مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟ – نقش نرم افزار ERP در بهبود آن

مدیریت فرآیند کسب و کار یک گام اساسی برای اجرای موفق ERP است. در نتیجه رویکردهای مختلفی در دسترس ما هستند. در پیاده سازی نرم افزار ERP، سطوح مختلفی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد که باید مانند سیستم جدید در نظر گرفته شود. کسب و کارها باید به دنبال راهکاری باشند تا بتوانند گردش کارهای هر بخش از سازمان خود را متناسب با اهداف کوتاه مدت و بلند مدت طراحی نموده، کارایی عملیاتی را بهبود داده، از اتلاف زمان جلوگیری کرده و گلوگاه هایی که در فرآیندها وجود دارد را به حداقل ممکن برسانند. کلید حل این مسائل، استفاده از مدیریت فرآیند کسب‌وکار است.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM (Business Process Management) یک رویکرد ضروری برای ارتقاء، بهبود، و تجزیه و تحلیل روش های کسب و کار با هدف و استراتژی کلی یک سازمان است. این فرآیند اجازه می دهد تا کسب و کارها راهکارهای ارزان تر و ماموریت عملی تری داشته باشند. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک رویکرد سازمان یافته برای تجزیه، تحلیل، پشتیبانی و بهبود مستمر فرآیند اساسی است.

بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) چیست؟

ابتکارات زیادی در مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد. اول بهبود فرآیند کسب و کار یا BPI (Business Process Improvement) است. تجزیه و تحلیل فرآیندهای حیاتی در یک سازمان که متمایزکننده رقابت هستند، ضروری است. اول، سازمان ها وضعیت جاری و شاخص های عملکرد کلیدی اولیه را برای اندازه گیری موفقیت تشخیص می دهند. در مرحله بعد، سازمان ها علت اصلی را پیدا می کنند و مطمئن می شوند که علت اصلی بهینه سازی کارایی است.

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟

این فرآیند اصول فرآیند فعلی را بازسازی می کند، اما نیاز به تغییر اساسی تری دارد. BPR (Business Process Reengineering) مورد استفاده در زمانی که عملیات در حال انجام است نمی تواند با ایجاد تغییرات جزئی پیشرفت کند، اما باید از ابتدا بازسازی شود و یک فرآیند جدید از اول تا آخر ایجاد شود.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار (BPO) چیست؟

بهینه سازی فرآیند یا (Business Process Optimization)، تمام فرآیندهای جاری در کسب و کار را تجزیه و تحلیل می کند و سپس شروع به بهبود می کند به طوری که تا حدودی هزینه کل شرکت را کاهش دهد.

اطمینان از اینکه فرآیند با حداکثر بهره وری عمل می کند ضروری است زیرا وقتی یک فرآیند ناکارآمد را خودکار می کنید، در حقیقت یک فرآیند ناکارآمد را سریع تر می کنید. به همین دلیل است که BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار برای اجرای ERP بسیار مهم است. امروزه سیستم های ERP بسیار قابل اعتماد هستند. هزاران راه وجود دارد که نرم افزار ERP نیازهای کسب و کار شما را حفظ کند.

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چشم اندازی واقع بینانه از کسب و کار را از جزئیات کوچک تا معماری IT نشان می دهند. اما سیستم‌های ERP سیستم‌های بزرگ و پیچیده‌ای هستند و برنامه‌ریزی و اجرای دقیق مدیریت فرآیند را تضمین می‌کنند، ولی پیاده سازی موفقیت‌آمیز آن را تضمین نمی کنند.

نرم افزار ERP چیست؟

نرم افزار ERP به معنی برنامه ریزی منابع سازمانی است و نوعی نرم افزار است که دسترسی کاربران را به مجموعه ای از برنامه های کاربردی فراهم می کند. این برنامه ها با در نظر گرفتن چندین کارکرد تجاری مانند امور مالی، منابع انسانی، مدیریت و غیره ایجاد می شوند. کارکردهای اصلی یک سیستم ERP شامل ذخیره، محافظت و قابل استفاده کردن داده ها از یک پایگاه داده مشترک، هر زمان که نیاز باشد، است.

