اتوماسیون ERP چیست و چه مزایایی برای کسب و کارها دارد؟

هنگامی که صحبت از اتوماسیون ERP می شود، اغلب می توان آن را به عنوان دو سناریو جداگانه نام برد؛ یکی خودکارسازی کسب و کارها با استفاده از سیستم های ERP و دومی خودکار کردن ویژگی های عملکردی خود سیستم ERP. در این مطلب از وبلاگ کاواک، ما در مورد دومی صحبت خواهیم کرد؛ یعنی خودکار کردن ویژگی ها و عملکردهای سیستم های ERP.

ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی، نرم‌افزاری است که می تواند با ابزارهای مالی و راهکارهای نرم‌افزاری مختلف ادغام شود و از طریق یک پلتفرم به آنها دسترسی پیدا کند. این شامل ابزارهایی است که می تواند جایگزین نرم افزار مستقل ایجاد شده برای CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)، پورتال مشتری، خرید، امور مالی، داشبورد و … شود.

پیشنهاد نرم افزار

نرم افزار erp

تعریف ERP

ERP چیست؟ در واقع ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning است و یک سیستم مدیریت منابع است که به کسب و کارها کمک می کند تا عملیات خود را ساده کنند. به لطف قابلیت‌های آن، می‌توانید تأثیر نامطلوب خطای انسانی را کاهش دهید و کارایی شرکتی را که با بخش‌های متعدد کار می‌کند، بهبود بخشید. چنین سیستمی در اصل به یک طرح تجاری تبدیل می شود که جنبه هایی مانند موارد زیر را در نظر می گیرد:

• مدیریت مالی – سوابق بودجه، مالیات و حسابداری
• منابع انسانی
• دارایی ها
• تعامل با شرکا و مشتریان

وقتی صحبت از جنبه عملی استفاده از ERP می شود، سیستمی است که اطمینان می دهد نرم افزاری برای رفع نیازهای شرکت شما وجود دارد. این نرم افزار نه تنها جنبه های فوق الذکر، بلکه انواع فرآیندهای دیگر را نیز بهینه می کند. به عنوان مثال، تمام داده ها در یک پایگاه داده ذخیره می شوند و همه کارمندان براساس سطح دسترسی تعریف شده، می توانند به آن دسترسی داشته باشند.

اتوماسیون ERP چیست؟

اتوماسیون ERP به افزایش ویژگی ها و عملکردهای نرم افزار ERP اشاره دارد که شامل ادغام فناوری های جدید مانند هوش مصنوعی (AI) و سایر ویژگی های هوشمند مانند اینترنت اشیا (IoT) می شود.

بیایید ERP را به عنوان یک کودک نوپا در نظر بگیریم که به اندازه کافی بزرگ است که مستقل کار کند اما نیاز به نظارت و دستورالعمل های مداوم دارد. به عنوان والدین، شما دوست دارید که آن کودک نوپا به فردی تبدیل شود که به هیچ نظارت یا دستورالعملی نیاز ندارد و می تواند همه چیز را مستقل انجام دهد.

بنابراین، به طور مشابه، برای اینکه یک ERP کارهای اساسی را به طور خودکار انجام دهد، به یک ویژگی اضافی نیاز دارد که بتواند به تنهایی تصمیم بگیرد – هوش مصنوعی یا AI. امروزه، همه ارائه دهندگان اصلی ERP در حال کار بر روی ایجاد راه حل های ERP با قابلیت هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی (ML) هستند تا به همان هدف دست یابند.

با استفاده از فناوری‌های عصر جدید مانند هوش مصنوعی، اینترنت اشیا و یادگیری ماشینی، کسب‌وکارها می‌توانند یک سیستم ERP هوشمندتر ایجاد کنند که برای ذخیره و جداسازی داده‌هایی که پردازش می‌کند بسیار کارآمدتر بوده و کمتر به انسان وابسته است.

یکی از ویژگی های نرم افزار ERP، پایگاه داده مشترکی است که همه بخش‌ها در یک سازمان از آن استفاده می‌کنند. برای مثال، حساب‌ها و تیم‌های فروش می‌توانند بر روی همان اطلاعات به اشتراک گذاشته شده از طریق پایگاه داده مرکزی ایجاد شده توسط یک سیستم ERP تکیه کنند. ERP در پیش بینی ها بسیار دقیق تر است و به تصمیم گیری های حیاتی کمک می کند.

مزایای اتوماسیون ERP چیست؟

اتوماسیون ERP به کاهش کارهای دستی و هزینه های سربار شما کمک می کند. همچنین کارایی فرآیند را افزایش می دهد و تصمیم گیری فعال را امکان پذیر می کند. در ادامه برخی از این مزایا را بررسی می کنیم.

1. کاهش کارهای دستی

تغییر از ERP های دستی به خودکار منجر به پردازش تمام داده ها به صورت دیجیتالی می شود. از این رو، نیاز به نگهداری داده ها بر روی کاغذ کاهش می یابد، که به نوبه خود هزینه های ثابت و همچنین نیروی انسانی مورد نیاز برای تکمیل فرآیند را کاهش می دهد.

