسعه داریم نیز جای نگرانی دارد. در نظر گرفتن این نگرانی ها بهترین راه برای اثبات آینده سیستم های ERP شما خواهد بود تا به عنوان اکوسیستم در حال تکاملی ظاهر شود که با پیشرفت های جدید در پلت فرم فناوری کسب و کار شما سازگار شود.

6- به پلتفرم های یکپارچه فکر کنید

یکپارچه سازی سیستم های ERP می تواند با افزودن برخی ویژگی های اضافی به نرم افزار، کارایی کلی کسب و کار را بهبود بخشد. ادغام بهترین راه برای پیوند دادن 2 برنامه مختلف و در عین حال اجازه دادن به آنها برای صحبت با یکدیگر به روشی بهتر است. با این حال، یکپارچه‌سازی‌های رایج سیستم‌های ERP ممکن است شامل عوامل متعددی از جمله CRM، SCM ، WMS و غیره باشد.

7- یک تیم با چند تخصص ایجاد کنید

برای داشتن یک فرآیند اجرایی بهتر، در نظر گرفتن کارمندان خاص از بخش‌های مختلف ضروری است. با این کار اطمینان حاصل می کنید که تمام بخش های اصلی کسب و کار با دقت کنترل می شوند و در عین حال به بازخورد تیم های مختلف که از سیستم استفاده می کنند کمک می کند. به این ترتیب تمام عملکردهای کسب و کار شما با نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی شما ادغام می شود، جایی که ظاهراً هر بخش در فرآیند استقرار نرم افزار دخیل خواهد بود.

8- پشتیبانی از اپلیکیشن های موبایل

پیشرفته ترین راهکار ERP دارای اپلیکیشن موبایل برای استفاده راحت کاربران است زیرا مزایای زیادی برای مشتریان دارد. این برنامه ها استفاده از نرم افزار ERP را راحت تر کرده و دارای قابلیت دسترسی پیشرفته به همراه دید بهبود یافته برای سیستم های ERP هستند. با آنها، کارمندان شما همچنین می توانند به راحتی به اطلاعات محوری دسترسی داشته باشند. بنابراین، صرف نظر از مکان و زمان، آنها می توانند با تمام فرآیندهای تجاری به روز بمانند.

9- از افراد باتجربه مشاوره بگیرید

داشتن ارتباط روان با افراد مدیریت ارشد بسیار ضروری است زیرا برنامه ریزی مناسب منابع را ترویج می کند. این یکی از مهم ترین عوامل موفقیت در فرآیند پیاده سازی یک سیستم ERP است.

راهنمای گام به گام استفاده از نرم افزار ERP

راهنمای گام به گام استفاده از نرم افزار ERP

1. ورود کاربر:

– با استفاده از اطلاعات کاربری خود وارد سیستم ERP شوید.

2. ناوبری:

– با منوهای اصلی و گزینه های ناوبری آشنا شوید.

3. نمای کلی داشبورد:

– داشبورد را برای دسترسی به ماژول ها و ویژگی های مهم بررسی کنید.

4. انتخاب ماژول:

– ماژول ERP مربوطه را برای کار خود انتخاب کنید (به عنوان مثال، امور مالی، موجودی، منابع انسانی).

5. ورودی داده:

– داده ها را در صورت نیاز برای کار خاص خود وارد و به روز کنید.

6. بازیابی داده ها:

– بازیابی اطلاعات از سیستم با استفاده از گزینه های جستجو و فیلتر.

7. اجرای وظیفه:

– وظایفی مانند ایجاد فاکتورها، پردازش سفارش ها یا تولید گزارش ها را کامل کنید.

8. مدیریت گردش کار:

– گردش کار تعیین شده را برای تصویب و فرآیندها دنبال کنید.

9. بارگذاری و اشتراک گذاری سند:

– برای همکاری، اسناد را در سیستم آپلود و به اشتراک بگذارید.

10. ارتباطات:

– از ویژگی های ارتباطی برای همکاری با همکاران استفاده کنید.

11. سفارشی سازی:

– تنظیمات، اولویت‌ها و طرح‌بندی‌ها را برای مطابقت با گردش کار خود سفارشی کنید.

12. رسیدگی به خطا:

– عیب یابی و رفع خطاهای پیش آمده در حین انجام وظایف.

13. آگاهی امنیتی:

– برای محافظت از داده های حساس به پروتکل های امنیتی پایبند باشید.

