برای تمام مدیران کسب و کارهایی که به دنبال ایجاد یکپارچگی و چابکی در سازمان خود هستند، خرید نرم افزار ERP اولین و مهم ترین چالش پیش روی آنهاست. آنها باید علاوه بر این که الزامات، نیازها و خواسته های خود را بدانند باید قابلیت ها و امکانات یک سیستم ERP را نیز در نحوه خرید نرم افزار ای آر پی مد نظر داشته باشند تا بتوانند مناسب ترین سیستم را برای خود خریداری کنند.
چگونه یک نرم افزار ERP بخریم؟ این سؤالی است که بسیاری از مشتریان بالقوه ما که قبلا نرم افزار ERP خریداری نکرده اند و نیز مشتریان فعلی ما که مدت هاست سیستم خود را به روزرسانی نکرده اند، از ما می پرسند.
برای اینکه یک کسب و کار بتواند از فرصت های بازار استفاده کند، اطلاعات آن باید سازگار، دقیق، به روز شده در زمان واقعی و قابل اجرا باشد. همراه با رشد کسب و کارها و پیچیده تر شدن عملیات، مدیران اغلب به این موضوع پی می برند که با اطلاعاتی سرو کار دارند که نمی توانند به آنها اعتماد کنند یا نمی توانند به طور موثر از آنها استفاده کنند و یا هر دو مورد با هم. درک آنچه واقعا در کسب و کارشان اتفاق می افتد زمان بر است و تصمیم گیری دشوار خواهد بود. فرآیندهایی که باید ساده باشند، ساده نیستند.
ERP بر روی تمام فرآیندهای سازمان تاثیر می گذارد، بنابراین مهم است که سازگارترین نوع سیستم ERP با سازمان خود را انتخاب کنید.
این واقعیت ها بسیاری از شرکت ها را وادر کرده تا به سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP روی آورند. اما چگونه باید ERP را ارزیابی و خریداری کرد؟ ERP بر روی تمام فرآیندهای سازمان تاثیر می گذارد، بنابراین مهم است که سازگارترین نوع سیستم ERP با سازمان خود را انتخاب کنید. باید ویژگی ها و مزایای نرم افزار ERP را ارزیابی کنید و بهترین ارائه دهنده ERP را برای سازمان خود انتخاب کنید.
نرم افزار ERP چیست؟
نرم افزار ERP چیست؟ سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در اصل یک پایگاه داده مشترک هستند که حاوی اطلاعاتی است که کسب و کار شما برای رسیدگی به فرآیندهای اصلی خود به آن نیاز دارد. فرایندهایی مانند حسابداری و امور مالی، موجودی و ساخت و پردازش سفارش و منابع انسانی. با استفاده از این داده های مشترک، سیستم های ERP ماژول های متنوعی را برای خودکارسازی و یکپارچه سازی گردش کار، ردیابی و تجزیه و تحلیل عملیات و ایجاد قدرت تصمیم گیری سریع تر و هوشمندتر ارائه می کنند.
چرا باید نرم افزار ERP بخرید؟
اکثر مزایای نرم افزار ERP که خرید نرم افزار ERP را ضروری می کند در سه دسته قرار می گیرند:
1- صرفه جویی مستقیم و غیر مستقیم در هزینه ها
2- فرصت های افزایش درآمد
3- اثربخشی بیشتر کسب و کار
ملاحظات اولیه برای خرید نرم افزار ERP
هنگام انتخاب و خرید نرم افزار ERP برای کسب و کار خود، باید دقت کافی داشته باشید. تعداد زیادی نرم افزار ای آر پی برای خرید وجود دارد. بنابراین، باید معیارهایی جهت قضاوت و انتخاب بهترین ERP وجود داشته باشد، درست است؟ در زیر مواردی وجود دارد که هنگام خرید ERP باید در نظر بگیرید.
- اطمینان حاصل کنید که محصول دارای ترکیبی از ارزش و پیشنهاد است.
- نرم افزار ERP را پیدا کنید که بیشتر بخش های فرآیند کسب و کار شما را پوشش می دهد.
- قبل از تصمیم گیری در مورد یک نرم افزار، ROI تقریبی را برای چندین ERP محاسبه کنید.
