نرم افزار CRM در حال حاضر یکی از انواع نرم افزارهای تجاری است که به سرعت در حال رشد است. مشتری محور بودن یک روش جدید برای اداره کسب و کارتان است و ابزار CRM مهم ترین نقش را در این امر ایفا خواهد کرد. با این وجود و با راهکارهای فراوان موجود در بازار، تصمیم گیری برای انتخاب بهترین نرم افزار CRM و خرید CRM برای سازمان تان، ممکن است کاری دشوار باشد. در ادامه به 10 نکته مهم قبل از خرید سی آر ام اشاره خواهیم کرد که در زمان انتخاب و خرید نرم افزار CRM باید در نظر بگیرید تا به بتوانید بهترین راهکار CRM را برای شرکت خود انتخاب کنید.
10 نکته قبل از خرید CRM
1. نیازهای خود را بشناسید
ابتدا به این فکر کنید که واقعا ازCRM خود چه انتظاراتی دارید. بسیاری از راهکارهای CRM، مدیریت سرنخ، کانال های فروش، ابزارهای بازاریابی و غیره را در اختیار شما قرار می دهند. نکته کلیدی قبل از خرید CRM و انتخاب بهترین راهکار برای سازمان خود، یادداشت کردن خواسته ها و انتظاراتتان از CRM است.
نکته کلیدی قبل از خرید CRM و انتخاب بهترین راهکار برای سازمان خود، یادداشت کردن خواسته ها و انتظاراتتان از CRM است.
به امکاناتی فکر کنید که می توانند عملکرد کارکنان شما را بهبود بخشند یا بسیاری از فرآیندهای شرکت شما را خودکارسازی کنند. دانستن روند و برنامه های خود برای آینده می تواند به شما کمک کند بهترین و مقرون به صرفه ترین سیستم CRM را برای سازمان خود انتخاب کنید. پیچیده ترین و گران ترین سیستم لزوما بهترین گزینه برای شما نخواهد بود.
2. الزامات؛ در داخل سازمان یا آنلاین
نظر صادقانه ما این است که نرم افزار CRM تحت وب (آنلاین) را امتحان کنید، اما بسیاری از شرکت ها هم چنان تصمیم دارند نرم افزارها را روی سرورهای داخلی خود میزبانی کنند. دلایل آن می تواند به خاطر موارد زیر باشد:
- مقرراتی که از ذخیره داده های شخصی در فضای ابری جلوگیری می کند.
- نگرانی های امنیتی
- سیاست داخلی شرکت
با در نظر داشتن این موضوعات در خرید سی آر ام، اگر سیستم آنلاین یک گزینه برای شما است، توصیه می کنیم که آن را حتما انتخاب کنید. گزینه آنلاین به شما امکان می دهد از هر مکان و هر زمان به CRM خود دسترسی داشته باشید. این مورد به شما یک محیط به اصطلاح «همیشه سبز» ارائه می دهد، به این معنی که شما همیشه با آخرین تغییرات و امکانات به روز خواهید بود. پشتیبان گیری توسط ارائه دهنده خدمات انجام خواهد شد و شما مجبور نیستید با نگهداری و به روزرسانی سرور سروکار داشته باشید.
حتی امنیت نیز توسط تیمی از متخصصان مدیریت می شود، به این معنی که داده های شما از دست هکرها در امان خواهند بود. نقطه ضعف روش مبتنی بر ابر دسترسی محدود آن به فایل ها و داشتن سخت افزار مشترک است و شما کنترل محدود یا به طور کلی هیچ کنترلی بر زمان به روزرسانی ها نخواهید داشت.
با این همه اگر تصمیم دارید یک راهکار داخلی انتحاب کنید، همه الزامات راهکار انتخابی خود را بررسی کنید. بسیاری از راهکارهای CRM، به یک پایگاه داده، CPU و RAM بسیار بالایی نیاز دارند. شما هم چنین باید مشتری را نیز در نظر بگیرید. آیا این راهکار یک سرویس گیرنده وب ارائه می دهد یا نرم افزار در انواع دستگاه ها (مانند Android، iOS، Windows، Linux و غیره) پشتیبانی می شود.