سیستم‌های ERP رابط‌هایی را فراهم می‌کنند که از طریق آن کاربران می‌توانند به اطلاعات متمرکز دسترسی داشته باشند، راحتی و کارایی را بهبود بخشند. با نرم افزار ERP، کاربران مجبور نیستند یک داده را به صورت تکراری در چندین سیستم وارد کنند، و همچنین مجبور نیستند به دنبال اطلاعات مورد نیاز در بخش‌ها باشند. ماژول های ERP می توانند به راحتی داده ها را به اشتراک بگذارند تا تصویر بهتری از شرکت شما ارائه دهند.

سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار ERP بیشتر بر عملکردهای مختلف کسب و کار و سیستم هایی که از آنها پشتیبانی می کنند تمرکز می کنند. اینها شامل حسابداری، منابع انسانی، مدیریت موجودی و غیره است.

ERP نقش مهمی در ردیابی داده ها در این ماژول ها ایفا می کند. ERP به کاربران این امکان را می دهد که همه چیز را از فروش گرفته تا دستمزد کارمندان ردیابی کنند و در عین حال به جریان آزاد اطلاعات بین ماژول ها اجازه می دهد. برای آگاهی بیشتر از ERP، مزایا و ویژگی های آن، توصیه می کنیم مقاله نرم افزار ERP چیست؟ را مطالعه کنید.

اهداف مدیریت فرایند چیست؟

مدیریت فرایند برای بهبود فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌شود. یک فرآیند کسب‌وکار می‌تواند شامل هر یک از صدها یا هزاران کار و گردش کار و تاییدیه‌های مورد نیاز برای تکمیل کار باشد. نمونه‌های رایج شامل موارد زیر است:

• انجام سفارش محصول
• به روزرسانی حساب‌های مرتبط
• به روزرسانی پایگاه‌های داده
• تایید و حواله فاکتور
• استخدام کارمندان جدید

هدف مدیریت فرایند کسب و کار بهبود نظم، بینش و کارآمد بودن جریان های کاری جمعی است که فرآیند کسب‌وکار را تشکیل می‌دهند، هرج و مرج را در جریان کار کاهش داده و مدیریت گردش کار موقت را حذف می کند. هدف سازمان های درگیر در BPM کنترل فرآیندهای خود و بهینه سازی مداوم آنها است. این رویکرد، سازمانی کارآمدتر ایجاد می کند که می تواند محصولات و خدمات را بهتر ارائه دهد و با نیازهای متغیر سازگار شود.

تفاوت ها و شباهت های ERP و مدیریت فرآیند کسب و کار

مدیریت فرآیند، سفارشی سازی گردش کار را ارائه می دهد

یک فروشنده ERP فقط می تواند کل ماژول منابع انسانی را ارائه دهد که می تواند پرهزینه باشد. در حالی که یک سیستم BPM به کسب‌وکار اجازه می‌دهد آن گردش کار را با سطحی از سفارشی‌سازی مدیریت کند که در سیستم‌های ERP در دسترس نیست. هر دو نوع نرم‌افزار از ابزارهای هوش تجاری استفاده می‌کنند، اما در دامنه تحلیل‌هایشان متفاوت هستند.

هر دو هوش تجاری را ارائه می دهند

هر دو سیستم با استفاده از KPI ها و گزارش های سفارشی، تجزیه و تحلیل ارائه می کنند. با این حال، کارایی فرآیندهای خاص به راحتی توسط BPM قابل ردیابی است. ابزار هوش تجاری (BI) BPM اطلاعاتی را در مورد زمان‌های پردازش، تعداد روش‌های بسته و تعداد روش‌های باز ارائه می‌کند.

