به طور کلی فرآیند تحول دیجیتال را می توان به استفاده از فناوری مدرن برای ایجاد یا اصلاحِ فرآیندهای تجاری موجود، تعریف کرد. برای اکثر پیشروان کسب و کار، واژه «تحول دیجیتال» واژه جدیدی نیست. سال ها است که شرکت ها از تکنولوژی برای بهینه سازی کسب و کار خود استفاده می کنند. اما پاندمی کرونا شرکت ها را وادار کرد تا در کسب و کار خود تغییراتی ایجاد کنند تا با استفاده از روش های دیجیتالی به ارائه خدمات به مشتریان بپردازند. همین امر اهمیت سرمایه گذاری در تحول دیجیتال را تصریح کرد. 77 درصد مدیران اعلام کردند که به خاطر پاندمی کرونا مجبور به تسریع برنامه تحول دیجیتال شرکت خود شدند.
از همان زمان به بعد مقاومت شرکت ها در برابر تجربه و ریسکِ امتحان ابزارهای دیجیتال به شدت کاهش یافته است. تمام شرکت های بزرگ شرایط دورکاری را برای کارمندان خود فراهم کردند و امکان ارتباط از راه دور مشتریان با شرکت را ایجاد کرند تا بتوانند محصولات یا خدمات خود را به آنها ارائه دهند.
هر چند گفتن تمام این موارد خیلی راحت تر از انجام دادنشان است ولی باید بدانید که هدفگیری در تاریکی، به شرکت شما برای ایجاد تحول دیجیتال هیچ کمکی نخواهد کرد. این مقاله به فاکتورهایی اشاره می کند که می توانند به استراتژی تحول دیجیتال شما قدرت بخشند. هم چنین به شما کمک خواهد کرد تا بدانید شرکت در چه نقطه ای قرار دارد و از کجا باید شروع کنید و در این فرایند تحول دیجیتال به چه مواردی باید دقت کنید.
قبل از شروع باید بدانیم منظورمان از تحول دیجیتال چیست؟
تحول دیجیتال به مجموعه تلاش های شرکت برای بهبود اتخاذ تکنولوژی دیجیتال گفته می شود تا به وسیله آن بتواند فرایند کسب و کار، ارزش مشتریان و نوآوری دیجیتال را بهبود بخشد.
فرایند تحول دیجیتال چیست؟
تحول دیجیتال را می توان به عنوان فرآیند استفاده از فناوری مدرن برای ایجاد یا اصلاحِ فرآیندهای تجاری موجود، فرهنگ و تجربیات مشتری تعریف کرد. این تجسم نوین از کسب و کار در عصر دیجیتال، سازمان ها را با ابزارهای لازم برای همگام شدن با رقبا و برآوردن نیازهای متغیر بازار مجهز می کند. این نوع تحول، از نقش های سنتی مانند فروش، بازاریابی و خدمات مشتری فراتر می رود و در درجه اول به نحوه تفکر و تعامل سازمان ها با مشتریان مربوط می شود.
با ادغام فناوری جدید، سازمان ها این فرصت را دارند تا نحوه انجام کسب و کار خود را بازبینی کنند. این امر درهای زیادی را برای رشد و ارتقاء به روی شرکت ها باز خواهد کرد و به آنها اجازه خواهد داد تا تجربه مشتری خود را تا حد زیادی افزایش دهند و به صنایعی بپردازند که هرگز قبلا امکان پذیر نبودد.
فرآیندهای دیجیتال
همان طور که سازمان ها به رشد خود ادامه می دهند، فرآیندهای خارجی و داخلی آنها نیز می توانند بسیار پیچیده شوند. برای درک چگونگی تغییر روش های کسب و کار و پرداختن به پیچیدگی های آنها، باید هم به طور دقیق نحوه کار فرآیندهای کسب و کار را مشخص کرد و هم به علل اهمیت دیجیتالی سازی این فرآیندها پرداخت. فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به مأموریت آن سازمان طراحی شده اند، تا با عملکرد بهتر، نیازهای اساسی مشتریان آن کسب و کار را تأمین نمایند. به همین منظور و برای پاسخگویی بهتر به نیازها و خواسته های مشتریان باید فرآیندهای موجود کارایی و اثربخشی لازم را داشته باشند.
