6 مرحله برنامه پیاده سازی ERP برای افزایش بهره وری و یکپارچگی سازمان

برنامه پیاده سازی ERP می تواند یک اقدام پیچیده باشد که بر بسیاری از بخش های کسب و کار تأثیر می گذارد. مانند هر ابتکار مهم دیگری، اگر یک برنامه اجرایی پیاده سازی با دقت طراحی شود بسیار حیاتی است. تقسیم اجرای برنامه پیاده سازی ERP به فازهایی که هر کدام اهداف مشخصی دارند، می تواند موفقیت شما را به حداکثر برساند.

اما اقدام به پیاده سازی ای آر پی یا استقرار ERP بدون ایجاد جهت گیری، محدوده و ساختار پروژه پیاده سازی مشخص، احتمال مواجهه با مشکلات و چالش های پیاده سازی را در آینده افزایش می دهد.

پیاده سازی ERP چیست؟

یک نرم افزار ERP بسیاری از عملکردها را در تمام بخش های کسب و کار مانند مدیریت مالی، منابع انسانی، فروش و تولید ادغام می کند تا مزایایی مانند افزایش بهره وری و کارایی را ارائه دهد. پیاده سازی ERP فرآیند برنامه ریزی، پیکربندی و استقرار ERP را توصیف می کند. این فرآیند معمولا به مدت چند ماه ادامه طول می کشد.

برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز برنامه پیاده سازی ERP، سازمان باید الزامات خود را به دقت تعریف کند، نحوه طراحی مجدد فرآیندها را برای استفاده از سیستم تعیین کند، نرم افزار ERP را برای پشتیبانی از آن فرآیندها پیکربندی کند و قبل از عملیاتی کردن آن برای کاربران، به طور دقیق آن را آزمایش کند.

انجام موفقیت آمیز تمام این مراحل طبق برنامه، نیاز به برنامه ریزی دقیق و یک رویکرد پیاده سازی ساختار یافته و مرحله ای دارد. اما اقدام به استقرار ای آر پی بدون ایجاد جهت گیری، محدوده و ساختار پروژه پیاده سازی مشخص، احتمال مواجهه با مشکلات و چالش های پیاده سازی ERP را در آینده افزایش می دهد.

مراحل یک برنامه پیاده سازی ERP چیست؟

یک برنامه پیاده سازی ERP معمولی را می توان به شش مرحله تقسیم کرد که هر کدام دارای اهداف خاصی هستند. هر کسب و کاری منحصر به فرد است، بنابراین مراحل ممکن است تا حدودی بسته به نوع کسب و کار و فرآیندهای آن متفاوت باشد. چرخه عمر برنامه پیاده سازی ای آر پی شش قسمتی شامل کشف نیازها و برنامه ریزی، طراحی، توسعه، آزمایش، استقرار و پشتیبانی است.

1- کشف و برنامه ریزی

فاز اول برنامه پیاده سازی ERP شامل تحقیق و انتخاب بهترین نرم افزار ERP، راه اندازی یک تیم پروژه پیاده سازی و تعریف دقیق نیازمندی های سیستم است.

تیم پروژه طیف وسیعی از نقش های مرتبط با اجرا را بر عهده خواهد داشت از جمله؛ تعیین برنامه پروژه و تاریخ های هدف، اطمینان از تخصیص منابع کافی، تصمیم گیری در مورد محصول و طراحی، و مدیریت روزانه پروژه.

تیم پیاده سازی ای آر پی معمولا شامل یک حامی اجرایی، یک مدیر پروژه و نمایندگانی از بخش هایی از کسب و کار است که از سیستم استفاده خواهند کرد. مشارکت دادن مدیریت ارشد برای اطمینان از دریافت منابع مورد نیاز پروژه و ارائه پشتوانه مورد نیاز برای اجرای تغییرات در سراسر سازمان بسیار مهم است. این تیم همچنین ممکن است یک مشاور خارج از شرکت را برای ارائه مشاوره های تخصصی در طراحی و پیکربندی سیستم استخدام کند.

یکی از اهداف اولیه تیم پروژه، ایجاد درک دقیق از مسائل و مشکلات موجود از جمله ناکارآمدی فرآیند و الزامات سیستم ERP خواهد بود. اگر سازمان قبلا از نرم افزار ERP استفاده کرده باشد، ممکن است موضوعات و اهداف تجاری گسترده ای را برای پیاده سازی تعریف کرده باشد.

تیم ممکن است در این مرحله یک سیستم ERP را انتخاب کند، زیرا سازمان ایده روشنی از الزامات آن ارائه می کند. یک تصمیم مهم دیگر این است که آیا از یک سیستم ERP ابری استفاده شود یا از سیستم قابل استقرار در داخل شرکت یا ترکیبی از هر دو.