ERP ذخیره سازی و مشاهده داده ها را فراهم می کند

ERP نرم افزاری است که داده ها را در یک سرور مرکزی جمع آوری و ذخیره می کند. علاوه بر این، بخش های مختلف می توانند داده ها را وارد کنند و همه آنها در یک مکان مرتب می شوند. علاوه بر این، کاربران دید کلی کاملی از شرکت و چگونگی ارتباط بین عملکردهای آن دارند. بنابراین، ERP دیدگاهی در سطح شرکت را در اختیار کاربران قرار می دهد که فرآیند مدیریت کسب و کار ارائه نمی کند.

آیا می توان از آنها با هم استفاده کرد؟

اگر این دو به درستی ادغام شوند، می توانند با پر کردن شکاف ها، یکدیگر را تکمیل کنند. اجرای آنها با هم می تواند بهترین های هر دو دنیا را به شما بدهد. شما می توانید مدیریت فرآیند خودکاری داشته باشید که استفاده از منابع را نظارت می کند و وظایف را تعیین می کند. بنابراین اگر استفاده از هر دو بهترین انتخاب برای سازمان شما باشد، ممکن است نیازی به انتخاب یکی یا دیگری نباشد.

نقش نرم افزار ERP در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM یکی از ویژگی های کلیدی است که به بهبود کارایی و اثربخشی عملیاتی برای کسب و کار شما کمک می کند. این کار را درست انجام دهید و مشتریان خوشحال و متعهد، قابلیت و انعطاف بهتر و پیش بینی دقیق پاداش شما هستند. اگر مرتکب اشتباه شوید، خواهید دید که کسب و کار شما کند و ناکارآمد می شود. پلت فرم مناسب ERP می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که کسب و کار شما در دسته قبلی باقی می ماند.

اما مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM به مدیریت فرآیندهایی اشاره دارد که عملیات کسب و کار شما را تشکیل می دهند. هنگامی که BPM به درستی اجرا شود، به جای گرفتار شدن در ریزه کاری های تکالیف، متوجه می شوید که بر نتایج متمرکز شده اید. شما همچنین فرهنگ اعضای تیم متعهدتری را که آماده و مایل به در اختیار گرفتن وظایف خود در شرکت شما هستند، تقویت خواهید کرد.

این موضوع برای کسب‌وکارها بسیار مهم است، زیرا نشان‌دهنده یک قدم دور شدن از مجموعه‌ای از فرآیندهای فردی است، در عوض به سمت یک رویکرد عملیاتی جامع‌تر حرکت می‌کند. هنگامی که BPM به درستی پیاده سازی شود، شرکت به یک کل ارگانیک تبدیل می شود و هر فرآیند با سایر فرآیندها ادغام می شود تا هر گونه شکاف را از بین ببرد.

6 مرحله مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار شامل 6 مرحله است که در ادامه هر یک را توضیح می دهیم:

1- تحلیل و بررسی

ابتدا، فرآیندهای مدیریت کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید که چگونه بر عملیات شرکت شما تأثیر می گذارد. برای انجام این کار، باید با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید تا بفهمید در هر مرحله از فرآیندهای کسب و کار اولیه چه اتفاقی می افتد و درک درستی از نحوه نگاه آنها به وظایفی که بر عهده دارند به دست آورید. همچنین باید نگاهی به نتایج نهایی، از جمله چارچوب زمانی برای دستیابی به آن نتایج بیندازید تا تصویری جامع بسازید.

2- مدل سازی

داده هایی که از تجزیه و تحلیل خود به دست آورده اید را بگیرید و شروع به مدل سازی فرآیندها و رویه های بهبود یافته کنید. اکنون از هرگونه نقص رویه ای و همچنین نقاط اصطکاک آگاه خواهید شد. هنگامی که به دنبال بهبود کارایی و اثربخشی هستید، این موارد را در نظر داشته باشید. فراموش نکنید که نکات مثبت را نیز در ذهن داشته باشید و در نظر بگیرید که کدام فرآیندها به طور موثر کار می کنند.