مارتین اولد (Martyn Ould) فرآیند را این گونه تعریف می‌کند:
فرآیند مجموعه ای است منسجم از فعالیت هایی که توسط یک گروه همکار به منظور دستیابی به هدفی واحد انجام می شود که این فعالیت ها می بایست در راستای کسب و کار آن سازمان باشد.
Martyn Ould
در دیدگاه سیستمی، فرآیند عبارت است از آنچه ورودی را به خروجی تبدیل می کند و دربرگیرنده چگونگی انجام عملکرد نهادهای کار است. فرآیندگرایی یعنی درک این حقیقت که هر فعالیت فقط زمانی با ارزش است که به تکمیل یک فرآیند کمک کند و آن فرآیند نیز، نیازی را در یک شبکه فرآیندی بزرگ تر برآورده و ارزش جدید ایجاد کند.
عوامل تقویت کننده استراتژی تحول دیجیتال
- ترویج ذهنیت دیجیتال
- تعیین مدیران مناسب
- یافتن تعادل مناسب بین فناوری و استعداد
- دیجیتالی کردن سیستم های قدیمی
- ترکیب ارتباطات سنتی و دیجیتال
1. ترویج ذهنیت دیجیتال
اولین عامل در تقویت استراتژی و فرآیند تحول دیجیتال، ترویج ذهنیت دیجیتال در سازمان است. تحول دیجیتال مستلزم تغییراتی در فرهنگ و طرز تفکر کلی سازمان است. هنگامی که شما از فناوری های دیجیتالی جدید استفاده می کنید که فرآیندهای کسب و کار را سرعت می بخشد، انتظار می رود کارمندان نیز با این سرعت همگام شوند. پس به آنها این فرصت را بدهید تا در روند کاری خود تحولات مثبت ایجاد کنند و بتوانند سنت های قدیم سازمان را نیز تغییر دهند. در حین این تحولات از آنها حمایت کنید و به آنها کمک کنید تا بتوانند راحت تر درک کنند که چگونه این فناوری های جدید می توانند برای آنها مفید باشند.
سازمان ها باید این تحولات را مدیریت کنند و صحنه را برای چشم انداز دیجیتال جدید، که در آن سرعت و چابکی یک هنجار به حساب می آید، تنظیم کنند. برای مدیریت فرآیند تحول دیجیتال اتخاذ رویکرد «ابتدا کارمند» به کسب و کارها کمک می کند تا زمانی که کارمندان نتوانستند خود را با شرایط و محیط جدید تطبیق دهند، از آن مرحله شک و تردید به راحتی عبور کنند.
بدیهی است که باید از سوی کارکنانی که نسبت به این تغییرات بدبین هستند انتظار مقاومت داشته باشیم. آنها ممکن است از فناوری جدید بترسند، چرا که ممکن است احساس خطر کنند که شاید این تکنولوژی بر علیه آنها بوده و در نهایت زمانی جایگزین آنها در محل کار خواهد شد. ابزارهایی هم که نتوانند وعده های داده شده خود را اجرا کنند باعث خواهند شد که کارمندان در بکارگیری آنها تمایلی نشان ندهند. مدیرانی که تغییرات تحول آفرین را به وجود می آورند، نقش مهمی در این امر ایفا می کنند، که همین مورد ما را به گزینه بعدی می رساند…
2. تعیین مدیران مناسب
برای دستیابی به موفقیت واقعی در فرایند تحول دیجیتال، تغییر باید در همه سطوح، به ویژه در سطوح بالا اتفاق بیافتد. آیا در سازمان شما مدیران مناسبی وجود دارد تا بتوانند به خوبی تجربه دیجیتال را پیش ببرند؟ یافتن چنین مدیرانی برای دستیابی به موفقیت در امر فرآیند تحول دیجیتال بسیار حائز اهمیت است. بنابراین یک مدیر ارشد دیجیتال برای مدیریت امور تحول سازمان، مشخص کنید. سایر مدیران در سطوح پایین تر و کارمندان ارشد در سازمان نیز باید با فعالیت های همه جانبه شرکت در زمینه تجربه دیجیتال مشارکت داشته باشند.
