سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP در صنعت خرده فروشی به نرم افزاری اطلاق می شود که تمام داده ها و فرآیندهای مرتبط یک سازمان را یکپارچه می کند. ERP خرده فروشی که برای تسهیل بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار داخلی در یک سازمان طراحی شده است، به ابزاری رقابتی برای شرکت ها و فروشگاه های خرده فروشی تبدیل شده اند.
یک نرم افزار ERP از یک پایگاه داده استفاده می کند که به بخش های مختلف اجازه می دهد تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. سیستم‌های ERP شامل ویژگی‌های خاص عملکردی هستند که برای تعامل با ماژول‌های دیگر مانند ورود سفارش، حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، خرید، و غیره طراحی شده‌اند. نرم افزار ERP خرده فروشی دارای دامنه گسترده‌ای هستند که قابلیت‌های عملکردی را به سازمان ارائه می‌کنند.
نرم افزار ERP چیست؟
ERP به معنی برنامه ریزی منابع سازمانی است. اصل اصلی ERP این است که نرم افزارهایی را که در سرتاسر کسب و کار خود استفاده می کنید، در یک مجموعه واحد و یکپارچه ادغام کند که تمام نیازهای کسب و کار شما را از ابتدا تا انتها برطرف کند. نرم افزار ERP برای پوشش بسیاری از زمینه های یک کسب و کار طراحی شده است، از جمله:
- برنامه ریزی محصول
- مدیریت هزینه ها
- تولید یا ارائه خدمات
- بازاریابی و فروش
- مدیریت موجودی
- ارسال و پرداخت
مزیت ERP این است که با داده ها و عملکرد متمرکز، نرم افزار فروشگاه خرده فروشی شما به جای فعالیت مجزای بخش ها، به صورت یکپارچه اداره می شود و قادر به انتقال اطلاعات و انجام وظایف از یک بخش به بخش دیگر به طور یکپارچه است. با مطالعه مقاله نرم افزار ERP چیست؟ در مورد ERP بیشتر بدانید.
ERP خرده فروشی چیست؟
نرم افزار ERP خرده فروشی سیستمی است که برای خودکارسازی و ساده سازی جنبه های مختلف یک کسب و کار خرده فروشی از جمله مدیریت تامین کننده، مدیریت مالی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت فروش و مدیریت ارتباط با مشتری طراحی شده است. نرم‌افزار ERP برای خرده فروشی ها به این کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا تمام فرآیندها و داده‌های تجاری خود را در یک سیستم یکپارچه کنند که عملیات و ارتباطات بین بخش‌های مختلف را ساده می‌کند.
سیستم‌های ERP خرده‌فروشی، یک کسب‌وکار خرده‌فروشی را قادر می‌سازد تا همه این عملیات‌های مختلف را در یک سیستم با ماژول‌هایی که موجودی، فروش، امور مالی، منابع انسانی و موارد دیگر را پوشش می‌دهند، به جای انتقال دستی داده‌ها در سراسر کسب‌وکار یا از یک سیستم به سیستم دیگر، یکپارچه کند.
چالش های پیاده سازی ERP در صنعت خرده فروشی
پیاده سازی ERP در صنعت خرده فروشی با مجموعه ای از چالش ها همراه است. رایج ترین و جدی ترین آنها عبارتند از:
1- کیفیت داده ها
اطمینان از صحت، درستی و قابل اطمینان بودن داده ها یک چالش مهم در برنامه پیاده سازی نرم افزار ERP است. خرده فروشان باید با حجم وسیعی از داده‌ها که باید صحیح، کامل و سازگار باشند تا به طور مؤثر سیستم ERP را اجرا کنند، مبارزه کنند.
2- آموزش کارکنان
کارکنان باید خود را با فرآیندها و گردش کار جدید مرتبط با سیستم ERP وفق دهند. آموزش ناکافی می تواند منجر به مقاومت در برابر تغییر شود و مانع پذیرش سیستم شود.
3- نگرانی های امنیت و حفظ حریم خصوصی
خرده فروشان، داده های حساس مشتری و کسب و کار را مدیریت می کنند. محافظت از این داده ها در برابر دسترسی غیرمجاز و رعایت مقررات حفظ حریم خصوصی داده ها، چالش پیچیده ای را به همراه دارد.
