در نظر گرفتن ویژگی های نرم افزار ERP جهت انتخاب سیستم مناسب، ایده آل ترین روش برای خرید نرم افزار ERP مناسب است. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP در میان جامع ترین و قدرتمندترین راهکارهای مدیریت داده در رتبه بالایی قرار دارد. برای بسیاری از کسب و کارها، ERP یک راهکار ایده آل برای تجزیه و تحلیل داده ها، اتوماسیون و یکپارچه سازی زیرساخت در مقیاس کامل است. انتخاب راهکار مناسب نرم افزار ERP کار بسیار دشواری است، اما نگران نباشید. در این مقاله فهرستی از قابلیت ها و ویژگی های ERP ارائه شده است که هر سیستم ERP باید آنها را داشته باشد.
اگر به دنبال کارآمدتر کردن تیم مالی و بهبود عملیات کسب و کار خود هستید سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) امروزی عملکردهای مالی و عملیاتی ضروری را ادغام و خودکار می کنند و مجموعه ای از بینش داده ها را از منابعی از جمله دفتر کل (GL)، حساب های پرداختنی، حساب های دریافتنی، حقوق و دستمزد و گزارش مالی ارائه می دهند.
سیستم های ERP مدرن هم چنین به مدیریت موجودی، سفارش و زنجیره تامین و هم چنین تهیه، تولید، توزیع و تکمیل کمک می کنند. شرکت هایی که شامل مدیریت منابع انسانی (HRMS)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و قابلیت های تجارت الکترونیک هستند، مزایای بیشتری خواهند دید.
نرم افزار ERP چیست؟
نرم افزار ERP چیست؟ ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی پلت فرمی است که شرکت ها برای مدیریت و یکپارچه سازی بخش های اساسی کسب و کار خود از آن استفاده می کنند. بسیاری از برنامه های نرم افزاری ERP برای شرکت ها حیاتی هستند زیرا به آنها کمک می کنند تا برنامه ریزی منابع را با یکپارچه سازی تمام فرآیندهای مورد نیاز برای فعالیت شرکت خود با یک سیستم واحد پیاده سازی کنند. یک سیستم نرم افزاری ERP هم چنین می تواند برنامه ریزی، خرید موجودی، فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و موارد دیگر را یکپارچه کند. در ادامه مهم ترین ویژگی های ای آر پی را ذکر می کنیم.
نرم افزار ERP چه ویژگی هایی دارد؟
تجزیه و تحلیل داده ها: نرم افزار ای آر پی داده های سازمان را متمرکز می کند و این سیستم را قادر می سازد تا روندها را پیدا کند و گزارش های آموزنده ارائه دهد.
CRM: از طریق سیستم، شرکت ها می توانند داده های مهم مشتری مانند اطلاعات تماس یا جزئیات حمل و نقل را مدیریت کنند. این امر نیاز به فایل های اکسل جداگانه را از بین می برد و امکان دسترسی سریع به جزئیات مشتری را فراهم می کند.
حسابداری: شرکت ها می توانند وظایف حسابداری مانند حقوق و دستمزد، حساب های دریافتنی و پرداختنی، مدیریت دارایی و ریسک، و رعایت مقررات مالیاتی موجود را انجام دهند.
خرید: با شناسایی تامین کنندگان بالقوه، مذاکره در مورد قیمت، اعطای سفارش خرید به تامین کننده و فرآیندهای صورتحساب، تدارکات را ساده می کند.
منابع انسانی: جذب، استخدام و آموزش کارکنان را تسهیل می کند. این ماژول شامل حقوق و مزایا نیز می باشد.
تولید: برنامه ریزی و زمان بندی تولید را تسهیل می کند و فعالیت های واقعی تولید ثبت می شود.
فروش: سفارشات فروش و تحویل برنامه ریزی شده، مشتری (قیمت، آدرس و دستورالعمل های حمل و نقل، جزئیات صورتحساب) را برنامه ریزی می کند.
تا اینجا خلاصه ویژگی های نرم افزار ERP را ذکر کردیم. در ادامه به بررسی کامل مهم ترین ویژگی های ERP خواهیم پرداخت.