برای پیشبرد این رویکرد باید تعهد آشکاری از سوی مدیریت وجود داشته باشد. فعالیت های سنتی در کسب و کارها، سلسله مراتبی را در سازمان ها ایجاد می کند که این خود سبب افزایش مدیریت خرد و بی اعتمادی در کارکنان می شود.
یک محل کار دیجیتالی، باید دانش و اشتیاق مناسب را در اختیار کارمندانی که در استفاده از تکنولوژی ماهر هستند قرار دهد تا بتوانند در تصمیمات و پروژه های مهم مشارکت داشته باشند.
3. یافتن تعادل مناسب بین فناوری و استعداد
تحول دیجیتال تغییرات زیادی را در سازمان شما ایجاد خواهد کرد. همین امر منجر به مقاومت در برابر تغییرات از سوی کارمندان شما خواهد شد. بهترین راه برای مقابله با این موضوع این است که کارکنان از مزایای ابزارهای جدید آگاه شوند و این اطمینان حاصل شود که فناوری و استعدادهای افراد در موازات هم و به نفع سازمان کار خواهد کرد.
تحول دیجیتال فقط مربوط به فناوری نیست. اینکه کارمندان شما به چه میزان و چگونه می توانند از این فناوری ها استفاده کنند نیز دارای اهمیت زیادی است. این اجازه را به کارمندان خود بدهبد تا از ابزارهای جدید به طور کامل استفاده کنند و به آنها این اطمینان را بدهید که هر زمان نیاز داشتند، از آنها پشتیبانی خواهد شد.
4. دیجیتالی کردن سیستم های قدیمی
هر سازمانی که می خواهد فرآیند تحول دیجیتال در خود به وجود آورد باید این فاکتور واضح را در نظر بگیرد. پایبند ماندن به روش های قدیمی، تغییر و تحول شما را کند خواهد کرد. مدیر ارشد فناوری شرکت باید فناوری های جدید و نوآورانه ای را پیدا کند که می توانند همان عملیات مشابه سیستم های قدیمی را انجام دهند اما با سرعت بسیار بالاتر.
کارمندان و گاهی حتی مدیران ارشد ممکن است با چیزی که به آن عادت کرده اند احساس راحتی بیشتری کنند و پلتفرم های جدید را پیچیده بدانند. برای بر طرف کردن این مشکلات باید ارتباط و آموزش مناسب قبل از راه اندازی سیستم جدید انجام شود. هم چنین پس از اجرا و راه اندازی سیستم جدید نیز پشتیبانی و راهنمایی های مورد نیاز ارائه شود.
خودکار کردن کارهای غیر ضروری یا پیش پا افتاده می تواند به مقدار قابل توجهی زمان کارمندان را آزاد کند تا بتوانند وقت خود را صرف انجام کارهای واجب تر کنند. از یک پلتفرم پذیرش دیجیتالی استفاده کنید تا کارکنان به نرم افزار جدید عادت کنند و پشتیبانی و کمک با سرعت بیشتری ارائه شود.
5. ترکیب ارتباطات سنتی و دیجیتال
تعامل و ارتباط، رمز یک تحولِ موفق است. برای داشتن یک تغییر و تحول روان و بی دردسرتر در فرآیند تحول دیجیتال در سازمان باید به کارمندان خود به درستی مزایای ابزارها، چارچوب ها و فرآیندهای جدید را شرح دهید. مدیرانی که مسئول پیاده سازی این تغییر و تحولات هستند باید خود نحوه عملکرد یک محل کار دیجیتال جدید را به خوبی تصور کنند تا بتوانند این دیدگاه را به وضوح به کارکنان نیز انتقال دهند.
