شما ERP ایده آل خود را انتخاب کرده اید، تنها چیزی که باقی مانده اجرای آن است. می دانید که فرآیند استقرار ERP می تواند یک کار چالش برانگیز باشد. البته باید بدانید که شکست در استقرار و پیاده سازی ERP امری رایج است و برای اینکه این پروژه به خوبی اجرا شده و استقرار یابد، باید برنامه ریزی زیادی انجام دهید.
سیستم های ERP را می توان به روش های مختلف و متناسب با نیازهای شرکت شما پیاده سازی کرد. اجرای صحیح ERP به شما اطمینان می دهد که می توانید سرمایه گذاری در ERP خود را به حداکثر برسانید و تمام ویژگی ها و سفارشی سازی را داشته باشید. در این مقاله شما را با فرآیند پیاده سازی ERP در کسب و کار آشنا می کنیم. همراه ما بمانید.
استقرار ERP چیست؟
استقرار ERP یا استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی فرآیندی است برای اطمینان از اینکه سیستم ERP از نظر عملیاتی قابل قبول است. به عنوان بخشی از استقرار سیستم ERP، نصب در محل، بررسی، ادغام و آزمایش باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که سیستم برای استقرار مناسب است. این شامل تمام مراحل، فرآیندها و فعالیت هایی است که برای در دسترس قرار دادن یک سیستم ERP یا به روز رسانی برای کاربر مورد نظر آن لازم است.
امروزه، استقرارهای مختلف ERP با روش های مختلف برای کاربر وجود دارد. هر استقرار به مهارت های متفاوتی نیاز دارد و برای اهداف متفاوتی کار می کند. بنابراین شرکت ها باید به دقت نوع مناسب استقرار ERP را در نظر بگیرند. چنین ملاحظاتی برای استقرار ERP و استفاده باید به طور کامل توسط همه طرف هایی که در طول پروژه گنجانده شده اند، برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل شود.
چرا استقرار ERP مهم است؟
فرآیند استقرار ERP یکی از مهمترین جنبه های هر پروژه ERP است. استقرار و پیاده سازی صحیح ERP نحوه نگهداری سیستم ERP و مدل قیمت گذاری نرم افزار ERP را تعیین می کند. همانطور که گفتم، هر نوع استقرار ERP مزایا و معایب خود را دارد و شما باید به دقت ارزیابی کنید که کدام یک بیشتر با نیازها و بودجه شما مطابقت دارد.
استقرار ERP مزایا و معایب خود را دارد و شما باید به دقت ارزیابی کنید که کدام یک بیشتر با نیازها و بودجه شما مطابقت دارد.
با این حال، همیشه بهترین کار این است که نیازها، الزامات و بودجه خود را با فروشندگان ERP در میان بگذارید زیرا بسته به بازخورد و نیاز شما می توانند گزینه مناسب تری را برای شما پیشنهاد کنند.
بهترین روش استقرار و پیاده سازی ERP چیست؟
دو تا از محبوب‌ترین روش‌ها و فرآیند استقرار ERP، یکی روش Big Bang و دومی روش مرحله‌ای است. با روش استقرار Big Bang ERP، کل سیستم شما یکباره فعال می شود و همه افراد در شرکت به طور همزمان به سیستم انتقال می یابند. به طور خلاصه، شما همه ماژول ها را در تمام بخش ها به طور همزمان دریافت می کنید. این رویکرد می تواند جدول زمانی پیاده سازی ERP را کوتاه کند، اما هم چنین می تواند باعث اختلال بیشتر در فعالیت روزانه کسب و کار شود و فشار بیشتری را بر کارمندان وارد کند.
روش دوم در فرآیند استقرار ERP، استقرار مرحله‌ای است. در این روش، سیستم ERP به طور متوالی، اغلب بر اساس ماژول یا بخش عملکردی، پیاده سازی می شود. در این روش پیاده سازی، زمانی که بخش‌هایی از نرم‌افزار جدید ERP به تدریج و در طی یک دوره آزمایش مورد سنجش قرار گرفت، پیاده‌سازی می‌شوند. فرآینده پیاده سازی ERP در این روش زمانبر بوده و بیشتر طول می‌کشد. این روش ممکن است به کاهش خطر و اضطراب در کارکنان داخلی کمک کند.
فرآیند استقرار ERP چیست؟
فرآیند استقرار ERP شامل نصب نرم‌افزار، انتقال تمام داده‌ها، اعم از داده‌های مالی و معاملاتی، نقشه‌برداری از فرآیندها و آموزش کاربران برای استفاده واقعی از نرم‌افزار است. این فرآیند تعیین می کند که آیا پیاده سازی ERP موفقیت آمیز است یا خیر.
