پروژه ای در حال اجرا دارید اما ابزار مدیریت پروژه برای مدیریت وظایف، افراد و منابع درگیر ندارید؟ استفاده از مدیریت پروژه در CRM موضوعی مهم و تأثیرگذار در اجرای موفق پروژه ها در کسب و کارها محسوب می شود. مدیریت پروژه یک تعهد بزرگ توسط خودتان است. شما باید زمان خود را بین جلسات، مدیریت افراد، به دست آوردن منابع، ضرب الاجل ها و غیره تقسیم کنید. اینطور نیست؟
چالش اصلی مدیریت پروژه دستیابی به تمام اهداف پروژه در چارچوب محدودیت های داده شده است. محدودیت های اولیه شامل محدوده، زمان، کیفیت و بودجه است. چالش ثانویه – و جاه طلبانه تر – بهینه سازی تخصیص ورودی های ضروری و ادغام آنها برای دستیابی به اهداف از پیش تعریف شده است.
اکنون مجموعه ای از ابزارهای خودکار تحلیلی و بهره وری در اختیار ما قرار دارد. به دلیل فناوری، شکاف بین متخصص و متخصص در حال کم شدن است و اتوماسیون CRM در این زمینه پیشرو است. در این مقاله به بررسی اهمیت نرم افزار CRM برای مدیریت پروژه، مزایا و معایب آن خواهیم پرداخت.
منظور از مدیریت پروژه در CRM چیست؟
مدیریت پروژه در CRM اساسا کارکردها و وظایفی را توصیف می کند که باعث می شود مدیریت ارتباط با مشتری به خوبی اجرا شود. CRM به خودی خود شامل جمع آوری واقعی داده های مشتری و نحوه استفاده تیم از آن برای پرورش روابط است. مدیریت پروژه CRM بر روی ابتکارات بینابینی تاثیر می گذارد تا CRM را به سطح بعدی برساند. این می تواند چندین ناحیه را تحت تأثیر قرار دهد، مانند:
- ارتباط
- تخصیص وظیفه
- عملیات و منابع
- همکاری بین تیم های فروش و بازاریابی
- مدیریت بازخورد مشتری
- برنامه ریزی اهداف سه ماهه
- ذخیره سازی فایل
این طیف گسترده از نیازها اغلب منجر به نارضایتی تیمها از CRMهای اولیه میشود یا از آنها میخواهد دادهها و وظایف را در چندین پلتفرم پخش کنند.
CRM در مدیریت پروژه چیست؟
ماژول مدیریت پروژه مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به کسب و کارها این امکان را می دهد تا سرنخ ها را ردیابی کنند، مشتریان را درگیر نگه دارند و تجربیات معناداری ایجاد کنند. علاوه بر این، می تواند به شما کمک کند تا با ترسیم جدول زمانی، سریع تر به اهداف پروژه دست یابید. این بدان معنی است که دیگر از رویه ها و حدس و گمان های بی نظم خبری نیست. در عوض، شما به راحتی می توانید ببینید که کدام کارها و فعالیت های فروش را باید در اولویت قرار دهید تا اثربخشی را در سراسر صفحه بهبود بخشید.