2. بهبود مدیریت منابع

با اتوماسیون اداری و نرم افزار ERP، کارمندان دیگر مجبور نخواهند بود کارهای خسته کننده ای مانند جمع آوری داده ها، ورود داده ها و … را به صورت دستی انجام دهند. سیستم های ERP خودکار به بهبود دید و شفافیت در تمام جریان های کاری تجاری کمک می کند.

3. پیش بینی های تجاری بهتر

نرم افزارهای ERP مجهز به هوش مصنوعی می‌توانند کل فرآیند تحلیل داده‌ها را خودکار کرده و نتایج را در شرایط مختلف بازار پیش‌بینی کنند. این پیش بینی ها در تصمیم گیری های مهم تجاری بسیار مفید هستند. هوش مصنوعی همچنین با ارائه ترکیبی بهینه از دارایی ها و سرمایه گذاری های مورد نیاز به تخصیص و مدیریت منابع کمک می کند. می تواند پیش بینی کند که کدام واحد از منبع در چه بخش از کسب و کار بهتر استفاده می شود. بسیاری از شرکت ها از این عملکرد برای ارتقای بهترین توانایی های کارکنان خود استفاده می کنند.

4. پشتیبانی از دورکاری

در طول همه گیری، راهکارهای اتوماسیون ERP با پشتیبانی از دورکار (کار از راه دور)، بسیاری از کسب و کارها را نجات دادند. با وجود شرایط کار از راه دور، کارمندان توانستند با ورود به سیستم های ERP با استفاده از مرورگرهای آنلاین، وظایف خود را انجام دهند. این سیستم های ERP به کارمندان اجازه می دهد تا از راه دور به داده های خود در مخازن دیجیتال داده دسترسی پیدا کنند.

بسیاری از شرکت‌ها توانستند دید کامل کسب‌وکار را حفظ کنند و با مشتریان و تامین‌کنندگان تعامل داشته باشند. اتوماسیون اداری و نرم افزار ERP بیشتر فرآیندهای تجاری کلیدی یک شرکت را درگیر می کند. به همین دلیل مزایای ERP می تواند قابل توجه باشد.

پیشنهاد مقاله

نرم افزار ERP چگونه کار می کند؟

5. کاهش خطای انسانی

هر بار که داده ها به صورت دستی وارد می شوند، خطر خطای انسانی افزایش می یابد. برای حسابداران یا سایر کارمندانی که تمام روز را صرف وارد کردن دستی داده‌ها می‌کنند، فرسودگی شغلی می‌تواند این ریسک را حتی بیشتر کند. اینجاست که استفاده از RPA در یک سیستم ERP مطرح می شود. RPA از برنامه های نرم افزاری به نام ربات ها استفاده می کند که برای خودکارسازی کارهای تکراری و خسته کننده جهت کاهش خطای انسانی و جلوگیری از اشتباهات پرهزینه طراحی شده اند.

6. هزینه های کمتر

با رشد شرکت ها، وظایف مورد نیاز برای اداره شرکت نیز انجام می شود. با استفاده از یک سیستم ERP برای خودکارسازی جنبه های گردش کار، نیروی کار کوچکتر می تواند کاری را انجام دهد که در غیر این صورت به یک تیم بزرگتر نیاز دارد. به جای اضافه کردن استخدام های جدید، شرکت ها می توانند با استفاده از اتوماسیون ERP هزینه ها را کاهش دهند تا کار موثرتری از یک تیم کوچکتر دریافت کنند. اتوماسیون همچنین می تواند به یافتن سایر اقدامات کاهش هزینه مانند مدیریت موجودی موثرتر جهت کاهش هزینه های حمل و نقل کمک کند.

7. گزارش دهی آسان تر و دقیق تر

سیستم های ERP را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که به طور خودکار از طریق سوابق الکترونیکی اسکن شود و فورا گزارش های بلادرنگ تولید کند یا شاخص های کلیدی عملکرد را ردیابی کند و نیازی به جستجوی کارکنان در میان انبوهی از اسناد برای یافتن اطلاعات لازم جهت تکمیل گزارش ها نداشته باشد. این به نوبه خود به کسب و کار کمک می کند تا اطمینان حاصل کند که به اهداف خود از جمله فروش، نرخ تولید و سایر اقداماتی که مدیران برای ردیابی نتایج و تنظیم در صورت لزوم استفاده می کنند، دست یافته است.

8. افزایش بهره وری

کاهش کارهای تکراری و خسته کننده از روز کاری، کارمندان را آزاد می کند تا روی اولویت های تجاری با ارزش بالاتری که نیاز به کار انسانی دارند تمرکز کنند. اینها می تواند شامل تعامل مستقیم با مشتری، حل مشکل، پروژه های مرتبط با رشد شرکت و موارد دیگر باشد. سیستم های ERP با یک پایگاه داده متمرکز همچنین دسترسی به داده ها را در بخش های شرکت ساده می کنند و بهره وری و کارایی را بیشتر می کنند.