مراحل استقرار ERP چیست؟
1. تیم پروژه ERP خود را جمع آوری کنید: برنامه ریزی کنید که چه کسی باید در تیم مسئول اطمینان از اجرای هموار در تمام بخش ها باشد.
2. ایجاد یک برنامه مدیریت تغییر ERP: تعیین کنید که چگونه از تیم خود در طول انتقال از سیستم های قدیمی در فرآیند استقرار ERP پشتیبانی می کنید.
3. تخمین بودجه اجرای ERP: اجرای ERP شما چقدر باید هزینه داشته باشد. هزینه های پنهانی که ممکن است پیش بینی نکرده باشید را هم باید در نظر بگیرید.
4. شروع انتقال داده ها: انتقال داده ها از سیستم های قدیمی به سیستم جدید نیاز به یک برنامه دارد.
5. آموزش کاربران برای استفاده از ERP: تصمیم بگیرید که هر کاربر سیستم به چه مقدار آموزش نیاز دارد. این کار در بودجه بندی و کیفیت آموزش تأثیرگذار است.
6. در طول اجرای ERP چه کاری باید انجام دهید: شما آماده هستید که سیستم خود را فعال کنید. اما باید مطمئن شوید که همه چیز به خوبی پیش می رود.
7. ارزیابی موفقیت پروژه ERP: شما استقرار و پیاده سازی ERP خود را کامل کرده اید. آیا موفقیت آمیز بوده است؟ باید موفقیت پیاده سازی ای ار پی را مورد ارزیابی قرار دهید.
در ادامه مطلب، هریک از مراحل گفته شده در فرآیند استقرار ERP را بیشتر توضیح می دهیم:
1. یک تیم پروژه ERP را گرد هم بیاورید
برنامه ریزی برای اجرای ERP به تنهایی بسیار بد خواهد بود. ایجاد یک تیم کارآمد و تخصصی پیاده سازی ERP کار شما را بسیار آسان تر می کند. برای شروع، به اعضای اصلی زیر نیاز دارید.
- مدیر پروژه: که کار رهبری تیم را بر عهده دارد.
- تحلیلگر برنامه: مسئول انتقال و پاکسازی داده ها است.
- توسعه دهنده برنامه: مسئول سفارشی سازی سیستم است.
- مهندس تست QA: کارهای تست و عملکرد سیستم را مدیریت می کند.
با این حال، برای اطمینان از اینکه پیاده‌سازی شما تا حد امکان بدون مشکل در تمام بخش‌ها پیش می‌رود به چند نفر دیگر نیاز دارید. اینها تا حد زیادی به این بستگی دارد که ذینفعان کلیدی شما چه کسانی هستند و با توجه به ماهیت ERP، بسته به اینکه چه عملکردی را اجرا می کنید، این تیم از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است.
در اینجا چند ذینفع نمونه وجود دارد که باید هنگام اجرای عملکردهای مختلف آنها را در نظر بگیرید:
| ذینفع | کارکرد منافع |
| مدیریت ارشد | تجزیه و تحلیل، گزارش، BI |
| حسابداری | دفتر کل، حساب ها، دارایی ها و مدیریت نقدی |
| مهندسان و کارکنان | چرخه عمر محصول، برنامه ریزی تولید، مدیریت اسناد، طراحی ها |
| کارگران بخش تولید | مدیریت اسناد، موجودی، طراحی |
| بخش فروش | پیش بینی، BI، CRM |
| کارکنان انبار | موجودی، WMS، SCM، ادغام دستگاه تلفن همراه |
فراموش نکنید که در صورت لزوم باید یک مشاور استقرار ای آر پی استخدام کنید. اگر خودتان تخصص کافی در این مورد ندارید یک مشاور پیاده سازی باتجربه می تواند مشکلات را قبل از بروز آنها پیش بینی نموده و آنها را حل کند.
فراموش نکنید که در صورت لزوم باید یک مشاور استقرار ERP استخدام کنید.