3. توسعه پذیری
راهکارهای مختلفی در بازار وجود دارد. برخی دارای قابلیت های بسیاری هستند، در حالی که برخی دیگر محدودتر هستند. با این وجود، نکته مهم دیگری که هنگام خرید CRM باید در نظر گرفته شود، توسعه پذیری است. آیا نرم افزار شما امکان افزودن افزونه را دارد؟ آیا می توانید آن را با ماژول های دیگر که ممکن است در حال حاضر یا در آینده به آن نیاز داشته باشید توسعه دهید؟
4. گسترش پذیری
حتی اگر یک CRM بتواند امکانات زیادی به شما ارائه دهد، هیچ سیستم CRM از همان ابتدا به طور 100 درصد در روند سازمان شما جا نمی گیرد. با در نظر گرفتن این موضوع، به این فکر کنید که افزودن سفارشی سازی های زیر چقدر به سادگی امکان پذیر خواهد بود:
- افزودن فیلدهای جدید
- اصلاح فرم ها و پروفایل ها
- افزودن فرمول های جدید
بسیاری از راهکارهای کوچک CRM گزینه های بسیار کمی را برای سفارشی سازی ارائه می دهند در حالی که سایر راهکارها بسیار گران خواهند بود. در سطح سازمانی، برخی از شرکت های فروش CRM برای دادن دسترسی به بخشی از کدهای منبع که می توانید در آن کد خود را اضافه کنید، هزنیه اضافه از شما دریافت خواهند کرد.
حتی اگر فکر می کنید در حال حاضر نیازی به سفارشی سازی ندارید، تضمین می کنیم که همه، پروسه ای برای پیاده سازی نرم افزار CRM دارند و هیچ CRM نمی تواند یکجا تمام مراحل آن را پوشش دهد.
5. محیط موجود
به طور حتم شرکت شما در حال حاضر از ابزارهای زیادی برای اداره کسب و کارتان استفاده می کند. ابزارهایی مانند Outlook، MailChimp، Gmail و یا شاید موارد دیگر. از طرفی نیز برای بازاریابی به LinkedIn ، Instagram یا سایر شبکه های اجتماعی نیاز دارید. انتخاب و خرید CRM مناسب می تواند به شما کمک کند تا همه این ابزارهای متفاوت را در یک نقطه واحد برای مرور کلی بهتر و کنترل آسان تر، با هم ادغام کنید. مثال دیگر، ذخیره سازی اسناد، اشتراک گذاری یادداشت ها و … است. همه چیزهایی که می توانند در یک راهکار CRM ادغام شوند تا تیم فروش شما را برای ارتباط و همکاری آسان تر به یکدیگر متصل کند.
تجزیه و تحلیل سیستم های اصلی نیز مانند نرم افزار ERP و نرم افزار حسابداری بسیار مهم هستند. مطمئن شوید که سیستم فعلی به راحتی خواهد توانست CRM جدید شما را با سیستم های موجود در شرکت ادغام کند. ادغام بین سیستم ها می تواند هزینه بر باشد، به خصوص اگر نقاط دسترسی از پیش تعریف شده برای دریافت یا نوشتن داده های شما وجود نداشته باشد.
6. پشتیبانی از موبایل
پشتیبانی از موبایل یکی نکات مهم در خرید سی آر ام است. آیا شرکت شما تیم فروش یا کارمندان دیگری مانند نمایندگان سیار دارد که بیشترین زمان خود را نه در سازمان بلکه خارج از سازمان سپری می کنند؟ آنها احتمالا رایانه خود را با خود حمل می کنند تا داده ها را به سیستم فعلی وارد کنند، یا حتی سخت تر از آن، از آنها برای پر کردن فایل های اکسل برای گزارش دادن به روسای خود در پایان روز استفاده می کنند. به همین دلیل در خرید CRM دقت کنید که از نسخه موبایل پشتیبانی داشته باشد.
بسیاری از راهکارهای CRM پشتیبانی تلفن همراه را ارائه می دهند تا به کاربران کمک کنند که داده ها را به راحتی از تلفن همراه خود دریافت کنند.
بسیاری از راهکارهای CRM پشتیبانی تلفن همراه را ارائه می دهند تا به کاربران کمک کنند که داده ها را به راحتی از تلفن همراه خود دریافت کنند. در برخی از راهکارها، حتی می توانید از پشتیبانی آفلاین بهره ببرید تا کاربر شما برای انجام کار خود الزاما به دسترسی به اینترنت وابسته نباشد. زمانی که تلفن آنها دوباره به اینترنت وصل شود، نرم افزار داده ها را با CRM به رزورسانی خواهد کرد.
