کسب و کار شما دارای بخش های موثر زیادی است: از حسابداری، حقوق و دستمزد گرفته تا تولید و توزیع. هر فعالیت در شرکت و هر بخش از داده های جمع آوری شده خارجی از مشتریان، تامین کنندگان و شرکای تجاری باید ثبت شود. برای تصمیم گیری آگاهانه، کل شرکت شما نیاز به دسترسی به آن داده ها دارد – اما چگونه می توانید همه آن ها را مدیریت کنید و در عین حال کارهای روزمره را انجام دهید؟ نرم افزار ERP یکپارچه به شرکت‌ها در هر اندازه‌ای کمک می‌کند تا اطلاعات را برای ساده‌سازی عملیات یکپارچه کنند.
یک نرم افزار یکپارچه ERP همه داده‌های شما را در یک پایگاه داده جمع‌آوری می‌کند و به شما امکان می‌دهد فرآیندهای تجاری را در سراسر سازمان از درون یک پلتفرم واحد مدیریت و خودکار کنید. راهکارهای یکپارچه ERP، با عملکردی که از منابع انسانی (HR) تا تولید را اجرا می کنند، فوق العاده جامع هستند. در این مقاله، موارد و مشکلاتی را که نرم افزار ERP می تواند حل کند را بررسی می کنیم.
ERP چیست؟
نرم افزار ERP چیست؟ ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی است. این فرآیندی است که توسط بسیاری از شرکت ها برای مدیریت و ادغام جنبه های مهم یک کسب و کار مانند حسابداری، مدیریت پروژه، عملیات، مدیریت زنجیره تامین و غیره استفاده می شود. ERP یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است که فعالیت های روزانه شرکت را یکپارچه می کند. این کار از ارائه اطلاعات به موقع و دقیق تا افزایش ارتباطات بین بخشی تا اجازه دادن به مدیر برای تصمیم گیری خوب را شامل می شود. این تصمیمات بر اساس داده های قبلی است که سیستم ERP جمع آوری می کند.
نرم افزار ERP یکپارچه چیست؟
یک نرم افزار ای آر پی یکپارچه اجازه می دهد تا هر جنبه از کسب و کار شما از یک برنامه واحد کنترل شود، بنابراین داده ها به طور یکپارچه در شرکت جریان می یابد و به صورت مالی شما می رسد. یکپارچه سازی اطلاعات و فرآیندها کارایی را افزایش می دهد و امکان تصمیم گیری آگاهانه را فراهم می کند.
علاوه بر این، تیم ها و بخش ها می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، به اطلاعات دسترسی داشته و فرآیندهای تجاری را بدون دخالت در کار یکدیگر اجرا کنند. کارکنان فروش می توانند داده های موجودی را مشاهده کنند. بخش بازاریابی می تواند به گزارش های فروش دسترسی داشته باشد. و مدیران یک تصویر واضح و جامع از شرکت می بینند.
چیزی که نرم افزار یکپارچه ERP را از غیر یکپارچه متمایز می‌کند این است که در یک راهکار کاملا یکپارچه، این ماژول‌ها به هم متصل می‌شوند
سیستم های ERP ماژول های جداگانه ای را برای هر یک از بخش ها و عملکردهای شرکت شما ارائه می دهند. چیزی که نرم افزار یکپارچه ERP را از غیر یکپارچه متمایز می‌کند این است که در یک راهکار کاملا یکپارچه، این ماژول‌ها به هم متصل می‌شوند و به طور خودکار داده‌ها را از منابع داخلی و خارجی جمع‌آوری می‌کنند و آن را در یک پایگاه داده یکپارچه متمرکز می‌کنند. در ای آر پی یکپارچه، گردش کار ساده شده است. ورود اطلاعات اضافی حذف شده و دقت بهبود یافته است و هر کس می تواند داده های مورد نیاز خود را در صورت نیاز پیدا کند.
چرا به نرم افزار ERP یکپارچه نیاز داریم؟
بسیاری از کسب و کارها با استفاده از فرآیندهای دستی، و ابزارهایی مانند فهرست های کاغذی یا فایل های اکسل، برای کارهایی مانند صورتحساب، سفارشات فروش و موجودی شروع به کار می کنند. همانطور که سازمان رشد می‌کند، آنها سیستم‌های نرم‌افزاری فردی را برای رسیدگی به فعالیت‌های خاصی که شدیدترین به نظر می‌رسند، مانند یک پلت فرم حسابداری یا یک سیستم مدیریت موجودی، اتخاذ می‌کنند.