- اطمینان حاصل کنید که محصولی که انتخاب می کنید بصری باشد تا به آموزش کمتری برای کارمندان شما نیاز داشته باشد.
بنابراین اینها برخی از موارد کلیدی بودند که باید هنگام بررسی خرید ERP در نظر داشته باشید. نرم افزار ERP آنقدر که دوست دارید ارزان نیست، بنابراین مطمئن شوید که تعادل مناسبی بین قیمت و ویژگی ها پیدا کرده اید.
مهم ترین دلایل خرید نرم افزار ERP
مهم ترین دلایلی که باعث می شود شرکت ها اغلب به خرید نرم افزار ای آر پی مبادرت کنند به صورت زیر است:
1- سیستم های موجود سازمان به آنها اجازه نمی دهد که به روشی ساده یا به هر روشی فرایندها را پیش ببرند. برای مثال یک نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید که نمی تواند حسابداری چند نهادی را مدیریت کند یا نمی تواند به ابزار موجودی کسب و کار متصل شود.
2- هنگام رشد شرکت ها داشتن سیستمی که به کار دستی کمتری نیاز داشته باشد، ضروری است. در این صورت اعضای تیم زمان کمتری را برای انجام بعضی از کارهای پیش پا افتاده صرف خواهند کرد. مثل پاسخگویی به سؤالات ساده مشتری در حالی که می توانند زمان بیشتری را صرف پاسخگویی به مشکلات پیچیده تر کنند.
3 مزیت برتر خرید سیستم ERP کدامند؟
همان طور که در بالا هم به مهم ترین مزایای خرید سیستم ERP که خرید نرم افزار ای آر پی را ضروری می کنند، اشاره کردیم، در ادامه کمی بیشتر به این مزیت ها می پردازیم و آنها را بیشتر برای شما توضیح می دهیم.
1- صرفه جویی در هزینه های مستقیم و غیر مستقیم
صرفه جویی در هزینه ها مهم ترین موردی است که در خرید نرم افزار ای آر پی باید مورد توجه باشد. سیستم های ERP از جهات مختلف باعث صرفه جویی در هزینه می شوند. به عنوان مثال، آنها می توانند به ساده سازی و خودکارسازی فرآیندهای پیچیده کسب و کار کمک کنند و در زمان صرف شده برای انجام کارهای دستی صرفه جویی می کنند. آنها حتی می توانند فرآیندهایی که ارزش افزوده ندارند را حذف کنند و همه عملکردهای کسب و کار را یکپارچه کنند و باعث آگاه تر شدن کارکنان می شوند تا بتوانند با سازمان سازگارتر باشند.
صرفه جویی در هزینه ها مهم ترین موردی است که در خرید نرم افزار ای آر پی باید مورد توجه باشد. سیستم های ERP از جهات مختلف باعث صرفه جویی در هزینه می شوند.
سیستم ERP با حمایت از فرآیندهای استاندارد و قابل تکرار، به بهبود کیفیت و کاهش ضایعات کمک می کند. جایگزینی سیستم های نرم افزاری متعدد تنها با یک سیستم، باعث می شود به تعداد کمتری از شرکت های فروش تکنولوژی وابسته باشید، که این کار در هزینه های صدور مجوز و هم چنین الزامات یکپارچه سازی و مدیریت برنامه ها صرفه جویی می کند و نیاز به آموزش کارکنان در فرآیندهای مختلف را کاهش می دهد.
انتخاب یک سیستم ERP تحت وب یا ERP مبتنی بر ابر که در آن ارائه دهنده خدمات، زیرساخت ها، عملکرد، زمان آپدیت، ارتقاء و به روزرسانی را مدیریت می کند، مسئولیت های مرتبط با فناوری اطلاعات را کاهش می دهد.
2- فرصت هایی برای افزایش درآمد
سیستم ERP از وجود مقدار مناسب کالا برای پاسخگویی به تقاضای مشتریان اطمینان حاصل می کند. به همین خاطر می تواند خدمات بهتری به مشتری ارائه دهد و یک کسب و کار قابل اعتماد بسازد تا در نهایت فروش را افزایش دهد. خرید نرم افزار ERP به تیم شما این امکان را می دهد که سریع تر به نیازهای مشتری پاسخ دهند و دقت در گرفتن سفارش و تحویل به موقع کالا افزایش خواهد یافت و خواهند توانست گزینه های خدمات خودکار بیشتری ارائه دهند تا مشتریان هر زمان که آماده باشند به راحتی از شما خرید کنند.