آیا می توان از CRM برای مدیریت پروژه استفاده کرد؟
به طور خلاصه، CRM بخشی ضروری از مدیریت پروژه است که تیم های فروش، بازاریابی و خدمات مشتری برای تبدیل داده های CRM به استراتژی هایی که تأثیرگذار هستند، به آن نیاز دارند. با استفاده از یک پلت فرم CRM برای مدیریت پروژه خود، می توانید به قابلیت های زیر دست یابید:
- ایجاد همسویی استراتژیک بین تیم های پشتیبانی، فروش و خدمات مشتری
- به مدیران فروش و حساب اجازه دهید تا ببینند یک پروژه در کجا در حال انجام است
- ارتقاء کنترل کیفیت با اجازه دادن به مشتریان برای دیدن و تأیید محصولات قابل تحویل
- تیمهای بازاریابی خود را با بینشهایی درباره مکانهایی که سرنخها و حسابهای فروش در سفر مشتری قرار دارند تقویت کنید (توسعه محرکها و محتوای شخصی شده)
- فعالیت های مشتری را در حین کار روی یک پروژه ببینید
- مشتریان را به نرم افزار بیاورید (ایجاد وظایف، ارائه یادداشت ها و غیره)
- پروژه ها را به محض وقوع فروش اجرا کنید
- استخراج داده ها برای بهبود قابل تحویل
- مدیریت تماس را همه در یک مکان حفظ کنید
با این حال، مهم است که به خاطر داشته باشید، همه نرم افزارهای مدیریت پروژه در CRM، خوب ساخته نشده اند – اگر به شما اجازه ایجاد گردش کار را در همان مکانی که داده ها را ذخیره می کنید، نمی دهد، احتمالا باید به ابزارهای متعددی دست پیدا کنید. با CRM کاواک، هر کسب و کاری می تواند CRM را با پلت فرم مدیریت پروژه سفارشی کند تا به اهداف خود دست یابد و پروژه ها را مدیریت کند و در عین حال اطلاعات مهم مشتری را متمرکز کند.
نرم افزار CRM برای مدیریت پروژه
از زمانی که ما برای اولین بار شروع به تنظیم پاسخ های اداری برای ایمیل خود کردیم، فرآیندهای خودکار اکنون به رویکرد ترجیحی جهت ساده کردن گردش کار تبدیل شده اند. عناصر خودکار مدیریت پروژه می تواند به حفظ پروژه ها در مسیر، به موقع و در محدوده بودجه کمک کند. در اوایل کار، پروژه با شروع و برنامه ریزی شروع می شود و با تکمیل و بررسی و با درگیر شدن برنامه در هر مرحله از فرآیند به پایان می رسد. پروژه ها را می توان در زمانی که پروژه در حال انجام است بررسی کرد، هرچند که می توان آن را به صلاحدید مدیر پروژه واگذار کرد.
یک بررسی ممکن است شامل مقایسه فرآیندهای مدیریت پروژه تایید شده با نحوه مدیریت پروژه باشد. هر پروژه باید برای سطح مناسب کنترل مورد نیاز ارزیابی شود: کنترل بیش از حد وقت گیر است، کنترل بسیار کم خطرات پروژه را از برنامه زمانی پیش بینی شده خارج می کند. در صورتی که کنترل پروژه به درستی اجرا نشود، هزینههای کسبوکار باید از نظر خطاها و رفع آن مشخص شود.
به طور سنتی، مدیریت پروژه در CRM شامل تعدادی عنصر است: چهار تا پنج گروه فرآیند مدیریت پروژه و یک سیستم کنترل. صرف نظر از روش یا اصطلاحات مورد استفاده، از همان فرآیندهای مدیریت پروژه یا مراحل توسعه استفاده خواهد شد. گروه های فرآیندی اصلی به طور کلی عبارتند از:
- شروع – تعیین یک پروژه مورد نیاز است
- برنامه ریزی – طرح ریزی تمام جنبه ها
- اجرا – راه اندازی پروژه
- نظارت – مشاهده پیشرفت
- بستن – تکمیل و بررسی
CRM چگونه به مدیریت پروژه کمک می کند؟
مدیریت پروژه در crm در مدیریت پروژه، از بسیاری جهات توسط نرم افزار CRM کمک زیادی می کند. فهرست زیر چند چیز سریع را در این رابطه مشخص می کند:
- به کسب و کار کمک می کند تا چرخه عمر مشتری را در یک سیستم مدیریت کند
- به تیمهای مجزا کمک میکند تا از طریق مدیریت یکپارچه وظایف، خطوط لوله پروژه، بودجهبندی، گزارشدهی و یادآوریها در مورد ابتکارات و محصولات مشتری با یکدیگر همکاری کنند.
- بازخورد و ورودی مشتری را با پروژه های در حال انجام متصل می کند
- ROI کلی بیشتری را برای اشتراک و خرید نرم افزار فراهم می کند، زیرا معمولا به جای دو محصول، برای یک محصول پرداخت می کنید.
