خرید نرم افزار CRM
عوامل مهم و دستورالعمل های خرید CRM
پیدا کردن و خرید نرم افزار CRM مناسب می تواند کار پیچیده ای باشد. این راهنمای خرید CRM به شما کمک می کند که CRM مناسب با کسب و کار خود را ارزیابی کنید و بدانید باید چه عوامل مهمی را برای خرید سی آر ام در نظر داشته باشید.
نرم افزار CRM در حال حاضر یکی از انواع نرم افزارهای تجاری است که به سرعت در حال رشد است. مشتری محور بودن یک روش جدید برای اداره کسب و کارتان است و ابزار CRM مهم ترین نقش را در این امر ایفا خواهد کرد. با این وجود و با راهکارهای موجود در بازار، تصمیم گیری برای انتخاب و خرید نرم افزار CRM برای سازمان تان، ممکن است کاری دشوار باشد.
با اینکه داشتن گزینه های زیاد برای انتخاب می تواند به نفع ما باشد، اما وجود چندین گزینه برای انتخاب، مستلزم گرفتن تصمیمات بیشتری نیز خواهد بود. به همین خاطر در مطلب راهنمای خرید نرم افزار CRM ما می خواهیم در تصمیم گیری درست برای خرید نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به شما کمک کنیم.
CRM یا همان نرم افزار مدیر ارتباط با مشتری در اصل یک ابزار نرم افزاری است که به شما کمک می کند تمام اطلاعات مشتریان خود را ذخیره و سازماندهی کنید و به کمک این اطلاعات کار خود را پیش ببرید. هر مشتری نمایه یا پروفایل خاص خود را در سیستم CRM دارد که می توانید در آن تمام اطلاعات فرد را ذخیره کنید. مجموعه ای از کارت های ویزیت را در نظر بگیرید، اما با قابلیت جستجو، سازماندهی آسان تر و در هنگام نیاز یادآوری هایی را برای شما ارسال خواهد کرد!
CRM دارای چه امکاناتی است؟
اصلی ترین امکانات نرم افزار CRM که یک CRM باید داشته باشد عبارتند از:
- صفحات تماس و پروفایل مشتری
- ذخیره یادداشت ها و فایل ها
- یادآوری و پیگیری وظایف
- تقویم و برنامه ریزی رویدادها
- ردیابی فرآیند و گردش کار
- گزارش های سفارشی سازی شده
سایر امکانات موجود در CRM های سازمانی و تخصصی:
- ایمیل های انبوه و ابزارهای ایمیل کمپین درون برنامه ای
- گزارش گیری پیشرفته و پیش بینی فروش
- تجزیه و تحلیل داده های سرنخ
- اتوماسیون کارها
- مدیریت پروژه
- ردیابی ایمیل
هزینه یک نرم افزار CRM چقدر است؟
یکی از نکات مهم خرید نرم افزار CRM که در خرید CRM اهیمت دارد، مسأله قیمت CRM است. در خرید CRM قیمت اکثر CRM ها به تعداد هر کاربر در ماه بستگی دارد. چه ماهانه پرداخت شود (صورت حساب ماهانه) و چه هزینه یک سال را از پیش پرداخت کنید (صورت حساب سالانه)، کل مبلغی که پرداخت خواهید کرد به تعداد کاربرانتان بستگی خواهد داشت. قیمت هر کاربر در ماه در CRMها متغیر است، از رایگان شروع شده و تا چند میلیون خواهد بود.
برخی از CRM ها بر روی بازاریابی ایمیلی متمرکز شده اند و به این ترتیب قیمت آنها به تعداد مخاطبین شما بستگی خواهد داشت. اگر برنامه پرداختی شما به تعداد مخاطبین تان وابسته است، انتظار می رود که ماهانه چند میلیون برای یک طرح غیر سازمانی پرداخت کنید. صرف نظر از برنامه پرداختی شما، همه CRMها معمولا چند دسته از امکانات را دارند. هرچقدر این امکانات پیچیده تر و قدرتمندتر باشند، سطح آن بالاتر و به همان نسبت نیز قیمت ماهانه آن بیشتر خواهد بود.