مهم ترین ویژگی های نرم افزار ERP
درک ویژگی های نرم افزار ERP روشن می کند که چرا این نرم افزار نقش محوری ایفا می کند. به طور کلی برای قابلیت های نرم افزار ERP ده ها مورد می توان برشمرد که باید هنگام ارزیابی سیستم های ERP در نظر گرفت. در اینجا به 15 مورد از ویژگی های اصلی نرم افزار ERP اشاره می کنیم:
1. یکپارچه سازی
یکپارچه سازی یکی از ویژگی های نرم افزار ای آر پی است. این قابلیت ERP بخش مهمی از چیزی است که این راهکار را از انواع دیگر نرم افزارها متمایز می کند. در حالی که بسیاری از راهکارهای مستقل توانایی خود را برای ادغام با سیستم های دیگر دارند، هیچ چیز مانند مجموعه ای از برنامه های کاربردی ساخته شده برای کار با یکدیگر وجود ندارد. یکپارچه سازی تضمین می کند که قابلیت های متعدد ارائه شده توسط سیستم های ERP به طور هماهنگ با هم کار می کنند.
یکپارچه سازی تضمین می کند که قابلیت های متعدد ارائه شده توسط سیستم های ERP به طور هماهنگ با هم کار می کنند.
نرم افزار ERP یک پلت فرم کاملا یکپارچه و بصری را فراهم می کند که از طریق آن می توانید وظایف مبتنی بر داده را تجزیه و تحلیل، نظارت و انجام دهید. سیستم های ERP داده ها را در تمام بخش ها جمع آوری، ذخیره و اندازه گیری می کنند تا از ارتباط یکپارچه در سازمان شما اطمینان حاصل کنند. کار از یک منبع اطلاعاتی، اختلافات و خطاها و هزینه های مرتبط را کاهش می دهد.
این ویژگی از قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار ERP هم چنین به کسب و کار شما اجازه می دهد تا با چندین مؤلفه به طور همزمان کار کند. به عنوان مثال، با مدیریت یکپارچه ارتباط با مشتری (CRM)، کاربران می توانند به تاریخچه سفارش و اطلاعات مشتری در همان سیستم دسترسی داشته باشند. تجزیه و تحلیل داده ها بینشی در مورد روندهای کسب و کار فراهم می کند و می تواند پیش بینی هایی را بر اساس شیوه های گذشته ارائه دهد. پیش‌بینی های دقیق، کارایی را در مقیاس سازمانی افزایش می دهند و از عملکرد روان و بهبود بهره وری اطمینان می دهند.
وقتی کسی می پرسد «نرم افزار ERP چه کار می کند؟ یا ERP چگونه کار می کند؟» پاسخ شما به احتمال قوی شامل اتوماسیون خواهد بود. ERP کارهای خسته کننده ای مانند ثبت سفارش، حقوق و دستمزد، حسابداری، صورتحساب، گزارش و غیره را خودکار می کند. اتوماسیون ساعاتی را که کارکنان شما صرف این فرآیندها می کنند کاهش می دهد و به آنها اجازه می دهد روی تکالیف مهم تمرکز کنند. بهینه سازی زمان کارمندان، روزهای کاری موثرتری را تضمین می کند.
خودکارسازی فرآیندها می تواند خطای انسانی را کاهش دهد. وقتی کارمندان شما بیشتر روز خود را صرف کارهای تکراری می کنند، حتما مرتکب یک یا دو اشتباه می شوند. اتوماسیون اجازه می دهد تا داده ها از یک قسمت از سیستم به قسمت دیگر بدون هیچ گونه احتمال خطا ارسال شوند. حتی اشتباهات کوچک می توانند به ایجاد هزینه برای کسب و کار شما منجر شوند.
2. تجزیه و تحلیل داده ها
از آنجایی که یک سیستم ERP داده ها را از توابع مختلف کسب و کار جمع‌آوری و پردازش می‌کند، سرمایه‌گذاری بر روی آن اطلاعات از طریق تجزیه و تحلیل منطقی است. به زبان ساده، این مورد از ویژگی های نرم افزار ERP روندها و الگوهایی را در فرآیندهای شما پیدا می‌کند تا اثربخشی کار را منعکس کند و پیش‌بینی‌هایی را برای تصمیمات تجاری آینده ارائه دهد.
نرم افزار ERP اطلاعات مربوط به عملیات تجاری، از جمله داده های مشتری و فروش، آمار تولید و غیره را تجزیه و تحلیل می کند. به عنوان مثال، یک سیستم ERP می تواند به شما در پیش بینی تقاضا، ایجاد بودجه و تجزیه و تحلیل عملکردهای منابع انسانی کمک کند. تجزیه و تحلیل داده ها دسترسی آسان به داده های حیاتی کسب و کار را ارائه می دهد و ابزارهایی را برای ردیابی بهره وری و کارایی سازمان در اختیار شما قرار می دهد.
