سیستم ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning Sysrem و برای مدیریت یک کسب و کار استفاده می شود. این سیستم برای مدیریت مواردی مانند حسابداری، منابع انسانی (HR)، تدارکات، روابط با مشتری (CRM)، زنجیره تامین، تولید، مهندسی، تعمیر و نگهداری، پروژه ها، خدمات و موارد دیگر کمک می کند.
یک نرم افزار ERP عملکردهای فوق را در یک سیستم مرکزی یکپارچه می کند و اطمینان حاصل می کند که کسب و کار تا حد ممکن کارآمد عمل می کند و منبع واحدی از واقعیات را برای تصمیم گیری بهتر به سازمان ارائه می دهد. به طور خلاصه، سیستم ای آر پی مجموعه ای از برنامه های کاربردی است که جریان ارزش یک سازمان را در یک محیط واحد در بر می گیرد.
سیستم ERP چیست؟
پیش درآمدی برای سیستم های ERP؛ سیستم Materials Requirements Planning یا برنامه ریزی نیازمندی مواد (MRP)، که منشأ پیدایش آن در شرکت تویوتا بود برای به حداقل رساندن زمان مورد نیاز برای مطابقت تولید با تقاضا مورد استفاده قرار می گرفت. MRP همان طور که از نام آن مشخص است، در درجه اول بر موجودی متمرکز بود. حصول اطمینان از در دسترس بودن مواد برای مصرف در صورت نیاز و در عین حال به حداقل رساندن مقدار اقلام موجود در موجودی در یک زمان معین.
سیستم ERP برخاسته از MRP است و این رویکرد متمرکز را برای مدیریت جریان فرآیند به بخش های جدید کسب و کار مانند امور مالی، منابع انسانی و تدارکات گسترش داد. ERP طراحی شده برای تولید مدرن همچنان شامل یک ماژول MRP است که باید برنامه تولید و فرآیندها و موادی را که از آن پشتیبانی می کنند تسهیل کند. سیستم ERP مورد استفاده در سایر صنایع ممکن است شامل عملکردهای اضافی باشد. به عنوان مثال:
– سیستم ای آر پی مورد نیاز برای ساخت و ساز یا تولید مهندسی به صورت سفارشی، یا ساخت ماشین آلات صنعتی، ممکن است دارای قابلیت های مدیریت پروژه قوی باشد.
– سیستم ERP برای کسب و کارهای خدماتی هم چنین ممکن است شامل مدیریت خدمات و بهینه سازی برنامه خدمات باشد.
– نرم افزار ERP برای کسب و کارهایی که دارای تجهیزات پرمصرف هستند، برای مثال، آنهایی که قطعات بزرگ یا پیچیده ای از تجهیزات مانند دکل های حفاری دریایی یا نیروگاه های برق آبی را کنترل می کنند به قابلیت های تعمیر و نگهداری نیاز دارند و اگر به اندازه کافی قوی باشد، ممکن است به عنوان نرم افزار مدیریت دارایی سازمانی (EAM) در نظر گرفته شود.
– سیستم ERP برای هوافضا و دفاع باید بتواند الزامات دولتی مانند گزارش پروژه، مدیریت ارزش کسب شده (EVM)، تعمیرات و نگهداری و تعمیرات اساسی (MRO) را تسهیل کند.
چرا سیستم ERP برای کسب و کارها مهم است؟
در حالی که هیچ راهکار کاملی برای فرآیندهای هر کسب و کار وجود ندارد، فناوری ERP با در کنار هم قرار دادن فرآیندها کارایی را بهتر و بهتر می کند. پس از ادغام فرآیندهای کسب و کار از طریق نرم افزار ای آر پی، سیستم ها و داده های تان؛ هوش تجاری، شتاب و سازگاری لازم برای شروع بهینه سازی عملیات خود را دریافت خواهد کرد.
در اینجا سه راه وجود دارد که یک سیستم ERP می تواند کسب و کار شما را بهبود بخشد:
1- هدایت عملکرد مطلوب: با راهکارهایی که از هوش مصنوعی استفاده می کنند، به بینش هایی دسترسی خواهید داشت که تصمیم گیری شما را بهبود می بخشد. در نتیجه سیستم ای آر پی راه هایی را برای بهبود عملکرد عملیاتی در آینده نشان می دهد.
