اگر کسبوکارها میخواهند نوآوری کنند و از جمع رقبا متمایز شوند، هرگز نباید سیستمهای مستقل را انتخاب کنند. جهت ایجاد یک تجربه منحصر به فرد به مشتریان و افزایش بهره وری باید اشتراکگذاری دادهها بین سیستمهای CRM و سایر ابزارها را از طریق یکپارچه سازی داده های CRM انتخاب کنید. با این حال، تعداد بسیار کمی از کسبوکارها درگیر ادغام سیستمها میشوند؛ به طور عمده به این دلیل که این فرآیند پیچیده و پرخطر است.
- گردآوری دادهها از منابع و سیستمهای مختلف منجر به هرج و مرج میشود.
- این امر باعث تأخیرهای گسترده و افزایش مکرر بودجه میشود.
- علاوه بر این، گاهی اوقات وحشتناکترین احتمال، یعنی از دست دادن دادهها و اختلال در سیستم نیز رخ میدهد.
با در نظر گرفتن تمام احتمالات و اتفاقاتی که ممکن است برای شما رخ دهد، نمیتوانید از این واقعیت اجتناب کنید که ادغام سیستمها در چشمانداز رقابتی امروز حرف اول را میزند. اکنون، هیچ دلیلی برای نگرانی وجود ندارد! میتوانید این نکات گفته شده در این مقاله را دنبال کنید و مطمئن شوید که تلاشهای شما برای یکپارچه سازی داده های CRM و ادغام سیستمها به بیراهه نمیرود.

یکپارچه سازی داده های CRM چیست؟
یکپارچه سازی داده های CRM به فرآیند اتصال یک سیستم CRM با سایر برنامههای نرمافزاری، پایگاههای داده یا سیستمهای فناوری اطلاعات اشاره دارد. این اتصال با هدف خودکارسازی و بهینهسازی جریان دادهها در پلتفرمهای مختلف انجام میشود و تضمین میکند که اطلاعات در سراسر شرکت سازگار، بهروز و به راحتی در دسترس هستند.
مراحل یکپارچه سازی داده های CRM

ما مراحلی را که به شما در ادغام موفقیت آمیز سیستم کمک میکند، شرح خواهیم داد. در اینجا چند پیشنهاد ارائه شده است:
1. شروع به نگاشت داده های خود کنید
قبل از شروع به گردآوری دادهها در هر سیستم، تصویر روشنی از تمام دادههای موجود در آنها به دست آورید. حتی پس از یک بررسی کامل، برای چند کاستی آماده باشید. مطمئن شوید که زمانی را برای پروژه جهت رسیدگی به نقشهبرداری دادهها برنامهریزی کردهاید. احتمال زیادی وجود دارد که فهرست اولیه شما ناقص بماند و دادههای حیاتی در چند دور اول شناسایی نشوند.
فرمتهای داده ناسازگار را حذف کنید. سیستم شما از کاراکترهای خاصی استفاده میکند در حالی که کاراکتری که با آن ادغام میکنید این کار را نمیکند. چنین ناسازگاریهایی منجر به مشکلات جدی میشود. هر سیستم از پارامترهای برنامه ریزی شده خود پیروی میکند. برای به حداقل رساندن چنین مشکلاتی، مدیریت خطا و اعتبارسنجی را در برنامه بگنجانید.
2. فقط از داده های مورد نیاز خود استفاده کنید
دادههایی که «ممکن است مفید باشند» نباید گنجانده شوند. فقط روی آنچه «مفید» است تمرکز کنید. دادههایی که «مفید» هستند ممکن است نیاز به تغییر در دامنه داشته باشند، در حالی که دادههایی که «ممکن است مفید باشند» ممکن است شامل بهبودهایی باشند که احتمالا با پیشرفت پروژه مفید واقع شوند.
در تشخیص این دو مورد شکست نخورید، زیرا این کار منجر به افزایش هزینه زمان و پول و حتی شکست خواهد شد. هنگام یکپارچه سازی داده های CRM نگاشت فقط دادههای مرتبط و ارزشمند، مقرون به صرفه و کارآمد است. بخشهای مختلف نیازی به دیدن دادههایی که مرتبط نیستند، ندارند.
3. فرآیندهای خود را ساده کنید
قبل از اجرای برنامه یکپارچه سازی داده های سی آر ام، یک فرآیند ساده کسبوکار ایجاد کنید. جریان دادهها ضروری است، اما قابل فهم بودن فرآیند کسب و کار نیز به همان اندازه اهمیت دارد زیرا به همگامسازی اتوماسیون با فرآیند کمک میکند. شما باید هر فرآیند را با کاربران مربوطه طی کنید؛ شما خواهید دانست که مشکلات کجا وجود دارند و چگونه میتوان آنها را برطرف کرد.