علاوه بر این، با داشتن یک پایگاه داده مرکزی برای تمام اطلاعات مالی، یک سیستم ERP می تواند به کسب و کار کمک کند تا سودآورترین محصولات خود را شناسایی کنند، جریان نقدی را بهبود بخشند و تقاضا را پیش بینی کنند.
3- افزایش اثربخشی کسب و کار
بدون توجه به میزان اثربخشی ERP هنگام خرید نرم افزار ای آر پی نمی توانید انتخاب درستی داشته باشید. سیستم های ERP امروزی توانسته اند با ترویج همکاری آسان تر و سریع تر، معرفی بهترین روش ها و اتوماسیون در فرآیندها و ارائه داده های آنی درباره عملکرد شرکت در بین تیم ها، اثربخشی کسب و کار را بهبود بخشند. آنها به مدیران کمک می کنند تا ترندها و فرصت های در حال ظهور را شناسایی کنند و از تصمیم گیری استراتژیک و تاکتیکی حمایت کنند.
با خرید سیستم ERP، تیم ها به جای ادغام دستی داده ها از منابع متعدد با قدمت و درجات صحت متفاوت، داده های مشابهی را به اشتراک می گذارند. پس از پیاده سازی، سیستم های ERP باید بستری برای رشد و تغییر ارائه دهند و به شما کمک کنند تا خدمات جدید خود را معرفی کنید یا سریع تر و آسان تر وارد بازارهای جدید شوید.
امکانات مشترک
بسیاری از نرم افزارهای ERP ماژولار هستند. این ویژگی به شما این امکان را می دهد تا موقع خرید نرم افزار ای آر پی با عملکردهای اصلی شروع کنید و زمانی که آماده هستید فعلیت خود را گسترش دهید یا بتوانید ماژول های خاص مرتبط با صنعت یا ویژگی های متناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید.
بیشتر سیستم های ERP علاوه بر پایگاه داده نهفته خود، ابزارها و امکاناتی را برای حسابداری، برنامه ریزی مالی، تدارکات و کنترل زنجیره تامین کالا، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتری، سفارش و انجام خدمات ارائه می دهند. از خدمات چشمگیر سیستم های ERP می توان به تجارت الکترونیک، اتوماسیون خدمات حرفه ای و مدیریت منابع انسانی اشاره کرد. سیستم های ERP هم چنین می توانند دارای امکاناتی چون تجزیه و تحلیل و قابلیت های هوش تجاری، یکپارچه سازی و اتوماسیون گردش کار و داشبوردهایی برای دادن دسترسی و کنترل آسان تر به مدیران باشند.
نحوه انتخاب و خرید نرم افزار ERP
درست مانند هر تصمیم مهم تجاری، با مشخص کردن اهداف و انتظارات خود شروع کنید و سهامداران کلیدی را در جریان بگذارید که بیشترین سود را از اجرای موفقیت آمیز سیستم خواهند داشت (یا در صورت وجود هر گونه مشکلی، بیشترین ضرر را متقبل خواهند شد). زمانی که برنامه جامع پیاده سازی ERP تدوین و یک تیم پیاده سازی تشکیل دادید، پیشنهادات متناسب با کسب و کار خود را شناسایی کنید.
اگر تازه کار هستید، بهتر است هنگام خرید نرم افزار ERP، کار خود را با یک درخواست برای اطلاعات (RFI) شروع کنید. از این طریق می توانید به ارائه دهندگان ERP یک دید کلی از هدف خود ارائه دهید و از آنها بخواهید تا راهکارهای پیشنهادی مناسب با درخواست شما را ارائه دهند. می توانید از یک مشاور کمک بگیرید تا در ارزیابی گزینه های مناسب و ایجاد دقیق تر یک درخواست برای پیشنهاد (RFP) یا درخواست برای نقل قول (RFQ) شما را راهنمایی کنند.