نرم افزار CRM و مدیریت پروژه زمانی که با هم جفت شوند به خوبی کار می کنند. سه عنصر قابل توجه دیگر را می توان در پلتفرم های نرم افزاری قوی تر یافت که این دو را با هم ترکیب می کنند. در ادامه به برخی نکات مهمی که CRM برای مدیریت پروژه کمک می کند اشاره می کنیم:
ردیابی نقاط عطف
برای متمرکز نگه داشتن پروژه، نقاط عطف، اهداف دست یافتنی را در اختیار تیم پروژه قرار می دهد که در آنها هدف قرار گیرد. در یک CRM، گزارش ها را می توان در فواصل زمانی مشخص تولید کرد و به مدیر پروژه تحویل داد. علاوه بر این، داشبورد می تواند به افرادی که دسترسی از پیش تعیین شده دارند اجازه دهد تا پیشرفت را در صورت وقوع مشاهده کنند.
وظایف تکرار شونده
پروژه ها به بخش های کوچکتر قابل مدیریت به نام وظایف تقسیم می شوند. وظایفی که بخش عمده ای از مدیریت پروژه در CRM را تشکیل می دهند را می توان خودکار کرد و به یک وضعیت تکرارشونده اختصاص داد. در نتیجه، ماهیت ساده تر و تکراری تر وظایف خاص را می توان به برنامه واگذار کرد تا انجام دهد. بنابراین، کارکنان با نقش بزرگتر میتوانند بدون تأخیر روی کارهای درگیرتر تمرکز کنند.
نقش های پروژه
در تخصیص نقشهای مختلف در یک پروژه، هر چه تعداد شرکتکنندگان در پروژه بیشتر باشد، مدیریت مشارکتهای همه پیچیدهتر میشود. از آنجایی که پلتفرم به روش های مختلف تیم را به هم متصل می کند، نقش های پروژه را می توان با استفاده از قابلیت های ردیابی ذاتی موجود در نرم افزار CRM متمایز کرد.
سناریوی استفاده از مدیریت پروژه در CRM
بیایید یک کاربرد معمولی از مدیریت پروژه در CRM را بیان کنیم. هنگامی که یک سرنخ وارد CRM می شود، فرآیندهایی برای پرورش سرنخ در یک مشتری واقعی ایجاد می شود. برخی از مشتریان به توجه بسیار کمی نیاز دارند. برخی، به توجه بیشتر نیاز دارند. بسته به صنعت و ماهیت کسب و کار مشتری، سابقه خرید آنها ممکن است شامل توجه به نیازهای خاص باشد. اینجاست که مدیریت پروژه سی آر ام می تواند وارد عمل شود.
مدیریت ارتباط با مشتری شامل مدیریت انتظارات مشتری است. با وجود مدیریت پروژه، توجه به آن نیازهای خاص، حل مسائل پیش بینی نشده و انجام وظایف ضروری آسان تر مورد هدف قرار می گیرد. پس از تکمیل پروژه، داده های ردیابی در CRM جمع آوری می شود تا بتوان کمپین های بازاریابی ارجاعی ایجاد کرد.
همانطور که می بینید، مدیریت پروژه و CRM به خوبی با هم کار می کنند. ماهیت منعطف نرم افزار CRM، به رشد سریعتر کسبوکارها کمک کرده است. با تمام دادههایی که در یک داشبورد جمعآوری و نمایش داده میشوند، همه اعضای تیم میتوانند پیشرفت را پیگیری کرده و در صورت نیاز تنظیمات را انجام دهند. با توسعه فناوری، به دنبال مدیریت پروژه در CRM باشید تا نقش خود را در بستر CRM افزایش دهید.