2- طراحی

مرحله طراحی بر اساس الزامات دقیق و درک فرآیند کار فعلی شرکت جهت توسعه یک طراحی دقیق برای سیستم ERP جدید است. این مرحله از برنامه پیاده سازی ERP شامل طراحی فرآیندهای کاری جدید و کارآمدتر و سایر فرآیندهایی است که از مزایای سیستم استفاده می کند. مشارکت دادن کاربران در مرحله طراحی بسیار مهم است، زیرا آنها درک بهتری از فرآیندهای تجاری فعلی دارند. مشارکت آنها در طراحی همچنین به اطمینان از استقبال آنها از سیستم جدید و استفاده کامل از آن کمک می کند.

3- توسعه

با داشتن الزامات طراحی واضح، مرحله توسعه می تواند آغاز شود. این شامل پیکربندی و در صورت لزوم، سفارشی کردن نرم افزار برای پشتیبانی از فرآیندهای طراحی مجدد است. همچنین ممکن است شامل توسعه یکپارچه سازی با دیگر برنامه های کاربردی سازمان باشد که توسط سیستم ERP جایگزین نمی شوند.

به موازات توسعه نرم افزار، تیم پروژه برنامه پیاده سازی ای آر پی باید مواد آموزشی را برای کمک به کاربران جهت سازگاری با سیستم جدید توسعه دهد. همچنین باید برنامه ریزی انتقال داده را آغاز کند، که می تواند پیچیده باشد زیرا اغلب شامل استخراج، تبدیل و بارگذاری داده ها از چندین سیستم است که هر یک ممکن است از فرمت های متفاوتی استفاده کنند و ممکن است اطلاعات تکراری یا متناقض را در خود نگه دارند. تیم پروژه باید تعیین کند که کدام داده ها در این مرحله منتقل شوند و از انتقال کلی همه داده های قدیمی که بسیاری از آنها احتمالا نامربوط هستند، اجتناب کنند.

4- آزمایش

در یک برنامه پیاده سازی ERP آزمایش و توسعه ممکن است همزمان اتفاق بیفتد. برای مثال، تیم پروژه ممکن است ماژول‌ها و ویژگی های خاصی را آزمایش کند. اصلاحات یا تنظیماتی را بر اساس نتایج ایجاد کند و سپس دوباره آزمایش کند. یا ممکن است یک ماژول ERP را در حالی که دیگری هنوز در حال توسعه است آزمایش کند.

آزمایش اولیه عملکردهای اساسی نرم افزار باید هم راستا با آزمایش دقیق قابلیت های کامل سیستم، از جمله اجازه دسترسی به برخی از کارکنان جهت آزمایش سیستم برای تمام فعالیت های روزانه آنها دنبال شود. این مرحله همچنین باید شامل آزمایش داده های منتقل شده و نیز شامل آموزش مقدماتی کاربر نهایی باشد.

5- استقرار

مرحله استقرار در برنامه پیاده سازی ای آر پی همان چیزی است که شما برای آن تلاش کرده اید. در این مرحله برای مشکلات احتمالی آماده باشید، زیرا ممکن است علیرغم تلاش های شما برای آماده کردن کارکنان برای تغییر برخی از کارکنان گیج شده باشند. تیم پروژه باید همواره در دسترس باشد تا به سوالات پاسخ دهد، به کاربران کمک کند تا سیستم را درک کنند و سعی کنند مشکلات را برطرف کنند.

برخی از داده‌ها را می توان قبل از استقرار منتقل کرد، در حالی که اطلاعات دیگر مانند تراکنش های جاری باید بلافاصله و قبل از راه اندازی سیستم منتقل شوند.

پیشنهاد مقاله

مهم ترین مزایای نرم افزار ERP برای کسب و کارها که مدیران باید بدانند

برخی از شرکت ها قصد دارند همه ماژول های سیستم ERP را به صورت همزمان اجرا کنند در حالی که برخی دیگر ابتدا بر روی ماژول ها یا فرآیندهای با اولویت بالا تمرکز می کنند و در مراحل بعدی بقیه را اضافه می کنند. برخی از شرکت ها نیز جهت به حداقل رساندن ریسک، برای مدتی به اجرای سیستم های قدیمی‌ به موازات اجرای ERP جدید ادامه می دهند اگرچه این کار می تواند به هزینه کلی پروژه اضافه کند و بهره وری کاربر را کاهش دهد.