14. خروج از سیستم:

– پس از انجام وظایف خود از سیستم ERP خارج شوید.

یک سیستم ERP چگونه کار می کند؟

یک سیستم ERP با کاهش تعداد منابع مورد نیاز برای فعالیت بهینه شرکت عمل می کند اما همچنان سودآوری و بهبود کسب و کار را تضمین می کند. نرم افزار ERP با یک برنامه کاربردی متفاوت است زیرا به ماژول های سازمانی دیگر شرکت شما اجازه می دهد تا از یک پایگاه داده متمرکز کار کنند. این سیستم داده ها را از بخش های مختلف کسب و کار جمع آوری می کند. این نرم افزار داده ها را در یک مکان مرکزی قرار می دهد که در آن کارکنانی که به آن نیاز دارند می توانند به آن دسترسی داشته باشند.

نحوه استفاده از نرم افزار ERP بدین صورت است که فرض کنید سیستم ERP شرکت شما کاملا خودکار است. ERP ورود اطلاعات را برای شما در back-end انجام می دهد و همچنین اطلاعات را با واحدهای دیگری که به آن نیاز دارند مبادله می کند. به عنوان مثال، هنگامی که یک سفارش حمل و نقل برای آخرین کالای موجود در انبار آغاز می شود، ماژول های مدیریت موجودی باید این اطلاعات را ثبت کنند و به بخش های مربوطه اطلاع دهند تا موجودی دوباره پر شود.

چرا به سیستم ERP نیاز دارید؟

بیایید به برخی از دلایلی که چرا کسب و کارها با اندازه های مختلف ممکن است از پیاده سازی ERP سود ببرند، نگاه کنیم:

اشتراک گذاری اطلاعات: سیستم ERP می تواند به طور خودکار اطلاعات مهم را در بخش های مختلف شرکت شما به اشتراک بگذارد و در نتیجه، همکاری را از طریق اشتراک گذاری اطلاعات یکپارچه تقویت می کند.

بهبود عملکرد تجاری: سیستم یکپارچه تضمین می کند که بخش ها به جای تلاش برای به دست آوردن اطلاعاتی که به آنها در انجام این کار کمک می کند، زمان را صرف مدیریت کسب و کار اصلی خود کنند. به عنوان مثال، یک سیستم ERP می تواند عملکرد کسب و کار شما را در پیش بینی فروش از طریق ردیابی سفارش، ردیابی درآمد و تولید سفارش خرید بهبود بخشد.

مدیریت آسان: با رشد سریع فناوری، مدیریت و استفاده از سیستم های ERP همچنان آسان تر می شود. این امر به ویژه برای شرکت هایی که ممکن است مهارت یا منابع لازم برای یکپارچه سازی سیستم های خود را نداشته باشند، صادق است. برای شرکت های بزرگ، ERP می تواند منابع مورد نیاز برای اجرای سیستم های منفصل را کاهش دهد.

گزارش‌دهی استاندارد: اگر می‌خواهید سازمان شما با بازار ارتباط برقرار کند، باید همه افراد سازمان از یک منبع استفاده کنند. ERP اطمینان حاصل می کند که اطلاعات ارائه شده توسط سازمان شما منسجم است.

کاهش هزینه‌ها: به گفته متخصصان، استفاده از نرم افزار ERP هزینه های کلی یک کسب و کار را تقریبا تا 20 درصد کاهش می دهد.

نتیجه

تعدادی از کسب‌وکارها از نرم‌افزار ERP استفاده می‌کنند و تعداد بسیار کمی از آنها بر ایجاد بالاترین پتانسیل از سیستم تمرکز می‌کنند. با این حال، به دست آوردن درک دقیق از فرآیندهای کسب و کار کلی و همچنین قابلیت ها باید در اولویت باشد. به یاد داشته باشید، یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ابزاری حیاتی برای کسب و کارها است زیرا می تواند به شما کمک کند تا به سطح کارایی بیشتری دست یابید، بهره وری و سود بیشتر را افزایش دهید.

همچنین، مدیران باید عوامل محوری مانند فراخوانی افراد باتجربه و ارشد، ایجاد برنامه‌های اجرایی مختلف، به‌روزرسانی سیستم‌ها، ارائه آموزش و غیره را در نظر بگیرند. اگر تمام فاکتورهای مورد نیاز به طور دقیق پوشش داده شوند، به طور حتم یک سیستم کارآمد در درازمدت با ROI پویا را به شما ارائه خواهد داد.

درخواست دمو رایگان