در یکپارچه سازی داده ها، چه کارهایی را نباید انجام داد؟
پروژه را از طریق ایمیل مدیریت نکنید
به دنبال ابزارهای خاصی باشید که بتوانند دقیقا الزامات پروژه را برآورده کنند. همچنین، همه را در استفاده از این ابزارها مشارکت دهید. ایمیلها خیلی ریسکی هستند بنابراین به ابزارهای مشارکتی روی بیاورید و اطلاعات پروژه را متمرکز کنید.
با سوءتفاهم ها مبارزه کنید
پروژههای یکپارچه سازی داده های CRM پیچیده هستند زیرا شامل مدیریت برنامهها و فرآیندهای مرتبط با چندین سیستم میشوند. برای به حداقل رساندن خطاها در ارتباطات، یک واژهنامه ایجاد کنید. در صورت عدم لزوم، از استفاده از اصطلاحات فنی خودداری کنید. همه چیز را ساده نگه دارید. در نتیجه، کاملا واضح است که یکپارچه سازی داده های سی آر ام کار بسیار پیچیدهای است. با این حال، با بهکارگیری دقیق آنچه که در مورد آن صحبت کردیم، میتوانید بر اکثر مشکلات غلبه کرده و یک پروژه موفق ارائه دهید.
اجزای یکپارچه سازی داده های CRM چیست؟ بایدهای یکپارچه سازی

1- نگاشت داده ها: هم ترازی فیلدها در سیستم ها
نگاشت دادهها به سادگی ایجاد «پیوند» بین دو مدل داده مجزا است. این به معنای انتخاب یک فیلد در یک سیستم و اطمینان از مطابقت مناسب آن با فیلد دیگر است. به عبارت سادهتر، این امر نحوه انتقال و ذخیره دادهها را هدایت میکند. بدون این همترازی، دادهها میتوانند در حین ادغام، درهمریخته، اشتباه تفسیر شده یا از بین بروند. روند کار به این صورت است:
- فیلدهای موجود در سیستم منبع، مثلا «آدرس ایمیل» را شناسایی کنید.
- فیلد معادل را در CRM تعیین کنید. مثلا «ایمیل تماس».
- یک اتصال نگاشت بین آنها ایجاد کنید.
2- تبدیل داده ها: اصلاح داده ها برای تطبیق با قالب های هدف
تبدیل دادهها در یکپارچه سازی داده های CRM شامل تغییر ساختار، قالب یا مقدار داده ها برای اطمینان از مطابقت آنها با الزامات سیستم CRM است. اگرچه این امر با نگاشت دادهها همراه است، اما به طور عمده به قالب و ساختار دادهها میپردازد و سازگاری با سیستم هدف را تضمین میکند. روند کار به این صورت است:
- اختلافات در قالب یا ساختار دادهها را شناسایی کنید. برای مثال، تاریخها ممکن است در یک سیستم «روز-ماه-سال» و در سیستم دیگر «سال-ماه-روز» باشند.
- از توابع یا الگوریتمها برای تغییر دادهها به قالب دلخواه استفاده کنید.
3- همگام سازی داده ها: تضمین به روز بودن اطلاعات در پلتفرم های مختلف
همگام سازی دادهها یک فرآیند مداوم است که تضمین میکند مجموعه دادهها در دو یا چند مکان بهروز و با یکدیگر سازگار هستند. روند کار به این صورت است:
- بررسیهایی برای تشخیص تغییرات در سیستمهای منبع انجام میشود.
- پس از شناسایی تغییرات، آنها در CRM منعکس میشوند.
- همگامسازی میتواند بهصورت بلادرنگ (فوری)، تقریبا بلادرنگ (با تأخیر کوتاه) یا برنام ریزی شده (مثلا ساعتی، روزانه) باشد.
4- مدیریت خطا: تشخیص و رفع اختلافات
مدیریت خطا به روشها و فرآیندهایی اشاره دارد که برای شناسایی، گزارش و اصلاح خطاهای ادغام دادهها و کاهش چالشهای ادغام دادهها استفاده میشوند. روند کار به این صورت است:
- ابزارهای نظارتی را برای تشخیص خطاها در حین انتقال دادهها، مانند عملیات ناموفق، ناهنجاریهای دادهها، قطع سیستم و غیره، پیادهسازی کنید.
- پس از شناسایی، خطاها ثبت میشوند، که اغلب جزئیاتی در مورد ماهیت و علل احتمالی آنها نیز ذکر شده است.
چالش های ادغام داده های CRM