7. قبل از خرید، آن را امتحان کنید
با اینکه خرید یک کامپیوتر جدید یا سایر لوازم جانبی گاهی اوقات می تواند در عرض چند دقیقه انجام شود، انتخاب و خرید سی آر ام مناسب باید یک تصمیم کاملا سنجیده باشد. همه ما می دانیم که چگونه اسکرین شات ها و ارائه های توجیهی می توانند قانع کننده باشند، اما در واقعیت استفاده از نرم افزار می تواند یک تجربه کاملا متفاوت باشد.
پیشنهاد بعدی این است که قبل از تصمیم به خرید CRM؛ راهکار را امتحان کنید. بیشتر نرم افزارهای CRM را می توان رایگان ارزیابی کرد، پس حتما آن را امتحان کنید. بعد از خرید سی آر ام، نرم افزار CRM برای مدت طولانی در کنار شما خواهد ماند، بنابراین عجله نکنید و تا حد نیاز درباره آن تحقیق کنید.
8. رشد همراه با شرکت
از آنجایی که بعد از خرید سی آر ام، یک سیستم CRM برای مدت طولانی با شما خواهد ماند، باید به آینده هم فکر کنید. به این فکر کنید که آیا این راهکار می تواند از رشد شما حمایت کند و حتی زمانی که اندازه شرکت شما دو یا سه برابر شد می تواند از فرآیندهای شما پشتیبانی کند؟ از طرفی هم نباید زیاد فراتر بیاندیشید. یعنی با اینکه ممکن است در شرایط ایده آل، هر شرکتی بتواند به اندازه مایکروسافت یا اپل رشد کند، دو برابر کردن اندازه یک شرکت روند کندی است، بنابراین شما برای چندین سال نباید نگران تغییرات باشید.
با این همه، نقشه های رشد خود را به خوبی بررسی کنید. خیلی بزرگ فکر نکنید زیرا ممکن است در حال حاضر برای شما خیلی پرهزینه باشد و خیلی هم کوچک فکر نکنید وگرنه ممکن است خیلی زود از آن چیزی که خریده اید فراتر روید.
9. انگیزه تیمی
بعد از خرید CRM، وقتی تصمیم به تغییر یا پیاده سازی یک سیستم جدید در شرکت می گیرید، ممکن است فکر کنید پیاده سازی سخت ترین بخش آن خواهد بود. متأسفانه، سخت ترین بخش، درست پس از اجرای آن است؛ یعنی بحش پذیرش. هر شرکتی افرادی دارد که سیستم های جدید را نمی پذیرند و از درک اینکه سیستم جدید می تواند سریع تر، بهتر و آسان تر باشد، امتناع می ورزند. آنها به همان روش قدیمی همیشگی به کار خود ادامه می دهند.
شما باید راه حل کاهش این مشکل و روش ارائه یک نرم افزار جدید به کاربران نهایی را بیابید. یک روش خوب در خرید سی آر ام، مقایسه سرعت انجام وظایف به روش قدیمی با سرعت انجام آن توسط کاربران از طریق نرم افزار جدید است. معمولا وقتی کاربران مزیت را در سیستم ببینند و آن را امتحان کنند، از استفاده از آن لذت خواهند برد.
10. گزارش؛ مشاهده نتایج
بهترین قسمت در فرآیند خرید سی آر ام، بعد از پیاده سازی CRM در شرکت شما خواهد بود. اینجاست که شما می خواهید نتایج را دنبال کنید و ببینید که نرم افزار چگونه سرعت کار کارکنان شما را بهبود بخشیده است. علاوه بر این، هنگامی که سیستم CRM راه اندازی شد، داده های بیشتری در مورد فروش، فعالیت ها و موارد دیگر در یک محل واحد قابل مشاهده خواهد بود. در نتیجه امکان گزارش دهی، آسان تر از همیشه خواهد شد.
CRM به شما این امکان را می دهد که ببینید در مقایسه با پیش بینی خود برای هفته ها و ماه های آینده در کجا قرار گرفته اید و بتوانید به راحتی فرصت هایی که تیم فروش شما در حال حاضر دارد را اجرا کنید.
جمع بندی نهایی
هر شرکتی منحصر به فرد است و به نرم افزار و ابزارهای متناسب با نیازهای خاص خود احتیاج دارد. امیدواریم نکاتی که در بالا توضیح داده شد بتواند حداقل در تصمیم گیری به شما کمک کند تا در نهایت بتوانید بهترین انتخاب و خرید CRM را برای شرکت خود داشته باشید.
