برنامه ریزی منابع سازمانی ERP ، نرم افزار یا پلتفرمی است که شرکت ها برای مدیریت و تلفیق بخش های اساسی کسب و کار خود از آن استفاده می کنند. بسیاری از نرم افزارهای ERP برای شرکت ها نقش حیاتی دارند، زیرا به آنها کمک می کنند تا با یکپارچه سازی تمام فرآیندهای مورد نیاز، برنامه ریزی منابع را برای مدیریت شرکت خود، به راحتی و با یک سیستم واحد اجرایی کنند. یک سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP می تواند برنامه ریزی، خرید کالا، فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و موارد دیگر را به راحتی با یکدیگر تلفیق کند.
چند نکته مهم
– نرم افزار ERP می تواند تمام فرآیندهای مورد نیاز برای فعالیت یک شرکت را با یکدیگر هماهنگ کند.
– راهکارهای ERP در طول سال ها تکامل یافته اند و اکنون بسیاری از آنها نوعی برنامه کاربردی مبتنی بر وب (ERP تحت وب) هستند که کاربران می توانند از راه دور به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند.
– برخی از مزایای نرم افزار ERP عبارت است از: جریان آزاد ارتباط بین بخش های مختلف کسب و کار، یک منبع اطلاعاتی واحد، و گزارش دقیق و فوری داده.
– یک شرکت می تواند از بین صدها برنامه ERP سیستم مورد نظر خود را انتخاب کند و بیشتر آنها قابلیت سفارشی سازی شدن دارند.
– اگر یک شرکت سیستم ERP را با دقت پیاده سازی و اجرا نکند، یک سیستم ناکارآمد به وجود خواهد آمد.
آشنایی با برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
شما می توانید یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP را مانند چسبی در نظر بگیرید که سیستم های کامپیوتری مختلف را در یک سازمان بزرگ به هم متصل می کند. بدون نرم افزار ERP هر بخش فقط سیستم خود را برای وظایف مورد نظر خود بهینه سازی می کند. با کمک نرم افزار ERP هر بخش همواره سیستم خود را دارد، ولی همین سیستم ها از طریق یک برنامه و با کمک یک رابط، قابل دسترسی هستند.
سیستم erp مخفف چیست؟
برای آشنایی با سیستم ERP، ابتدا باید بدانیم ERP مخفف چیست، ERP مخفف Enterprise Resource Planning به معنای برنامه ریزی منابع سازمان است. در پاسخ دقیق به نرم افزار ERP چیست می توانیم بگوییم، ERP به مجموعه ای گفته می شود که بخش های گوناگون در سازمان را با یکدیگر یکپارچه کرده و باعث تسهیل ارتباطات و پاسخگویی سریع به نیازها خواهد شد.
ERP چه کاری انجام می دهد؟
نرم افزارهای کاربردی ERPیا برنامه ریزی منابع سازمان به بخش های مختلف این امکان را می دهد تا بتوانند راحت تر با بقیه بخش های شرکت ارتباط برقرار کنند و اطلاعات خود را نیز به اشتراک بگذارند. اطلاعات مربوط به فعالیت و وضعیت بخش های مختلف را جمع آوری می کنند و این اطلاعات را طوری در اختیار بخش های دیگر قرار می دهند تا بتوانند از آن استفاده مفید و سازنده داشته باشند.
نرم افزارهای ERP با پیوند دادن اطلاعات مربوط به تولید، امور مالی، توزیع و منابع انسانی، به یک شرکت کمک می کنند تا از وضعیت خود، آگاهی بیشتری به دست آورد.
نرم افزارهای ERP با پیوند دادن اطلاعات مربوط به تولید، امور مالی، توزیع و منابع انسانی، به یک شرکت کمک می کنند تا از وضعیت خود، آگاهی بیشتری به دست آورد. از آنجایی که یک برنامه ERP فناوری های مختلف مورد استفاده هر بخش کسب و کار را به هم ارتباط می دهد، می تواند کارهای تکراری پرهزینه و فناوری های ناسازگار را به راحتی حذف کند. این فرآیند اغلب حساب های پرداختنی، سیستم های کنترل سهام، سیستم های نظارت بر سفارش و پایگاه های داده مشتریان را در یک سیستم یکپارچه سازی می کند.