3- پیاده سازی

فرآیندهای بهبود یافته خود را در عملیات کسب و کار خود به اجرا درآورید. اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای جدید شما به طور کامل در طیف وسیع تری از کسب و کار شما یکپارچه شده اند تا از ایجاد شکاف های مشکل ساز جلوگیری کنید.

4- نظارت

با یک سیستم نظارتی سختگیرانه، این فرآیندهای جدید را دنبال کنید. این امکان وجود دارد که مشکلات یا چالش های جدیدی به وجود بیاید، و شما باید بتوانید مجموعه جدید فرآیندهای خود را اصلاح و مدیریت کنید تا بر این مشکل غلبه کنید.

5- مدیریت

هر گونه اصلاح و تغییری که ممکن است مورد نیاز باشد را برنامه ریزی کنید. از بینش به‌دست‌آمده از مرحله نظارت برای اصلاح و تنظیم دقیق فرآیندها قبل از اجرای آنها استفاده کنید. به یاد داشته باشید که هم مدیریت و هم نظارت، فرآیندهای مداومی هستند که در کنار اهداف شما تکامل می یابند.

6- اتوماسیون

اتوماسیون آخرین مرحله از مدیریت فرآیند کسب و کار، استقرار اتوماسیون برای فعال کردن فرآیندهای تکرارپذیر با نتایج قابل پیش بینی است. اتوماسیون به این معنی است که تیم شما می‌تواند عقب بنشیند و رویکردی کم‌ هرینه را اتخاذ کند. اینجاست که کسب‌وکار شما می‌تواند واقعا تغییر کند و به نوعی انعطاف‌پذیری و توانایی دست یابد که زمانی غیرممکن به نظر می‌رسید.

اتوماسیون کلید نقش ERP در مدیریت فرآیند کسب و کار

نقش نرم افزار ERP در مدیریت فرآیندهای کسب و کار چند وجهی است و ابزاری ارزشمند در هر مرحله از مدیریت است. با این حال، در نقطه اتوماسیون است که راهکار واقعا خودش را نشان می دهد. قابلیت‌های اتوماسیون قدرتمند صرفا نیروی کار و هزینه‌ها را برای کسب‌وکارها کاهش نمی‌دهند. آنها فعالانه در جهت انعطاف‌پذیری بیشتر، چابک‌تر کردن کسب‌وکار، و موقعیت بهتر برای پاسخگویی به نیازهای متنوع پایگاه مشتریان شما کار می‌کنند.

اتوماسیون و یادگیری ماشین نقش مهمی در توسعه بلند مدت و کوتاه مدت کسب و کارها خواهد داشت. ERP به مشاغل در هر اندازه این فرصت را می دهد تا از این قدرت استفاده کنند و از رقبای خود جلوتر باشند.

چگونه نرم افزار ERP به ساده سازی فرآیندها کمک می کند؟

هنگامی که یک کسب و کار برای اولین بار شروع به ارزیابی نرم افزار به عنوان ابزاری برای کمک به مدیریت فرآیندهای خود می کند، منطقی است که به راهکارهای مقدماتی نگاه کند. نرم افزار مقدماتی به گونه ای طراحی شده است که اولین سیستمی باشد که در یک کسب و کار به عنوان جایگزینی برای فرآیندهای کاملا دستی پیاده سازی می شود. برای اکثر کسب و کارها، اولین خرید نرم افزاری که انجام می شود به منظور مدیریت حسابداری و امور مالی شرکت است و به طور کلی، نرم افزار مقدماتی عملکردی برای مدیریت یک جنبه خاص از عملیات یک شرکت فراهم می کند.