مشکل این است که داده ها در هر یک از این پلتفرم های جداگانه ذخیره می شوند و البته هیچ کدام نمی توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. ادغام نرم افزارهای سفارشی برای پیوند این سیستم ها مورد نیاز است که اغلب پرهزینه، زمان بر و مستعد خطا هستند. در حالی که شروع دوباره با یک سیستم یکپارچه ممکن است دلهره آور به نظر برسد، اما می تواند ساعت های بی شمار و مبالغ زیادی در این راه صرفه جویی کند.
اگر کسب و کار شما با مشکلات زیر دست و پنجه نرم می کند، ممکن است زمان آن رسیده که یک نرم افزار ERP یکپارچه را انتخاب کنی کنید:
1- استفاده از سیستم های دستی یا غیر یکپارچه
هنگامی که از یک پلت فرم متفاوت برای هر عملکرد تجاری استفاده می کنید، بخش ها اطلاعات مورد نیاز خود را ندارند، ارتباطات محدود می شود و بهره وری آسیب می بیند. استفاده از روش‌های دستی، مانند فهرست‌های کاغذی یا اسناد دیجیتال و فایل های اکسل، زمان‌بر، ناکارآمد و مستعد خطا است.
هر بار که شخصی در سازمان شما نیاز به انجام وظیفه ای دارد که در سیستم نرم افزاری اصلی مدیریت نمی شود، خواه سفارش مشتری باشد یا دریافت مواد اولیه برای ایجاد یک محصول، باید به ورود دستی داده ها برای دریافت آن تکیه کند. همان اطلاعات دوباره در سیستم ERP. این باعث می‌شود که اشتباه کردن، دو بار وارد کردن یک داده یا فراموش کردن آن برای کسی بسیار آسان شود.
علاوه بر این، بدون ابزارهای چندکاربردی و خودکار، کارکنان هر بخش باید به یاد داشته باشند که وظایف مهم را در زمان مناسب انجام دهند، مانند سفارش مجدد لوازم، صورتحساب مشتریان و ارائه گزارش‌های انطباق.
2- مشکل در تصمیم گیری ها
بدون دیدگاه یکپارچه از داده های شرکت، مدیران و رهبران نمی توانند تصمیمات آگاهانه بگیرند. گزارش‌دهی و اطلاعات مالی باید به صورت دستی از ذینفعان و بخش‌های مختلف جمع‌آوری شود که این امر مستلزم زمان و تلاش زیاد است و بینش‌های عملی را محدود می‌کند.
3- مدیریت سخت حسابداری
اگر اطلاعات صورتحساب، خرید، ساخت، حمل و نقل و مزایای کارکنان به طور مستقیم در سیستم حسابداری شما به‌روزرسانی نشود، ممکن است داده‌های مالی کلیدی از بین برود. دوبار ورود داده ها نه تنها زمان بر است، بلکه می تواند منجر به خطاهای پرهزینه از طرف مشتریان، کارکنان، تامین کنندگان و کل سازمان شود.
4- عدم رعایت بهداشت، ایمنی و محیط زیست
با استفاده از نرم افزار یکپارچه ERP و با رعایت الزامات مناسب می توان به راحتی از بسیاری از جریمه های عدم انطباق و فراخوان محصول جلوگیری کرد. اگر در حال حمل و نقل یا دریافت مواد خطرناک هستید یا در حال انجام آزمایش کیفیت بر روی محصولات تولیدی هستید، باید مستندات مناسبی را برای هر یک از مواد تشکیل دهید.
بدون یک سیستم خودکار و یکپارچه، بخش نظارتی باید با هر ارسال و دریافت محصول درگیر شود و روند را کاهش دهد، هر محصول باید به درستی شناسایی و مستند شود. سپس، آن مستندات باید به صورت دستی چاپ یا برای گیرنده ایمیل شوند. اگر محصولات طبقه بندی و یا به درستی مستند نشده باشند، ممکن است جریمه هایی اعمال شود. حتی بدتر از آن، در صورت بروز حادثه، ریختن یا فراخوان، عدم ارائه مستندات یا پیروی از مراحل نه تنها می تواند منجر به جریمه شود، بلکه می تواند بر ایمنی کارگران، جامعه و محیط زیست نیز تأثیر بگذارد.
