مانند هر پروژه مهم دیگری، انتخاب استراتژی پیاده سازی ERP مناسب، شانس موفقیت پروژه را تا حد زیادی افزایش می دهد. انتقال به یک سیستم ERP جدید یک پروژه بزرگ برای هر سازمانی است.
یک نرم افزار ERP مجموعه ای یکپارچه از نرم افزار است که به بسیاری از گوشه های سازمان شما، از حسابداری گرفته تا تولید، موجودی، توزیع و فروش دسترسی دارد. دقیقا از آنجایی که سیستم بر بخش های زیادی از کسب و کار شما تأثیر می گذارد، برنامه ریزی دقیق پیاده سازی ERP، که مراحلی از تجزیه و تحلیل و طراحی اولیه تا استقرار و پشتیبانی را در بر میگیرد، ضروری است.
زمانی که نوبت به مرحله حساس استقرار می رسد، چندین استراتژی ممکن وجود دارد که مزایا و خطرات بالقوه متفاوتی را دارند.
مراحل پیاده سازی ERP
یک پیاده سازی ERP معمولا به 6 مرحله یا فاز اصلی تقسیم می شود که در طول ماه ها یا در برخی موارد سال ها اجرا می شود. این فرآیند باید قبل از اینکه در مورد خرید نرم افزار ERP تصمیم بگیرید شروع شود و پس از عرضه اولیه سیستم انتخابی شما ادامه یابد. این فازبندی باعث می شود چالش های پیاده سازی ERP را بهتر کنترل و مدیریت کنید.
این مراحل ممکن است همپوشانی داشته باشند و بسته به نوع شرکت تا حدودی متفاوت خواهند بود. اما به طور کلی شرکت ها این 6 مرحله را طی خواهند کرد:
1- کشف و برنامه ریزی
در این مرحله از استراتژی پیاده سازی ERP سازمان یک تیم پروژه را گرد هم می آورد که اطلاعات لازم را در مورد نیازهای بخش های مختلف کسب و کار و مشکلاتی که سیستم ERP باید حل کند جمع آوری می کند. این تیم وظیفه دارد لیست کوتاهی از فروشندگان، صدور درخواست برای پیشنهادات، انتخاب سیستم ERP، مدیریت پیاده سازی و اطمینان از برآورده شدن نیازهای گروه های مختلف و پذیرش کامل آن، تهیه کند. یک برنامه جامع پیاده سازی ERP شاید مهم ترین عامل موفقیت باشد.
2- طرح
در این مرحله، تیم پروژه، گردش کار موجود را تجزیه و تحلیل می کند و تعیین می کند که چگونه ممکن است این گردش کار با سیستم جدید تغییر کند. در این مرحله از استراتژی پیاده سازی ERP انعطاف پذیری کلیدی است، زیرا مدیران و صاحبان فرآیندهای کسب و کار که مسئولیت عملیات روزانه را بر عهده دارند باید نسبت به تنظیم نحوه انجام وظایف دسترسی داشته باشند.
با استفاده از این گردش کار، تیم پروژه دقیقا مشخص می کند که کدام ویژگی نرم افزار ERP برای شرکت حیاتی است. چگونه ممکن است نیاز به سفارشی سازی نرم افزار یا اضافه کردن ماژول ها برای برآورده کردن نیازهای هر گروه کسب و کار داشته باشید و کدام داده ها را به سیستم جدید منتقل کنید.
3- توسعه
فروشنده ERP یا مشاور یکپارچه سازی ERP با تیم پروژه شما همکار می کند تا نرم افزار را برای مطابقت با نیازهای کسب و کارتان پیکربندی کند و همچنین فعالیت های دیگری را جهت آماده شدن برای استقرار انجام دهد، مانند تهیه مواد آموزشی و مستندات و شروع به وارد کردن داده ها. در استراتژی پیاده سازی ERP اگر از یک سیستم ERP داخلی استفاده می کنید، باید تصمیم بگیرید که چگونه سخت افزار، اتصال، عرضه مشتری و نگهداری و امنیت طولانی مدت را مدیریت کنید. یک سیستم ERP ترکیبی هم به همین ملاحظات نیاز دارد.