نرم افزار حسابداری مقدماتی اغلب همراه با فرآیندهای دستی یا سایر ابزارهای تجاری ساده مانند اکسل به منظور مدیریت موجودی استفاده می شود. نرم افزارهای مقدماتی و فرآیندهای دستی زمانی که حجم سفارش کم است بهترین کار را دارند.

همانطور که کسب و کار شما رشد می کند و حجم سفارشات افزایش می یابد، مدیریت فرآیندها با نرم افزارهای مقدماتی دشوارتر می شود. اگرچه هر کسب و کار متفاوت خواهد بود، اما چند شاخص خوب وجود دارد که زمان آن رسیده است که به دنبال نرم افزار قوی تر باشید.

ساده سازی فرآیندها با ERP

یک راهکار ERP واقعی، قابلیت‌هایی را برای مدیریت موجودی، حسابداری، مدیریت تماس، مدیریت انبار و ورود و پردازش سفارش به‌عنوان یک راهکار همه‌جانبه ارائه می‌کند. ERP فرآیندها را در سراسر بخش ها از ابتدا تا انتها ساده می کند و شامل عملکردهای اضافی برای پاسخگویی به نیازهای خاص هر کسب و کار است. با نرم افزار ERP، شرکت شما این توانایی را دارد که:

• موجودی انبار خود را با اسکنر بارکد دریافت کنید
• بدون نیاز به رفتن به چندین سیستم، یک پیشنهاد را به یک سفارش فروش تبدیل کنید
• یک سفارش خرید برای اقلام موجودی که در صفحه سفارش فروش موجود نیستند ایجاد کنید
• به صورت خودکار فاکتورهای مشتریان را ایمیل کنید
• تولید خودکار گزارش‌ها بر اساس معیارهای از پیش تعیین‌شده خاص
• یک سفارش فروش ایجاد کنید که در آن موجودی به طور خودکار به آن سفارش اختصاص یابد
• پیگیری و نظارت بر مطالبات با قابلیت ارسال اعلامیه ها و به روزرسانی های خودکار به منظور کوتاه کردن چرخه دریافتنی و افزایش جریان نقدی
• بر اساس اطلاعاتی که از بخش‌های مختلف استخراج می‌شود، گزارش‌های مختلف ایجاد کنید
• به یادداشت‌هایی که در مورد مشتریان و تامین‌کنندگان از بخش های مختلف نرم‌افزار نگهداری می‌شوند، نگاه کنید

عملکرد فوق فقط نمونه ای از نحوه کمک ERP به ساده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار است. با یک راهکار همه کاره، داده ها در یک پایگاه داده ذخیره می شوند که جستجوی سریع و وارد کردن اطلاعات در یک سیستم از بخش های مختلف را آسان می کند.

مزایای مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار یک کار یکبار مصرف نیست. فرآیندها باید به صورت مستمر مدیریت شوند. سازمان‌ها باید از ابتدا تا انتها بر بهبود فرایندها تمرکز کنند و صرفاً به وظایف فردی نگاه نکنند. BPM به روش‌های زیر به مدیران کمک می کند:

• درک فرآیندهایی که در سازمان اتفاق می‌افتد
• تجزیه و تحلیل فرایند از ابتدا تا انتها
• بهبود مستمر فرآیندها و استراتژی کسب و کار
• تأثیر بیشتر بر نتایج کسب و کار
• تطبیق فرآیند کسب‌وکار با روندهای بازار و نیازهای صنعت
• سرمایه گذاری در فناوری‌های نوظهور

اگر مدیریت فرآیندهای کسب و کار به خوبی اجرا شود می‌تواند مزایایی برای کل کسب و کار ایجاد کند:

• کاهش ضایعات
• کاهش خطاها
• صرفه جویی در زمان
• تولید محصولات و خدمات بهتر

انواع مدیریت فرآیند کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار بسیار گسترده است و از ابزارهای مختلفی استفاده میکند. اما بسیاری از کارشناسان این رشته را در سه دسته بندی زیر قرار می دهند:

1- مدیریت فرآیند سیستم محور

این نوع از مدیریت فرآیند کسب و کار روی فرآیندهای مربوط به گردش کاری در سیستم های کسب  و کاری تمرکز دارد که بدون دخالت انسانی عمل کرده و امکان ادغام و یکپارچه سازی در سایر برنامه ‌های سازمانی را دارد. فرآیندهای اتوماتیک در مدیریت ارتباط با مشتری و سیستم های برنامه‌­ریزی منابع سازمانی (ERP) دو نمونه از دسته‌ بندی سیستم‌ محور هستند.

2- مدیریت فرآیند انسان محور

مدیریت فرآیند کسب و کار  می تواند روی فرآیندهایی که توسط نیروی انسانی انجام می‌ شوند، تمرکز کند. این فرآیندها همان برنامه‌ ها با ویژگی ‌هایی برای تعاملات انسانی هستند؛ مانند رابط کاربری با طراحی خوب، هشدارها و اعلان ‌ها.

3- مدیریت فرآیند سند محور

این رویکرد بر اسنادی مانند فرآیند قالب‌ بندی، امضا و تایید قراردادها تمرکز دارد. ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار معمولا در یک کار خاص سند محور، مانند امضا کردن اسناد، تخصص پیدا کرده اند. این نوع مدیریت فرآیند کسب و کار، به کاربران کمک می ‌کند تا قبل از تصمیم‌گیری برای سرمایه‌ گذاری، ابتدا درک درست و بهتری از تحقیقات بازار داشته باشند.

چالش های سازمان ها در عدم استفاده از مدیریت فرآیند چیست؟

کسب و کارهای کوچک و بزرگ گرچه چالش های مختلفی را تجربه می کنند، اما در برخی مشکلات با هم مشترک هستند. از جمله:

• پیگیری فرآیندهای دستی و کاغذی دشوار است.
• زمان زیادی برای بررسی داده ها، پیدا کردن نسخه‌های کاغذی و پر کردن آنها صرف می‌شود.
• محدود بودن یا عدم امکان مشاهده پروسه‌ تأیید یا فعالیت‌هایی که توسط افراد انجام می‌شود.
• طولانی شدن پروسه تأیید به دلیل اطلاعات نادرست یا گم شده
• هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری فایل‌های کاغذی
• امکان دسترسی دیگران به اطلاعات
• عدم گزارش در لحظه از وضعیت
• عدم توانایی در دسترسی یا جستجوی اسناد
• عدم نظم و انضباط در پروسه‌ تأیید

کاربردهای مدیریت فرآیند در کسب و کارها

از BPM می توانید برای بهبود عملکرد فرآیندهای کسب و کاری خود و همچنین افزایش کارایی سازمان استفاده کنید. BPM علاوه بر بهبود حاشیه سود، کاهش هزینه ها و بهبود رضایت مشتری، در موارد زیر کاربرد دارد:

• اتوماتیک کردن کارهای دستی
• تجزیه و تحلیل فرآیندهای فعلی
• استفاده از BPM در دپارتمان مال
• استفاده از BPM در دپارتمان فروش
• کمک به تیم های منابع انسانی

نتیجه

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از مهم ترین ارکان اصلی استراتژی کسب و کار ها محسوب می شود که با به‌کارگیری آن‌ می‌توانند سیستم‌های مورد نیاز خود را توسعه داده و در عین حال، یکپارچگی آنها را با ERP اصلی در سازمان خود حفظ کنند. سیستم کاواک، مجموعه‌‍ای از ماژول ها و ابزارها است که با استفاده از آن می توانید فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت و یکپارچه کنید. به این ترتیب فرایندها در سطح سازمان شما با سرعت و دقت بیشتر و صرف هزینه کمتری اجرا خواهد شد.

درخواست رایگان دمو ERP کاواک