نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به عنوان یک ابزار محوری ظاهر شده است که به کسب و کارها اجازه می دهد تا روابط بلندمدت با مشتری را تقویت کنند. مانند بسیاری از راهکارها، می توان از اتوماسیون CRM برای ساده سازی گردش کار داخلی، بهینه سازی تعامل با مشتری و بهبود تجربه کلی مشتری، خودکار کرد.
در این مقاله، همه چیزهایی را که باید در مورد اتوماسیون CRM بدانید و اینکه چگونه می توانید از آن برای بهبود کارایی کسب و کار استفاده کنید، راهنمایی می کنیم.
اتوماسیون CRM چیست؟
اتوماسیون CRM به اتوماسیون خدمات مشتری و فرآیندهای فروش اشاره دارد. در بیشتر موارد، کسب‌وکارها وظایف تکراری را برای امتیازدهی به سرنخ، مدیریت داده‌ها، پشتیبانی مشتری و کمپین‌های بازاریابی خودکار می‌کنند. نتیجه آن افزایش کارایی عملیاتی و خطاهای دستی کمتر است. علاوه بر این، آنها همچنین می توانند فروش را با بهبود تعامل مشتری، نرخ تبدیل سرنخ و تحقیقات مصرف کننده افزایش دهند.
چگونه اتوماسیون CRM کار می کند؟
ابزارهای اتوماسیون سی آر ام توانایی ساده سازی و خودکارسازی تعاملات با مشتری را دارند. در اینجا نحوه کار آنها آمده است.
1. تخصیص وظیفه
هنگامی که پروژه ها به تلاش مشترک چندین عضو تیم نیاز دارند، اتوماسیون CRM می تواند به مدیریت کار و همکاری کمک کند. به عنوان مثال، هنگامی که یک کار تکمیل می شود، یک CRM می تواند به افرادی که مسئول مرحله بعدی فرآیند هستند، اطلاع دهد و وظایفی را تعیین کند. به این ترتیب، وظایف به طور خودکار و بر اساس قوانین از پیش تعریف شده توزیع می شوند.
2. تجزیه و تحلیل
با استفاده از اتوماسیون مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، یک CRM می‌تواند فرآیند جمع‌آوری و ادغام داده‌ها را از منابع متعدد، از جمله تعامل با مشتری، تراکنش‌ها، کمپین‌های بازاریابی و پشتیبانی خودکار کند. علاوه بر این، گزارش‌های خودکار به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که بینش‌های ارزشمندی را به‌دست آورند که به طور منظم بر اساس اطلاعات زمان واقعی به‌روزرسانی می‌شوند. از آنجایی که شرکت ها دسترسی آسانی به اطلاعات دارند، می توانند دید جامعی از رفتار مشتری، عملکرد فروش و اثربخشی کلی CRM برای تصمیم گیری های مبتنی بر داده به دست آورند.
3. صورتحساب
پس از تکمیل تراکنش فروش، CRMها می توانند فاکتور مربوطه را به صورت خودکار بر اساس داده های سفارش ایجاد کنند. این سیستم از قالب های از پیش تعریف شده و فیلدهای قابل تنظیم برای ایجاد فاکتورهای حرفه ای و برند استفاده می کند که می تواند به صورت فوری برای مشتریان شما ارسال شود.
ویژگی‌های صورتحساب معمولا شامل یادآوری‌های پرداخت خودکار و اعلان‌های مشتری درباره پرداخت‌های آتی یا عقب افتاده است. به لطف این قابلیت ها در اتوماسیون CRM، سازمان ها می توانند نیاز به پیگیری های دستی را کاهش دهند و کارایی فرآیند فروش را افزایش دهند.
4. همگام سازی داده ها
CRM ها می توانند داده ها را همگام سازی کنند و اتوماسیون بین ابزارها را به راحتی پیکربندی کنند. این راه حل ها شامل پلت فرم های اتوماسیون بازاریابی، نرم افزار خدمات مشتری و پلت فرم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) می باشد. یکپارچه سازی سیستم های تجاری می تواند جریان یکپارچه داده ها و فرآیندها را در سراسر سازمان تضمین کند.
نحوه راه اندازی اتوماسیون CRM در 3 مرحله
اتوماسیون CRM نیازمند برنامه ریزی و اجرای دقیق برای اطمینان از اجرای یکپارچه و موثر است. در اینجا یک راهنمای گام به گام در مورد نحوه شروع ارائه شده است.