4- آزمایش
در مرحله آزمایش از استراتژی پیاده سازی ERP، قبل از پیاده سازی آن، سیستم را آزمایش کنید. این باید شامل ارزیابی های جامعی باشد که تمام روش هایی را که کارمندان مختلف از سیستم استفاده می کنند، پوشش دهد. ممکن است مجبور شوید برای رفع مشکلات کشف شده در طول آزمایش، تنظیمات دقیقی انجام دهید، اما این بهتر از این است که کارمندان پس از استقرار نهایی سیستم مشکلات را پیدا کنند.
5- استقرار
پس از تکمیل پیکربندی، انتقال داده ها و آزمایش، شروع به کار کنید! اما هنوز جشن نگیرید: تا زمانی که کارکنان شما به طور کامل از این سیستم برای کارهای روزمره خود استفاده نکنند، شرکت بازده کامل سرمایه گذاری خود را دریافت نخواهد کرد و در نتیجه استراتژی پیاده سازی ERP ثمربخش نخواهد بود. فراموش نکنید که آموزش را در اولویت قرار دهید.
6- پشتیبانی
تیم پروژه اطمینان حاصل می کند که کاربران پشتیبانی مورد نیاز خود را دارند و در نتیجه به ارتقای سیستم و رفع مشکلات در صورت نیاز ادامه می دهند. اگر یک نرم افزار ERP داخلی را انتخاب کرده اید، به منابع IT اختصاص داده شده برای مشکلات امنیتی، ترمیم و تعمیر، نگهداری و عیب یابی نیاز دارید.
5 نکته مهم برای یک تیم کامل پیاده سازی ERP
داشتن اسپانسر اجرایی: چه کسی مقررات اداری دست و پاگیر، بودجه و سازمان را برای به روزرسانی فرآیندها جمع خواهد کرد؟
دیدگاهی جامع نگر: این یک اشتباه است که IT به بخش های مالی و سایر بخش ها دستور می دهد که از کدام سیستم ERP استفاده کنند.
اولویت بندی اعضا: به یاد داشته باشید، این تیم باید بینش عمیقی در مورد الگوهای کاربر و فرآیندهای کسب و کار ارائه دهد تا بتوانند گزینه ها را به درستی ارزیابی کنند.
اولویت برنامه ریزی: این پروژه بخش قابل توجهی از زمان برخی از کارمندان را می گیرد. هرچه تیم بزرگ تر باشد، می توانید کار را بیشتر گسترش دهید. با این حال، برخی وظایف ممکن است نیاز به واگذاری مجدد داشته باشند.
به دنبال مهارت باشید: اعضای تیم را بر اساس تخصص و مهارت آنها انتخاب کنید. از اعضای تیم با مهارت های لازم برای مشارکت در استراتژی پیاده سازی ERP حمایت کنید.
4 استراتژی پیاده سازی ERP
تعدادی استراتژی پیاده سازی ERP اثبات شده وجود دارد که هر کدام دارای مزایا و معایبی هستند. همه چیز در همکاری ذینفعان برای پیاده سازی یک نرم افزار ERP جهت رسیدن به یک هدف واحد است؛ موفقیت کسب و کار
در اینجا چهار مورد مهم از استراتژی پیاده سازی ERP آورده شده است.
1- انفجار بزرگ
در این رویکرد از استراتژی پیاده سازی ERP که به آن «روش تک مرحله ای» نیز گفته می شود، همه کاربران به طور همزمان به سیستم جدید منتقل می شوند. شما باید تمام تنظیمات و آزمایش سیستم جدید و همچنین آموزش را تا تاریخ شروع به کار تکمیل کرده باشید.
مزیت در اینجا این است که شما به سرعت شروع به درک مزایای نرم افزار ERP می کنید، مانند بهره وری بالاتر، بینش بهتر و هزینه های عملیاتی کمتر. با این حال، هنگامی که سیستم را راه اندازی کردید، بازگشت به عقب دشوار است، بنابراین مهم است که همه چیز را درست انجام داده باشید. هر گونه خطا یا نقص – حتی نسبتاً جزئی – می تواند بر کارمندان، شرکای تجاری و مشتریان تأثیر بگذارد. همچنین ممکن است تا زمان عادت کردن کارکنان به سیستم جدید، بهره وری موقتا کاهش یابد.