چه نکاتی را قبل از خرید نرم افزار CRM باید رعایت کنید؟
نیازهای خود را بشناسید
ابتدا به این فکر کنید که واقعا از CRM خود چه انتظاراتی دارید. بسیاری از راهکارهای CRM، مدیریت سرنخ، کانال های فروش، ابزارهای بازاریابی و غیره را در اختیار شما قرار می دهند. نکته کلیدی قبل از انتخاب و خرید نرم افزار CRM برای کسب و کار خود، یادداشت کردن خواسته ها و انتظاراتتان از CRM است. به امکاناتی فکر کنید که می توانند عملکرد کارکنان شما را بهبود بخشند یا بسیاری از فرآیندهای شرکت شما را خودکارسازی کنند. پیچیده ترین و گران ترین سیستم لزوما بهترین گزینه برای شما نخواهد بود.
الزامات؛ در داخل سازمان یا آنلاین
نظر صادقانه ما این است که نرم افزار CRM تحت وب را امتحان کنید، اما بسیاری از شرکت ها هم چنان تصمیم دارند نرم افزارها را روی سرورهای داخلی خود میزبانی کنند. دلایل آن می تواند به خاطر موارد زیر باشد:
• نگرانی های امنیتی
• سیاست داخلی شرکت
با در نظر داشتن این موضوعات در خرید سی آر ام، اگر سیستم آنلاین یک گزینه برای شما است، توصیه می کنیم که آن را حتما انتخاب کنید.
توسعه پذیری
راهکارهای مختلفی در بازار وجود دارد. برخی دارای قابلیت های بسیاری هستند، در حالی که برخی دیگر محدودتر هستند. با این وجود، نکته مهم دیگری که هنگام خرید نرم افزار CRM باید در نظر گرفته شود، توسعه پذیری است. نکاتی که در این باره باید مد نظر داشته باشید، پاسخ به این سوالات است؛ آیا نرم افزار شما امکان افزودن افزونه را دارد؟ آیا می توانید آن را با ماژول های دیگر که ممکن است در حال حاضر یا در آینده به آن نیاز داشته باشید توسعه دهید؟
گسترش پذیری
حتی اگر یک CRM بتواند امکانات زیادی به شما ارائه دهد، هیچ سیستم CRM از همان ابتدا به طور 100 درصد در روند سازمان شما جا نمی گیرد. با در نظر گرفتن این موضوع، به این فکر کنید که هنگام خرید نرم افزار CRM افزودن سفارشی سازی های زیر چقدر به سادگی امکان پذیر خواهد بود:
- افزودن فیلدهای جدید
- اصلاح فرم ها و پروفایل ها
- افزودن فرمول های جدید
پشتیبانی از موبایل
پشتیبانی از موبایل یکی نکات مهم در خرید نرم افزار CRM است. آیا شرکت شما کارمندانی دارد که بیشترین زمان خود را نه در سازمان بلکه خارج از سازمان سپری می کنند؟ آنها احتمالا رایانه خود را با خود حمل می کنند تا داده ها را به سیستم فعلی وارد کنند، یا حتی سخت تر از آن، از آنها برای پر کردن فایل های اکسل برای گزارش دهی در پایان روز استفاده می کنند. به همین دلیل در خرید CRM دقت کنید که از نسخه موبایل پشتیبانی کند.
امتحان قبل از خرید
با اینکه خرید یک کامپیوتر جدید یا سایر لوازم جانبی گاهی اوقات می تواند در عرض چند دقیقه انجام شود، انتخاب و خرید سی آر ام مناسب باید یک تصمیم کاملا سنجیده باشد. همه ما می دانیم که چگونه اسکرین شات ها و ارائه های توجیهی می توانند قانع کننده باشند، اما در واقعیت استفاده از نرم افزار می تواند یک تجربه کاملا متفاوت باشد. پیشنهاد بعدی این است که قبل از تصمیم به خرید CRM؛ راهکار را امتحان کنید.
رشد همراه با شرکت
از آنجایی که بعد از خرید نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، این سیستم برای مدت طولانی با شما خواهد ماند، باید به آینده هم فکر کنید. به این فکر کنید که آیا این راهکار می تواند از رشد شما حمایت کند و حتی زمانی که اندازه شرکت شما دو یا سه برابر شد می تواند از فرآیندهای شما پشتیبانی کند؟ از طرفی هم نباید زیاد فراتر بیاندیشید.
دو برابر کردن اندازه شرکت روند کندی است، بنابراین برای چندین سال نباید نگران تغییرات باشید. با این همه، نقشه های رشد خود را به خوبی بررسی کنید. خیلی بزرگ فکر نکنید ممکن است برای شما خیلی پرهزینه باشد.
انگیزه تیمی
بعد از خرید CRM، وقتی تصمیم به تغییر یا پیاده سازی یک سیستم جدید در شرکت می گیرید، ممکن است فکر کنید پیاده سازی سخت ترین بخش آن خواهد بود. متأسفانه، سخت ترین بخش، درست پس از اجرای CRM است؛ یعنی بحش پذیرش.
