ماژول مرکز تماس کاواک

ارتباط با مشتریان تان را از طریق تحول دیجیتال بهبود ببخشید

ماژولی برای مدیریت و کنترل تماس های ورودی و خروجی شرکت ها و تیم های فروش

ماژول مرکز تماس کاواک

ماژول مرکز تماس کاواک یا کال سنتر (Call Center) یک مرکز کنترل تماس است که برای ثبت و کنترل تماس های ورودی و خروجی تیم های مختلف کسب و کارها به خصوص تیم های فروش مورد استفاده قرار می گیرد.

به طور معمول، یک مرکز تماس دارای توانایی اداره کردن حجم قابل توجهی از تماس ها در یک زمان، نظارت بر تماس ها است. ماژول مرکز تماس کاواک علاوه بر بهبود تجربه مشتری و افزایش کارایی تیم های فروش، سوابق مربوط به مکالمه افراد با مشتریان و سابقه تماس را ذخیره می کنند.

وضعیت تماس ها را در سه حالت «در حال زنگ، اتمام یافته، پاسخ داده نشده» می توانید مشاهده کنید.

نوع تماس های برقرار شده، با دو گزینه «تماس ورودی، تماس خروجی» را می توانید ردیابی و مشاهده کنید.

برای هر مکالمه یک فعالیت مثل یادآوری می توانید ثبت کنید.

فعالیت مرتبط با هر تماس که ثبت می شوند را به راحتی می توانید مشاهده کنید.

هر مکالمه را می توانید بلافاصله به مشتری تبدیل کنید. مشتری جدید در ماژول مشتریان ثبت می شود.

بالافاصله بعد از انجام مکالمه، یک گزارش کوتاه از صحبت های انجام شده می توانید برای آن مکالمه ثبت کنید.

ماژول مرکز تماس کاواک چگونه کار می کند؟

برای استفاده از ماژول مرکز تماس کاواک، یک سخت افزار جانبی دارای 8 پورت خط فیزیکی تلفن ثابت جهت انتقال اطلاعات ضروری است. این سخت افزار جانبی از طریق یک پورت USB به یک کامپیوتر متصل می گردد و اطلاعات خام داخل خطوط را به سیستم می فرستد.

یک نرم افزار تحت ویندوز هم که اطلاعات خام ارسالی از سخت افزار را از طریق پورت USB، خوانده و به وب سرویس ماژول کال سنتر کاواک ارسال می کند. این نرم افزار تحت ویندوز امکان شنود آنی روی خطوط در حین مکالمه را نیز می دهد. هم چنین تمامی رویدادهای اتفاق افتاده روی خطوط از جمله مشغول بودن خط، شماره گیری، ضبط مکالمه و … را ثبت و به وب سرویس ماژول مرکز تماس کاواک می فرستد. این نرم افزار تحت ویندوز بایستی به صورت دائمی روی یک کامپیوتر در حال اجرا باشد ولی مانعی برای استفاده سایر فعالیت ها از کامپیوتری که این عملیات را انجام می دهد نیست و همزمان شخص می تواند کارهای عادی و روزانه خود را با همان سیستم کامپیوتری انجام دهد. حتما روی کامپیوتری که این نرم افزار در حال اجرا است بایستی اینترنت پایدار یا stable باشد.

مزایای ماژول مرکز تماس کاواک

باوجود استفاده رو به رشد از کانال های ارتباطی دیجیتال، تحقیقات متعدد نشان می دهد که تلفن همچنان پرمصرف ترین کانال خدمات مشتری برای اکثر مشتریان کسب و کارها است. بیش از 50 درصد از مشتریان در تمام گروه‌های سنی معمولا از تلفن برای ارتباط با تیم های مختلف کسب و کارها استفاده می کنند.

با نرم افزار حرفه ای مرکز تماس کاواک، کسب و کارها می توانند تعداد زیادی از تماس های دریافتی را مدیریت کنند و سطح بالایی از خدمات مشتریان را ارائه دهند. مرکز تماس کاواک با ماژول فرصت های فروش و ماژول مشتریان یکپارچه سازی شده است.

قابلیت استفاده با خطوط VOIP

بدون دغدغه و هیچ نگرانی، خطوط تلفن خود را به نسل های بالاتر ارتقاء دهید. نرم افزار کاواک به سادگی به خطوط تلفن دیجیتال (رادیویی/VOIP) متصل و فعال می شود.

این امکان وجود دارد که اگر مجموعه ای از خطوط تلفن دیجیتال تحت سیستم VOIP استفاده می کند نیز به وب سرویس ماژول کال سنتر کاواک از طریق وب سرویس، اطلاعات خطوط را ارسال کرده و از امکانات ماژول کال سنتر استفاده کنند البته برای ارسال اطلاعات به وب سرویس تحت این شرایط بایستی کدنویسی اختصاصی برای سیستم VOIP انجام شود. در این حالت یعنی استفاده از VOIP دیگر نیازی به سخت افزار جانبی و نرم افزار تحت ویندوز نیست. البته در استفاده از خطوط آنالوگ یا فیزیکی تحت VOIP، در صورت نیاز سخت افزار جانبی و نرم افزار ویندوزی نیز عملیات انتقال اطلاعات را می توانند انجام دهند.