برنامه ریزی منابع سازمان ERP چگونه کار می کند؟
ERP طی سال ها از استفاده از الگوهای سنتی نرم افزار که در آنها از سرورهای فیزیکی مشتری و سیستم های ورود دستی استفاده می شد تا به استفاده از نرم افزار مبتنی بر ابر با دسترسی از راه دور و مبتنی بر وب، تکامل یافته است. این پلتفرم عموما توسط شرکتی که آن را ایجاد کرده است نگهداری می شود و شرکت های مشتری فقط و فقط خدمات ارائه شده توسط این پلتفرم را اجاره می کنند.
کسب و کارها برنامه هایی را که می خواهند استفاده کنند انتخاب می کنند. سپس شرکت میزبان برنامه ها را بر روی سروری که مشتری اجاره کرده بارگذاری می کند و هر دو طرف برای ادغام فرآیندها و داده های مشتری در پلتفرم تلاش می کنند.
هنگامی که همه بخش ها به سیستم متصل شدند، همه داده ها روی سرور جمع آوری می شوند و فورا در دسترس کسانی که اجازه استفاده از آن را دارند قرار می گیرند. گزارش ها را می توان با کمک اعداد، نمودارها یا سایر تصاویر و وسایل کمکی که مشتری برای تعیین عملکرد کسب و کار خود و بخش های مختلفش به آن نیاز دارد، تولید کرد. اگر سیستم ERP به دقت پیاده سازی نشود، ممکن است هزینه های سرسام آوری برای شرکت داشته باشد.
مزایای برنامه ریزی منابع سازمانی
کسب و کارها دلایل مختلفی برای استفاده از از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) دارند. مانند رشد سازمان، کاهش هزینه ها و بهبود عملکردها. ممکن است منافعی که شرکت ها به دنبال آن هستند با منافعی که محقق می شود، متفاوت باشند. با این حال، برخی از آنها ارزش بازگو کردن دارند. مانند:
1- بهبود دقت و بهره وری
ادغام و اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، موارد اضافه را حذف می کند و دقت و بهره وری را در سازمان بهبود می بخشد. علاوه بر این، بخش هایی که فرآیندهای به هم پیوسته دارند می توانند وظایف خود را برای دستیابی به نتایج سریع تر و بهتر، هماهنگ کنند.
2- افرایش کارایی
برنامه ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار ERP به کسب و کارها این امکان را می دهد تا با سرعت بیشتری به اطلاعات مورد نیاز مشتریان، فروشندگان و شرکای تجاری دسترسی داشته باشند. این کار تاثیر زیادی بر افزایش و بهبود رضایت مشتری و کارکنان، پاسخ گویی سریع تر و افزایش میزان دقت خواهد داشت. علاوه بر این، هزینه های مربوطه اغلب کاهش می یابد زیرا شرکت عملکرد کارآمدتر خواهد داشت. نرم افزار ERP وسعت دید کامل را فراهم خواهد کرد و به مدیریت اجازه خواهد داد تا برای تصمیم گیری بهتر، به داده های آنلاین و به روز، دسترسی داشته باشد.
3- افزایش همکاری
بخش های مختلف یک سازمان می توانند تعامل و همکاری بهتری با یکدیگر داشته باشند و دانش خود را با هم به اشتراک بگذارند. هم افزایی نیروی کار تازه وارد می تواند بهره وری و رضایت کارکنان را بهبود بخشد، زیرا این کارکنان بهتر خواهند توانست تاثیر هر گروه عملیاتی بر مأموریت و چشم انداز شرکت را مشاهده و لمس کنند. در ضمن وظایف پیش پا افتاده و دستی حذف خواهند شد و به کارکنان این امکان را خواهد داد تا زمان خود را به وظایف مهم و با ارزش تر اختصاص دهند.
4- بهبود گزارش دهی
برخی از کسب و کارها از گزارش دهی داده های آنلاین و پیشرفته از یک سیستم تک منبعی، سود می برند. گزارش دهی دقیق و کامل به شرکت ها کمک می کند تا برنامه ریزی دقیقی از بودجه بندی، پیش بینی و اطلاع رسانی وضعیت عملیات به سازمان و ذی نفعان مانند سهامداران، داشته باشند.
