به طور کلی فرآیند تحول دیجیتال را می توان به استفاده از فناوری مدرن برای ایجاد یا اصلاحِ فرآیندهای تجاری موجود، تعریف کرد. برای اکثر پیشروان کسب و کار، واژه «تحول دیجیتال» واژه جدیدی نیست. سال ها است که شرکت ها از تکنولوژی برای بهینه سازی کسب و کار خود استفاده می کنند. اما پاندمی کرونا شرکت ها را وادار کرد تا در کسب و کار خود تغییراتی ایجاد کنند تا با استفاده از روش های دیجیتالی به ارائه خدمات به مشتریان بپردازند. همین امر اهمیت سرمایه گذاری در تحول دیجیتال را تصریح کرد. 77 درصد مدیران اعلام کردند که به خاطر پاندمی کرونا مجبور به تسریع برنامه تحول دیجیتال شرکت خود شدند.
از همان زمان به بعد مقاومت شرکت ها در برابر تجربه و ریسکِ امتحان ابزارهای دیجیتال به شدت کاهش یافته است. تمام شرکت های بزرگ شرایط دورکاری را برای کارمندان خود فراهم کردند و امکان ارتباط از راه دور مشتریان با شرکت را ایجاد کرند تا بتوانند محصولات یا خدمات خود را به آنها ارائه دهند.
هر چند گفتن تمام این موارد خیلی راحت تر از انجام دادنشان است ولی باید بدانید که هدفگیری در تاریکی، به شرکت شما برای ایجاد تحول دیجیتال هیچ کمکی نخواهد کرد. این مقاله به فاکتورهایی اشاره می کند که می توانند به استراتژی تحول دیجیتال شما قدرت بخشند. هم چنین به شما کمک خواهد کرد تا بدانید شرکت در چه نقطه ای قرار دارد و از کجا باید شروع کنید و در این فرایند تحول دیجیتال به چه مواردی باید دقت کنید.
قبل از شروع باید بدانیم منظورمان از تحول دیجیتال چیست؟
تحول دیجیتال به مجموعه تلاش های شرکت برای بهبود اتخاذ تکنولوژی دیجیتال گفته می شود تا به وسیله آن بتواند فرایند کسب و کار، ارزش مشتریان و نوآوری دیجیتال را بهبود بخشد.
فرایند تحول دیجیتال چیست؟
تحول دیجیتال را می توان به عنوان فرآیند استفاده از فناوری مدرن برای ایجاد یا اصلاحِ فرآیندهای تجاری موجود، فرهنگ و تجربیات مشتری تعریف کرد. این تجسم نوین از کسب و کار در عصر دیجیتال، سازمان ها را با ابزارهای لازم برای همگام شدن با رقبا و برآوردن نیازهای متغیر بازار مجهز می کند. این نوع تحول، از نقش های سنتی مانند فروش، بازاریابی و خدمات مشتری فراتر می رود و در درجه اول به نحوه تفکر و تعامل سازمان ها با مشتریان مربوط می شود.
با ادغام فناوری جدید، سازمان ها این فرصت را دارند تا نحوه انجام کسب و کار خود را بازبینی کنند. این امر درهای زیادی را برای رشد و ارتقاء به روی شرکت ها باز خواهد کرد و به آنها اجازه خواهد داد تا تجربه مشتری خود را تا حد زیادی افزایش دهند و به صنایعی بپردازند که هرگز قبلا امکان پذیر نبودد.
فرآیندهای دیجیتال
همان طور که سازمان ها به رشد خود ادامه می دهند، فرآیندهای خارجی و داخلی آنها نیز می توانند بسیار پیچیده شوند. برای درک چگونگی تغییر روش های کسب و کار و پرداختن به پیچیدگی های آنها، باید هم به طور دقیق نحوه کار فرآیندهای کسب و کار را مشخص کرد و هم به علل اهمیت دیجیتالی سازی این فرآیندها پرداخت. فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به مأموریت آن سازمان طراحی شده اند، تا با عملکرد بهتر، نیازهای اساسی مشتریان آن کسب و کار را تأمین نمایند. به همین منظور و برای پاسخگویی بهتر به نیازها و خواسته های مشتریان باید فرآیندهای موجود کارایی و اثربخشی لازم را داشته باشند.