تفاوت بین CRM و نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
ابزارهایی وجود دارند که به طور خاص برای مدیریت ارتباط با مشتری و ابزارهایی برای مدیریت پروژه طراحی شده اند. می توانید از این دو با هم برای بهبود همکاری و رضایت مشتری استفاده کنید. اما تفاوت بین CRM و نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
هدف پلتفرمهای CRM جمعآوری دادههای مربوط به مشتریان، مانند اطلاعات تماس، تاریخچه مکالمه و سوابق خرید آنهاست. ولی نرم افزار مدیریت پروژه برای کمک به مدیران تیم در رسیدن به اهداف شرکت طراحی شده است. این شامل واگذاری وظایف، نظارت بر پیشرفت، و بررسی گزارش های تحلیلی است.
امکانات
ویژگی های اصلی نرم افزار CRM ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- ایمیل انبوه و قالب ها
- تابلوهای امتیازات
- فرم های جذب سرنخ
- فروش سازندگان خط لوله
پلتفرمهای مدیریت پروژه ممکن است ویژگیهای زیر را برای بهبود نتایج پروژه و پشتیبانی از افرادی که آنها را اجرا میکنند داشته باشند:
- ذخیره سازی فایل
- ردیابی زمان
- تخصیص وظیفه
- جدول زمانی پروژه
در اینجا یک مرور کلی از موارد استفاده برای نرم افزار CRM آورده شده است:
- جستجوی فروش
- گسترش فروش
- ردیابی رفتار سرنخ/مشتری
- بازاریابی ایمیلی/بخش بندی
- ردیابی رقبا
- ایجاد پروفایل / اشخاص برای مشتری
- کاهش نرخ ریزش
در اینجا نگاهی به موارد استفاده ابزارهای مدیریت پروژه داریم:
- برنامه ریزی و استراتژی محصول
- مدیریت رویداد
- مدیریت موجودی
- مدیریت فرآیند کسب و کار
- توسعه نرم افزار چابک
- پیگیری پروژه
- مدیریت ساخت و ساز
- مدیریت وظایف روزانه
- ردیابی مشکل/اشکال
- نقشه راه محصول
- برنامه ریزی اسپرینت
- همکاری بین تیمی
مزایا و معایب ترکیب CRM و مدیریت پروژه چیست؟
بیایید به سرعت برخی از مزایای رویکرد مدیریت پروژه CRM را به طور خلاصه بررسی کنیم:
- مدیریت بهتر داده ها با همه چیز در یک مکان
- محصولات قابل تحویل بهبود یافته، یعنی افرادی که یک محصول یا خدمات ایجاد می کنند نیز می توانند بازخورد مشتری را ببینند.
- صرفه جویی در زمان و هزینه با استفاده از یک ابزار و کاهش زمان صرف شده برای ارتباطات ناکارآمد.
- تراز بین بخشی با دسترسی برای همه
ترکیب CRM و مدیریت پروژه همچنین به تحقیق، آموزش و انتقال متفکرانه نیاز دارد تا از موارد زیر جلوگیری شود:
- تضادهای جدول زمانی
- شکاف های اطلاعاتی
- ورود سازماندهی نشده
- از دست دادن داده های مهم
مزایای مدیریت پروژه در CRM
CRM ها تمرکز بسیار خاصی دارند، که می تواند برای یک تیم کوچک یا نیازهای بسیار ساده خوب باشد. نرم افزار مدیریت پروژه این مزیت را دارد که عملکردهای آن در تیم ها و فعالیت ها پخش می شود. با مدیریت پروژه در CRM، شما مجبور نیستید یکی را بر دیگری انتخاب کنید. تیمهای فروش، بازاریابی و عملیات شما میتوانند بر روی یک پلتفرم کار کنند و تابلوها و فضاهای کاری سفارشی سازی شده را برای مدیریت کار خود ایجاد کنند.
به نظر می رسد استفاده از چندین برنامه و نرم افزار برای راه اندازی یک کسب و کار یک امر عادی است. اما اینگونه است که مراکز داده نادرستی رخ می دهد. در اینجا برخی از مزایای CRM در مدیریت پروژه آورده شده است:
- انسجام بهبود یافته داده ها: با تمام اطلاعات شما در یک سیستم، تیمهایی از سرتاسر سازمان شما میتوانند به اطلاعات دقیق دسترسی داشته باشند و آن را به اشتراک بگذارند.