مهم ترین ویژگی های ERP در صنعت خرده فروشی
1. اتوماسیون گردش کار خرده فروشی
اگر مشتریان در صنعت خرده‌فروشی یک چیز را می‌خواهند، آن این است که یک تجربه خرید مداوم داشته باشند، خواه وارد یک فروشگاه فیزیکی شوند یا سفارش آنلاین داشته باشند. خرده‌فروشان باید به دنبال یک سیستم ERP برای خرده فروشی باشند که به آنها امکان می‌دهد همه فروش‌های آنلاین، فیزیکی، و تلفنی را در یک سیستم واحد و با کاربری آسان ادغام کنند.
مهم‌تر از همه، داده‌ها می‌توانند برای مدیریت همه مشتریان به شیوه‌ای شخصی‌شده در تمامی کانال‌های فروش – هر بار که خرید می‌کنند – استفاده شوند که در نهایت روابط را با مشتریان خرده‌فروشی شما تقویت می‌کند.
2. مدیریت موجودی
در عملکرد مدیریت موجودی یک نرم افزار مدیریت خرده فروشی (ERP)، باید بتوانید به راحتی موجودی دقیقی را از طریق به‌روزرسانی خودکار در تمام کانال‌های فروش خود، مشاهده در تمام مکان‌های خود و توانایی انجام آسان شمارش چرخه‌های مکرر حفظ کنید. علاوه بر این، شما می خواهید دیدی واقعی و دقیق به موجودی خود داشته باشید، که از تکمیل سریع اقلام پرفروش شما اطمینان می دهد و در عین حال از شما در کنار گذاشتن تدریجی محصولات کم فروش نیز پشتیبانی می کند.
علاوه بر این، با وجود سیستم ERP خرده فروشی مناسب، باید انعطاف‌پذیری لازم را برای مدیریت سطوح موجودی در انبار، و همچنین برای اندازه‌های مختلف محصول، رنگ‌ها و سایر انواع مختلف محصولاتتان داشته باشید. با فرآیند مدیریت موجودی ساده‌تر و خودکارتر در تمام کانال‌های فروش، از شفافیت حاشیه‌هایی که برای سفارش‌های فردی قابل مشاهده است، و همچنین توانایی دسترسی به گزارش‌های موجودی، داده‌های فروش قبلی، و در زمان واقعی سود خواهید برد.
3. مدیریت یکپارچه انبار
یکی از مواردی که برای کاهش هزینه های پردازش و خطاها ضروری است، مدیریت کارآمد انبار و انجام سفارش است. شما باید محصولات خود را به سرعت به داخل و خارج از انبار منتقل کنید تا سریعا آنها را به چرخش درآورید و سفارشات را به بهترین نحو ممکن انجام دهید.
عملکرد مدیریت یکپارچه انبار یک ای آر پی خرده فروشی باید بتواند از اسکن بارکد، شمارش موجودی، و موجودی برگشتی پشتیبانی کند، در حالی که به طور کامل با کل کسب و کار شما یکپارچه شود. در نتیجه، زمان خود را برای ارسال کاهش می‌دهید، خطاها را از بین می‌برید، هزینه‌های پردازش را کاهش می‌دهید و در زمان صرفه‌جویی می‌کنید.
4. انجام انعطاف پذیر سفارش
به‌عنوان یک کسب‌وکار خرده‌فروشی، احتمالا از تعداد بی‌شماری گزینه‌های مختلف برای برآورده کردن نیازهای مشتریان خود استفاده می‌کنید. ERP در صنعت خرده فروشی شما باید به طور کامل مجهز به ویژگی‌های مختلف باشد تا از فرآیندهای منحصربه‌فرد شما پشتیبانی کند، مانند dropshipping (فروش با واسطه)، سفارش‌های برگشتی و موارد دیگر. شما فقط باید انبارهای اولیه و ثانویه خود را انتخاب کنید تا از بین آنها نسبت به فروش و ارسال سفارش ها اقدام کنید.
5. حسابداری یکپارچه
حسابداری یکپارچه به این معنی است که شما همیشه دقیقا می دانید که چه وجوهی به تامین کنندگان خود بدهکار هستید و چه زمانی موعد سررسید آنها است، و به شما این امکان را می دهد که به راحتی حساب های قابل پرداخت خود را حفظ کنید.