3. گزارش دهی
بسیاری از مواقع، هنگام بحث در مورد نرم‌افزار ERP، «گزارش دهی» و «تحلیل» را مترادف هم استفاده می‌کنند. در حالی که معمولا این دو به یک معنی نیستند. گزارش دهی یکی از ویژگی های نرم افزار ERP است. شما می توانید قابلیت های گزارش دهی ERP را به عنوان ابزار یا وسیله ای برای انتقال تجزیه و تحلیل به کاربر نهایی در نظر بگیرید. این ابزارها اغلب شامل داشبوردهای قابل تنظیم، نمودار گانت، نمودار دایره ای، نمودار میله ای و سایر نمایش های بصری هستند. بسیاری از سیستم ها هم چنین به شما اجازه می دهند دسترسی به گزارش ها را محدود کنید و از اطلاعات ارزشمند شرکت محافظت کنید.
4. مدیریت ارتباط با مشتری
یکپارچه سازی ERP و CRM به شما امکان می دهد اطلاعات مشتری از جمله جزئیات تماس، تاریخچه سفارش، داده های شخصی، سفارشات خرید و اطلاعات صورتحساب را در یک مکان متمرکز ذخیره کنید. یک CRM یکپارچه به شما امکان می دهد هنگام پردازش سفارش ها به اطلاعات صورتحساب و آدرس مشتری دسترسی داشته باشید.
یک CRM یکپارچه به شما امکان می دهد هنگام پردازش سفارش ها به اطلاعات صورتحساب و آدرس مشتری دسترسی داشته باشید.
ابزارهای CRM علاوه بر مدیریت تماس، اتوماسیون بازاریابی، فعالیت های فروش و مدیریت سرنخ را نیز انجام می دهند. با این مورد از ویژگی های نرم افزار ERP می توانید راهکارهای جامع مراقبت از مشتری را طراحی و پیاده سازی کنید. شما به راحتی می توانید کمپین ایجاد کنید، مشتریان را در طول چرخه عمر فروش دنبال کنید و رضایت مشتری را بسنجید. قابلیت های مدیریت خدمات مشتری ERP بهبود حفظ مشتری در دراز مدت را آسان می کند.
5. ردیابی و دید
پلتفرم‌های ERP به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند که معیارهای کسب‌وکار را ردیابی، سطح بندی و درک کنند. این مورد یکی از ویژگی های نرم افزار ERP است. آنها این کار را با تسهیل دسترسی سراسری شرکت به داده‌های زمان واقعی، تجزیه مراکز ذخیره اطلاعات، ارائه گزارش و تجزیه و تحلیل برای هر جنبه‌ای از فرآیندهای کسب و کار انجام می‌دهند.
6. حسابداری
مدیریت مالی یک کارکرد حیاتی برای کسب و کار است. قابلیت حسابداری هم یکی از ویژگی های نرم افزار ای آر پی است. سیستم های ERP به شما در مدیریت حساب های پرداختنی، حساب های دریافتنی، دارایی های ثابت، ریسک ها و مالیات ها کمک می کنند. اگر در خارج از کشور خود تجارت می کنید، بسیاری از سیستم ها چندین ارز و مقررات مالیاتی را مدیریت می کنند.
عملکردهای مختلف حسابداری، از جمله پردازش پرداخت ها، تجزیه و تحلیل فروش، مدیریت هزینه و موارد دیگر را خودکار کنید. این قابلیت از قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار ERP دقت و زمان پردازش عملکردهای حسابداری را بهبود می بخشد و بار کارکنان و ساعات کاری آنها را کاهش می دهد.
7. مدیریت منابع انسانی
ماژول منابع انسانی یک سیستم ERP به عنوان یکی از ویژگی های نرم افزار ERP یک پلت فرم سرتاسری برای مدیریت استخدام، حقوق و دستمزد، عضویت و موارد دیگر عمل می کند. توابع پیچیده منابع انسانی مانند کسر مالیات در راهکار به طور خودکار برای صرفه جویی در زمان و منابع و در عین حال کاهش خطاها انجام می شود.