مارتین اولد (Martyn Ould) فرآیند را این گونه تعریف می‌کند:
فرآیند مجموعه ای است منسجم از فعالیت هایی که توسط یک گروه همکار به منظور دستیابی به هدفی واحد انجام می شود که این فعالیت ها می بایست در راستای کسب و کار آن سازمان باشد.
Martyn Ould
در دیدگاه سیستمی، فرآیند عبارت است از آنچه ورودی را به خروجی تبدیل می کند و دربرگیرنده چگونگی انجام عملکرد نهادهای کار است. فرآیندگرایی یعنی درک این حقیقت که هر فعالیت فقط زمانی با ارزش است که به تکمیل یک فرآیند کمک کند و آن فرآیند نیز، نیازی را در یک شبکه فرآیندی بزرگ تر برآورده و ارزش جدید ایجاد کند.
عوامل تقویت کننده استراتژی تحول دیجیتال
- ترویج ذهنیت دیجیتال
- تعیین مدیران مناسب
- یافتن تعادل مناسب بین فناوری و استعداد
- دیجیتالی کردن سیستم های قدیمی
- ترکیب ارتباطات سنتی و دیجیتال
1. ترویج ذهنیت دیجیتال
اولین عامل در تقویت استراتژی و فرآیند تحول دیجیتال، ترویج ذهنیت دیجیتال در سازمان است. تحول دیجیتال مستلزم تغییراتی در فرهنگ و طرز تفکر کلی سازمان است. هنگامی که شما از فناوری های دیجیتالی جدید استفاده می کنید که فرآیندهای کسب و کار را سرعت می بخشد، انتظار می رود کارمندان نیز با این سرعت همگام شوند. پس به آنها این فرصت را بدهید تا در روند کاری خود تحولات مثبت ایجاد کنند و بتوانند سنت های قدیم سازمان را نیز تغییر دهند. در حین این تحولات از آنها حمایت کنید و به آنها کمک کنید تا بتوانند راحت تر درک کنند که چگونه این فناوری های جدید می توانند برای آنها مفید باشند.
سازمان ها باید این تحولات را مدیریت کنند و صحنه را برای چشم انداز دیجیتال جدید، که در آن سرعت و چابکی یک هنجار به حساب می آید، تنظیم کنند. برای مدیریت فرآیند تحول دیجیتال اتخاذ رویکرد «ابتدا کارمند» به کسب و کارها کمک می کند تا زمانی که کارمندان نتوانستند خود را با شرایط و محیط جدید تطبیق دهند، از آن مرحله شک و تردید به راحتی عبور کنند.
بدیهی است که باید از سوی کارکنانی که نسبت به این تغییرات بدبین هستند انتظار مقاومت داشته باشیم. آنها ممکن است از فناوری جدید بترسند، چرا که ممکن است احساس خطر کنند که شاید این تکنولوژی بر علیه آنها بوده و در نهایت زمانی جایگزین آنها در محل کار خواهد شد. ابزارهایی هم که نتوانند وعده های داده شده خود را اجرا کنند باعث خواهند شد که کارمندان در بکارگیری آنها تمایلی نشان ندهند. مدیرانی که تغییرات تحول آفرین را به وجود می آورند، نقش مهمی در این امر ایفا می کنند، که همین مورد ما را به گزینه بعدی می رساند…
2. تعیین مدیران مناسب
برای دستیابی به موفقیت واقعی در فرایند تحول دیجیتال، تغییر باید در همه سطوح، به ویژه در سطوح بالا اتفاق بیافتد. آیا در سازمان شما مدیران مناسبی وجود دارد تا بتوانند به خوبی تجربه دیجیتال را پیش ببرند؟ یافتن چنین مدیرانی برای دستیابی به موفقیت در امر فرآیند تحول دیجیتال بسیار حائز اهمیت است. بنابراین یک مدیر ارشد دیجیتال برای مدیریت امور تحول سازمان، مشخص کنید. سایر مدیران در سطوح پایین تر و کارمندان ارشد در سازمان نیز باید با فعالیت های همه جانبه شرکت در زمینه تجربه دیجیتال مشارکت داشته باشند.
