کسب و کار شما دارای بخش های موثر زیادی است: از حسابداری، حقوق و دستمزد گرفته تا تولید و توزیع. هر فعالیت در شرکت و هر بخش از داده های جمع آوری شده خارجی از مشتریان، تامین کنندگان و شرکای تجاری باید ثبت شود. برای تصمیم گیری آگاهانه، کل شرکت شما نیاز به دسترسی به آن داده ها دارد – اما چگونه می توانید همه آن ها را مدیریت کنید و در عین حال کارهای روزمره را انجام دهید؟ نرم افزار ERP یکپارچه به شرکت‌ها در هر اندازه‌ای کمک می‌کند تا اطلاعات را برای ساده‌سازی عملیات یکپارچه کنند.
یک نرم افزار یکپارچه ERP همه داده‌های شما را در یک پایگاه داده جمع‌آوری می‌کند و به شما امکان می‌دهد فرآیندهای تجاری را در سراسر سازمان از درون یک پلتفرم واحد مدیریت و خودکار کنید. راهکارهای یکپارچه ERP، با عملکردی که از منابع انسانی (HR) تا تولید را اجرا می کنند، فوق العاده جامع هستند. در این مقاله، موارد و مشکلاتی را که این سیستم ها می توانند حل کنند را بررسی می کنیم.
ERP چیست؟
نرم افزار ERP چیست؟ ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی است. این فرآیندی است که توسط بسیاری از شرکت ها برای مدیریت و ادغام جنبه های مهم یک کسب و کار مانند حسابداری، مدیریت پروژه، عملیات، مدیریت زنجیره تامین و غیره استفاده می شود. ERP یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است که فعالیت های روزانه شرکت را یکپارچه می کند. این کار از ارائه اطلاعات به موقع و دقیق تا افزایش ارتباطات بین بخشی تا اجازه دادن به مدیر برای تصمیم گیری خوب را شامل می شود. این تصمیمات بر اساس داده های قبلی است که سیستم ERP جمع آوری می کند.
نرم افزار ERP یکپارچه چیست؟
یک نرم افزار ای آر پی یکپارچه اجازه می دهد تا هر جنبه از کسب و کار شما از یک برنامه واحد کنترل شود، بنابراین داده ها به طور یکپارچه در شرکت جریان می یابد و به صورت مالی شما می رسد. یکپارچه سازی اطلاعات و فرآیندها کارایی را افزایش می دهد و امکان تصمیم گیری آگاهانه را فراهم می کند.
علاوه بر این، تیم ها و بخش ها می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، به اطلاعات دسترسی داشته و فرآیندهای تجاری را بدون دخالت در کار یکدیگر اجرا کنند. کارکنان فروش می توانند داده های موجودی را مشاهده کنند. بخش بازاریابی می تواند به گزارش های فروش دسترسی داشته باشد. و مدیران یک تصویر واضح و جامع از شرکت می بینند.
چیزی که نرم افزار یکپارچه ERP را از غیر یکپارچه متمایز می‌کند این است که در یک راهکار کاملا یکپارچه، این ماژول‌ها به هم متصل می‌شوند
سیستم های ERP ماژول های جداگانه ای را برای هر یک از بخش ها و عملکردهای شرکت شما ارائه می دهند. چیزی که نرم افزار یکپارچه ERP را از غیر یکپارچه متمایز می‌کند این است که در یک راهکار کاملا یکپارچه، این ماژول‌ها به هم متصل می‌شوند و به طور خودکار داده‌ها را از منابع داخلی و خارجی جمع‌آوری می‌کنند و آن را در یک پایگاه داده یکپارچه متمرکز می‌کنند. در ای آر پی یکپارچه، گردش کار ساده شده است. ورود اطلاعات اضافی حذف شده و دقت بهبود یافته است و هر کس می تواند داده های مورد نیاز خود را در صورت نیاز پیدا کند.
چرا به نرم افزار ERP یکپارچه نیاز داریم؟
بسیاری از کسب و کارها با استفاده از فرآیندهای دستی، و ابزارهایی مانند فهرست های کاغذی یا فایل های اکسل، برای کارهایی مانند صورتحساب، سفارشات فروش و موجودی شروع به کار می کنند. همانطور که سازمان رشد می‌کند، آنها سیستم‌های نرم‌افزاری فردی را برای رسیدگی به فعالیت‌های خاصی که شدیدترین به نظر می‌رسند، مانند یک پلت فرم حسابداری یا یک سیستم مدیریت موجودی، اتخاذ می‌کنند.
مشکل این است که داده ها در هر یک از این پلتفرم های جداگانه ذخیره می شوند و البته هیچ کدام نمی توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. ادغام نرم افزارهای سفارشی برای پیوند این سیستم ها مورد نیاز است که اغلب پرهزینه، زمان بر و مستعد خطا هستند. در حالی که شروع دوباره با یک سیستم یکپارچه ممکن است دلهره آور به نظر برسد، اما می تواند ساعت های بی شمار و مبالغ زیادی در این راه صرفه جویی کند.