5- مشکلات در انجام سفارش
اگر کارکنان فروش به اطلاعات محصول، قیمت‌ها، مشتری، موجودی و تحویل، دسترسی دقیق و در زمان واقعی نداشته باشند، ممکن است فرصت‌های فروش را از دست بدهند. آنها همچنین ممکن است قیمت های نادرست یا زمان تحویل را ذکر کنند که به تجربه مشتری لطمه می زند و بر قیمت نهایی شما تأثیر می گذارد.
6- تکنولوژی بیش از حد پیچیده
یکپارچه سازی نرم افزار مستقل فرآیندی زمان بر، پیچیده و پرهزینه است. داستان‌های اجرای ناموفق حتی برای برخی از بزرگترین برندهای جهان، با پروژه‌هایی که ممکن است سال‌ها طول بکشد و مبالغ زیادی هزینه بردارند، رایج است. حتی پیاده سازی های موفقیت آمیز نیز نیاز به وصله‌ها و به‌روزرسانی‌های منظم دارند تا همه چیز به خوبی اجرا شود.
7- ضعف پشتیبانی
هنگام استفاده از سیستم های دستی، یافتن منبع خطاها، فرآیندهای معیوب یا مشکلات فنی دشوار است. یکپارچه سازی های سفارشی اغلب پشتیبانی طولانی مدت ارائه نمی‌دهند و عیب‌یابی برای تکنسین‌ها پیچیده است. علاوه بر این، اگر یک فروشنده در سیستم شما از کار بیفتد، باید فرآیند یکپارچه سازی پرهزینه را دوباره با یک محصول جدید شروع کنید مگر اینکه نرم افزار ERP یکپارچه را انتخاب کنید.
مزایای نرم افزار ERP یکپارچه چیست؟
مزایای یک نرم افزار یکپارچه ERP عبارتند از:
- فرآیندهای خودکار
- داده های زمان واقعی
- منبع اطلاعاتی واحد
- انطباق با مقررات
- بهینه سازی زنجیره تامین
- بازگشت سریعتر سرمایه
- گردش کار بصری
- سازگاری با موبایل
حالا بیایید نگاهی دقیق تر به هر یک بیندازیم:
فرآیندهای خودکار: در نرم افزار ERP یکپارچه فرآیندهای دستی ناکارآمد، مانند وارد کردن داده ها با دست، به روزرسانی سیستم های متعدد، ایجاد تبدیل و تطبیق حساب ها، کاملا خودکار هستند و در نتیجه دقت و بهره وری را به شدت افزایش می دهد. سیستم‌های ای آر پی یکپارچه می‌توانند به‌طور خودکار فعالیت‌های چند عملکردی را راه‌اندازی کنند، مانند سفارش مجدد برای تأمین موجودی، زمانی که موجودی کم است یا جمع‌آوری اطلاعات ایمنی برای گزارش‌های تولید، توزیع و انطباق.
داده های زمان واقعی: همه چیز در زمان واقعی با نرم افزار ERP یکپارچه به روز می شود. از شمارش موجودی تا شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و داده های حسابداری. هرکسی که به آن نیاز دارد به جدیدترین اطلاعات در همه مکان‌ها دسترسی خواهد داشت و به کارکنان فروش این امکان را می‌دهد تا سفارشات بیشتری را با مشتریان مناسب انجام دهند.
منبع اطلاعاتی واحد: متمرکز کردن تمام اطلاعات در یک پایگاه داده متصل به هم، ورود داده های تکراری و جستجوهای دستی را حذف می کند، در حالی که خطای انسانی را به شدت کاهش می دهد. ارتباطات و اشتراک دانش در سراسر سازمان تسهیل می شود. صرفه جویی در زمان، ساده کردن عملیات و امکان تصمیم گیری آگاهانه.
انطباق با مقررات: نرم افزار ERP یکپارچه از اسناد و فرآیندهای مدیریت انطباق با مقررات پشتیبانی می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا استانداردهای نظارتی و گزارش‌دهی بهداشتی، ایمنی و محیط‌زیست را رعایت کنید.
بهینه سازی زنجیره تامین: با فهرست های یکپارچه موجودی، تولید، توزیع و مالی، می توانید اطمینان حاصل کنید که زنجیره های تامین در اوج فعالیت خود هستند. با بهینه‌سازی سطح موجودی و پیش‌بینی دقیق تقاضا، می‌توانید هزینه‌های تولید و توزیع را به حداقل برسانید و بازده را به حداکثر برسانید.
