توجه به چالش های یکپارچه سازی ERP موضوعی است که پیش از هر چیز باید در نظر داشته باشید زیرا یکپارچه سازی ERP با سایر سیستم های سازمانی همیشه کار آسانی نبوده است. ابتدا باید به این سوال پاسخ بدهید؛ هدف یک سیستم ERP چیست؟ اگر پاسخ شما این است که فرآیندهای تجاری را خودکار و شرکت را کارآمدتر می کند، درست گفتید.
در این مقاله به چند چالش رایج یکپارچه سازی ERP در سازمان ها اشاره می کنیم. تا انتها همراه ما باشید.
بیش از بودجه تعیین شده
اولین مورد از چالش های یکپارچه سازی ERP هزینه کردن بیش از بودجه تعیین شده است. اغلب اوقات هزینه پیاده سازی های ERP سه تا چهار برابر بیشتر از چیزی هستند که در ابتدا برای بودجه تعیین شده بود. اصلاحات سیستم برای بهبود قابلیت استفاده، در 65 درصد از مواقع مقصر اصلی این ماجرا هستند. اما نگران نشوید، مزایای آنها همیشه بیشتر از هزینه های آنهاست. همراه داشتن بهترین شرکت ارائه دهنده ERP رمز ایجاد یک سیستم ERP خوب برای سازمان شما خواهد بود. آنها مجموعه ای از خدمات را برای پوشش یکپارچه سازی و برنامه پیاده سازی ERP، تعیین اهداف روشن و ایجاد سیستم مناسب برای شرکت شما ارائه خواهند داد.
علی رغم چالش های سیستم ERP، سازمان ها از بخش هایی که ERP آنها ROI ایجاد می کرد گزارش تهیه می کنند که منجر به کاهش 40 درصدی هزینه های فناوری اطلاعات، کاهش 38 درصدی سطوح موجودی و کاهش 35 درصدی زمان چرخه خواهند شد.
ارتباطات نامطمئن
نرم افزار ERP شما پایگاه حیاتی ترین اطلاعات تجاری، از جمله داده های حساس مشتری و اطلاعات اختصاصی است. باید به هر قیمتی شده از این داده ها به خوبی محافظت کنید. با انجام یکپارچه سازی ERP پیچیدگی بیشتری به سیستم شما اضافه خواهد شد که در این صورت امکان وجود ارتباطات ناامن که یکی از چالش های سیستم ERP است را نیز افزایش خواهد داد. زمانی که هکرهای سایبری نرم افزارهای ERP را هدف قرار می دهند، سازمان شما مورد تهدید بیشتری قرار خواهند گرفت.
پیچیدگی چالش های یکپارچه سازی ERP
پیچیدگی یکی از چالش های اجرا و پیاده سازی ERP در سازمان ها است. در طی سال های متمادی داده های جمع آوری شده در مورد پیاده سازی ERP نشان می دهند که 50 درصد از سازمان ها اولین بار با شکست مواجه شده اند و پیاده سازی ها معمولا 30 درصد بیشتر از زمان پیش بینی شده طول کشیده اند. شکست ها اغلب نتیجه ارتباطات و برنامه ریزی ضعیف بوده است. مواردی که کسب و کارها اغلب باید بر آن غلبه کنند عبارتند از:
- مقاومت داخلی در برابر سیستم های جدید
- مسائل یکپارچه سازی نرم افزار
- کیفیت ضعیف داده ها
افراد باید برای استفاده درست از سیستم ها آموزش ببینند. پذیرش و توانمندسازی داخلی در اینجا دارای نقش مهمی هستند. اگر پشتیبان داخلی یا مستندسازی مناسبی از گردش کار وجود نداشته باشد، پیاده سازی ها ممکن است پس از راه اندازی دچار شکست شوند. در ضمن کارمندان باید بدانند که چرا قرار است روند کاری آنها دچار تغییرات شوند تا انگیزه شان برای یادگیری سیستم حفظ شود.