اگر کسب و کار شما با مشکلات زیر دست و پنجه نرم می کند، ممکن است زمان آن رسیده که یک نرم افزار ERP یکپارچه را انتخاب کنی کنید:
1- استفاده از سیستم های دستی یا غیر یکپارچه
هنگامی که از یک پلت فرم متفاوت برای هر عملکرد تجاری استفاده می کنید، بخش ها اطلاعات مورد نیاز خود را ندارند، ارتباطات محدود می شود و بهره وری آسیب می بیند. استفاده از روش‌های دستی، مانند فهرست‌های کاغذی یا اسناد دیجیتال و فایل های اکسل، زمان‌بر، ناکارآمد و مستعد خطا است.
هر بار که شخصی در سازمان شما نیاز به انجام وظیفه ای دارد که در سیستم نرم افزاری اصلی مدیریت نمی شود، خواه سفارش مشتری باشد یا دریافت مواد اولیه برای ایجاد یک محصول، باید به ورود دستی داده ها برای دریافت آن تکیه کند. همان اطلاعات دوباره در سیستم ERP. این باعث می‌شود که اشتباه کردن، دو بار وارد کردن یک داده یا فراموش کردن آن برای کسی بسیار آسان شود.
علاوه بر این، بدون ابزارهای چندکاربردی و خودکار، کارکنان هر بخش باید به یاد داشته باشند که وظایف مهم را در زمان مناسب انجام دهند، مانند سفارش مجدد لوازم، صورتحساب مشتریان و ارائه گزارش‌های انطباق.
2- مشکل در تصمیم گیری ها
بدون دیدگاه یکپارچه از داده های شرکت، مدیران و رهبران نمی توانند تصمیمات آگاهانه بگیرند. گزارش‌دهی و اطلاعات مالی باید به صورت دستی از ذینفعان و بخش‌های مختلف جمع‌آوری شود که این امر مستلزم زمان و تلاش زیاد است و بینش‌های عملی را محدود می‌کند.
3- مدیریت سخت حسابداری
اگر اطلاعات صورتحساب، خرید، ساخت، حمل و نقل و مزایای کارکنان به طور مستقیم در سیستم حسابداری شما به‌روزرسانی نشود، ممکن است داده‌های مالی کلیدی از بین برود. دوبار ورود داده ها نه تنها زمان بر است، بلکه می تواند منجر به خطاهای پرهزینه از طرف مشتریان، کارکنان، تامین کنندگان و کل سازمان شود.
4- عدم رعایت بهداشت، ایمنی و محیط زیست
با استفاده از نرم افزار یکپارچه ERP و با رعایت الزامات مناسب می توان به راحتی از بسیاری از جریمه های عدم انطباق و فراخوان محصول جلوگیری کرد. اگر در حال حمل و نقل یا دریافت مواد خطرناک هستید یا در حال انجام آزمایش کیفیت بر روی محصولات تولیدی هستید، باید مستندات مناسبی را برای هر یک از مواد تشکیل دهید.
بدون یک سیستم خودکار و یکپارچه، بخش نظارتی باید با هر ارسال و دریافت محصول درگیر شود و روند را کاهش دهد، هر محصول باید به درستی شناسایی و مستند شود. سپس، آن مستندات باید به صورت دستی چاپ یا برای گیرنده ایمیل شوند. اگر محصولات طبقه بندی و یا به درستی مستند نشده باشند، ممکن است جریمه هایی اعمال شود. حتی بدتر از آن، در صورت بروز حادثه، ریختن یا فراخوان، عدم ارائه مستندات یا پیروی از مراحل نه تنها می تواند منجر به جریمه شود، بلکه می تواند بر ایمنی کارگران، جامعه و محیط زیست نیز تأثیر بگذارد.
5- مشکلات در انجام سفارش
اگر کارکنان فروش به اطلاعات محصول، قیمت‌ها، مشتری، موجودی و تحویل، دسترسی دقیق و در زمان واقعی نداشته باشند، ممکن است فرصت‌های فروش را از دست بدهند. آنها همچنین ممکن است قیمت های نادرست یا زمان تحویل را ذکر کنند که به تجربه مشتری لطمه می زند و بر قیمت نهایی شما تأثیر می گذارد.
6- تکنولوژی بیش از حد پیچیده
یکپارچه سازی نرم افزار مستقل فرآیندی زمان بر، پیچیده و پرهزینه است. داستان‌های اجرای ناموفق حتی برای برخی از بزرگترین برندهای جهان، با پروژه‌هایی که ممکن است سال‌ها طول بکشد و مبالغ زیادی هزینه بردارند، رایج است. حتی پیاده سازی های موفقیت آمیز نیز نیاز به وصله‌ها و به‌روزرسانی‌های منظم دارند تا همه چیز به خوبی اجرا شود.