محل کار دیجیتال جدید به کانال های ارتباطی قوی برای عملکرد صحیح و بهتر نیاز خواهد داشت. به روزرسانی های زیادی در امکانات و تغییرات زیادی در نرم افزار به وجود خواهد آمد که همه این تغییرات باید به کارمندان اطلاع رسانی شود.
چهار حوزه اصلی فرآیند تحول دیجیتال
سازمانی که قصد دارد پروژه تحول دیجیتال خود را آغاز کند باید این چهار حوزه اصلی را در نظر بگیرد:
1. تحول فرآیند
تحول دیجیتال در فرآیندهای کسب و کار یک ابتکار استراتژیک با هدف بهبود کارایی و اثربخشی فعالیت های یک شرکت است. این امر شامل بررسی کامل و جامع فرآیندها و سیستم های موجود است، با هدف شناسایی حوزه هایی که نیاز به بهینه سازی دارند و در نهایت ایجاد تغییراتی برای دستیابی راحت تر به اهداف شرکت است.
تحول فرآیند سازمان مستلزم اصلاح عناصر فرآیندهای یک کسب و کار به منظور دستیابی به اهداف جدید است.
تحول فرآیند سازمان مستلزم اصلاح عناصر فرآیندهای یک کسب و کار به منظور دستیابی به اهداف جدید است. اکثر شرکت ها زمانی اقدام به ایجاد تحول در فرآیند کسب و کار می کنند که نیاز به یک به روزرسانی اساسی دارند. انجام چنین تحولی، فرآیندهای سازمان را مدرن، فناوری جدید را تلفیق، در هزینه ها صرفه جویی و سیستم های اصلی را بهتر ادغام خواهد نمود.
سه نوع فرآیند کسب و کاری وجود دارد که عبارتند از؛
– فرآیندهای عملیاتی (اصلی)
– فرآیندهای مدیریتی
– فرآیندهای پشتیبان
فرآیندهای عملیاتی شامل اهداف اصلی سازمان هستند و باعث ایجاد یک جریان ارزش مانند تولید محصولات یا گرفتن سفارش از مشتریان می‌شوند. فرآیندهای مدیریتی شامل روش هایی برای نظارت بر مواردی مانند کارمندان و بودجه و حکمرانی سازمان است. و در نهایت فرآیندهای پشتیبان بخشی از مدیریت روش های اصلی عملیاتی هستند و شامل مواردی مانند پشتیبانی فنی، آموزش ایمنی و استخدام هستند.
مراحل مهم در تحول فرآیند کسب و کار
تحول فرآیند کسب و کار در فرآیند تحول دیجیتال مراحل مشابهی را با مدیریت فرآیند کسب و کار دنبال می کند، اما تلاش می کند تا تغییرات بزرگ تر و موثرتری به وجود آورد. برخی از مراحلی که باید در هنگام تغییر فرآیند انجام دهید عبارتند از:
شناسایی اهداف تحول دیجیتال
در وهله اول باید بدانید که آیا شرکت تلاش می کند تا سیستم های خود را ارتقاء دهد؟ آیا فناوری جدید را القاء می کند؟ آیا فرآیندها را با ساختار سازمانی جدید تطبیق می دهد؟ اصلا چه چیزی باعث احساس نیاز در سازمان شده است؟ پس اولین قدم این است که دلایل این تحول را به خوبی درک کنید. شاید به دلیل نیاز به ارتقاء سیستم ها، استفاده از فناوری جدید، انطباق با ساختار سازمانی جدید یا دلایل دیگر باشد. خیلی مهم است که درک درستی از اهداف تحول دیجیتال داشته باشیم. درک درست این موضوع باعث خواهد شد تا از ایجاد تغییرات درست نیز مطمئن شویم.
