بسیاری از کسب و کارهای کوچک با سیستم های قدیمی حسابداری که نمی توانند با رشد شرکت همراه شوند، دست و پنجه نرم می‌کنند. به همین دلیل شما به یک راهکار متناسب با کسب و کار خود نیاز دارید. قبل از انتخاب نرم افزار ERP برای کسب و کارهای کوچک و متوسط، مهم است که نیازهای کسب و کار خود را بدانید و اینکه آیا نرم‌افزار ERP می‌تواند به شما در رفع آنها کمک کند یا خیر.
رقابت با کسب و کارهای بزرگ، همیشه دشوار است. بودجه های بزرگ و ابزارهای پیشرفته تجاری به شرکت های بزرگ اجازه می دهد تا عملیات خود را ساده کرده و محصولات با کیفیت بالا را با قیمت بسیار رقابتی ارائه دهند. با این حال، ERP برای شرکت های کوچک و متوسط، ابزارهایی را در اختیار شرکت های کوچک قرار می دهد که برای رقابت با رقبا نیاز دارند.
ERP برای کسب و کارهای کوچک چیست؟
در کسب و کارهای کوچک که به سرعت در حال رشد هستند، مدیران گاهی اوقات قادر به تشخیص آنچه در هر زمینه از کسب و کارشان در حال رخ دادن است، نیستند. ERP برای مشاغل کوچک به این معنی است که مالکان و مدیران در حال دریافت دیدگاهی از آنچه در هر زمینه از کسب و کارشان رخ می دهد هستند. از جمله: مدیریت و عملکردهای عملیاتی، منابع انسانی، تدارکات، تولید، انبارداری، فروش و بازاریابی، خدمات به مشتریان و موارد دیگر.
نرم افزار ERP چیست؟
نرم افزار ERP یک راهکار تجاری حیاتی است که اطلاعات را از بخش های مختلف در یک پایگاه داده متمرکز جمع آوری می کند و مدیران را قادر می سازد تا بر عملیات تجاری از یک منبع مرکزی با اطلاعات درست نظارت کنند. این نرم افزار، کارکردهای حیاتی کسب و کار مانند امور مالی، موجودی، تولید، مدیریت سفارش ها، تدارکات، روابط با مشتری، فروش و بازاریابی، مدیریت پروژه و منابع انسانی را یکپارچه می کند. گزارش دهی و تجزیه و تحلیل یکی دیگر از ویژگی های اصلی ERP است که سازمان ها را قادر می سازد تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند.
سیستم های ERP دید عملیات تجاری در سطح شرکت را فراهم می‌کنند و فرآیندهای ناکارآمد را مشخص می‌کنند و در عین حال فرصت‌های رشد را برجسته می‌کنند.ERP از ماژول های مختلفی استفاده می کند که به عملکردهای تجاری خاص می پردازد. برای مثال، یک شرکت مبتنی بر محصول ممکن است حسابداری و مدیریت سفارش، مدیریت موجودی و ماژول‌های CRM را انتخاب کند. در مقابل، یک سازمان مبتنی بر خدمات ممکن است به مدیریت پروژه، حسابداری، اتوماسیون بازاریابی و ماژول‌های CRM نیاز داشته باشد.
شرکت های کوچک و متوسط چه چیزی از ERP به دست می آورند؟
1- به اشتراک گذاری اطلاعات
با استفاده از نرم افزار ای آر پی برای کسب و کارهای کوچک و متوسط همه بخش ها را در شرکت خود متصل و یکپارچه کنید. بنابراین می توانید به راحتی داده ها و اطلاعات را بین بخش ها به اشتراک بگذارید تا فرآیندها را ساده کنید.
2- افزایش توان عملیاتی
افزایش توان عملیاتی بدون استخدام کارکنان جدید یا گسترش عملیات با خودکار کردن فرآیندها، حذف کارهای اضافی و افزایش کارایی کسب کار.
3- به دست آوردن هوش تجاری
از داده‌ها و گزارش‌های دقیق برای ردیابی پیشرفت، بهره وری و عملکرد استفاده کنید. ERP برای کسب و کارهای کوچک جهت تصمیم‌گیری بهتر، بینش بهتری از کسب‌وکارتان به شما می‌دهد.
چگونه ERP به کسب و کارهای کوچک و متوسط کمک می کند؟
کسب و کارهای کوچک تمایل دارند از مجموعه ای از برنامه ها، ابزارها و سیستم های حسابداری برای راه اندازی کسب و کار خود استفاده کنند. سیستم های ای آر پی برای مشاغل کوچک عملکرد یکپارچه ای را در ماژول های زیر ارائه می دهند:
- حسابداری و مالی
- خرید
- مدیریت دارایی ها
- گزارش ها و داشبورد
- مدیریت هزینه ها
- خدمات مشتری
- مدیریت موجودی
- مدیریت فروش
- تحرک و چابکی
- پشتیبانی نامحدود
حوزه های کاربردی نرم افزار ERP برای شرکت های کوچک و متوسط
برنامه های مدرن برای مدیریت سازمانی بر اساس همین اصل ساخته شده اند. به طور معمول ماژول های ERP را به عنوان بخش های جداگانه ای از برنامه با تمرکز بر فرآیندهای تجاری خاص تعریف می کنند. یعنی یک ماژول تنها یک بخش را پوشش می دهد. بنابراین، مشتریان می توانند مناسب ترین ماژول ها را انتخاب کنند، آنها را ترکیب کنند و برنامه نهایی را فقط با ویژگی های مورد نیاز خریداری کنند، به عنوان مثال، حسابداری + ابزارهای SCM یا مدیریت منابع انسانی + WMS + CRM.