یک ERP در صنعت خرده فروشی باید خطر پرداخت فاکتورهای تکراری یا خطاهای ناشی از ورود دستی داده را از بین ببرد. علاوه بر این، بهترین نرم افزار ERP در صنعت خرده فروشی با ویژگی‌های اساسی حسابداری خرده‌فروشی همراه خواهد بود.
6. CRM یکپارچه
در خرده فروشی، مشتریان می توانند موفقیت شما را ایجاد و یا باعث شکست شوند. با در نظر گرفتن این موضوع، سیستم‌های ERP برای خرده فروشی باید یک ماژول مدیریت مشتری اختصاصی ارائه دهند که به پشتیبانی از عوامل لازم برای مدیریت روابط مدرن با مشتری امروزی کمک می‌کند. در کنار ارائه یک دیدگاه واقعا یکپارچه از مشتریان، به شما کمک می کند تا بر چالش های مرتبط با مشتری غلبه کنید.
7. مدیریت عودت سفارش
عودت سفارش در اکثر کسب و کارهای خرده فروشی اجتناب‌ناپذیر است. سیستم‌های ای آر پی در شرکت های خرده فروشی باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشند تا از نحوه پردازش بازگشت سفارش ها پشتیبانی کنند. این نرم افزار باید به شما اجازه دهند اقلام بازگشتی را برای فروش مجدد، فوری به انبار بازگردانید.
چرا خرده فروشان به ERP خرده فروشی نیاز دارند؟
بسیاری از کسب و کارهای خرده فروشی در حال رشد با استفاده از انواع ابزارهای ساده مانند Excel یا دیگر ابزارهای ساده، برای مدیریت فرآیندهای مختلف شروع به فعالیت می کنند. در حالی که این ابزارها اغلب هنگام شروع کار خوب هستند، ولی نیازهای کسب و کارهای خرده فروشی با شروع رشد آنها به سرعت تغییر می کند. این رشد نه تنها به کاربردهای متفاوتی برای تأثیرگذاری بر تمام جنبه‌های کسب‌وکار نیاز دارد، بلکه شروع به زمان‌بر شدن و تمرکز بر جزئیات نیز می‌کند.
هنگامی که خرده فروشان به اندازه یک شرکت در مقیاس متوسط یا بزرگ رشد کردند، بسیاری از آنها برای رفع تنگناها و کاستی های عملیاتی خود به ERP روی می آورند. بنابراین، بسیاری از این کسب و کارها خود را در موقعیتی می یابند که نیاز به پیاده سازی چندین ماژول، ویژگی و یکپارچگی دارند تا ERP واقعا برای هدف آنها مناسب باشد.
خرده فروشان می توانند به یک سیستم ERP ویژه صنعت خرده فروشی روی آورند. خواه یک سیستم ERP پوشاک باشد، سیستم ERP جواهرات و یا موارد دیگر نیاز داشته باشید، هر یک از این دسته بندی های منحصر به فرد ERP مزایایی دارد. فرآیند فروش یک محصول ممکن است ساده به نظر برسد، اما در واقع بسیار پیچیده است.
مهم ترین ماژول های ERP خرده فروشی
نرم‌افزار ERP در صنعت خرده فروشی باید به شما این امکان را بدهد که از مزایای بسیاری بهره‌مند شوید، از جمله یکپارچه‌سازی فرآیندهای کار و … کدام ماژول ها و عملکردهای ERP معمولا توسط خرده فروشان استفاده می شود؟ برخی از مهم ترین ماژول ها عبارتند از:
حسابداری و مالی
عملکردهای کلیدی کسب و کار خود را با حسابداری و امور مالی ERP ادغام کنید تا از کنترل هزینه و سودآوری در کسب و کار خرده فروشی خود اطمینان حاصل کنید.
خرید
انطباق و کنترل هزینه را با ماژول های تدارکات ERP خرده فروشی فعال کنید و اطمینان حاصل کنید که تیم شما از تامین کنندگان ترجیحی برای بهینه سازی هزینه های شما استفاده می کند.
مدیریت موجودی
با ERP مدیریت موجودی خرده فروشی، بر موجودی انبارها نظارت کنید. سفارش مجدد خودکار را آغاز کنید و مشتریان خرده فروشی را خوشحال کنید.