9. بهبود مسئولیت پذیری شرکتی

کسب‌وکارهایی که به دنبال «سبز شدن» هستند ممکن است سرمایه‌گذاری در فناوری کسب‌وکار قدرتمندتر را یک راه‌حل واضح در نظر نگیرند، اما یک سیستم ERP دارای مزایای زیست‌محیطی است. به عنوان مثال، اتوماسیون ERP به یک کسب و کار اجازه می دهد تا بدون نیاز به کاغذ فعالیت کند، که منجر به کارهای دستی کمتر از نظر کارایی در دفتر و تراکنش های کاغذی کمتر، مانند صورت حساب ها، پرداخت ها و فاکتورها می شود.

10. دقت در زمان واقعی

داده های دقیق به چیزی بیش از ثبت دقیق اطلاعات اشاره دارد. داده های دقیق نیز باید به موقع، قابل استفاده و سازگار باشند. یک تصمیم گیرنده ممکن است بخواهد قبل از توسعه یک خط محصول امیدوارکننده، داده‌های فروش را برای پیش‌بینی تقاضا بررسی کند.

اما اگر جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل این داده‌ها یک ماه طول بکشد، ممکن است پیش از رسیدن گزارش به یک موج محصول ویروسی، از بین برود. میز مدیر با اتوماسیون ای آر پی، داده ها می توانند قوی و به موقع باشند و به یک کسب و کار این فرصت را می دهند تا از رقبا پیشی گرفته و استراتژی ها را سریع و موثر تنظیم کنند.

نمونه های اتوماسیون ERP

1. سفارشات خرید

برای شروع، اگر از نرم افزار ERP خود برای ایجاد یک رویه اتوماسیون سفارش خرید استفاده می کنید، ممکن است پایانه های فروش خود را برای تایید به ذینفعان مربوطه ارسال کنید و پس از دریافت تاییدیه به طور خودکار آنها را به فروشنده ارسال کنید. این فرآیند را با حذف نیاز به سفارش‌های خرید کاغذی سنتی، مانند مدیریت خودکار صورت‌حساب یا غیرمادی کردن فاکتورهای فروشنده، ساده‌تر می‌کند.

به طوری که می توانید زمان پردازش را کاهش دهید و کارایی خود را به لطف یک روش تدارکات خودکار بهبود بخشید. اتوماسیون ERP به تیم شما شفافیت و کنترل کامل می دهد. با کاهش وظایف تکراری به آنها کمک می کند و هم چنین با تضمین اینکه روند به درستی دنبال می شود به کسب و کار شما کمک می کند.

2. مدیریت داده های مشتری

فرآیندهای ضروری متعددی در ارتباط با داده های مشتری وجود دارد که ممکن است با استفاده از یک ماژول ERP که اطلاعات مشتری را مدیریت می کند، خودکار شوند. داده های مربوط به مشتریان خود – هسته اصلی کسب و کار شما – را به فرآیندهای دستی که به راحتی مدیریت می شوند، قرار ندهید، جایی که اطلاعات تماس، اولویت ها، سابقه خرید و سایر اطلاعات حیاتی آنها ممکن است گم شود.

هنگام خودکارسازی این داده‌ها، می‌توانید اولویت‌های حمل و نقل، دسته‌های قیمت و سایر جزئیات مهم در مورد مشتریان خود را تعریف کنید. به نوبه خود، این به شما امکان می دهد خدمات بهتری را به مشتریان خود ارائه دهید و در نتیجه رضایت و وفاداری بیشتر مشتری را به همراه داشته باشید.

3. خدمات مشتری

اتوماسیون خدمات مشتری توسط بسیاری از سازمان ها جهت افزایش بهره وری تیم های پشتیبانی مشتری استفاده می شود. هدف آن کاهش تعداد تعاملات لازم برای حل مشکلات مشتریان است. در هسته خود، از شرکت ها در برابر حجم بالای تماس محافظت می کند و روند خدمات مشتری را تسریع می بخشد. اتوماسیون ERP همچنین مشتریان را از مشکل انتقال از یک بخش به بخش دیگر، از یک نماینده به مدیر و … صرفا برای حل یک مشکل نجات می دهد.

تمام اطلاعاتی که ممکن است به آنها نیاز داشته باشند در یک سیستم و پایگاه داده واحد گنجانده شده است. این به بخش خدمات مشتری شما اجازه می دهد تا بهتر به سوالات مشتری پاسخ دهد و صف ها را کاهش دهد. شکی نیست که مصرف کنندگان شما زمانی خوشحال تر خواهند شد که در اولین نقطه تماس با شرکت خود اطلاعات بهتری به آنها ارائه دهید.

درخواست رایگان دمو ERP کاواک