2- تسریع تاثیر عملیاتی: با اتصال فرآیندها و داده ها دید و انعطاف پذیری بیشتری را برای کارمندان به دست می آورید و به آنها کمک می کنید سریع اقدام کنند و ارزش بیشتری را در سراسر کسب و کار ارائه دهند.
3- اطمینان از چابکی کسب و کار: بسیاری از سیستم های ERP برای انطباق با نیازهای شما و رشد با شما ساخته شده اند و به شما کمک می کنند تا به طور فعال برای هر گونه هنجارشکنی عملیاتی یا تغییر بازار آماده شوید و به راحتی به آنها پاسخ دهید.
سیستم های نرم افزاری مدرن ERP
از لحاظ تاریخی، سیستم های ERP مجموعه هایی بودند که به طور جداگانه کار می کردند و با سیستم های دیگر ارتباطی نداشتند. هر سیستم به یک کد گران قیمت، پیچیده و سفارشی سازی شده نیاز داشت تا نیازهای منحصر به فرد کسب و کارها را برآورده کند. این وضعیت پذیرش فناوری جدید یا بهینه سازی فرآیند را کند کرده یا حتی از آن جلوگیری می کرد.
چیزی که نرم افزار ERP امروزی را متفاوت می کند این است که همه این فرآیندهای مختلف را در یک سیستم سیال گرد هم می آورد. این قابلیت فقط اتصال داده را در سیستم ERP شما ارائه نمی دهد، بلکه در ابزارهای بهره وری، تجارت الکترونیک و حتی راهکارهای تعامل با مشتری نیز وجود دارد. این مورد به شما امکان می دهد تمام داده های خود را برای بینش بهتری که به شما کمک می کند تا فرآیندهای خود را در کل کسب و کار بهینه کنید، به هم متصل کنید.
یک راهکار مدرن سیستم ERP گزینه های استقرار انعطاف پذیر، امنیت و حریم خصوصی بهبود یافته، پایداری و سفارشی سازی را ارائه می دهد.
اما مهم تر از همه، استمرار و انعطاف پذیری است که آنها را در کسب و کار و فرآیندهای شما از طریق بینش هایی ایجاد می کند که به شما کمک می کند امروز با سرعتی سریع نوآوری نموده و در عین حال کسب و کارتان را برای آینده آماده کنید.
یک سیستم ERP چگونه کار می کند؟
اگر به دنبال توضیحات فنی دقیق هستید، این مکان وجود ندارد. ولی به طور خلاصه؛ سیستم های ERP فرآیندهای کسب و کار را با جمع آوری، ذخیره، مدیریت و ارتباط داده ها در تمام عملکردهای یک کسب و کار ساده می کنند.
نرم افزار ERP تعدادی گزارش و معیارهای مختلف را در بخش های مختلف در یک محیط ترکیب می کند و یک نمای 360 درجه از آنچه در جریان است و نحوه استفاده از منابع، اعم از هزینه ها، کارکنان، مواد یا هر منبع دیگری ارائه می دهد.
با اطلاعات آنی موجود در یک منبع واحد داده، شرکت ها می توانند سریع تر بینش هایی را در مورد اینکه چگونه فرآیندها می توانند بهبود یابند یا چگونه منابع را می توان برای خرج کردن بهتر و باز گذاشتن فضایی برای رشد، توزیع کرد، جمع آوری کرد. دیگر خبری از صفحات اکسل و دیگر برنامه های کاربردی جهت جمع آوری اطلاعات کسب و کار نیست. همه اینها از طریق رابط ERP در دسترس و قابل دسترسی است.
بدون سیستم ERP و استراتژی برنامه ریزی مناسب، مدیریت کسب و کار بسیار سخت تر می شود. علاوه بر این، شرکت ممکن است به نحوی که تیم مدیریت از آن مطلع نیست، عملکرد ضعیفی داشته باشد.
مزایای سیستم ERP چیست؟
مزایایی که یک سیستم ERP می تواند داشته باشد به عوامل متعددی از جمله صنعت و مدل کسب و کار بستگی دارد. در ابتدا سیستم های MRP برای سرعت بخشیدن به تولید و در عین حال کنترل کاهش موجودی طراحی شدند.