نقاط ضعف ERP
یک سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP نمی تواند همیشه ناکارآمدی های یک کسب و کار را از بین ببرد یا همه چیز را بهبود بخشد. شرکت نیز ممکن است نیاز داشته باشد که در مورد نحوه سازماندهی خود تجدید نظری انجام دهد یا در غیر این صورت ممکن است با یک فناوری ناسازگار روبرو شود.
سیستم های ERP معمولا به دلیل عدم تمایل شرکت به کنار گذاشتن فرآیندهای کاری قدیمی، در دستیابی به اهدافی که به خاطر آن نصب شده اند، شکست می خورند. برخی از شرکت ها نیز ممکن است به کنار گذاشتن نرم افزارهای قدیمی که در گذشته به خوبی کار می کردند، تمایلی نداشته باشند.
سیستم های ERP معمولا به دلیل عدم تمایل شرکت به کنار گذاشتن فرآیندهای کاری قدیمی، در دستیابی به اهدافی که به خاطر آن نصب شده اند، شکست می خورند.
راه حل این است که از تقسیم پروژه های ERP به پروژه های کوچک تر جلوگیری کنید چون می توانند منجر به افزایش هزینه ها شوند. به کارگیری اصول مدیریت تحول در طول چرخه عمر ERP، از خرابی هایی که اجرای کامل پروژه را می تواند به خطر بیاندازد جلوگیری می کند یا آنها را کاهش می دهد.
چرا برنامه ریزی منابع سازمانی اهمیت دارد؟
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP با ارائه راه حل های تک سیستمی، فرآیندها را در کل کسب و کسب با هم تلفیق و هماهنگ می کند. این برنامه ها به کاربران اجازه می دهند تا در یک رابط کاربری واحد تعامل داشته باشند، اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند و همکاری متقابل داشته باشند. این برنامه ها بهره وری، همکاری و کارایی سازمان را افزایش می دهند.
مهم ترین ماژول های پایه ERP
یک ERP شامل ماژول های مختلفی است و دارای مجموعه ای از امکاناتی است که برای استفاده در جنبه های مختلف کسب و کار، از جمله نقش های پشتیبانی و پنل مشتریان طراحی شده اند. این امر فراتر از امور مالی و سایر عملکردهای اساسی مانند مدیریت زنجیره تامین کالا و ارتباط با مشتری است. در ادامه و به تفکیک، پرکاربردترین و مهم ترین ماژول های نرم افزار ERP خواهیم پرداخت.
1- ماژول امور مالی
به جرات می توان گفت که یک ماژول مالی، تقریبا اساس هر سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP است که قابلیت مدیریت دفتر کل و تمام داده های مالی را دارد. ماژول مالی می تواند همه تراکنش ها، از جمله حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR) را ردیابی کند و مغایرت گیری ها و گزارش های مالی را نیز مدیریت کند.
2- ماژول تدارکات
این ماژول برنامه ریزی منابع سازمانی ERP خریدهای انجم شده را مدیریت می کند، چه موادِ خام باشد چه کالاهای آماده. این ماژول می تواند درخواست ها برای مظنه ها و سفارش های خرید را خودکارسازی کند و زمانی که به برنامه ریزی تقاضا وصل شده باشد، می تواند خرید بیش از حد و خرید کمتر از حد تعیین شده را مدیریت کند و به حداقل برساند.
3- ماژول تولید
مرحله تولید می تواند امری پیچیده باشد. ماژول تولید سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی به شرکت ها کمک می کند تا تمام مراحل تولید محصولات را با یکدیگر هماهنگ کنند. این ماژول می تواند این اطمینان را به شما بدهد که میزان کالای تولیدی شما مطابق با میزان کلای تقاضا شده باشد و بر تعداد کالاهای در حال تولید و تمام شده نظارت خواهد داشت.
4- مدیریت موجودی کالا
یک ماژول مدیریت موجودی کالا، سطوح موجودی فعلی را تا سطح SKU نشان می دهد و اعداد آن را در زمان واقعی به روز می کند و معیارهای کلیدی مرتبط با موجودی کالا را اندازه گیری می کند. هر شرکت مبتنی بر تولید محصول، برای بهینه سازی موجودی کالای خود بر اساس تقاضای فعلی و تقاضای پیش بینی شده به این ماژول نیاز دارد.