مدیریت یادگیری بخشی از ماژول منابع انسانی راهکار ERP است که کارکنان را قادر می سازد تا مهارت های مرتبط را برای انجام بهتر کار خود توسعه دهند. کارکنان ماهر احتمالا برای دوره های طولانی در سازمان می مانند و نرخ نگهداری را افزایش می دهند.
8. مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
سیستم‌های ERP با ویژگی های نرم افزار CRM یکپارچه، داده‌های ارتباط با مشتری را به ترکیب می‌آورند و دید کسب‌وکار را گسترش می‌دهند. تمام اطلاعات مشتری از جمله مخاطبین، تاریخچه سفارشات، سفارشات خرید و وضعیت مشتری در یک پایگاه داده مشترک و به راحتی قابل دسترسی است.
سیستم های CRM شرکت‌ها را قادر می‌سازند تا فرآیندهایی مانند ایجاد یادآوری حساب‌های دریافتنی و ارسال اعلان‌ها برای اجرای حساب به منظور پیگیری، زمانی که مشتری به یک نقطه از پیش تعریف‌شده در فرآیند فروش می‌رسد را خودکار کنند.
9. مدیریت زنجیره تامین
کسب و کارهای تولیدی با چندین تامین کننده برای به دست آوردن مواد اولیه و شرکت پخش جهت رساندن محصولات نهایی به مصرف کنندگان تعامل دارند. برنامه ریزی زنجیره تامین شامل تهیه مواد خام و انتخاب کانال های بازاریابی مناسب برای توزیع محصولات نهایی است. این قابلیت از قابلیت های نرم افزار ERP مقدار موجودی را تعیین می کند، و از تکمیل مجدد و بهینه سازی فرآیند تولید برای تقویت نسبت های عرضه و تقاضا، حمل و نقل و توزیع کالاهای نهایی اطمینان حاصل می کند.
سیستم های ERP نقش حیاتی در مبارزه با ناکارآمدی فرآیند زنجیره تامین ایفا می کنند. آنها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند قیمت‌های معقولی را از تامین‌کنندگان دریافت کنند، ضایعات را با بهینه‌سازی فرآیندهای تولید کاهش دهند و موجودی را مدیریت کنند و در عین حال تلاش‌های کارکنان را در جهت درست هدایت کنند.
سیستم های ERP نقش حیاتی در مبارزه با ناکارآمدی فرآیند زنجیره تامین ایفا می کنند.
این ویژگی از ویژگی های نرم افزار ERP (ای آر پی) از تمام فرآیندهای زنجیره تامین، از تولید و مدیریت موجودی گرفته تا حمل و نقل و توزیع مراقبت می کند. هم چنین برای اطمینان از عملیات انعطاف پذیر و مقرون به صرفه، که مزیت رقابتی را ایجاد می کند، دید بین پلتفرمی را در زمان واقعی ارائه می دهد.
10. فروش و بازاریابی
ویژگی فروش و بازاریابی از ویژگی های نرم افزار ERP عملکردهایی مانند تماس با مشتریان، ردیابی سفارشات مشتری، ارسال محصولات، افزایش فاکتورهای فروش، دریافت پرداخت ها و پردازش سفارش های برگشت را ارائه می دهد.
هم چنین قابلیت های اضافی مانند ردیابی خودکار هزینه ها، اجرای اهداف برای پرسنل بازاریابی، ردیابی سفارش های از دست رفته و تهیه گزارش های جامع برای فعالیت های بازاریابی را فراهم می کند. این گزارش ها به شما امکان می دهد روند فروش را در یک دوره خاص تجزیه و تحلیل کنید، اطلاعات تلفیقی را بررسی کنید و فروش را برای ماه های آینده پیش‌بینی کنید.
نرم افزار ERP مشخصات دقیق مشتری و تاریخچه فروش را حفظ می کند. این اطلاعات به کسب و کارها اجازه می دهد ترجیحات مشتری را بهتر درک کنند. درک کامل ترجیحات مشتری به بازاریابی محصول و توصیه های بهتر در قالب فروش زیاد یا فروش مجدد منجر می شود.
11. منابع انسانی (HR)
ویژگی منابع انسانی یک سیستم ERP به عنوان یک پلتفرم مدیریت کارمند عمل می‌کند، که حقوق و دستمزد، استخدام، پذیرش، مدیریت جبران خسارت و زمان‌سنجی را مدیریت می‌کند. عملکردهای پیچیده منابع انسانی، مانند کسر مالیات و مزایا، با نرم‌افزار منابع انسانی متصل به ERP خودکار می‌شوند که ضمن کاهش خطا، در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کند.