ایجاد معیارهای پایه
برای اندازه گیری میزان موفقیت تحول ایجاد شده باید معیارهای مشخصی برای ردیابی کردن داشته باشید. سازمان ها برای اینکه بتوانند نشان دهند که تحول فرآیند کسب و کار در فرآیند تحول دیجیتال موفقیت آمیز خواهد بود، باید داده های مورد نیاز را جمع آوری کنند. این داده ها باید شامل هزینه، زمان، تعداد خطاها و سایر معیارهای قابل اندازه گیری باشد.
مشارکت همه ذینفعان
تحول فرآیند کسب و کار فقط به معنای تغییر فرآیندها نیست، بلکه به معنی مشارکت همه سهامداران در فرآیند تغییر نیز می باشد. این کار با دریافت بازخورد از همه کارمندان، مشتریان و سایر ذینفعان در مورد آنچه در گذشته خوب عمل کرده و انتظارات آنها از فرآیند جدید، صورت خواهد گرفت.
ترسیم بهترین سناریو
با استفاده از یک ابزار ترسیم نمودار، یک نمودار بصری از مسیر کاری ایده آل رسم کنید که شامل تمام وظایف انسانی و سیستمی که باید انجام شوند، باشد. این به شرکت کمک خواهد کرد تا دامنه کامل تحول را درک کند و بتواند تمام موانع یا چالش های احتمالی را به راحتی شناسایی کند.
مرحله اجرا و نظارت
این فرآیند باید به تدریج و با استفاده از تیم های کوچکی که در مورد فرایند تحول دیجیتال جدید آموزش می بینند، معرفی شود. پیشرفت این تحول باید به دقت زیر نظر گرفته شود و تغییرات مورد نیاز باید به سرعت انجام شوند تا رسیدن به موفقیت تضمین شود.
2. تحول الگوی کسب و کار
بسیاری از شرکت ها برای تغییر الگوی کسب و کار سنتی خود به دنبال فناوری های دیجیتال هستند. در دنیای کسب و کار امروزی، نمونه های زیادی از این نوع نوآوری ها وجود دارد. برای مثال می توان روش نوین شرکت نتفلیکس برای توزیع ویدیو یا روش جدید شرکت اپل در ارائه موسیقی (I-Tunes) و یا ابتکار نوین در صنعت تاکسی توسط اوبر، اشاره کرد.
این نام های شناخته شده تنها شرکت هایی نیستند که چنین تغییر و تحولات بزرگی را در الگوی کسب و کار خود به کار برده اند. شرکت های بیمه مانند Allstate و Metromile با تجزیه و تحلیل داده ها برای جداسازی قراردادهای بیمه و دریافت هزینه از مشتریان استفاده می کنند که این خود یک تغییر عمده در الگوی کسب و کار بیمه خودرو می باشد.
با ایده پردازی و اختراع روش های نوین و افزودن آن به الگوی فعلی موفقیت خود، شرکت ها می توانند با یک نوسازی، فرصت های جدیدِ قابل توجهی برای رشد خود به وجود آورند. به همین دلیل است که شرکت های بیشتری باید سعی کنند مسیرهای مشابهی را دنبال کنند.
نکته کلیدی در تحول دیجیتال
با استفاده از فناوری مدرن، کسب و کارها به طور دائم در حال تکامل هستند و دستخوش تحولات دیجیتالی می شوند که کارایی و رقابت آنها را در بازار بهبود می بخشد. اما باید بدانید که تحول دیجیتال با اجرای فناوری جدید به پایان نمی رسد. سازمان ها باید با ذهنی باز به فراتر از فناوری فکر کنند تا بتوانند به راستی تحول دیجیتال واقعی را در آغوش بگیرند. تنها با بازنگری کامل یک سازمان در فرآیند تحول دیجیتال است که کسب و کارها می توانند به مزایای دیجیتالی سازی پی ببرند. این بازنگری شامل: بهبود فعالیت ها، ایجاد فرصت ها برای همکاری، گسترش خدمات خود و تحول رویکرد در تجربه مشتری است.