در میان شرکت های تولیدی، محدود کردن پول نقد در موجودی در حالی که سرعت زمان تحویل و افزایش نرخ تکمیل سفارش نیز مهم است، از مزایای سیستم ERP است. هر چند موجودی تنها یک منبع ارتباطی با محصولات ERP است. از آنجایی که سیگنال های تقاضا برای سرمایه انسانی نیز از پیش بینی فروش تا مشتریان رزرو شده کسب و کار منتقل می شوند، تیم های منابع انسانی می توانند افراد مورد نیاز را استخدام کنند و اطمینان حاصل کنند که کارکنان کافی در دسترس هستند و به اندازه کافی آموزش دیده یا گواهی برای انجام کارهای مورد نیاز دارند.
فراتر از تفکیک وظایف مورد نیاز، رعایت مقررات طبق قانون SarbOx، یکی دیگر از مزایای عمده سیستم ای آر پی است. سیستم های ERP امکان ردیابی و کنترل را نیز فراهم می کنند که می تواند به بازرسان دولتی کمک کند. زیرا داده های مربوط به عملکرد تجهیزات، فرآیندهای کسب و کار، مستندات کارگرانی که وظایف محوله را انجام می دهند و موارد دیگر در سیستم جمع آوری می شوند.
ERP کار را موثرتر و کارآمدتر می کند. بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار، کاهش کار اداری، حذف موارد تکراری و به طور فزاینده ای اتوماسیون می تواند شرکت را قادر سازد تا از سیستم های ERP برای افزایش بهره وری تا 18 درصد استفاده کند.
نرم افزار ERP به اتوماسیون کسب و کار قدرت می دهد. با اجرای یک سیستم ERP، می توانید بین رویکردهای مختلف اتوماسیون، از جمله تجهیزات متصل به اینترنت اشیا، ویژگی ها یا الگوریتم های هوش مصنوعی تعبیه شده، یا محرک های رویدادی که باعث می شود یک نوع فعالیت، دیگری را راه اندازی کند، انتخاب کنید. به عنوان نمونه، اطلاع رسانی خودکار به مشتری منتظر خرید، هنگام به روزرسانی موجودی است. تحقیقات نشان می دهد که پیاده سازی سیستم ERP مدرن به خودی خود می تواند بهره وری را تا 18 درصد افزایش دهد.
سیستم ERP را چگونه پیاده سازی کنیم: در فضای ابری یا داخلی؟
به عنوان یک قاعده کلی، بیشتر کسب و کارها از پیاده سازی سیستم ERP خود در فضای ابری سود بیشتری می برند تا در شبکه داخلی. رشد ERP مبتنی بر ابر که برپایه نرم افزار ERP تحت وب است، با در نظر گرفتن مزایای فضای ابر در مقایسه با نصب ها در شبکه داخلی تعجب آور نیست:
– انعطاف پذیری سریع تر و آسان تر برای سازگاری با رشد کسب و کار
– هزینه کمتر و پیچیدگی کمتر بدون سخت افزار برای نصب، به روزرسانی و نگهداری
– دسترسی آسان تر به آخرین به روزرسانی ها و نوآوری های محصول
– توانایی های بازیابی بهتر و بسیار سریع تر سیستم، زمانی که داده های شما توسط یک شرکت میزبان حرفه ای نظارت و پشتیبان گیری می شود.
در حالی که زمانی امنیت و انطباق قانونی به عنوان دلایلی برای عدم استفاده از ابر تلقی می شد، محیط‌های میزبانی ابری امروزی می توانند از الزامات کلیدی مانند مقررات حفاظت از داده های عمومی (GDPR) برای مدیریت امنیت داده ها استفاده کنند.
یکی از مهم ترین ملاحظات در مورد استقرار ERP این است که به دنبال فروشنده نرم افزاری باشید که بتواند انتخاب، توازن و آزادی عمل را ارائه دهد.