2. ایجاد برنامه مدیریت تغییر ERP
ابتدا، می‌خواهید پیاده‌سازی ERP خود را به صورت مرحله‌ای برنامه‌ریزی کنید و بسته به تخصص، آن را به تیم پیاده‌سازی خود واگذار کنید. می توانید از چک لیست زیر برای بررسی کارهایی که باید سریع انجام شود استفاده کنید. قبل از شروع اجرای خود، باید برنامه هایی برای موارد زیر داشته باشید:
- پیش بینی هزینه های اجرا و تهیه بودجه
- ایجاد برنامه زمانبندی پیاده سازی ERP
- انتقال داده ها به سیستم جدید
- آموزش پایگاه کاربر ERP شما
- تست ERP و فعالیت در آن
- ارزیابی موفقیت پروژه شما
دوم، شما باید راه‌هایی را برنامه‌ریزی کنید تا شرکت را در طول فرآیند استقرار ERP حفظ کنید. تغییر همیشه درجه ای از اختلال را به همراه دارد، اما می توان آن را با رعایت موارد زیر به حداقل رساند:
- ارتباط شفاف با هرگونه اختلال پیش بینی شده جهت رفع آن
- دادن زمان کافی برای آموزش کاربران
- در نظر گرفتن نیازهای ذینفعان کلیدی
3. تخمین بودجه اجرای ERP
در فرآیند پیاده سازی ERP هزینه های استقرار ERP خود را پیش بینی کرده و پیش نویس بودجه را پیش بینی کنید. تخمین بودجه یک سوال طلایی است. اگر پاسخ دادن به آن آسان بود، پیاده سازی های ERP با بودجه اضافی بسیار کمتری وجود داشت و افراد بسیار بیشتری برای مدیریت پروژه داوطلب می شدند. بیش از نیمی از پروژه های پیاده سازی های ERP بیش از بودجه تعیین شده اجرا می شود.
نیازی به گفتن نیست که بودجه بندی یک کار چالش برانگیز است و شما باید بسیار مراقب باشید. با این حال، هزینه هایی وجود دارد که می توان آنها را تعریف کرد. یک نقطه شروع خوب این است که فرض کنیم هزینه اجرای ERP به حداقل 1٪ از درآمد ناخالص سالانه یک شرکت نیاز دارد. سپس باید همه عوامل زیر را در بودجه پیاده سازی خود بگنجانید تا از هزینه های پنهان آسیب نبینید:
- ارتقاء سخت افزار/شبکه: اگر یک سیستم داخلی را پیاده سازی کنید، این موارد بسیار بیشتر خواهد بود.
- پرداخت اضافه کاری کارکنان: نکته مهمی که باید به خاطر بسپارید، در نظر گرفتن بودجه لازم برای اضافه کاری کارکنان در فرآیند استقرار ERP است.
- هزینه های آموزش فروشنده، سفارشی سازی و مشاوره: اگر خوش شانس باشید ممکن است فروشنده شما این هزینه ها را در قیمت اولیه نرم افزار گنجانده باشد، اما این به طور قطعی مشخص نیست. همیشه باید هزینه این موارد را بررسی کنید.
- پشتیبان‌گیری و ذخیره‌سازی داده‌ها: اینها اغلب با هزینه‌های استقرار و پیاده سازی ERP همراه هستند. اما همیشه این مورد را بررسی کنید.
هزینه ای که می توانید برای یک ERP بپردازید بسته به عوامل مختلفی از اندازه کسب و کار، الزامات و تعداد کاربران متفاوت خواهد بود. بودجه بندی برای هزینه های آموزش ERP را فراموش نکنید. 95 درصد از شرکت هایی که اجرای ERP آنها با شکست مواجه می شود، تنها 10 درصد از بودجه خود را به آموزش کاربران و مدیریت تغییر اختصاص می دهند.
نکته: برای دقیق‌ترین نتایج، باید برای کاهش بهره‌وری شرکت هم بودجه نیز در نظر بگیرید. زیرا مهم نیست که چقدر تلاش می‌کنید، در طول مدت فرآیند اجرا و استقرار ERP نمی توانید با حداکثر بازدهی کار کنید.
4. انتقال داده های ERP خود را شروع کنید
شما تا جایی که می توانید برنامه ریزی کرده اید. اکنون زمان آن رسیده است که به روند واقعی انتقال شرکت خود به ERP جدید بپردازید. در این مسیر، انتقال داده ها اولین گام است. اگر آن را درست انجام دهید، پایه محکمی برای ادامه تلاش های پیاده سازی خود ایجاد خواهید کرد. تحلیلگر برنامه شما باید این تلاش را رهبری کند زیرا این تخصص اوست. برای کمک، در موارد زیر آماده باشید:
- پاکسازی و تایید داده ها
- راه اندازی پایگاه داده
- نگاشت داده های قدیمی به فیلدهای پایگاه داده جدید
- انتقال اطلاعات به سیستم جدید
- آزمایش و تأیید داده های قدیمی
- تست و تایید ورودی داده های جدید
5. آموزش کاربران ERP
پذیرش کاربر کلید موفقیت فرایند استقرار ERP شما است و یک برنامه آموزشی مناسب برای کاربر جهت دستیابی به این امر ضروری است. راه های مختلفی برای آموزش نیروی کار شما وجود دارد. اما بیشتر روش‌های آموزشی را می‌توان به روش‌های «حضوری» و «آموزش الکترونیکی» تقسیم کرد:
| روش آموزش | مزایا | معایب |
| به صورت حضوری | اطمینان حاصل می کند که همه کارکنان از طریق جلسات اجباری شرکت می کنند. | هماهنگی بین نیروهای کار بزرگ، به خصوص با کارگران شیفت کاری، دشوار است. |
| آموزش الکترونیکی | به راحتی برای نقش های خاص سفارشی می شود. هماهنگی آسان تر از آموزش حضوری است. | تشویق کارمندان به انجام کارهای معمولی ممکن است دشوار باشد. |
صرف نظر از اینکه کدام روش آموزشی برای نیروی کار شما مناسب تر است، چهار ویژگی همه برنامه های آموزشی موفق عبارتند از:
- آموزش مبتنی بر نقش برای ساده کردن فرآیند و نگه داشتن کارمندانی که مشکل زمانی دارند.