12. تولید
ERP کارکرد خود را از تولید آغاز کرد. سیستم های امروزی با کمک به برنامه ریزی محصول، تامین مواد اولیه، نظارت بر تولید و پیش بینی، کارایی را در فرآیندهای تولید ایجاد می کنند. اجزای دیگر شامل ماژول هایی برای مدیریت مونتاژ، صورتحساب مواد، مدیریت سفارش کار، کنترل طبقه فروشگاه، برنامه ریزی توزیع و ردیابی محصول است.
13- هوش تجاری (BI)
هوش تجاری یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار ای آر پی است. هر یک از داده‌های سیستم ERP شما قابلیت استخراج، تنظیم، فیلتر و مرتب شدن دارد تا گزارش مورد نیاز را در زمان موردنیاز ارائه دهد. این اطلاعات به مدیران ارشد کمک می‌کند تا کار خود را برای پیشبرد کسب و کار، بهتر مدیریت کنند. هوش تجاری هم چنین می‌تواند افراد را در هر سطحی از کسب و کار راهنمایی کند تا بهترین انتخاب ممکن را با اطمینان و سرعت اتخاذ کنند.
با ایجاد گزارش‌های مورد نیاز در هوش تجاری ERP، می‌توان داشبوردهایی را برای هر کاربر ERP ایجاد نمود تا وضعیت آنها در هر زمان قابل مشاهده بوده و بر اساس راهنما تشخیص دهد چه اقدامات بعدی مورد نیاز خواهد بود.
14- کنترل فرآیندهای کسب و کار
این مورد از ویژگی های نرم افزار ERP به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای شان را مدیریت کرده و بر هر شرایطی کنترل داشته باشید. این کنترل ها می توانند ساده باشند، مانند اعلان هشدار زمانی که سفارش مشتری باید برای ارسال امروز آماده شود، در حالی که هنوز در توسط شما ثبت نهایی نشده است. هم چنین، کنترل ها می توانند بسیار پیچیده باشند. به عنوان مثال، هر نوع اندازه گیری در فرآیندهای کیفیت می تواند یک هشدار فوری ایجاد کند که فراتر از محدوده آماری است. در نتیجه مشخص می شود که آیا اندازه گیری های ثانویه مورد نیاز است یا این مورد باید از نو انجام شود.
15- امنیت داده ها
شاید بتوان گفت که امنیت داده ها یکی از اصلی ترین قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار ERP باشد. با توجه به افزایش قابلیت دسترسی به تلفن همراه در دفتر کار که یک محیط امن برای داده ها است، امنیت داده ها نیز موضوعی مهم و محوری برای کسب و کارها است. وقتی نوبت به انتخاب و خرید نرم افزار ERP می رسد، ERP مدرن باید دارای قابلیت تنظیمات پیشرفته اجازه کاربر باشد.
به این ترتیب، امنیت کار از راه دور تضمین شده و از نقض داده جلوگیری می شود. هر یک از کارمندان شرکت که به عنوان کاربر از این نرم افزار استفاده می کنند فقط باید به اطلاعات خاصی که برای نقش خود در یک شرکت نیاز دارند دسترسی داشته باشد.
خلاصه
نرم افزار ERP یک راهکار قدرتمند برای مدیریت داده است. با خودکارسازی بخش عمده ای از فرآیندهای مبتنی بر داده، انجام تجزیه و تحلیل گسترده داده ها و ارائه مدیریت دقیق داده ها در یک چارچوب بصری و یکپارچه، عملیات تجاری را ساده می کند. اگر فکر می کنید که یک سیستم ERP برای سازمان شما مناسب است، باید به دنبال راهکاری با تمام ویژگی های مورد نیاز کسب و کار خود باشید.
همه این ویژگی ها، یکجا در کاواک
ERP کاواک به کسب و کارهای کوچک تا متوسط در تمام صنایع خدمات ارائه می دهد، بینش در زمان واقعی، خدمات بهتر به مشتریان و کاهش هزینه های زنجیره تامین را با یکپارچه سازی و خودکارسازی عملکردهای مالی و عملیاتی ضروری از جمله موجودی، سفارش و مدیریت زنجیره تامین را برای کسب و کارها ارائه می کند.
2 پاسخ
عالی
توضیحات کامل و جامع بود.
سپاسگزارم
ممنون از توجه شما، خوشحالیم که براتون مفید بوده