کسب و کارهایی که برنامه دقیقی برای یکپارچه سازی ERP دارند و نیازهای خود را درک می کنند، می توانند از موجهه با شکست در پیاده سازی ERP خود جلوگیری کنند و بر چالش های یکپارچه سازی ERP غلبه کنند.
یکپارچه سازی ERP در تجارت الکترونیک
این که چه نوع یکپارچه سازی ERP را برای سازمان خود انتخاب خواهید کرد به منابع IT و نیازهای خاص کسب و کار شما بستگی دارد. یکپارچه سازی نرم افزار ERP با تجارت الکترونیک یکی از چالش های سیستم ERP است. یکپارچه سازی تجارت الکترونیک شامل اتصال سیستم تجارت الکترونیک شما (فروشگاه اینترنتی) با یک راهکار ERP است. آنها با هم به گسترش عملکرد فروشگاه تجارت الکترونیک شما و ایجاد تجربه خرید بهتر برای مشتریان کمک خواهند کرد.
داده هایی از جمله سرنخ ها، مشتریان، سفارش ها، زمان های ارسال، مالیات ها و پشتیبانی مشتری از طریق یکپارچه سازی ERP تجارت الکترونیک ردیابی می شوند. در اینجا هدف از یکپارچه سازی این است که داده ها را برای همه افراد سازمانی که فروشگاه تجارت الکترونیک را مدیریت می کنند در دسترس قرار گیرد.
مزیت های این کار عبارتند از:
- در دسترس بودن داده های دقیق و مرتبط در تمام بخش ها
- شمارش موجودی در زمان واقعی در سمت سرور و سمت کاربر
- گزینه های قیمت گذاری پویا و مشتری محور
- حسابرسی های مالی خودکار
چندین راه برای یکپارچه سازی ERP با پلتفرم تجارت الکترونیک وجود دارد:
1- خودتان به تنهایی از API راهکارهای تجارت الکترونیک استفاده کنید و سیستم را سفارشی سازی کنید. اما مسئولیت کامل مدیریت آن بر عهده خودتان خواهد.
2- از یک راهکار دیگر و از قبل آماده شده استفاده کنید. اگر به هر گونه سفارشی سازی نیاز داشتید، باید هزینه آن را بپردازید و برای انجام آن به تیم دیگری وابسته خواهید بود.
3- از یک سیستم ERP در یکپارچه ساز بومی شده با پلتفرم تجارت الکترونیک خود استفاده کنید. شرکت ERP یکپارچه ساز بومی در سیستم تجارت الکترونیک ایجاد می کند و برای تامین نیازهای شرکت چابکی لازم را دارد و می تواند با تقاضاهای بازار سازگار شود.
برندهای تجارت الکترونیک نیز می توانند برای بهبود کارایی و صرفه جویی در هزینه های خود با پلتفرم های مختلف یکپارچه شوند، مورادی مانند:
- مدیریت چرخه عمر محصول
- مدیریت زنجیره تامین
- سیستم های مدیریت انبار
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
یکپارچه سازی CRM با سیستم ERP یکی از چالش های یکپارچه سازی ERP است. هر شرکت تجارت الکترونیک به یک روش استاندارد برای مدیریت سرنخ ها و مشتریان نیاز دارد. سیستم های CRM داده های مشتری مانند خریدها و اطلاعات تماس را مدیریت می کنند تا بتوانند توسط تیم های فروش و بازاریابی استفاده شوند. کسب و کارها از این داده ها برای به دست آوردن یک دید بهتر در مورد مشتریان و تصمیم گیری آگاهانه هنگام تعامل با آنها استفاده می کنند.
شرکت شما همه اطلاعات مربوط به بخش های فروش، پشتیبانی، بازاریابی و داده های خریدار را در یک محل در دسترس خواهد داشت. از داده ها می توان به راحتی برای ایجاد تجربیاتی استفاده کرد که روابط شما با مشتریان را بهبود بخشد.