5- ماژول مدیریت سفارش ها
کار این ماژول نظارت و الویت بندی سفارشات مشتریان به محض ورودشان از تمام کانال ها می باشد و پیشرفت آنها را بعد از ارسال پیگیری می کند. یک ماژول مدیریت سفارش می تواند زمان انجام کارها و تحویل کالا را سرعت دهد و در نتیجه تجربه مشتری را بهبود بخشد.
6- ماژول مدیریت انبار
یک ماژول مدیریت انبار، فعالیت های انبار مانند دریافت، انتخاب کردن، بسته بندی و حمل و نقل را مدیریت می کند. این ماژول می تواند با شناسایی راه های کارآمدتر برای اجرای این وظایف، در زمان و هزینه انبارداری صرفه جویی کند.
7- ماژول مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM
CRMیک ماژول محبوب برای کسب و کارها در طیف های گسترده ای از صنعت است. این ماژول که به صورت یکپارچه در برنامه ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار ERP وجود دارد، تمام ارتباطات با مشتریان را ردیابی می کند، به مدیریت سرنخ ها کمک می کند و می تواند خدمات مشتری را بهبود بخشد تا در نهایت فروش را افزایش دهد.
8- اتوماسیون خدمات حرفه ای یا PSA
کسب و کارهای خدماتی اغلب از ماژول اتوماسیون خدمات حرفه ای (PSA) برای برنامه ریزی و ردیابی پروژه ها، از جمله زمان و منابع صرف شده برای آنها، استفاده می کنند. این ماژول می تواند دریافت صورتحساب مشتری را ساده کند و همکاری بین کارکنانی که روی یک پروژه کار می کنند را تشویق کند.
9- مدیریت نیروی کار یا WFM
ماژول مدیریت نیروی کار (WFM) میزان حضور و غیاب و ساعات کار کارمندان را ردیابی می کند و برخی از این ماژول ها حتی می توانند حقوق و دستمزد را نیز مدیریت کنند. این ابزار می تواند ورود و خروج، غیبت و بهره وری را برای هر بخش، تیم و یا کارمند تکی ثبت کند.
10- ماژول مدیریت منابع انسانی یا HRM
ماژول مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت سرمایه انسانی (HCM) مشابه ماژول مدیریت نیروی کار است. سوابق کارمندان را با اطلاعات دقیق، مانند PTO موجود و بررسی عملکرد، نگه می دارد و می تواند روندهای نیروی کار را در بخش ها یا جمعیت های مختلف نشان دهد.
11- ماژول تجارت الکترونیک
یک ماژول تجارت الکترونیک در برنامه ریزی منابع سازمانی ERP به خرده فروشان و برندها اجازه می دهد تا قسمت های پشتیبانی و پنل مشتریان فروشگاه های آنلاین خود را مدیریت کنند. آنها می توانند ظاهر و حس و حال سایت را تغییر دهند و صفحات محصول را با این نرم افزار اضافه و به روز کنند.
12- ماژول اتوماسیون بازاریابی
این ماژول تلاش های بازاریابی را در تمام کانال های دیجیتال از جمله ایمیل، وب، شبکه های اجتماعی مدیریت می کند و سازمان ها را قادر می سازد تا پیام های خود را بهینه و شخصی سازی کنند. یک ابزار اتوماسیون بازاریابی مانند ماژول فرصت های فروش می تواند منجر به افزایش فروش و وفاداری مشتری شود.
چگونه ERP می تواند یک کسب و کار را بهبود بخشد و به آن کمک کند؟
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP شرکت ها را قادر می سازد تا بتواند حوزه هایی از کسب و کار را که امکان بهبود دارند را به راحتی شناسایی کنند. جذب کاربر کلیدی است و نقش بسیار مهمی ایفا می کند؛ هرچه کارکنان بیشتری به نرم افزار دسترسی داشته باشند، احتمال پیدا کردن ایرادات سیستم بیشتر خواهد بود. برای مثال، افزایش تقاضا برای یک محصول خاص یا ارسال دیرهنگام کالا از سوی تامین کننده و یا بحران قریب الوقوع جریان نقدینگی. در نتیجه کارمندان پیوسته خواهند توانست مشکلات پیش آمده را تا حد امکان کاهش دهند.