بازگشت سریع تر سرمایه: شما نیازی به ایجاد ادغام های سفارشی نخواهید داشت که به شما امکان می دهد سریعتر به سودآوری برسید و فورا به مزایای نرم افزار ERP خود پی ببرید.
گردش کار بصری: کار از یک پایگاه داده متمرکز به شما امکان می دهد گردش کارها را برای کل سازمان تجسم کنید. این مزیت به رهبران، بخش‌ها و تیم‌های مختلف اجازه می‌دهد تا ببینند که دیگران روی چه پروژه‌هایی کار می‌کنند و برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و پیش‌بینی را افزایش می‌دهند.
سازگاری با موبایل: ارزش واقعی نرم افزار ای آر پی یکپارچه توانایی آن در به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز افراد مناسب در زمان مناسب است. انتخاب یک سیستم با قابلیت‌های موبایل، به‌روزرسانی موجودی را در زمان واقعی امکان‌پذیر می‌سازد. انجام دقیق تر سفارش، افزایش تصمیم گیری برای مدیران شرکت، و داده های به روز برای توانمندسازی تیم های فروش از جمله مزیت های سازگاری با موبایل است.
ویژگی های نرم افزار ERP یکپارچه
ویژگی های محبوب نرم افزار یکپارچه ERP عبارتند از:
- حسابداری و مدیریت مالی
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- هوش تجاری (BI) و هوش مصنوعی (AI)
- منابع انسانی
- برنامه ریزی و پیش بینی تقاضا
- مدیریت موجودی
- مدیریت زنجیره تامین
- مدیریت پروژه
بیایید بررسی کنیم که چگونه ویژگی های نرم افزار ERP به ساده‌سازی و بهبود عملیات برای صنایع و شرکت ها در هر اندازه ای که باشند کمک می‌کنند:
حسابداری و مدیریت مالی
نرم افزار ERP یکپارچه اطلاعات مالی را از سراسر سازمان متمرکز کرده، تصمیمات تجاری مبتنی بر داده را ممکن می کند و وظایف کلیدی حسابداری را خودکار می کند. ویژگی های حساب های پرداختنی و دریافتنی به شما امکان می دهد حساب های مشتری را مدیریت کنید. پردازش پرداخت ها، پیگیری تاریخ سررسید پرداخت و تخفیف. هم چنین می توانید هزینه ها را از طریق ادغام با ماژول های خرید و موجودی مدیریت کنید. ابزارهای دفتر کل به همراه گزارشگری مالی، دیدی چشمگیر از تراکنش ها، صورت ها، مانده ها و مسیرهای حسابرسی ارائه می دهند.
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
نرم افزار CRM اطلاعات لحظه ای در مورد مشتریان، محصولات و قیمت گذاری ارائه می دهد و تیم های فروش و پشتیبانی را توانمند می کند. یکپارچه سازی CRM خود با سیستم ERP، سمت تقاضای عملیات شما را با بخش عرضه مرتبط می کند، کارکردهای بازاریابی و فروش را ساده می کند و آنها را با توزیع و تولید مرتبط می کند. ویژگی های مشترک شامل مرکز تماس، مدیریت سرنخ ها و مدیریت فرصت مشتری است. گزارش ها و تحلیل ها، اتوماسیون نیروی فروش، پیش بینی فروش و ردیابی تعامل از دیگر مزایا هستند.
نرم افزار یکپارچه ERP و CRM به تیم فروش شما اجازه می دهد تا به تمام تعاملات مشتری در یک مکان از جمله تاریخچه خرید دسترسی داشته باشد. اطلاعات موجودی و تامین کننده، روندهای سال به سال، فرصت های تجاری جدید، و محصولات در حال توسعه و … .این یکپارچکی به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا به جای جستجوی دستی سفارش‌های فروش، ایمیل‌ها و چندین سیستم، روی کار مهم تعامل با مشتریان تمرکز کنند.