هر شرکتی افرادی دارد که سیستم های جدید را نمی پذیرند و از درک اینکه سیستم جدید می تواند سریع تر، بهتر و آسان تر باشد، امتناع می ورزند. یک روش خوب در خرید نرم افزار CRM، مقایسه سرعت انجام وظایف به روش قدیمی با سرعت انجام آن توسط کاربران از طریق نرم افزار جدید است.
4 عامل مهم در خرید نرم افزار CRM
به طور حتم بهترین نرم افزار CRM برای شرکت شما سیستمی است که از آن استفاده خواهید کرد. کسب و کارهای کوچکی که با میلیون ها سرنخ سروکار ندارند، یا به قدری بزرگ نیستند که به یک تیم فناوری اطلاعات برای مدیریت CRM نیاز داشته باشند، نباید به دنبال خرید نرم افزار CRM بیش از حد قدرتمند که مختص شرکت های بزرگ ساخته شده اند، باشند. بسته به بوجه، دانش فنی و نیازتان به یک پایگاه داده مشترک، راه های مختلفی برای تعیین CRM مورد نیاز وجود دارد. در این بخش از خرید نرم افزار CRM به 4 عامل مهم در خرید سی آر ام اشاره می کنیم:
اگر قیمت مهم ترین فاکتور باشد
با استفاده از راهنمای قیمت گذاری که معمولا شرکت های فروشنده CRM ارائه می کنند، می توانید جزئیات کامل قیمت آنها را هنگام خرید نرم افزار CRM بررسی کنید. اگر از قبل بودجه ای در نظر گرفته اید و اصلا نمی دانید باید انتظار چه قیمتی را داشته باشید، این کار یکی از بهترین راه هایی است که می تواند به شما کمک کند تا CRM خود را انتخاب کنید.
اگر همکاری مهم ترین فاکتور باشد
هنگام بررسی برای خرید CRM اجازه دهید تیمتان نیز از نسخه آزمایشی نرم افزار استفاده کنند تا همه با هم بتوانید CRM را ارزیابی کنید. بعد از پایان مرحله تست، این کار نه تنها به شما نحوه هماری اعضای تیم با یکدیگر را نشان خواهد داد، بلکه اطمینان می دهد که هم کارمندان شما در استفاده از سیستم احساس راحتی می کنند.
اگر سهولت استفاده مهم ترین فاکتور باشد
نظرات افراد و کاربران فعلی درباره نرم افزار CRM مورد نظر خود را در سایت های معتبر و بی طرف بررسی کنید. از نظر کاربران جدید آیا سفارشی سازی CRM به راحتی انجام می شود؟ آیا پشتیبانی از مشتری در CRM به خوبی عمل می کند؟
اگر امکانات خاص مهم ترین فاکتور باشد
در خرید نرم افزار CRM سعی کنید اولین سوالی که از فروشنده یا تیم پشتیبانی CRM می پرسید، در مورد امکانات خاص نرم افزار باشد. نگذارید نظرات و تبلیغات دیگران بر تصمیمتان اثر بگذارد، فقط روی نیازهای خود و سازمان تان تمرکز کنید.
نیازها و علائق مشتریان تان را کشف کنید
آنها را اولویت بندی و سپس برای آنها اقدام کنید.
دستورالعمل های خرید نرم افزار CRM برای کسب و کار شما
کافیست عبارت «راهنمای خرید نرم افزار CRM» را در گوگل جستجو کنید تا نتایج به دست آمده از ده ها فروشنده که همگی راهکارهای CRM خود را ارائه می دهند، مشاهده کنید. ممکن است با سایت های نقد و بررسی نیز مواجه شوید که مقایسه های دقیقی را بین فروشندگان محبوب CRM ارائه می دهند. این موارد اغلب می توانند افرادی را که به دنبال خرید نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای کسب و کار خود هستند را تحت تاثیر قرار دهند. ما دستورالعمل های ساده زیر را جمع آوری کرده ایم تا به کسب و کارها در هر اندازه ای که هستند کمک کنیم CRM مناسب خود را انتخاب کنند.
1- به چه نوع CRM نیاز دارید؟
آیا شما کسب و کار کوچکی هستید که سعی دارد به طور موثر اطلاعات مشتری خود را در یک سیستم واحد مدیریت کند و در عین حال آن را برای دستگاه های مختلف در دسترس نگه دارد؟ یا کسب و کار بزرگی هستید که سعی دارد مسیر نقطه به نقطه مشتری خود را مدیریت کند و رضایت آنها را بهبود بخشد؟
بسته به اندازه کسب و کارتان، نیازهای شما ممکن است از نظر پیچیدگی متفاوت باشد. این موضوع در نوع راهکار CRM مورد نیازتان منعکس خواهد شد.