6- پشتیبانی و به روزرسانی

نگهداری برنامه پیاده سازی ERP پس از استقرار، به راضی نگه داشتن کاربران و اطمینان از دستیابی کسب و کار به مزایای مورد نظر کمک می کند. تیم پروژه ممکن است در طول این مرحله همچنان مسئول سیستم ERP باشد، اما تمرکز آن به گوش دادن به بازخورد کاربر و تنظیم سیستم بر اساس آن تغییر خواهد کرد. با اضافه شدن ویژگی های جدید به سیستم، ممکن است به توسعه و پیکربندی اضافی نیاز باشد. کارکنان جدید نیز باید در مورد این سیستم آموزش ببینند.

اگر یک سیستم ERP داخلی دارید، باید به روزرسانی های نرم افزاری دوره ای را نصب کنید و حتی ممکن است به مرور زمان نیاز به ارتقای سخت افزار داشته باشید. اگر از یک سیستم ERP مبتنی بر ابر استفاده می کنید، ممکن است فروشنده نرم افزار، آن را به طور خودکار به روز کند.

بهترین روش های پیاده سازی ERP

ایجاد یک رویکرد پیاده سازی مرحله ای، موفقیت را تضمین نمی کند. پیروی از بهترین شیوه های پیاده سازی نرم افزر ERP در هر مرحله به همان اندازه مهم است. به طور کلی، بهترین شیوه ها عبارتند از:

1- برنامه ریزی را دست کم نگیرید

اگرچه ممکن است وسوسه انگیز باشد که در اسرع وقت وارد طراحی و توسعه شوید، اما مهم است که در مرحله برنامه ریزی پیاده سازی ای آر پی و کشف اولیه عجله نکنید. این مرحله باید با حصول اطمینان از اینکه پروژه دارای پشتوانه سطح بالایی است، با یک برنامه مشخص عمل می کند و بودجه و پرسنل کافی به آن اختصاص داده می شود، یک پایه محکم برای کل پروژه اجرا ایجاد می کند.

2- حمایت و آموزش را دست کم نگیرید

برخی از اعضای تیم پروژه برنامه پیاده سازی ای آر پی ممکن است احساس کنند که زمان استقرار، نقطه اوج تلاش برای پیاده سازی است و توجه کافی به آنچه پس از آن اتفاق می افتد نداشته باشند. اما برای کاربران سیستم، مرحله استقرار تازه شروع کار است. این چیزی است که پس از آن اتفاق می افتد که برای موفقیت مستمر پروژه بسیار مهم است.

برنامه ریزی و تخصیص منابع کافی برای ارائه پشتیبانی فنی، رفع مشکلات و ارائه به روزرسانی بسیار مهم است. آموزش کاربر نهایی نیز در اینجا عامل مهمی است. کارمندان باید در استفاده از سیستم راحت باشند و با هر جریان کاری جدید آشنا باشند. کار دقیق در این زمینه ها به سازمان شما این امکان را می دهد که مزایای کامل سیستم را درک کند.

3- انتقال داده ها را با دقت برنامه ریزی کنید

شرکت ها گاهی اوقات اشتباه می کنند که تمام داده های قدیمی را به سیستم جدید منتقل می کنند. در واقع، برخی از اطلاعات در سیستم های قدیمی ممکن است منسوخ یا غیر ضروری باشند. آیا اطلاعات سفارش های 10 ساله واقعا ارزشمند است؟ انتقال به یک سیستم ERP فرصتی برای پاکسازی و منطقی کردن داده های سازمان است و ارزش آن را دارد که یک برنامه پیاده سازی ERP روشن برای انجام این کار ایجاد کنید. منطقی است که داده های قدیمی را با دقت بررسی کنید، حساب های مشتریان قدیمی را حذف کنید.

4- برقراری ارتباط

این امر در تمام مراحل برنامه پیاده سازی ERP ضروری است. تیم پروژه باید به طور منظم دلایل پیاده سازی ای آر پی، اهداف و مزایا و آنچه را که در هر مرحله باید انتظار داشت با همه افراد سازمان ارتباط برقرار کند. ارتباط دو طرفه حیاتی است. تیم پروژه باید با دقت به مسائل کاربر قبل و بعد از استقرار گوش دهد.

نتیجه

برنامه پیاده سازی ERP ممکن است یکی از بزرگ ترین سرمایه گذاری های شرکت از نظر زمان، پول و منابعی باشد که شرکت می تواند انجام دهد. یک برنامه پیاده سازی قوی ایجاد کنید و پس از تاریخ شروع اولیه پیاده سازی ای آر پی به بررسی و بهینه سازی فرآیندهای تجاری خود ادامه دهید. این همراه با افزودن تدریجی ویژگی ها و قابلیت ها به شما کمک می کند تا در درازمدت به یک محصول موفق ERP برسید.

درخواست دمو