هوش تجاری (BI)
نرم افزار هوش تجاری (BI) برای بازیابی، تجزیه و تحلیل و گزارش داده ها طراحی شده است. این نرم افزار برای شرکت هایی که در حال تحول دیجیتال هستند، می تواند اهمیت زیادی داشته باشد چون داده های یک شرکت را قابل مشاهده می کند. هوش تجاری به راحتی داده ها را جمع آوری می کند و به تصویر می کشد تا ذینفعان بتوانند بینش های جدیدی را کشف کنند و بر اساس آنها عمل کنند تا بتوانند نتیجه نهایی به دست آمده را بهبود بخشند.
در برخی موارد، سیستم ERP می تواند یک ماژول هوش تجاری داخلی داشته باشد. اما بیشتر مواقع عملکرد این ماژول ها برای سازمان هایی که روزانه مقادیر زیادی داده دریافت می کنند به اندازه کافی قدرتمند نخواهد بود. هنگامی که یک شرکت یک سیستم BI دیگر را به یک ERP یکپارچه سازی شده متصل می کند، هر کارمند مجاز به راحتی به این اطلاعات دسترسی خواهد داشت. آنها به گزارش های پیشرفته ای دسترسی خواهند داشت که به کسب و کار کمک می کند از هر داده ای که دریافت می کند بهترین استفاده را ببرد. هوش تجاری در رفع چالش های یکپارچه سازی ERP کمک می کند.
منابع انسانی و چالش های یکپارچه سازی ERP
منابع انسانی یکی از چالش های یکپارچه سازی ERP است. هیچ بخش دیگری به اندازه منابع انسانی وظایف مرتبط با سمت سرور ندارد. حقوق و دستمزد، استخدام، ارزیابی ها و پیشنهادهای شغلی، مدیریت داده های منابع انسانی همه و همه می تواند به سرعت طاقت فرسا شوند. استفاده نادرست از داده های حساس منابع انسانی هم هزینه بر خواهد بود هم تهدیدی امنیتی برای هر کسب و کار است.
استفاده نادرست از داده های حساس منابع انسانی هم هزینه بر خواهد بود هم تهدیدی امنیتی برای هر کسب و کار است.
یک ماژول منابع انسانی در ERP به مدیریت، دیجیتالی کردن و خودکارسازی فرآیندهای بخش منابع انسانی کمک می کند. برخی از مزایای آن عبارتند از:
- ذخیره سازی و مدیریت ایمن پایگاه های داده اصلی کارمندان
- مدیریت حقوق و دستمزد و جبران خسارت
- بهبود مدیریت زمان و حضور و غیاب
- آموزش و توسعه بهتر کارکندان
کسب و کارها هم چنین می توانند در ماژول منابع انسانی ERP خود، نوع آوری ایجاد کنند. آنها می توانند برای سنجش میزان رضایت کارمندان در محیط کار نظرسنجی هایی انجام دهند، گزارش دهی خودکار را پیکربندی کنند و به راحتی بررسی های عملکرد را در سراسر سازمان پیاده سازی و درک کنند.
مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یکی از چالش های اجرا و پیاده سازی ERP در سازمان ها است. مانند نرم افزار هوش تجاری یا BI، برخی از سیستم های ERP می توانند شامل راهکارهای مدیریت پروژه باشند. اما بسیاری از شرکت هایی که در حال ساخت سیستم های ERP خود هستند، در حال حاضر از نرم افزار مدیریت پروژه پیچیده تری استفاده می کنند. دیدن وضعیت پروژه ها در ERP به چند دلیل مفید خواهد بود:
1- می توانید هزینه های پروژه را تعیین کنید.
2- می توانید به روزرسانی و فرآیندهای پروژه را مشاهده کنید.
3- می توانید بفهمید که آیا متدولوژی های پروژه اثربخش بوده اند یا خیر.
4- می توانید با بخش منابع انسانی و حقوق و دستمزد همکاری کنید.
زمانی که یک ماژول مدیریت پروژه در ERP خود ایجاد می کنید، همه افراد قابلیت مشاهده این که چه افرادی بر روی چه چیزی کار می کنند و چه زمانی تحویل داده خواهد شد را دارند. درک این گردش های کاری حس مالکیت را در بخش ها تشویق می کند و می تواند به شرکت ها کمک کند تا ایرادات پروژه های کوچک را قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ حل کنند.