توجه داشته باشید که برخی از مشاوران ممکن است در کار با یک یا چند ارائه دهنده نرم افزار ERP تخصص داشته باشند. در همان حین که ارائه دهندگان ERP بالقوه برگزیده خود را انتخاب می کنید، بهتر است یک چک لیست پیاده سازی ERP ایجاد کنید و سوالات دقیق و مشخصی در مورد پشتیبانی فنی، حل مشکل و هزینه ها بپرسید. برای مثال:
بازه زمانی
دانستن بازه زمانی پیاده سازی، از مواردی است که هنگام خرید نرم افزار ERP باید مد نظرتان باشد. این سوالات را از ارائه دهنده ERP بپرسید. پیاده سازی سیستم ERP چقدر طول می کشد؟ یک برنامه ریزی دقیق چگونه خواهد بود؟ چه منابعی را در چه زمانی باید تهیه کنم؟ اختلالات عملیاتی چگونه محدود می شوند و چه زمانی ممکن است رخ دهند؟
سفارشی سازی
چقدر می توان سیستم را با نیازهای من سفارشی سازی کرد؟ واقعا کجا سفارشی سازی ها ضروری هستند و کجا می توانم از ماژول ها، گزارش ها یا منابع دیگری که ارائه دهنده، قبلا برای صنعت من ایجاد کرده است استفاده کنم؟ آیا ارائه دهنده انتخابی من می داند که فرآیندها و الزامات من واقعا در کجا منحصر به فرد هستند؟ آیا توجیه شده ام که در کجا ممکن است آنقدر که فکر می کردم سیستم ها متفاوت نباشند؟
مدیریت پروژه
موضوع مدیریت پروژه که توسط سیستم ERP ارائه می شود، در زمان خرید نرم افزار ای آر پی بسیار مهم است چرا که مدیریت پروژه مهم ترین قابلیت های این سیستم می باشد. چگونه ارائه دهنده نرم افزار ERP پروژه من را مدیریت خواهد کرد؟ آیا من یک مسئول هماهنگی با تجربه خواهم داشت؟ کدام یک از اعضای تیم من در اجرای پروژه مشارکت خواهند کرد؟ چگونه ارائه دهنده به من کمک می کند تا پیشرفت سیستم را پیگیری کنم؟ در صورت بروز مشکل با چه کسی تماس بگیرم؟ سرعت پاسخ دهی چقدر خواهد بود؟
قابلیت استفاده
پذیرش کاربر یک بخش اساسی از استقرار موفق ERP است. کاربردی و راحت بودن استفاده از برنامه در بخش ها و وظایف مختلف را بررسی کنید.
هزینه های اشتراک
در یک قرارداد اشتراک، هزینه ها چگونه تعیین می شوند؟ کدام هزینه ها اولیه، کدام هزینه ها ماهانه است، و در قرارداد تغییرات چگونه مدیریت خواهند شد (مثلا در زمان افزایش استفاده)؟
هزینه های پروژه
در مورد پیاده سازی پروژه من چه چیزی ممکن است منجر به ایجاد هزینه های اضافه شود؟ سایر مشتریان کجا با هزینه های اضافه مواجه شده اند؟ برای درک محدوده پروژه باید دقیقا به چه چیزی توجه کنم؟
انتقال داده ها
زمانی که بعد از خرید نرم افزار ERP و استقرار آن قصد دارید داده ها را از دیگر پلتفرم های مورد استفاده، به سیستم ERP منتقل کنید، در حال سپری کردن مهم ترین چالش استقرار ERP در سازمان خود هستید. در مورد انتقال داده های موجود خود چه چیزی باید بدانم؟ آیا من در ارزیابی پیچیدگی های مهاجرت از سیستم های قدیمی، پاک کردن داده ها، حذف داده های اضافه یا منسوخ و غیره، با ارائه دهنده ERP خود همسو هستم؟
به روزرسانی و نگهداری
چگونه می توانم پس از پیاده سازی ERP تغییراتی در سیستم آن ایجاد کنم؟ فرآیند افزودن ویژگی های جدید، تغییر تعداد کاربران، سفارشی سازی گزارش های جدید یا تغییرات دیگر چگونه انجام می شوند؟ چه تغییراتی می توانم ایجاد کنم؟ برای مثال، ایجاد گزارش ها و پرس و جوهای جدید چگونه انجام خواهد شد؟ کدام فعالیت ها به کمک ارائه دهنده یا مشاور یا برنامه نویس متخصص نیاز دارند؟
انعطاف پذیری پلت فرم
آیا ارائه دهنده سیستم ERP ابزارهای برنامه نویسی را برای سفارشی کردن سیستم را نیز ارائه می دهد؟ آیا یک جامعه مشترک قوی وجود دارد که برنامه های افزودنی را بر اساس بخش یا صنعت و ادغام های از پیش ساخته شده با سایر برنامه ها ارائه دهد؟
آموزش
چه نوع آموزش هایی در محل، کدام از راه دور یا کدام یک با منابع آموزشی ارائه می شوند؟ هزینه آنها چقدر است؟ آیا رایگان هستند؟ هر چند وقت یک بار به روزرسانی و گسترش می یابند؟ یک نسخه آزمایشی فنی کامل از سیستم ERP درخواست کنید تا تیم شما با استفاده از آن تجربه کاربر را بررسی کنند و استفاده از نرم افزار را عملا تجربه کنند.
