ماژول وظایف کاواک

چگونه می توانید بر روند اجرای کارها نظارت و آنها را سازماندهی کنید؟

با ماژول وظایف کاواک روند پیشرفت کارها و جدیدترین تغییرات در وظایف فردی و تیمی را مدیریت و پیگیری کنید.

ماژول مدیریت وظایف کاواک

ماژول وظایف کاواک ابزاری است که برای مدیریت تمامی وظایف در دست اجرا طراحی شده است و به کارکنان کمک می کند تا وظایف خود را به راحتی انجام داده و بهره وری را افزایش دهند. این ماژول شامل نظارت بر اجرای وظایف از ابتدا تا انتها، واگذاری وظایف به همکاران، تعیین سررسیدهای زمانی انجام وظایف و دیگر قابلیت ها است تا کارها به موقع و به نحو مطلوبی انجام شوند.

دسترسی سریع تر به وظایف بدون مراجعه به پروژه، یک نیاز ضروری برای مدیران و کارکنان کسب و کارها است. به همین منظور و برای راحتی کاربری و سهولت دسترسی کارکنان به وظایف، در نرم افزار کاواک بخش وظایف را به صورت مجزا در نظر گرفته ایم. این یک مزیت بزرگ و منحصر به فرد نسبت به سایر نرم افزارها است که به بخش وظایف، تنها از ماژول پروژه ها دسترسی دارند. براساس بررسی ها و بازخوردهایی که از کاربران کاواک دریافت کردیم، تصمیم به توسعه ماژول مدیریت وظایف گرفتیم تا کاربران، علاوه بر امکان دسترسی به وظایف از ماژول پروژه ها، به کلیه وظایف محوله خود به صورت مستقیم از ماژول وظایف نیز دسترسی داشته باشند.

وظیفه چیست؟

وظیفه یک واحد کار است. یک مرحله پایه در یک پروژه چند مرحله ای است و زمان شروع و پایان مشخصی دارد و باید به تحقق اهداف مرتبط با کار کمک کند.

با ایجاد، تخصیص، اولویت بندی و سازماندهی وظایف، کارها را به واحدهای اجرایی کوچک تقسیم و اولویت ها را تعیین کنید. ابتدا مشخص کنید که می خواهید زمان کاری خود را در کدام وظیفه صرف کنید، این کار براساس اولویت تعیین شده انجام می شود. می توانید فایل های مربوط به هر وظیفه را در آن وظیفه بارگذاری کنید تا دیگر کارکنان درگیر در وظیفه از آن استفاده نمایند.

ماژول وظایف کاواک

امکانات ماژول مدیریت وظایف کاواک

ایجاد وظیفه

مستقیما از ماژول وظایف، یک وظیفه ایجاد و آن را به پروژه، مشتری، قرارداد، پیش فاکتور، فاکتور، هزینه، پشتیبانی مرتبط کنید.

فاکتور به وظیفه

تعیین می کنید که وظیفه جدید می تواند به عنوان فاکتور به مشتری ارسال شود. نرخ ساعتی محاسبه هزینه را نیز تعیین کنید.

ثبت گزارش

برای مستندسازی کارهای انجام شده در ارتباط با یک وظیفه، خلاصه ای از فعالیت را به صورت گزارش و همراه با زمان، ثبت کنید.

تنظیم وضعیت

تعیین وضعیت وظیفه ساده ترین راه برای اطلاع دادن به همکاران در زمانی است که روی یک وظیفه کار می کنید.

تخصیص وظیفه

افرادی را که اجرای وظیفه را بر عهده می گیرند تعیین کنید. هنگام ایجاد وظیفه، به طور پیش فرض خودتان مسئول آن هستید.

تاریخ شروع و سررسید

تاریخ شروع اجرای وظیفه و زمانی که وظیفه باید تا آن مدت به انجام برسد را مشخص می کنید.

اولویت

اولویت انجام وظیفه در بازه زمانی تعیین شده (زمان سررسید) را براساس چهار اولویت فوری، زیاد، متوسط، کم مشخص می کنید.

چک لیست

در هر وظیفه می توانید با اضافه کردن چک لیست، جزئیات بیشتری از یک وظیفه را جهت انجام به کارکنان درج کنید.

دنبال کنندگان

می توانید کاربران دیگری را به عنوان دنبال کننده اضافه کنید. نوتیفیکیشن جهت اطلاع از روند وظیفه به دنبال کننده ارسال می شود.

تایمر وظیفه

بدون نیاز به نرم افزارهای جانبی، هنگام شروع به انجام کار و تنها با یک کلیک، تایمر برای محاسبه مدت انجام وظیفه فعال می شود. 

تکرار کردن

با این قابلیت منحصر به فرد مشخص می کنید که آیا وظیفه در دوره های مختلف قابل تکرار است یا خیر.

پیوست ها

فایل ها و مستندات مربوط به وظایف را از رایانه خود به آنها پیوست کنید تا دیگر کارکنان به سهولت به آنها دسترسی داشته باشند.

3 مرحله اصلی اجرای وظیفه

1. تخصیص وظیفه

تخصیص وظیفه از طرف مدیر بالاتر و یا مدیر پروژه صورت می گیرد. فرد مسئول برای انجام هر وظیفه را تعیین و وظیفه را جهت اجرا به وی تخصیص دهید.
Direction Arrows

2. اولویت بندی وظیفه

وظایف تخصیص یافته را براساس دو مولفه اهمیت اجرا و زمان سررسید اولویت بندی کنید.
Direction Arrows

3. سازماندهی وظیفه

براساس اولویت ها و زمانبندی های تنظیم شده، اجرای وظایف را سازماندهی و آنها را تا حصول نتیجه پیگیری کنید.

یک روز با کاواک

یک روز صبح، سر حال و پر از انرژی به محل کار خود می روید. در دفتر کارتان، رایانه را باز می کنید، وارد نرم افزار کاواک می شوید و مستقیم به بخش وظایف می روید. یک وظیفه با اولویت فوری توجهتان را جلب می کند. خیلی سریع وظیفه را باز می کنید.

 مدیرتان وظیفه پیگیری و دریافت فایل های کاتالوگ و لیست قیمت یک مشتری را با اولویت فوری به شما تخصیص داده است. تاریخ سررسید وظیفه هم امروز را نشان می دهد. چند وظیفه اجرایی دیگر برای امروز دارید. ولی چون اولویت این وظیفه فوری تعیین شده باید اول از همه آن را انجام دهید.

تایمر وظیفه را فعال و شروع به پیگیری می کنید و سرانجام فایل ها به ایمیل شما ارسال می شوند. فایل ها را به راحتی در همان وظیفه پیوست می کنید، در صورت نیاز یک توضیح تکمیلی برای مدیر یا دیگر همکاران فالو شده در وظیفه می نویسید. سپس روی توقف تایمر کلیک می کنید، در باکس ثبت گزارش ظاهر شده، گزارش کارتان را ثبت می کنید. البته زمان آن را تایمر ثبت می کند نگران نباشید. سپس وضعیت وظیفه را به «انجام شده» تغییر می دهید و با انرژی بیشتر به سراغ بعدی می روید.

تحول دیجیتال

آیا دغدغه مدیریت کارهای فردی و تیمی کارکنان تان را دارید؟

گاهی یک ارتباط ساده، تحولی بزرگ در مسیر موفقیت کسب و کار شما رقم می زند. اولین قدم را با ساده ترین راه بردارید. با ما تماس بگیرید.