- افزایش کیفیت: تیم هایی که مسئول جنبه های مختلف تجربه مشتری هستند، مانند توسعه محصول، به بازخورد حیاتی دسترسی خواهند داشت که می تواند به بهبود محصول و خدمات کمک کند.
- بهره وری افزایش یافته: جمع کردن همه چیز در یک سیستم باعث می شود ارتباطات بین بخش ها از نظر زمانی کارآمدتر شود و به شما در صرفه جویی در هزینه های نرم افزار کمک کند.
- سازماندهی بهتر: به جای ذخیره اطلاعات حیاتی ماموریت در مکان های مختلف، که منجر به موارد تکراری و نادرست می شود، همه همان اطلاعات مدیریت شده و ذخیره شده را در یک مکان به اشتراک می گذارند.
- تجارب مشتری بالا: با بهبود همکاری و دسترسی به اطلاعات با کیفیت، جمع آوری اعضای تیم مناسب برای رسیدگی به سوالات و مدیریت انتظارات آسان تر است.
- راه اندازی ساده: با ترکیب مدیریت پروژه در CRM، تیمها میتوانند انتقال آرام از سرنخ به مشتری را تسهیل کنند.
معایب استفاده از مدیریت پروژه CRM
اگرچه CRM و مدیریت پروژه می توانند به خوبی با هم کار کنند، ممکن است برخی از اشکالات خود را نشان دهند که عبارتند از:
- CRM بر بلندمدت تمرکز دارد در حالی که مدیریت پروژه بر اساس پروژه کار می کند.
- از آنجایی که این پلتفرم برنامه های جداگانه ای را با هم ترکیب می کند، برخی از پلتفرم ها ممکن است گران قیمت در نظر گرفته شوند.
چگونه CRM مناسب برای مدیریت پروژه انتخاب کنیم؟
استفاده از CRM با ویژگی های مدیریت پروژه می تواند به ادغام وظایف در یک پلتفرم واحد کمک کند و در زمان و هزینه شما صرفه جویی کند. برای اطمینان از انتخاب مناسب، به دنبال موارد زیر باشید:
- راحتی در استفاده: یک ابزار CRM عالی برای پیاده سازی ساده و بصری برای استفاده خواهد بود.
- قابلیت سفارشی سازی: یک راه حل CRM قابل تنظیم می تواند با انعکاس نیازهای منحصر به فرد کسب و کارها به آنها کمک کند.
- مدیریت متمرکز داده ها: بهترین نرم افزار CRM به شما امکان می دهد هم اطلاعات پروژه و هم اطلاعات مشتری را مدیریت کنید، بنابراین می توانید بینش های مرتبط را جمع آوری کنید و داده ها را به راحتی به اشتراک بگذارید.
- پروژه بصری و مدیریت خط لوله فروش: نقاط عطف پروژه و جدول زمانی فروش را مشاهده کنید، ارتباطات را بهبود بخشید و تصمیم گیری بهتر را فعال کنید.
چگونه Kavak CRM مدیریت پروژه را آسان می کند؟
کاواک یک CRM همه کاره است که برای نیازهای مدیریت پروژه در CRM شرکت شما ایده آل است. انتخاب کاواک به عنوان CRM برای مدیریت پروژه به شما امکان می دهد به چندین ویژگی قابل تنظیم دسترسی داشته باشید، از جمله:
- ادغام نرم افزارها
- تجزیه و تحلیل و کسب آسان سرنخ
- مدیریت قوی خط لوله فروش
- اتوماسیون گردش کار مناسب
- افزایش همکاری تیمی
- داده ها و گزارش های دقیق مشتری
- ابزارهای بازاریابی افزایش دهنده رشد
- پشتیبانی رایگان مشتری
انتخاب Kavak CRM به آسانی تکمیل فرم درخواست دمو رایگان زیر است که به شما امکان می دهد به نرم افزار کاواک دسترسی داشته باشید. آن را امتحان کنید و کشف کنید که چگونه کاواک می تواند مدیریت پروژه در CRM شما را ارتقا دهد.