بهترین روش های یکپارچه سازی سیستم ERP
چه اولین بار باشد که یکپارچه سازی ERP انجام می دهید چه چندمین بار، بهتر است روش های زیر را در نظر داشته باشید تا بتوانید بر چالش های یکپارچه سازی ERP غلبه کنید.
– یک نقشه یکپارچه سازی طراحی کنید
– قبل از اینکه در یکپارچه سازی با چالش های یکپارچه سازی ERP مواجه شوید، همراه تیم خود یک نقشه طراحی کنید. از فردی که اهداف تجاری و فرآیندهای داخلی شما را درک می کند بخواهید پروژه را مدیریت کند. برای برنامه ریزی جهت مقابله با چالش های اجرا و پیاده سازی ERP در سازمان ها که ممکن است پیش بیاید، با ذینفعان همکاری کنید.
هنگام برنامه ریزی موارد زیر را در نظر بگیرید:
- چرا می خواهید فروشگاهتان را با سیستم ERP خود یکپارچه کنید
- چه اطلاعاتی را می خواهید از فروشگاه به ERP ارسال کنید
- چه اطلاعاتی را می خواهید از ERP برای ذخیره سازی ارسال کنید
- در کدام قسمت از داده های موجودی شما، شکاف وجود دارد
- چه سیستم های دیگری مانند مدیریت انبار یا 3PL باید یکپارچه شوند و چگونه یکپارچه سازی کار خواهد کرد.
کارمندان، شرکا و فروشندگان را از تحولات آگاه کنید
کسب و کارهایی که از سیستم های قدیمی تر استفاده می کنند، احتمالا هنگام یکپارچه سازی یک ERP با چالش های یکپارچه سازی ERP و تغییرات و مقاومت هایی مواجه خواهند شد. فرآیندهای کسب و کار، وظایف و سایر موارد می توانند بر نحوه عملکرد شرکت تأثیر بگذارند پس باید انتظار برخی واکنش های منفی یا موانعی را داشته باشید که ممکن است با هر تحول در سازمان همراه باشد.
حتی سازمان هایی که از سیستم های ERP جدیدتر استفاده می کنند، احتمالا تحولاتی را در فرآیندها و روال های خود تجربه خواهند کرد. شاید آنها به این نتیجه برسند که فرآیندهای فعلی باید با یکپارچگی تجارت الکترونیک و گردش کار خاص سازگار شوند. داشتن ارتباط موثر در طول پروژه یکپارچه سازی رمز موفقیت شما خواهد بود.
اقدامات صحیح برای مدیریت داده ها
مدیریت درست داده ها از جمله چالش های پیاده سازی ERP و اساس یکپارچه سازی ERP است. داشتن داده های دقیق و قابل اعتماد می تواند دید کاملا درست نسبت به فرآیندهای کسب و کار شما بدهد و بر نتیجه نهایی که به دست خواهید آورد تأثیرگذار خواهد بود. شما باید به طور منظم کارهای زیر را انجام دهید:
• پاک کردن داده ها و عادی سازی فرمت ها
• اعتبارسنجی داده ها برای اطمینان از صحت آنها
• بررسی اینکه چه کسانی و چرا به داده ها دسترسی دارند
• حذف داده های بد یا تکراری
مدیریت صحیح داده ها تاخیرات احتمالی در طول فرآیند یکپارچه سازی را کاهش می دهد و انتقال داده ها را هموارتر می کند.
نتیجه
پر واضح است که یکپارچه سازی ERP پایه و اساس یک تجارت الکترونیک موفق است. این کار به متمرکز کردن داده های تجاری، خودکارسازی فرآیندها و بهبود همکاری بین تیم ها کمک خواهد کرد. همه اینها به خاطر این است که کسب و کار شما می تواند ارزش بیشتری برای مشتریان ایجاد کند و فروش را افزایش دهد.