- فرصت هایی برای کارآموزان جهت ارائه بازخورد
- فرصت هایی برای تیم اجرا جهت اقدام بر اساس بازخوردهای کارآموزان
- پاکسازی کانال های ارتباطی با تیم های پشتیبانی فروشنده
نکته: کارکنان امیدوارکننده و آگاه به فناوری را شناسایی کنید تا به عنوان ابرکاربران ERP آموزش ببینند. سپس آنها می توانند با مشکلات کاربر سطح پایین برخورد کنند و به شما امکان می دهند بر روی کار در حال انجام تمرکز کنید.
برای بهترین نتایج، چرا بخش هایی از برنامه تمرینی خود را بازی واره (گیمیفی) نکنید؟ در مطالعه‌ای که توسط TalentLMS انجام شد، 89 درصد از افراد مورد بررسی اظهار داشتند که یک سیستم مبتنی بر امتیاز مشارکت آنها را افزایش می‌دهد، در حالی که 62 درصد گفتند که تابلوهای امتیازات و فرصت رقابت با همکاران، آنها را برای یادگیری تشویق می‌کند. از این روش به سود خود استفاده کنید.
امتیازات کوچک برای همه کسانی که وظایف آموزشی را به موقع انجام می دهند مثل جایزه، ساعت اضافی برای استراحت، و مزایای بزرگتر مثل پاداش نقدی، روز مرخصی اضافی برای افراد برتر، شرکت در آموزش را برای کارمندان پرمشغله جذاب تر می کند.
6. برنامه ریزی کنید و فعالیت های ERP را شروع کنید
شروع فعالیت های ERP روز بزرگ شما است. مواردی که باید برنامه ریزی کرد عبارتند از:
- تست سیستم (قبل و پس از پخش زنده)
- برنامه ریزی کارکنان شامل اضافه کاری مورد نیاز یا کارکنان موقت
- شناسایی معیارهای ارزیابی پروژه
- ایجاد یک استراتژی ارتباطی برای خرابی سیستم
- بررسی سرعت و قابلیت اطمینان شبکه
- فرآیندهای پشتیبان گیری از داده ها
ارتباط در اینجا کلیدی است، هم با تیم شما و هم با نیروی کار گسترده تر. باید روشن باشید که چه کسی چه کاری انجام می دهد، چه زمانی انتظار دارید انجام شود و چه ساعاتی برای استراحتی لازم است.
7. موفقیت پروژه پیاده سازی ERP را ارزیابی کنید
برای ارزیابی موفقیت انجام کار در فرآیند استقرار ERP با این سوالات ساده شروع کنید:
- آیا شرکت سقوط کرده یا ورشکست شده است؟
- آیا کارکنان از فروشنده ERP به دلیل نقض قرارداد شکایت می کنند؟
- آیا توانستید اجرای پروژه را نزدیک به بودجه نگه دارید؟
برای اینکه کمی بیشتر در مورد چیزها عمیق تر شوید، باید از ترکیبی از معیارهای زیر استفاده کنید:
- بازگشت سرمایه: آیا بازدهی در پولی که برای ERP خود خرج کرده اید دیده اید؟
- کاهش خطای انسانی: یک ERP به خوبی پیاده سازی شده باید خطاهای داده را به دلیل اتوماسیون فرآیند کاهش دهد. اگر برنامه آموزشی شما جواب داد، کارمندان باید از این ویژگی ها نهایت استفاده را ببرند
- افزایش سطح بهره وری: این خود گویای آن است. آیا ERP دقیقا به آنچه که در نظر گرفته شده بود دست یافته است؟
- افزایش رضایت مشتری: آیا زمان برگشت افزایش یافته است؟ آیا سفارشات را سریعتر پردازش می کنید؟
نتیجه
اکنون به پایان برنامه پیاده سازی ERP در فرآینده استقرار ای آر پی رسیده ایم. آخرین جمله برای تأکید مجدد این است؛ همه شرکت ها متفاوت هستند. اما جهت موفقیت حداکثری باید این الگو را بر اساس نیازها، زمان‌بندی‌ها و ویژگی‌های سازمان خود سفارشی سازی کنید.
