ماژول مدیریت قراردادها کاواک
پروژه های سودآور با قراردادهای دقیق و قابل دستیابی شروع می شوند
با ماژول مدیریت قرارداد کاواک، قراردادهای داخلی و خارجی را به صورت دیجیتال ثبت و آنها را کنترل کنید.
آشنایی با ماژول مدیریت قرارداد کاواک
نرم افزار کاواک دارای ماژول های مهم و کاربردی متنوعی است که ممکن است متناسب با نیازهای هر کسب و کار متفاوت باشند. برخی از ماژول ها استاندارد بوده و در هر صنعت قابل استفاده هستند. با این حال، ماژول هایی نیز وجود دارند که می توانند به کسب و کارها در رفع نیازهای خاص کمک کنند. از جمله این ماژول ها، ماژول مدیریت قرارداد است که باعث کنترل دقیق تر و افزایش سرعت گردش کار نسبت به انجام کار به صورت دستی می شود.
قراردادها در واقع رابطه تجاری بین شما و کارکنان داخلی و مشتری را با توجه به شرایط و ضوابط، محصولات تحویلی و صورتحساب تعریف می کنند.
ماژول مدیریت قرارداد کاواک، سازماندهی قراردادها را در کسب و کار شما تسهیل می دهد؛ از تنظیم متن قرارداد، تا ارسال و در نهایت صورتحساب مربوط به قرارداد. ماژول مدیریت قرارداد کاواک همچنین به طور کامل با ماژول هایی مانند ماژول پروژه ها، مشتریان، مدیریت کارکنان و حسابداری و مالی یکپارچه است.
قابلیت ها و امکانات ماژول
1. ایجاد قرارداد
می توانید به سادگی یک قرارداد جدید ایجاد کرده، مشتری قرارداد، موضوع، نوع و ارزش قرارداد، تاریخ شروع و خاتمه قرارداد را مشخص کنید.
2. خلاصه وضعیت
خلاصه وضعیت قراردادها را در ۵ وضعیت زیر مشاهده می کنید:
- فعال
تعداد قراردادهای فعال را مشاهده خواهید کرد.
- منقضی شده
تعداد قراردادهایی که منقضی شده اند و احتمالا نیاز به تمدید داشته باشند.
- نزدیک به انقضا
تعداد قراردادهایی که زمان انقضای آنها در حال اتمام است و باید برای تمدید آن اقدام نمود.
- اخیرا اضافه شده
تعداد قراردادهایی که به تازگی با آنها توافق رسیده و به امضاء رسیده است.
- زباله دان
تعداد قراردادهایی که به هر نحوی از چرخه کاری شما حذف شده اند.
3. گزارش گیری
گزارش نموداری قراردادها را در 2 نمودار، 1- «قراردادها برحسب نوع» و 2- «ارزش قراردادها برحسب نوع»، را می توانید مشاهده نمایید.
4. فهرست قراردادها
فهرست تمام قراردادهای ثبت شده را به صورت جدول فهرستی در انتهای صفحه قراردادها مشاهده خواهید کرد.
5. ویرایش قرارداد
می توانید تمام فیلدهای یک قرارداد را ویرایش کنید. هنگام ویرایش قرارداد، یک بخش جدید به اطلاعات قرارداد با چند تب به ترتیب زیر اضافه می شود:
- تب قرارداد: در این تب سه آیکن برای مشاهده قرارداد به صورت pdf، ارسال ایمیل، دکمه بیشتر با برخی امکانات اضافی وجود دارد.
- تب پیوست ها: در این تب می توانید فایل اسکن شده قرارداد امضاء شده یا هر نوع فایل مرتبط با قرارداد را پیوست کنید.
- تب دیدگاه ها: در داخل باکس موجود در این تب هر دیدگاه مرتبط با قرارداد که لازم است مشتری از آن مطلع شده و به آن پاسخ دهد را می نویسید.
- تب تاریخ نوسازی قرارداد: اگر قرارداد امضاء شده، قابل تمدید است، می توانید تمدید آن را با تعیین مجدد تاریخ شروع، تاریخ خاتمه و ارزش قرار داد اعمال کنید.
- تب وظایف: فهرست تمام وظایف مرتبط با اجرای قرارداد در این تب در دسترس است.
- تب یادداشت ها: پیام های داخلی مرتبط با قراداد و جهت آگاهی کارکنان را می توانید بنویسید.
مزایای ماژول قرارداد کاواک
- گزارش گیری
- صرفه جویی در کاغذ
- قابلیت قالب نویسی
- مدیریت اسناد و مدارک
- خروجی pdf از قراردادها
- مدیریت ارتباط با مشتری را سیستماتیک می کنید.
- برنامه ریزی درستی برای اجرای کارها خواهید داشت.
- زمان شروع و پایان قرارداد همکاری مشخص می شود.
- از زمان تمدید برخی قراردادهای قابل تکرار مطلع می شوید.
- آمار درستی از نظر وضعیت مالی سازمان و میزان درآمد خواهید داشت.
یک روز با کاواک
مدیریت و کنترل قراردادها با مشتریان و حتی قراردادهای داخلی با کارکنان، یکی از مشکلاتی بود که شرکت ما را درگیر کرده بود. مشکل زمانی به شدت احساس شد که تعداد قراردادهای پیمانکاری با مشتریان افزایش یافت و زمان های تمدید آنها به نوبت فرا می رسید و به دلیل ثبت دستی آنها، اغلب نمی توانستیم نسبت به تمدید به موقع قراردادها و تحویل پروژه ها در موعد مقرر اقدام کنیم. همین مشکل هم سبب بروز نارضایتی در مشتریان شده بود.
چاره کار را در آن دیدیم که با استفاده از سیستم های نرم افزاری، فرآیند ثبت و کنترل قراردادها را دیجیتالی و اتوماتیک سازی کنیم. پس از بررسی چند نرم افزار، در نهایت با نرم افزار کاواک آشنا شدیم. خوشبختانه امروز به کمک نرم افزار کاواک توانستیم این مشکل را به خوبی مدیریت و برطرف کنیم.
اکنون با استفاده از ماژول مدیریت قرارداد کاواک، تمامی قراردادهای دخلی با کارکنان و قراردادهای پیمانکاری با مشتریان در سیستم ثبت می شوند. نرم افزار به صورت خودکار، زمان های تمدید یا خاتمه قرارداد را به موقع به ما اعلام می کند و ما می توانیم نسبت به انجام پروژه ها در موعد مقرر و حتی تمدید قراردادها اقدام کنیم. خلاصه ای از وضعیت قراردادها را مرور و گزارش های ارزش و نوع قراردادها را مشاهده کنیم.