درخواست کنید تا شما را به شرکت هایی مشابه به خودتان که همان نرم افزار را پیاده سازی کرده اند ارجاع دهند و برای بررسی کامل آنها وقت بگذارید. از آنها بپرسید در صورت وجود مشکلات چه اتفاقی می افتد، آیا تنها یک مسئول هماهنگی برای حل مشکلات وجود دارد؟ آیا نرم افزار به خوبی کار می کند؟ چگونه تجربه کاربر به بهره وری سازمان کمک می کند یا مانع آن می شود.
هم چنین بپرسید که آیا کارمندان آنها توانستند به راحتی به محیط جدید اعتماد کنند یا به دنبال راه حل های در خارج از آن بودند؟ تجربه آنها در کار کردن با این ارائه دهنده ERP چگونه بود؟ چقدر طول کشید تا نتیجه استفاده از آن را ببینند؟ اکنون کجا هستند و اقدامات بعدی آنها چه خواهد بود؟
ایجاد یک طرح توجیهی کسب و کار برای خرید ERP
قبل از خرید نرم افزار ERP و سرمایه گذاری در یک محصول، باید مطمئن باشید که اهداف تجاریتان را برآورده خواهد کرد. یک طرح توجیهی کسب و کار به سازمان کمک می کند میزان سودی که یک سیستم ERP ایجاد خواهد کرد را تخمین بزند، بنابراین می تواند این ارزش سود را در برابر هزینه ها و خطرات پیاده سازی ارزیابی کند و تصمیم نهایی خود بگیرد.
هنگام نوشتن یک طرح توجیهی کسب و کار برای سیستم ERP، می توانید با مشکلاتی که باید حل کنید و مزایایی که می خواهید به دست آورید، شروع کنید. ممکن است انتظار داشته باشید که به برخی از اهداف تان زودتر برسید. برای مثال، بستن سریع تر پایان ماه یا از کار انداختن سرورها و اجتناب از به روزرسانی های نرم افزاری که دیگر به آن نیاز ندارید. موارد دیگر ممکن است بلندمدت باشند، مانند رشد بهره وری 10 تا 20 درصد پس از آموزش کامل همه افراد و زمانی که شما تمام گردش های کاری خودکارسازی شده که مد نظر داشتید را آزمایش و اجرا کردید.
بر اساس ارزیابی واقع بینانه از آنچه که معمولا شرکت هایی مانند شما برای استقرار سیستم مورد نظرتان نیاز دارند، هزینه ها را نیز به دقت تعیین کنید، از جمله هزینه های برنامه ریزی، اجرا، آموزش و کاهش هزینه ها.
نتیجه
در دهه های قبل، سیستم های ERP اساسا مختص شرکت های بزرگ طراحی شده بودند و پیاده سازی آنها بسیار پیچیده بود. این صنعت از آن زمان تاکنون راه طولانی را طی کرده است. سیستم های ERP به خوبی جا افتاده اند و مدیریت آنها ساده تر شده و کسب سود را آسان تر کرده است. اگر از قبل به خوبی در این مورد تحقیق کنید، خرید نرم افزار ERP یکی از قدرتمندترین اقداماتی خواهد بود که برای تقویت رقابت خود انجام خواهید داد.