مدیریت کیفیت
کیفیت کلید ارائه بهترین تجربه مشتری به مشتریان خرده‌فروشی شماست. اطمینان حاصل کنید که محصولات شما با بررسی های کیفیت مطابقت دارند و نرخ بازگشت و عودت سفارش را کاهش می دهند.
گزارش و داشبورد
با گزارش‌دهی داخلی و داشبورد برای راهکار ERP فروشگاه خرده فروشی، یک نمای کامل از عملیات کسب‌وکار خرده‌فروشی خود دریافت کنید.
مدیریت هزینه ها
درخواست ها و تأییدیه های هزینه ها را برای تیم فروش یا تیم تحقیق و توسعه در سیستم ERP خود به صورت خودکار انجام دهید.
خدمات مشتری
سوابق خدمات مشتری خود را مرور کنید و برای کمک به ارائه دقیق تر محصولات، پشتیبانی مشتری متقابل، افزایش فروش و پس از فروش را بهتر ارائه دهید.
آنچه باید هنگام انتخاب ERP برای صنعت خرده فروشی بررسی کنید
با وجود تعداد زیادی ERP خرده فروشی، پیدا کردن آنچه به دنبال آن هستید می تواند دشوار باشد. یک سوال کلیدی که باید از خود بپرسید این است: مهم ترین ویژگی هایی که نیاز دارید چیست؟ پاسخ به این سوال می تواند به شما کمک کند تا گزینه های خود را محدود کنید، برای شروع می توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:
بودجه
اولین چیزی که باید به آن فکر کنید این است که چقدر پول می خواهید برای ERP خرده فروشی خود خرج کنید. ERP های مختلف با قیمت های متفاوتی عرضه می شوند، چه به دلیل ویژگی هایی که دارند یا به دلیل هزینه های توسعه آن. بر آنچه که یک ERP واقعا انجام می دهد و اینکه آیا هزینه های پنهانی وجود دارد تمرکز کنید.
زمانبندی
چه بازه زمانی را برای عملکرد کامل سیستم نیاز دارید؟ اگر پیاده سازی و راه‌اندازی یک ERP در صنعت خرده فروشی زمان زیادی طول می‌کشد، برای شما مفید نخواهد بود.
پشتیبانی مشتری
هنگامی که ERP راه‌اندازی شد، چه نوع خدمات مستمری برای مشتری می‌توانید انتظار داشته باشید؟ با توجه به پیچیدگی ثابت شده این سیستم ها، بسیار بعید است که هیچ مشکلی در پیش نباشد. آیا می توانید اطمینان داشته باشید که وقتی با مشکلی مواجه می شوید که نمی توانید آن را حل کنید شرکت ارائه کننده ERP می تواند خدمات پشتیبانی به موقع به شما ارائه کند. اطمینان از اینکه ارائه دهنده ERP خرده فروشی شما پشتیبانی قوی از مشتری ارائه می دهد تقریباً به اندازه خود ERP مهم است، بنابراین در دسترس بودن پشتیبانی را به طور کامل بررسی کنید.
مقیاس پذیری
کسب و کار خرده فروشی شما به دنبال موفقیتی که ERP آن را راحت می کند، رشد و توسعه خواهد یافت. برنامه رشد و توسعه شما چیست؟ آیا وقتی کسب و کار شما رشد می کند، سیستم می تواند به سرعت با نیازهای کسب و کار شما سازگار شود؟ بنابراین باید سیستمی را انتخاب کنید که بتواند علاوه بر سازگاری با نیازهای شما، براساس نیازمندی های پیش بینی نشده کسب و کارتان که در آینده بروز خواهد کرد، قابلیت توسعه داشته باشد.
همچنین بررسی نکات زیر به شما کمک می کند ERP در صنعت خرده فروشی مناسب خود را به دقت انتخاب کنید:
- نیاز خود را در نظر بگیرید
- ادغام با سیستم های موجود را مد نظر قرار دهید
- محاسبه بودجه و هزینه استقرار
- مقیاس پذیری در آینده
- پیش بینی بازگشت سرمایه
- سفارشی سازی ها
- بررسی مشخصات سیستم
- امکان مشاهده نسخه دمو
- امکان آزمایش نرم افزار