2- سوالات درست از خود بپرسید
تیم فروش شما و تصمیم گیرندگان باید سوالاتی را از خود بپرسند. پاسخ این سوالات به تعیین نقاط ضعف شما کمک خواهد کرد و می تواند به ترسیم تصویر واضحی از آنچه در خرید نرم افزار CRM به دنبال آن هستید کمک کند.
- کدام فرآیندها را باید اجرا کنید؟
- کدام یک از دیگر برنامه های مورد استفاده شما باید یکپارچه شوند؟
- چند نفر از سیستم CRM استفاده خواهند کرد؟
- کسب و کار شما چقدر آماده سرمایه گذاری در این راهکار است؟
3- اهداف خود را چارچوب بندی کنید
در خرید CRM زمانی که نقاط ضعف خود را شناسایی کردید، ممکن است سریعا به سراغ انتخاب راهکاری برای رفع تعدادی از چالش های ضروری سازمان بروید. اگر می خواهید به حداکثر سود برسید باید اهداف بلندمدت خود را حول پروسه CRM خود تنظیم کنید، نه صرفا در انتخاب نوع راهکار CRM. این کار کمک می کند هزینه و مشکلات احتمالی در کسب و کار را کاهش دهید. CRM انتخابی باید متناسب با نیازهای تجاری شما باشد.
4- فروشندگان را فهرست کنید
قدم بعدی شما در خرید نرم آزار سی آر ام بر اساس نیازهایتان این است که به دنبال فروشندگانی با سیستم CRM باشید که این نیازها را برآورده کنند. اکثر فروشندگان نرم افزار CRM در وب سایت های خود اسناد دقیقی از امکانات موجود خود و مقایسه آنها با امکانات سایر فروشندگان دارند که شما می توانید به آنها مراجعه کنید. سپس می توانید فروشندگانی را فهرست کنید که امکانات آنها به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارند.
5- محصولات را درک کنید
بعد از فهرست کردن فروشندگان انتخابی خود، بهترین زمان برای برقراری تعامل با آنها خواهد بود. از فروشندگان بخواهید که عملکرد سیستم شان را به زبان ساده توضیح دهند. شما باید مراقب سیستم های CRM باشید که در بازاریابی خود از کلمات کلی، مبهم و اصطلاحات زیادی استفاده می کنند. اگر فروشنده نمی تواند توضیح قانع کننده ای برای عملکردهای محصول خود ارائه دهد، از آنها خرید نکنید.
6- نسخه دمو را دریافت و مذاکره کنید
از فروشندگان بخواهید برای شما یک نسخه آزمایشی سفارشی سازی شده ارائه کنند تا مطمئن شوید می توانند نیازهای شما را در محیط کسب و کارتان برآورده کنند. از فروشندگان انتخابی مشاوره بگیرید، قیمت هایشان را مقایسه کنید و بهترین گزینه را با پایبندی به بودجه خود انتخاب کنید. این یک مساله مهم است، زیرا اگر فرآیند پیاده سازی سیستم به کمک یک نرم افزار دیگر نیاز داشته باشد، ارزیابی هزینه واقعی CRM دشوار خواهد بود.
7- راهکار CRM خود را به طور موثر اجرا کنید
هنگامی که در خرید نرم افزار CRM توانستید یک سیستم CRM مناسب برای خود پیدا کنید که بتواند تمام نیازهای شما را با قیمت مناسب برآورده کند، کم کم آن را در سراسر کسب و کار خود استقرار دهید و اجازه دهید تیم شما به استفاده از آن عادت کنند. اگر در یادگیری سیستم CRM با مشکل مواجه شدید، برخی فروشندگان CRM آموزش های شخصی سازی شده ارائه می دهند تا به تیم شما کمک کنند موارد مهم و نکات خرید نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM را بیاموزند و از آن به طور موثر استفاده کنند.
CRM مناسب برای کسب و کار خود را پیدا کنید
انتخاب CRM مناسب که متناسب با نیازهای کسب و کار شما باشد چالش بزرگی است. چشم انداز بلندمدت خود را ایجاد کنید، نیازهای CRM را با چشم انداز خود هماهنگ کنید و سپس CRM را انتخاب کنید که به شما در رفع این نیازها کمک می کند.