باید به شما این انتخاب داده شود که سیستم ERP را در فضای ابری یا در شبکه داخلی اجرا کنید. هم چنین باید بتوانید انتخاب کنید که آیا می خواهید یک نرم افزار مبتنی بر سرویس یعنی SaaS فراگیر داشته باشید یا اینکه می خواهید امتیاز یا لایسنس برنامه را داشته باشید. فروشنده مناسب ERP هم چنین با محدود نکردن شما به پیشنهاد استقرار در فضای ابر خود، به شما حق انتخاب ارائه می دهد، یعنی به شما یا شریک انتخابی شما اجازه می دهد راهکار ERP را در فضای ابری اجرا کنید یا آن را در شبکه داخلی میزبانی کنید.
به دنبال فروشنده ای باشید که توازن را تضمین کند، زیرا راهکاری که در فضای ابری میزبانی می کنید، در مقایسه با همان برنامه کاربردی در شبکه داخلی، نباید از قابلیت هایش کاسته شود. اطمینان حاصل کنید که عملکردها و نوآوری های جدید بدون توجه به جایی که سیستم را انتخاب می کنید با همان سرعت در دسترس هستند.
تقاضای آزادی عمل بسیار مهم است زیرا به شرکت شما اجازه می دهد تا با تکامل کسب و کار و تغییر نیازهای شما، از شبکه داخلی به فضای ابری بروید و برعکس.
نحوه ارزیابی و انتخاب سیستم ERP چیست؟
انتخاب سیستم ای آر پی نیازمند یک فرآیند دقیق و منظم است تا ابتدا الزامات عملکردی کسب و کار را نه تنها در زمان حاضر، بلکه نیازمندی های آینده را شناسایی کنید. این پروژه به یک حامی اجرایی نیاز دارد تا اطمینان حاصل شود که بودجه به طور قابل اعتماد در دسترس است و اینکه تغییرات و بهبودهای فرآیندی که پیاده سازی ERP ارائه می دهد توسط کاربران نهایی در سراسر کسب و کار استفاده می شود.
هنگامی که پروژه استقرار سیستم ERP حمایت مدیریت ارشد را دریافت کرد و لیستی از الزامات عملکردی ایجاد شد، معمولا یک کمیته یا فردی در شرکت وظیفه شناسایی و تهیه لیست کوتاهی از فروشندگان و بهترین نرم افزار ERP را بر عهده می گیرد که می تواند نیازهای آنها را برآورده کند. از آنجایی که اکثر متخصصان کسب و کار در طول حرفه خود بخشی از یک تا سه فرآیند انتخاب ERP خواهند بود، بسیاری از شرکت ها ترجیح می دهند تا یک مشاور را استخدام کنند تا آنها را در طول این فرآیند راهنمایی کند.
این شرکت های مشاوره نباید به هیچ فروشنده ERP وابسته باشند و بنابراین می توانند روی کمک به مشتری خود برای ایجاد اسکریپت های نمایشی دقیق تمرکز کنند تا فروشندگان نرم افزار بتوانند نشان دهند که محصول آنها چگونه نیازهای خاص را برآورده می کند. مشاور هم چنین باید بتواند به مشتری خود کمک کند تا روندهایی را شناسایی کند که باعث تغییر این نیازها در طول چرخه عمر محصول ERP می شود. این چرخه عمر می تواند 10 سال یا بیشتر باشد.
بنابراین باید از فروشنده نرم افزار ERP خواسته شود تا نشان دهد که چگونه نرم افزار ERP فعلی آنها برای برآورده کردن نیازهای آینده تکامل می یابد و چگونه نقشه راه آنها برای توسعه آینده با فناوری های مهم در طول چند سال هم خوانی دارد.
چگونه Kavak ERP به موفقیت کسب و کارها کمک می کند؟
نرم افزار ERP کاواک (KavakERP) نوع متفاوتی از نرم افزار ERP است. مانند سایر مجموعه های ERP پیچیده و سخت نیست. در عوض، به شما کمک می کند تا به سرعت از فناوری های نوظهور و چشم انداز در حال تغییر بازار استفاده کنید و چابکی کسب و کارتان را به حداکثر برسانید. و مهم تر از همه، شما را برای ورود به مهم ترین تحول در آینده کسب و کارها، یعنی تحول دیجیتال آماده می کند. برای اینکه بیشتر با موضوع تحول دیجیتال آشنا شوید و به اهمیت آن پی ببرید، مقاله تحول دیجیتال چیست را حتما مطالعه کنید تا بدانید که آینده کسب و کارها چیست و به کدام سمت در حال حرکت است.