7- ضعف پشتیبانی
هنگام استفاده از سیستم های دستی، یافتن منبع خطاها، فرآیندهای معیوب یا مشکلات فنی دشوار است. یکپارچه سازی های سفارشی اغلب پشتیبانی طولانی مدت ارائه نمی‌دهند و عیب‌یابی برای تکنسین‌ها پیچیده است. علاوه بر این، اگر یک فروشنده در سیستم شما از کار بیفتد، باید فرآیند یکپارچه سازی پرهزینه را دوباره با یک محصول جدید شروع کنید مگر اینکه نرم افزار ERP یکپارچه را انتخاب کنید.
برای یکپارچگی سیستم های خود آماده اید؟ با تیم کاواک تماس بگیرید تا بدانید امروز چگونه می توانیم به شما کمک کنیم. فرم زیر را تکمیل کنید تا نسخه دمو نرم افزار کاواک را به رایگان مشاهده کنید.
مزایای نرم افزار ERP یکپارچه چیست؟
مزایای یک نرم افزار یکپارچه ERP عبارتند از:
- فرآیندهای خودکار
- داده های زمان واقعی
- منبع اطلاعاتی واحد
- انطباق با مقررات
- بهینه سازی زنجیره تامین
- بازگشت سریعتر سرمایه
- گردش کار بصری
- سازگاری با موبایل
حالا بیایید نگاهی دقیق تر به هر یک بیندازیم:
فرآیندهای خودکار: در نرم افزار ERP یکپارچه فرآیندهای دستی ناکارآمد، مانند وارد کردن داده ها با دست، به روزرسانی سیستم های متعدد، ایجاد تبدیل و تطبیق حساب ها، کاملا خودکار هستند و در نتیجه دقت و بهره وری را به شدت افزایش می دهد. سیستم‌های ای آر پی یکپارچه می‌توانند به‌طور خودکار فعالیت‌های چند عملکردی را راه‌اندازی کنند، مانند سفارش مجدد برای تأمین موجودی، زمانی که موجودی کم است یا جمع‌آوری اطلاعات ایمنی برای گزارش‌های تولید، توزیع و انطباق.
داده های زمان واقعی: همه چیز در زمان واقعی با ERP یکپارچه به روز می شود. از شمارش موجودی تا شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و داده های حسابداری. هرکسی که به آن نیاز دارد به جدیدترین اطلاعات در همه مکان‌ها دسترسی خواهد داشت و به کارکنان فروش این امکان را می‌دهد تا سفارشات بیشتری را با مشتریان مناسب انجام دهند.
منبع اطلاعاتی واحد: متمرکز کردن تمام اطلاعات در یک پایگاه داده متصل به هم، ورود داده های تکراری و جستجوهای دستی را حذف می کند، در حالی که خطای انسانی را به شدت کاهش می دهد. ارتباطات و اشتراک دانش در سراسر سازمان تسهیل می شود. صرفه جویی در زمان، ساده کردن عملیات و امکان تصمیم گیری آگاهانه.
انطباق با مقررات: اکثر سیستم‌های ERP یکپارچه از اسناد و فرآیندهای مدیریت انطباق با مقررات پشتیبانی می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا استانداردهای نظارتی و گزارش‌دهی بهداشتی، ایمنی و محیط‌زیست را رعایت کنید.
بهینه سازی زنجیره تامین: با فهرست های یکپارچه موجودی، تولید، توزیع و مالی، می توانید اطمینان حاصل کنید که زنجیره های تامین در اوج فعالیت خود هستند. با بهینه‌سازی سطح موجودی و پیش‌بینی دقیق تقاضا، می‌توانید هزینه‌های تولید و توزیع را به حداقل برسانید و بازده را به حداکثر برسانید.
بازگشت سریع تر سرمایه: شما نیازی به ایجاد ادغام های سفارشی نخواهید داشت که به شما امکان می دهد سریعتر به سودآوری برسید و فورا به مزایای نرم افزار ERP خود پی ببرید.
گردش کار بصری: کار از یک پایگاه داده متمرکز به شما امکان می دهد گردش کارها را برای کل سازمان تجسم کنید. این مزیت به رهبران، بخش‌ها و تیم‌های مختلف اجازه می‌دهد تا ببینند که دیگران روی چه پروژه‌هایی کار می‌کنند و برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و پیش‌بینی را افزایش می‌دهند.
سازگاری با موبایل: ارزش واقعی نرم افزار ای آر پی یکپارچه توانایی آن در به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز افراد مناسب در زمان مناسب است. انتخاب یک سیستم با قابلیت‌های موبایل، به‌روزرسانی موجودی را در زمان واقعی امکان‌پذیر می‌سازد. انجام دقیق تر سفارش، افزایش تصمیم گیری برای مدیران شرکت، و داده های به روز برای توانمندسازی تیم های فروش از جمله مزیت های سازگاری با موبایل است.