2- استقرار مرحله ای
تحت رویکرد مرحله ای، استقرار ویژگی ها، ابزارها و مؤلفه ها در یک دوره طولانی مدت انجام می شود که ممکن است هفته ها یا ماه ها طول بکشد. این رویکرد سنجیده تر از استراتژی پیاده سازی ERP می تواند ریسک کمتری نسبت به استراتژی انفجار بزرگ داشته باشد. همچنین شرکت را قادر می سازد ابتدا بر «پیروزی های سریع» یعنی عملکردهایی که فورً فواید را به همراه دارند تمرکز کند و آموخته های مراحل استقرار اولیه را برای بهبود فرآیند برای مراحل بعدی به کار گیرد.
اما معایبی نیز در این روش وجود دارد که شامل: مدت زمان بیشتری طول می کشد تا از مزایای کامل ERP جدید بهره مند شوید و شرکت شما باید همزمان دو سیستم را پشتیبانی کرده و هزینه آن را بپردازد. در این روش، سه رویکرد اصلی وجود دارد.
– سازمان ها ممکن است یک ماژول ERP را فعال کنند، اشکالات و مشکلات پردازش را برطرف کنند و سپس به مرحله دیگری بپردازند. اکثر سازمان ها با وظایف اصلی شروع می کنند و از آنجا ادامه می دهند.
– امکان دیگر این است که توسط واحدهای کسب و کار مانند منابع انسانی، مالی یا تدارکات مستقر شده و سپس بر اساس نیازها و سلسله مراتب به جلو حرکت کنید.
– رویکرد سوم این است که به صورت مرحله ای از عرضه بر اساس جغرافیا استفاده کنند.
3- استقرار موازی
با این استراتژی پیاده سازی ERP ، کسب و کار به استفاده از سیستم های قدیمی خود به موازات ERP جدید برای مدت زمان مشخصی ادامه می دهد. به طور کلی این روش کم خطرترین روش در نظر گرفته می شود زیرا در صورت بروز مشکل، امکان بازگشت به سیستم قدیمی وجود دارد. به دلیل این شبکه ایمنی، برخی از سازمان ها از این استراتژی برای فعالیت های حیاتی استفاده می کنند.
این رویکرد همچنین می تواند سازگاری تدریجی با سیستم جدید را برای برخی از کاربران آسان تر کند. با این حال، پذیرش موازی می تواند یک رویکرد پرهزینه باشد زیرا به زمان و منابع بیشتری برای کارمندان نیاز دارد تا دو سیستم را همزمان در حال اجرا نگه دارد. هم چنین پذیرش موازی می تواند خطرات خاص خود را داشته باشد مانند وارد کردن داده ها دو بار در دو سیستم مختلف که احتمال خطا را دو برابر می کند. با این حال، این روش ممکن است بهترین گزینه برای شرکت هایی باشد که از معماری ERP دو لایه استفاده می کنند.
3- استقرار ترکیبی
همانطور که از نام آن پیداست، این رویکرد از استراتژی پیاده سازی ERP عناصر استراتژی های بالا را ترکیب می کند. به عنوان مثال، یک سازمان ممکن است ماژول های ERP اصلی را با استفاده از یک استراتژی تک مرحله ای فعال کند، سپس ماژول های دیگر را در مراحل مختلف در بخش های خاص عرضه کند.
نحوه انتخاب یک استراتژی پیاده سازی ERP
هیچ استراتژی پیاده سازی ERP برای هر شرکت و هر موقعیتی مناسب نخواهد بود. انتخاب استراتژی پیاده سازی مناسب شما به عوامل مختلفی بستگی دارد. این عوامل شامل:
1- اندازه کسب و کار
استراتژی انفجار بزرگ یا تک مرحله ای اغلب برای شرکت های کوچک و متوسط بهترین کارایی را دارد. جایی که مدیریت فرآیند انتقال کل سازمان به صورت تک مرحله ای آسان تر است. زیرا کارمندان و واحدهای کمتری دارد. شرکت های بزرگ تر، بهویژه آنهایی که ساختارهای سازمانی پیچیده ای دارند، ممکن است این رویکرد را بسیار خطرناک ببینند.