مدیران اجرایی عموما بر نتایج تمرکز می کنند، و از اطلاعات برای دست یافتن به اهدافی مانند افزایش کارایی، کاهش هزینه ها و پاسخ به نیازهای در حال تغییر مصرف کننده یا شرایط بازار، استفاده می کنند.
در واحدهای تجاری، نرم افزار ERP می تواند بسیاری از وظایفی که مستعد خطا هستند، مانند تطبیق حساب ها، صورت حساب مشتری و پردازش سفارش را خودکارسازی کند و اطلاعات مورد نیاز برای کارآمدتر کردن فعالیت های شرکت را برای تیم ها فراهم کند.
اما زیبایی واقعی ERP این است که نه تنها با ذخیره و سازمان دهی داده ها، بلکه شناسایی الگوها و علامت گذاری ناهنجاری هایی که نیاز به بررسی دارند، هم دید عمیقی از سلامت شرکت و هم بینش های دقیقی از یک فرآیند یا KPI خاص ارائه می کند.
سایر نکات مثبت کسب و کار:
دسترسی به داده ها از هر نقطه: کارمندان دیگر نیازی ندارند به جستوجو در میان انبوهی از کاغذها یا فایل های پراکنده بر روی میزکار خود بپردازند. با سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP مبتنی بر ابر، مدیر انبار می تواند در حالی که در فروشگاه است از طریق تلفن همراه وارد سیستم شود، یا یک فروشنده می تواند موجودی کالاها را در حالی که همراه مشتری است به راحتی بررسی کند.
اطلاعات همیشه به روز هستند: از آنجایی که سیستم ERP به طور مداوم اطلاعات را از بخش های مختلف دریافت می کند، بلافاصله با خروج کالا، ارسال پرداخت یا ارسال ایمیل به مشتریان، به روزرسانی می شود. این یک مزیت بزرگ است زیرا تصمیم گیرندگان قادر خواهند بود بر اساس داده های به روز لحظه ای، انتخاب های خود را انجام دهند.
تصمیمات تجاری بر اساس داده های یکسان: با کمک یک پایگاه داده مشترک، همه تصمیم گیرندگان با هم همسو هستند. هیچ منبع اطلاعاتی تکراری یا متناقضی وجود ندارد و شرکت ها قابلیت برنامه ریزی و توزیع خودکار گزارش های پویا را دارند. شما به سادگی با کلیک کردن بر روی گزارش مورد نظر می توانید به داده های بنیادی دسترسی داشته باشید.
نتیجه
پس می توان گفت یک ماژول CRM یک سرمایه گذاری محتاطانه است. زیرا می تواند ارتباطات مشتری را بهبود بخشد، و ماژول های مدیریت زنجیره تامین کالا برای تولید، تدارکات و یا مدیریت انبار می توانند خرید و تولید را بهتر با تقاضا هماهنگ کنند. یک راه حل اتوماسیون بازاریابی ادغام شده با ERP که برای جذب و حفظ مشتریان از طریق تکنیک های خلاقانه ایجاد شده می تواند یک مزایای منطقی دیگر نیز باشد.
نرم افزار ERP کاواک
نرم افزار ERP کاواک یک نرم افزارهای ERP تحت وب است. با Kavak ERP، شرکت ها می توانند کل کسب و کار خود را بر روی یک پلت فرم واحد مدیریت کنند. سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی کاواک راهکارهایی برای حسابداری، مدیریت موجودی، مدیریت سفارش، تولید، بازاریابی و فروش و منابع انسانی دارد تا به کل سازمان شما کمک کند تا از بهترین شیوه ها استفاده کند. نرم افزار کاواک داده ها و فرآیندها را از تمام عملکردهای اصلی کسب و کار یکپارچه می کند تا تمام مزایای سیستم ERP ذکر شده در اینجا را ارائه دهد.
اکنون زمان آن رسیده که به بررسی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی مختلف و برنامه ریزی برای پیاده سازی آن بپردازید. فرم زیر را تکمیل نمایید تا به مشاهده نسخه دمو نرم افزار کاواک دسترسی داشته باشید و با دید بهتری نسبت به خرید نرم افزار ERP اقدام کنید.