هوش تجاری (BI) و هوش مصنوعی (AI)
تصمیم گیری آگاهانه بر توانایی جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های قوی متکی است. ابزارهای BI بینش‌هایی را از سراسر سازمان شما ارائه می‌دهند و به شما امکان می‌دهند داده‌های مهم را تجسم کنید، بنابراین می‌توانید روند فروش، بازار و کیفیت را ردیابی کرده و به سرعت به آن پاسخ دهید. افزایش برنامه ریزی منابع و تقاضا، سطح موجودی سنج، و KPIها را برای بهبود همکاری و کارایی در سطح شرکت به اشتراک بگذارید.
هنگامی که داده‌های فروش، مشتری و موجودی در طول ماه‌ها و سال‌ها جمع می‌شوند، برخی از سیستم‌ها از عملکرد هوش مصنوعی پشتیبانی می‌کنند که می‌تواند به‌طور خودکار هشدارها، جریان‌های کاری و ایمیل‌ها را برای افراد مناسب در صورت شکسته شدن الگوها ایجاد کند. برای مثال، زمانی که مشتری سفارش معمول خود را انجام نداده باشد، ممکن است اعلان‌ها ارسال شوند. در صورت کمبود یا اضافه موجودی؛ یا زمانی که زمان خرید مواد اولیه برای انجام یک سفارش آینده است.
برای یکپارچگی سیستم های خود آماده اید؟ با تیم کاواک تماس بگیرید تا بدانید امروز چگونه می توانیم به شما کمک کنیم. فرم زیر را تکمیل کنید تا نسخه دمو نرم افزار کاواک را به رایگان مشاهده کنید.
منابع انسانی
سیستم‌های ERP با ماژول‌های منابع انسانی یکپارچه به کارکنان اجازه می‌دهند تا وظایف استخدام، و مدیریت نیروی کار، از جمله ارزیابی و آموزش را مدیریت کنند. عملکردهای ردیابی پرسنل، حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا به صورت خودکار و مرتبط با حسابداری است و منجر به افزایش دقت و کارایی و در عین حال تضمین پرداخت به موقع به کارکنان می شود.
برنامه ریزی و پیش بینی تقاضا
نرم افزار ERP یکپارچه با قابلیت برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد (MRP) تصمیمات خرید و زمان‌بندی را بر اساس داده‌های تاریخی خودکار و بهبود می‌بخشد و به طور کارآمدی تولید را بر اساس نیازها و در دسترس بودن موجودی، نیروی کار و تجهیزات برنامه‌ریزی می‌کند. پیش‌بینی دقیق تقاضا و موجودی موجودی برای حفظ مقادیر «به‌موقع» و بهبود انجام سفارش.
مدیریت موجودی
کسب و کار شما به روشی آسان برای نظارت و کنترل سطوح موجودی، تحویل و سفارشات نیاز دارد. نرم افزارهای ERP یکپارچه ویژگی‌هایی را ارائه می‌دهند که ورود سفارش، صورتحساب، خرید، تولید و دریافت را بهینه می‌کنند. از جمله ابزارهای بارکد بی‌سیم که به کارکنان حمل‌ونقل، دریافت و تولید اجازه می‌دهد تا مقادیر را در زمان واقعی، به‌روزرسانی کنند. ادغام مدیریت موجودی با فروش، CRM و ماژول‌های مدیریت مالی، تیم فروش شما را قادر می‌سازد تا فرصت‌های جدید را بیابد و خطاها را کاهش دهد و مشتریان، کارکنان و مدیریت ارشد را راضی نگه دارد.
مدیریت زنجیره تامین
نرم افزار یکپارچه ERP به شما امکان می دهد زنجیره تامین خود را با ویژگی هایی برای مدیریت لجستیک، خودکار و بهینه سازی کنید. سفارشات مشتری، تدارکات، برنامه ریزی و منابع، برنامه ریزی تقاضا، پیش بینی، و مدیریت منابع همچنین با صورتحساب، دفتر کل، گزارش و اطلاعات بانکی برای به روز رسانی های بی دردسر مرتبط است.
مدیریت پروژه
تیم‌ها، بخش‌ها و افراد می‌توانند پروژه‌های خود را ایجاد و مدیریت کنند، با یکدیگر همکاری کنند و پروژه‌هایی را که دیگران روی آنها کار می‌کنند از طریق ماژول‌های مدیریت پروژه یکپارچه مشاهده کنند. اینها شامل ابزارهایی برای ایجاد برنامه‌ها، زمان‌بندی‌ها، تخصیص منابع، بودجه‌ها و تخمین‌ها می‌شود که در یک مکان جمع‌آوری شده‌اند.