برای پیشبرد این رویکرد باید تعهد آشکاری از سوی مدیریت وجود داشته باشد. فعالیت های سنتی در کسب و کارها، سلسله مراتبی را در سازمان ها ایجاد می کند که این خود سبب افزایش مدیریت خرد و بی اعتمادی در کارکنان می شود.
یک محل کار دیجیتالی، باید دانش و اشتیاق مناسب را در اختیار کارمندانی که در استفاده از تکنولوژی ماهر هستند قرار دهد تا بتوانند در تصمیمات و پروژه های مهم مشارکت داشته باشند.
3. یافتن تعادل مناسب بین فناوری و استعداد
تحول دیجیتال تغییرات زیادی را در سازمان شما ایجاد خواهد کرد. همین امر منجر به مقاومت در برابر تغییرات از سوی کارمندان شما خواهد شد. بهترین راه برای مقابله با این موضوع این است که کارکنان از مزایای ابزارهای جدید آگاه شوند و این اطمینان حاصل شود که فناوری و استعدادهای افراد در موازات هم و به نفع سازمان کار خواهد کرد.
تحول دیجیتال فقط مربوط به فناوری نیست. اینکه کارمندان شما به چه میزان و چگونه می توانند از این فناوری ها استفاده کنند نیز دارای اهمیت زیادی است. این اجازه را به کارمندان خود بدهبد تا از ابزارهای جدید به طور کامل استفاده کنند و به آنها این اطمینان را بدهید که هر زمان نیاز داشتند، از آنها پشتیبانی خواهد شد.
4. دیجیتالی کردن سیستم های قدیمی
هر سازمانی که می خواهد فرآیند تحول دیجیتال در خود به وجود آورد باید این فاکتور واضح را در نظر بگیرد. پایبند ماندن به روش های قدیمی، تغییر و تحول شما را کند خواهد کرد. مدیر ارشد فناوری شرکت باید فناوری های جدید و نوآورانه ای را پیدا کند که می توانند همان عملیات مشابه سیستم های قدیمی را انجام دهند اما با سرعت بسیار بالاتر.
کارمندان و گاهی حتی مدیران ارشد ممکن است با چیزی که به آن عادت کرده اند احساس راحتی بیشتری کنند و پلتفرم های جدید را پیچیده بدانند. برای بر طرف کردن این مشکلات باید ارتباط و آموزش مناسب قبل از راه اندازی سیستم جدید انجام شود. هم چنین پس از اجرا و راه اندازی سیستم جدید نیز پشتیبانی و راهنمایی های مورد نیاز ارائه شود.
خودکار کردن کارهای غیر ضروری یا پیش پا افتاده می تواند به مقدار قابل توجهی زمان کارمندان را آزاد کند تا بتوانند وقت خود را صرف انجام کارهای واجب تر کنند. از یک پلتفرم پذیرش دیجیتالی استفاده کنید تا کارکنان به نرم افزار جدید عادت کنند و پشتیبانی و کمک با سرعت بیشتری ارائه شود.
5. ترکیب ارتباطات سنتی و دیجیتال
تعامل و ارتباط، رمز یک تحولِ موفق است. برای داشتن یک تغییر و تحول روان و بی دردسرتر در فرآیند تحول دیجیتال در سازمان باید به کارمندان خود به درستی مزایای ابزارها، چارچوب ها و فرآیندهای جدید را شرح دهید. مدیرانی که مسئول پیاده سازی این تغییر و تحولات هستند باید خود نحوه عملکرد یک محل کار دیجیتال جدید را به خوبی تصور کنند تا بتوانند این دیدگاه را به وضوح به کارکنان نیز انتقال دهند.
محل کار دیجیتال جدید به کانال های ارتباطی قوی برای عملکرد صحیح و بهتر نیاز خواهد داشت. به روزرسانی های زیادی در امکانات و تغییرات زیادی در نرم افزار به وجود خواهد آمد که همه این تغییرات باید به کارمندان اطلاع رسانی شود.