مرحله 1: اهداف خود را مشخص کنید
اهداف خود را برای پیاده سازی اتوماسیون سی آر ام مشخص کنید. فرآیندها یا وظایف خاصی را که می خواهید خودکار کنید، مانند فرآیند مدیریت سرنخ، بازاریابی ایمیلی، پشتیبانی مشتری یا صورتحساب، شناسایی کنید.
در حالت ایده‌آل، نرم افزار CRM شما باید از ادغام شخص ثالث با ابزارهایی پشتیبانی کند که با نیازها و اهداف کسب‌وکار شما همسو باشد. عواملی مانند مقیاس پذیری، قابلیت های یکپارچه سازی، سهولت استفاده و در دسترس بودن ویژگی های اتوماسیون را در نظر بگیرید. حتی اگر برخی از فرآیندها به صورت دستی بهتر انجام شوند، باز هم بهتر است گزینه های موجود برای نرم افزار CRM خود را بدانید.
مرحله 2: گردش کار اتوماسیون خود را ترسیم کنید
در مرحله بعد، به خط لوله فروش خود نگاه کنید و گردش کار دقیقی از تولید سرنخ تا تبدیل ایجاد کنید. فرآیندهایی را که می توانند از گردش کار اتوماسیون CRM سود ببرند، شناسایی کنید. از آنجا، شرایط، محرک ها و اقدامات برای ایجاد گردش کار خودکار را تعیین کنید. به عنوان مثال، زمانی که یک سرنخ جدید وارد قیف فروش می شود یا مشتری یک تیکت پشتیبانی ارسال می کند، چه مراحلی باید طی شود؟
مرحله 3: طراحی گردش کار اتوماسیون
بر اساس مراحل قبلی، گردش کار اتوماسیون سی ار ام خود را ترکیب کرده و آنها را بر روی سیستم CRM خود بسازید. می‌توانید قوانین و محرک‌های اتوماسیون را برای تعیین زمان و نحوه انجام اقدامات خودکار در خط لوله فروش پیکربندی کنید. نرم افزار CRM باید از ادغام ها پشتیبانی کند تا ساخت جریان های کاری خودکار در دسترس تر باشد.
بهترین روش های اتوماسیون CRM
بیایید به برخی از بهترین روش ها برای اتوماسیون مدیریت ارتباط با متشری (CRM) نگاهی بیندازیم.
حسابرسی داده ها را انجام دهید
همانطور که کسب و کار شما تکامل می یابد و موقعیت ها تغییر می کند، ممیزی داده ها را انجام دهید تا از دقت، کامل بودن و سازگاری پایگاه داده های CRM خود اطمینان حاصل کنید. هدف اولیه ممیزی داده ها ارزیابی کیفیت داده ها و شناسایی هر گونه مشکل یا اختلافی است که ممکن است وجود داشته باشد. می توانید اطمینان حاصل کنید که سوابق مربوط به کارمندان، سازمان و وب سایت شما برای تیم های فروش که به دنبال ارتباط با سرنخ ها هستند به روز هستند.
ادغام با کانال های اجتماعی
مکالمات رسانه های اجتماعی اغلب حاوی اطلاعات ارزشمندی در مورد ترجیحات، علایق و بازخورد مشتری است. در این روش اتوماسیون CRM، با ادغام این داده‌ها در CRM، کسب‌وکارها می‌توانند پروفایل‌های جامع مشتری بسازند، که به ایجاد تلاش‌های بازاریابی و ارائه پشتیبانی بهتر از مشتری کمک می‌کند.
قابلیت‌های شنیداری اجتماعی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا بینش‌هایی در زمان واقعی از احساسات مشتری و روندهای بازار کسب کنند. ادغام این اطلاعات با CRM شرکت ها را قادر می سازد تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند و به طور فعال به نیازهای مشتری پاسخ دهند.
اطمینان از سازگاری داده ها
داده های منسجم و قابل اعتماد، پایه ای حیاتی برای عملیات CRM موفق است. از این گذشته، زمانی که ورودی داده شما دارای چندین فرمت باشد، دید کلی واضحی از کاربران دریافت نخواهید کرد. یک نکته خوب این است که دستورالعمل های واضح و استاندارد شده ورود داده را برای کاربران CRM خود ایجاد کنید. این دستورالعمل ها باید قالب های داده، اختصارات، قراردادهای نام گذاری و قوانین خاص برای وارد کردن داده ها در زمینه های مختلف را پوشش دهد.