امکانات ماژول مرکز تماس کاواک

مشاهده تاریخ تماس

تاریخ دقیق تماس های روردی یا خروجی قابل مشاهده است. این قسمت با تقویم شمسی کاواک یکپارچه شده است.

مشاهده فرد پاسخگو
نام کارشناس فروش یا هر یک از کارمندان شما که با هر یک از مخاطبان کسب و کارتان تماس برقرار کرده، قابل مشاهده است.
امکان پخش مکالمه
تمام مکالمات ضبط شده قابل پخش هستند. هر مکالمه را در هر زمان که مایل باشید و ضرورت ایجاب کند می تواند پخش شود.
ثبت مدت زمان مکالمه

مدت زمان مکالمه انجام شده برای تماس ورودی یا خروجی که توسط هر یک از افراد تیم صرف می شود را مشاهده می کنید. 

قابلیت ایجاد فرصت
هر مکالمه را می توانید به یک فرصت فروش تبدیل کنید. فرصت جدید به صورت خودکار در ماژول فرصت های فروش ثبت می شود.
مشاهده و ویرایش گزارش
گزارش های ثبت شده را می توانید مشاهده و در صورت لزوم، آن را با انجام ویرایش تکمیل تر نمایید.
نمایش طرف تماس

نام مشتری یا فرصت فروش که به عنوان تماس ورودی یا خروجی، ارتباط با وی برقرار شده است را می توانید مشاهده کنید. 

امکان ضبط مکالمه
تمام مکالمات به صورت نامحدود در سیستم ضبط می شوند. می توانید در بازه های زمانی دلخواه مکالمات را حذف کنید.
امکان ثبت رد تماس
در صورتی که یک تماس خروجی برقرار می کنید و مخاطب پاسخ نمی دهد، می توانید آن را به عنوان «پاسخ نداد» ثبت کنید.

یک روز با کاواک

امروز علاوه بر کارهای روتین و عادی که در شرکت داشتم، تصمیم گرفتم علاوه بر بررسی و کنترل کلی فعالیت ها و کارها از طریق داشبورد کاواک، از طریق ماژول مرکز تماس کاواک، تماس های انجام شده توسط تیم فروش شرکت را دقیق تر بررسی کنم. برای همین هم به مرکز تماس کاواک سر زدم.

در این ماژول به عنوان مدیر می توانم علاوه بر تعیین دسترسی ها به کارمندان تیم فروش شرکت، تماس های ورودی، خروجی و مکالمات انجام شده و ثبت شده در این ماژول را مشاهده و کنترل نمایم. وجود چنین ماژولی که علاوه بر قابلیت اتصال به سیستم تلفن آنالوگ، امکان اتصال به سیستم VOIP شرکت را هم دارد، حس اطمینان بخش و امیدبخشی را به من می دهد، چون مطمئن هستم با وجود چنین سیستمی در شرکت، دیگر نگران از دست رفتن فرصت ها و ارتباطات با مخاطبان شرکت نخواهم بود.

زیرا با ماژول مرکز تماس CRM کاواک، امکان از دست رفتن تماس های ورودی و خروجی به حداقل ممکن کاهش یافته و علاوه بر آن، می توانم کنترل کنم که کدام یک از کارمندان شرکت با چه کسی صحبت کرده و نتیجه مکالمه چه بود و چه فعالیتی در قبال آن انجام شده است.

به غیر از قابلیت هایی مانند؛ مشاهده وضعیت تماس ها، تاریخ تماس، مدت زمان مکالمه، مشاهده فرد تماس گیرنده یا پاسخگو و چندین قابلیت منحصر به فرد دیگر که این ماژول در اختیار مدیر سیستم قرار می دهد، قابلیت های بسیار خوبی هم در اختیار تیم های فروش قرار دارد.

کارشناس فروش می تواند یک فعالیت مانند یادآوری را به یک تماس تنظیم کند، یا یک گزارش کوتاه برای مکالمه انجام شده درج کند. هم چنین اعضای تیم فروش می توانند خیلی سریع یک تماس را به فرصت فروش و یا به عنوان مشتری ثبت کنند. وجود این دو قابلیت که با ماژول فرصت های فروش و مشتریان یکپارچه هستند، کار تیم فروش شرکت ما را بسیار راحت تر و ساده تر کرده است.

وجود ماژول مرکز تماس کاواک یا کال سنتر علاوه بر افزایش قابل ملاحظه بهره وری تیم فروش ما، تأثیر بالایی در افزایش فروش شرکت داشته و من به عنوان مدیر، به آینده شرکت و حرکت به سمت دیجیتالی شدن مجموعه بسیار خوش بین هستم.

آیا نمی خواهید نتایج بازاریابی خود را چند برابر کنید؟

ابزاری قدرتمند برای افزایش عملکرد تیم های فروش در اختیارشان قرار دهید و کنترل های حرفه ای را اعمال کنید.