ERP برای شرکت های متوسط باید به جای خدمات همه‌جانبه که برای شرکت‌های بزرگ‌تر مفید هستند، روی چند حوزه کلیدی تمرکز کند. کسب و کارهای متوسط اغلب می‌خواهند تنها چند فرآیند اصلی مانند مدیریت انبار، ردیابی ناوگان، CRM و غیره را مدیریت کنند. در این مورد، می‌توانید برنامه‌های اختصاصی را برای هر واحد کاربردی سفارش دهید. با این وجود، یک سیستم ERP کارآمد است زیرا تمام داده‌های ضروری را یکپارچه می‌کند و در یک مکان جمع‌آوری می‌کند تا کارمندان شما بتوانند فرآیندهای داخلی را تا حد زیادی سرعت بخشند.
از این رو، اجازه دهید به ماژول های کاربردی نگاه کنیم. این لیست فقط شامل آن دسته از عناصری است که برای شرکت های متوسط مفید است:
1- عملیات داخلی
مدیریت مالی: صرف نظر از اندازه کسب و کار، باید با پول به اشکال مختلف سروکار داشته باشد: پول نقد، تراکنش های دیجیتال، شاید حتی رمزارز. ابزارهای مدیریت مالی، ردیابی، حسابداری و گزارش دهی ورودی و خروجی را تسهیل می کند. با استفاده از یک سیستم واحد، تعداد خطاهای انسانی و هزینه های غیر ضروری را کاهش خواهید داد.
مدیریت منابع انسانی (HRM): هر شرکتی حداقل یک کارمند دارد. ابزارهای منابع انسانی شامل ردیاب‌های زمان، برگه‌ها، پایگاه‌های اطلاعاتی سوابق، پروفایل کارکنان، بررسی عملکرد، مقالات آموزشی و غیره است. این ماژول وظیفه استخدام، مدیریت و اخراج کارکنان شرکت را بر عهده دارد.
مدیریت تولید: ماژول تولید که برای همه تولیدات حیاتی است، به مدیریت صحیح برنامه ریزی، پیش بینی و ایجاد محصولات مختلف کمک می کند. در میان ابزارهای گنجانده شده، برنامه‌هایی برای زمان‌بندی تولید، کنترل مواد، توزیع و غیره وجود دارد. این ابزار با موجودی و زنجیره تامین محدود می‌شود.
مدیریت موجودی: به عبارت دیگر، این یک سیستم مدیریت انبار (WHS) است. با استفاده از این ماژول، کارمندان می توانند به راحتی موجودی انبار را بررسی کنند، مواد اولیه و محصولات آماده را ردیابی کنند، خرید و ارسال را مدیریت کنند. علاوه بر این، WHS به بهینه سازی فضای انبار کمک می کند.
2- عملیات خارجی
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): این ماژول خارجی حیاتی با مشتریان تعامل دارد. سیستم‌های CRM هر بخش از چرخه عمر مشتری را از دریافت سرنخ تا ایجاد حامیان برند بهینه می‌کنند. ابزارهای CRM همچنین تاریخچه سفارشات، نمایه های مشتریان و فروش را مدیریت می کنند.
مدیریت بازاریابی: برنامه های بازاریابی با همکاری قوی با بخش مدیریت مشتری، به کارمندان شما کمک می کنند تا با مشتریان فعلی کار کنند: آنها را جذب کرده، تبدیل به خریدار نموده و حفظ کنید. کل زنجیره فروش را می توان با این بخش از ERP بهینه کرد.
مدیریت زنجیره تامین (SCM): همانند ماژول‌های WMS، ابزارهای مدیریت زنجیره تأمین یا SCM برای شرکت‌هایی که با تحویل سروکار دارند الزامی است. آنها امکان ردیابی جریان محصولات را بین تامین کنندگان، تولیدکنندگان، ارسال کنندگان و مصرف کنندگان فراهم می کنند.
انتخاب ERP برای کسب و کارهای کوچک
قبل از انتخاب و خرید نرم افزار ERP برای کسب و کار کوچک، مهم است که نیازهای کسب و کار خود را بدانید و اینکه آیا ERP می‌تواند به شما در رفع آنها کمک کند یا خیر. در نظر بگیرید که چگونه ERP بر فرآیندهای کسب و کار روزانه تأثیر می گذارد، چگونه کارمندان شما از ERP در نقش های مربوطه خود استفاده می کنند. هزینه کلی مورد انتظار و هم چنین مهلت هایی که باید رعایت شود را در نظر بگیرید. داشتن درک روشنی از نیازهای شرکت به شما کمک می کند که بهترین نرم افزار ERP برای کسب و کارهای کوچک را انتخاب کنید.
نرم افزار ERP قادر است بسیاری از چالش های پیش روی کسب و کارهای کوچک را برطرف کند. به عنوان مثال، بسیاری از این کسب و کارها با اطلاعات متناقض از حوزه های مختلف تجاری دست و پنجه نرم می کنند یا در صورت نیاز، به اطلاعات مالی به روز دسترسی ندارند. این مشکلات می تواند به طور قابل توجهی بر شرکت شما و توانایی شما برای استفاده از فرصت های جدید تأثیر بگذارد. اکثر کسب و کارهای کوچک متوجه می شوند که به دلیل ماهیت SaaS، اجرا و پیاده سازی نرم افزار ERP تحت وب یا ابری معمولا ارزان تر از نصب در شبکه داخلی است.