2- ریسک پذیری
اگر زمانی که کارمندان شروع به استفاده از سیستم جدید ERP می کنند با مشکلات بزرگی مواجه شدید، چه تاثیری بر کسب و کار شما خواهد داشت؟ کسب و کاری که کاملا متکی به سیستم هایی است که 24/7 کار می کنند، ممکن است تمایل کمتری به پذیرش ریسک های مرتبط با رویکرد تک مرحله ای استراتژی پیاده سازی ERP داشته باشند و احتمالا ممکن است یک پذیرش موازی، حداقل برای حیاتی ترین ماژول ها را انتخاب کنند.
3- سرعت مطلوب بازگشت سرمایه (ROI)
با روش پذیرش مرحله ای استراتژی پیاده سازی ERP ، ممکن است بتوانید ماژول های ERP را راه اندازی کنید که گلوگاه های کسب و کار خاصی را برطرف می کنند و بنابراین نسبتا سریع بازگشت سرمایه به همراه خواهد داشت. روش تک مرحله ای، البته کل انتقال به ERP را به سرعت تکمیل می کند، با پتانسیل بازگشت سرمایه حتی بیشتر، زیرا سازمان به زودی متوجه مزایایی می شود که وقتی همه از یک سیستم یکپارچه استفاده می کنند، به دست می آید.
4- هزینه
اگر هزینه کلی پروژه پیاده سازی ERP یک نگرانی اساسی باشد، یک استراتژی تک مرحله ای ممکن است جذاب باشد زیرا هزینه عملیات سیستم های قدیمی و جدید را به طور همزمان حذف می کند.
مراحل پیاده سازی ERP
هر نوع استراتژی پیاده سازی ERP را که سازمان انتخاب کند، بیشتر مراحل واقعی، یکسان است. هنگامی که وظایف جدید برای کاربران ارائه می شود، سازمان نرم افزار را پیکربندی می کند. اقدامات مقدماتی مانند آموزش، انتقال داده ها و آزمایش های گسترده را انجام می دهد. سپس نرم افزار را برای کاربران مستقر می کند و آموزش و پشتیبانی را ارائه می دهد.
با یک استراتژی تک مرحله ای، تیم پروژه تلاش های خود را بر روی هر یک از این مراحل متوالی متمرکز می کند. پس از زمان استقرار نرم افزار، تیم پروژه می تواند صرفا روی پشتیبانی و هرگونه نیاز جدید تمرکز کند.
با رویکرد تک مرحله ای، تیم پروژه ممکن است به طور همزمان روی چندین مرحله برای فرآیندها یا بخش های مختلف سازمان کار کند. برای مثال، ممکن است در مرحله استقرار ماژول های مالی در اولویت باشد در حالی که هنوز روی طراحی و توسعه عملکرد نرم افزار CRM کار می کند.
نکات مهم پیاده سازی ERP
انتقال به ERP نشان دهنده تغییر قابل توجهی در نحوه عملکرد سازمان است و هر تغییری خطراتی را به همراه دارد. این نکات می تواند به هموار کردن مسیر موفقیت در استراتژی پیاده سازی ERP کمک کند.
کسب موافقت مدیر ارشد: بدون پشتوانه مدیریت ارشد در تمام بخش ها، اجرای ERP احتمالا دچار تزلزل می شود.
مدیریت انتظارات: هیچ پروژه ای با این وسعت بدون خطا به نتیجه نمی رسد. بسیار مهم است که کارکنان انتظارات واقع بینانه در مورد انتقال داشته باشند. این امر مستلزم ارتباط تیم پروژه در کل فرآیند پیاده سازی است.
در نظر گرفتن تاثیر سفارشی سازی: بیشتر سازمان ها و بخش های مختلف، برای پشتیبانی از فرآیندهای کسب و کار، درخواست سفارشی سازی می کنند. با این حال، با نرم افزار ERP داخلی، سفارشی سازی گسترده می تواند ارتقاء به نسخه های جدید را دشوار کند، که مانع از توانایی شما برای استفاده از ویژگی های جدید مطلوب می شود.
استفاده از KPIهای مناسب: سیستم ERP شما می تواند در ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) کمک کند که سازمان را قادر می سازد پیشرفت ها و نتایج را اندازه گیری کند. اما مهم است که روی معیارهایی تمرکز کنید که برای اهداف کسب و کار شما بیشترین اهمیت را دارند، خواه این به معنای ردیابی رشد فروش باشد یا کارایی عملیاتی.