1- کیفیت داده ها
سیستمهای CRM، با گذشت زمان، میتوانند دادههای زیادی را جمعآوری کنند. این دادهها گاهی اوقات میتوانند تکراری، قدیمی یا نادرست باشند. انتقال یا ادغام چنین دادههای «نامناسب» به سیستمهای دیگر میتواند منجر به خطاها و ناهماهنگیهای زیادی شود.
تصمیمگیری کسبوکارها بر اساس دادههای نادرست یا قدیمی میتواند منجر به اشتباهات استراتژیک، تخصیص نادرست منابع و از دست دادن فرصتها شود. تصور کنید که با استفاده از شماره تلفن قدیمی یا ایمیل اشتباه با مشتری تماس میگیرید. این ناامیدکننده است و کارها به درستی انجام نمیشوند.
راه حل:
- ممیزیهای منظم دادهها و اقدامات پاکسازی باید اجباری شوند.
- استفاده از ابزارهای اعتبارسنجی دادهها در طول یکپارچه سازی داده های سازی CRM میتواند ناسازگاریهای احتمالی را مشخص کند و تضمین کند که فقط دادههای بینقص منتقل میشوند.
2- پیچیدگی ادغام
هر سیستم، چه CRM، چه ERP یا یک ابزار بازاریابی، معماری، قالبهای داده و پروتکلهای منحصر به فرد خود را دارد. این تفاوت در سیستمها میتواند فرآیندهای ادغام را پیچیده و چالشبرانگیز کند. این میتواند مشکلاتی را برای کسبوکارها ایجاد کند:
اول اینکه، چون خیلی پیچیده است، سرهم کردن همه چیز میتواند خیلی بیشتر طول بکشد. دوم، میتواند گرانتر باشد. اتصال سیستمهای نرمافزاری مختلف به ابزارها یا متخصصان خاصی نیاز دارد که میتواند هزینه بیشتری داشته باشد. به علاوه، هر چه بیشتر طول بکشد، فرصتهای از دست رفته و درآمد از دست رفته بیشتر میشود.
راه حل:
- برای سادهسازی فرآیند، پلتفرمهایی با APIهای مستندسازیشده و الگوهای یکپارچهسازی استاندارد را انتخاب کنید.
- قبل از شروع، از متخصصان یا مشاوران ادغام کمک بگیرید تا بینشهای خاص هر حوزه را ارائه دهند و پیچیدگی را کاهش دهند.
3- نگرانی های امنیتی
با جابجایی دادهها بین سیستمها، آنها در معرض نقضهای احتمالی یا دسترسی غیرمجاز قرار میگیرند. با توجه به حساسیت آنها (جزئیات مشتری، ارقام فروش)، داده های CRM به ویژه آسیبپذیر هستند. نقض دادهها، به ویژه دادههای مشتری، میتواند اعتبار یک برند را لکهدار کند. بدتر از آن، ممکن است منجر به نقض مقررات حفاظت از دادهها و در نتیجه مجازاتهای قانونی شود.
راه حل:
- پیادهسازی پروتکلهای رمزگذاری قوی در حین انتقال دادهها.
- اطمینان حاصل کنید که مکانیسمهای احراز هویت (مانند کلیدهای API یا توکنهای OAuth) برای اعتبارسنجی هر درخواست داده وجود دارند.
4- مسائل مربوط به مقیاس پذیری
با گسترش کسبوکارها، پایگاههای مشتریان، خطوط تولید و حجم تعاملات و تراکنشهای آنها نیز افزایش مییابد. در بیشتر موارد، سیستم CRM موجود ممکن است برای مدیریت این رشد مجهز نباشد، که این امر به یک مشکل تبدیل میشود.
با افزایش حجم دادهها، ممکن است CRM شروع به کند شدن کند و پردازش درخواستها یا بهروزرسانی سوابق را طولانیتر کند. این کندی میتواند به سایر سیستمهای یکپارچه نیز سرایت کند و منجر به تأخیر در دسترسی به داده های مشتری در لحظه، تولید گزارشها یا حتی اجرای وظایف ساده شود.
راه حل:
- معماری اولیه یکپارچه سازی داده های CRM باید به گونهای طراحی شود که پیش بینی های رشد آینده را در خود جای دهد.
- انتخاب کنید که قابلیت مقیاسپذیری ماژولار را ارائه میدهند؛ اجزایی که میتوانند بدون نیاز به تغییر اساسی کل سیستم، اضافه یا بهبود یابند.