مزایای اتوماسیون CRM
اتوماسیون CRM مزایای متعددی را برای کسب و کارها در صنایع مختلف ارائه می دهد. در اینجا به برخی از مزایای مهم آن اشاره می کنیم.
1. بهبود بهره وری
اتوماسیون اداری CRM به بهبود بهره وری کمک می کند. به طور طبیعی، سازمان‌ها می‌توانند وظایف دستی و تکراری را ساده‌سازی کنند، که باعث صرفه‌جویی در زمان و تلاش برای تیم‌های فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری می‌شود. افزایش بهره وری به کارکنان اجازه می دهد تا بر فعالیت های استراتژیک و ارزش افزوده بیشتری تمرکز کنند.
2. پیگیری های به موقع
یکی دیگر از مزایای اتوماسیون CRM این است که CRMها می توانند پیگیری منظم با سرنخ ها و مشتریان را خودکار کنند. به عبارت دیگر، کسب و کارها می توانند به طور موثر با سرنخ ها در طول قیف فروش ارتباط برقرار کنند تا هیچ فرصت بالقوه ای نادیده گرفته نشود. شرکت‌ها همچنین می‌توانند با برقراری ارتباط منظم با مخاطبان هدف خود، میزان جذب مشتری و نرخ تبدیل را بهبود بخشند.
3. تصمیمات مبتنی بر داده
اتوماسیون مدیریت ارتباط با مشتری، خطاهای ورود دستی داده ها را کاهش می دهد و اطمینان می دهد که داده های مشتری در سیستم، دقیق و به روز هستند. همچنین داده ها و بینش های ارزشمندی را در مورد مشتریان و کارمندان ارائه می دهد و کسب و کارها را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه بگیرند و استراتژی های مؤثر بسازند.
4. همکاری بین بخشی
اتوماسیون CRM همکاری بین تیم های فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری را تقویت می کند. این کار به همه بخش ها دسترسی به یک مخزن مرکزی داده ها و تعاملات مشتری را می دهد. در نتیجه، تیم‌های بازاریابی می‌توانند عملکرد کمپین‌های خود را ردیابی کنند، در حالی که تیم‌های فروش می‌توانند سرنخ‌هایی را که به توجه آنها نیاز دارند، مشخص کنند.
سیستم‌های CRM با ویژگی‌های فروش تیکت و پشتیبانی مشتری، تیم‌های خدمات مشتری را قادر می‌سازد تا به سوالات و مسائل به طور موثرتری رسیدگی کنند. از آنجایی که داده های مربوط به تعاملات مشتری به راحتی در دسترس است، تیم ها می توانند پاسخ های سریع و هماهنگ ارائه دهند.
با اتوماسیون CRM کاواک کسب و کار خود را بهتر مدیریت کنید
وقتی صحبت از نحوه خودکارسازی CRM می‌شود، بهترین گزینه این است که با یک پلتفرم CRM شروع کنید که شامل ویژگی‌های اتوماسیون پیشرفته است. CRM کاواک همه پیام‌های ایمیل، جلسات تقویم و تماس‌ها را در کل سازمان شما وارد می‌کند و همزمان با ایجاد روابط با مشتریان و مشتریان احتمالی، فورا به‌روزرسانی می‌شود. با حذف نیاز به زمان بر وارد کردن دستی اطلاعات تماس، سالانه بیش از 180 ساعت به ازای هر نفر آزاد می‌کنید که می‌توانید برای انجام معامله و ملاقات با مخاطبین صرف کنید.
با داده ها و بر اساس شبکه و فعالیت‌های کل تیمتان، هرگز لازم نیست بپرسید «آیا کسی را در آن شرکت می‌شناسیم؟» یا «چه کسی این مخاطب را بهتر می شناسد؟» زیرا شما همیشه تاریخچه کامل هر ارتباط را در CRM خود خواهید داشت و می توانید بهترین مسیر را برای معرفی پیدا کنید.
امروز فرم درخواست رایگان دمو را تکمیل کنید تا دریابید که کاواک چگونه می تواند به شما کمک کند تا با مخاطبین مهم ارتباط برقرار کنید، فرصت های بیشتری ایجاد و معاملات بیشتری انجام دهید.
