نقش ERP در مدیریت پروژه و کارکردی که در این زمینه دارد یکی از مهم ترین کاربردهای این نرم افزار در مدیریت جامع کسب و کار است. اگر شرکت شما به دنبال راه هایی برای افزایش کارایی، بهبود ارتباطات بین بخش ها و کاهش هزینه ها است، در این صورت نرم افزار ERP ممکن است راه حلی باشد که کسب و کار شما به دنبال آن است. مفهوم برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP مدت هاست که وجود داشته است، اما تا همین اواخر، تنها شرکت های بزرگ روی این فناوری سرمایه گذاری می کردند.
هنگام تعیین این که آیا ERP برای شرکت شما مناسب است یا نه، مهم است که ابتدا بفهمید برنامه ریزی منابع سازمانی ERP چیست و چگونه ای آر پی در مدیریت پروژه ها می تواند به سازمان شما کمک کند.
نرم افزار ERP چیست؟
در پاسخ به سوال نرم افزار ERP چیست؟ باید گفت که ERP یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی، فرآیند استراتژیک ادغام همه نرم افزارها و فناوری های مرتبط با کسب و کار در یک سیستم واحد است. به عنوان مثال، این فرآیند ادغام شامل نرم افزار مالی شرکت، کنترل موجودی، فناوری های منابع انسانی، ابزارهای بازاریابی و سایر سیستم های تجاری در یک مکان مناسب است. این ادغام امکان ارتباط بی‌وقفه بین بخش‌ها را فراهم می‌آورد و در صورت نیاز، داده‌های آنی مورد نیاز مدیران کسب‌وکار را فراهم می‌کند.
اگرچه امکان و راهنمای خرید نرم افزار ERP با ماژول‌هایی برای عملکردهای مختلف تجاری مانند مدیریت مالی، منابع انسانی و موجودی وجود دارد، اما یافتن تنها یک پلتفرم که نیازهای شرکت شما را برآورده می‌کند ممکن است دشوار باشد. نه تنها مهم است که بدانید سیستم ERP چیست، بلکه باید بدانید که چگونه در ساختار کسب و کار شما کار می کند.
نرم افزار ERP چگونه کار می کند؟
بدون وجود یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، آنچه معمولا اتفاق می افتد این است که هر بخش از سازمان برای مدیریت وظایف روزمره خود از نرم افزار مختص واحد خود استفاده می کند. به عنوان مثال، بخش مالی از نرم افزار حسابداری استفاده می کند و تیم فروش ممکن است از سیستم CRM استفاده کند.
بدون وجود ERP، آنچه معمولا اتفاق می افتد این است که هر بخش از سازمان برای مدیریت وظایف روزمره خود از نرم افزار مختص واحد خود استفاده می کند.
در حالی که این سیستم ها اغلب کارایی را در هر بخش از سازمان ارائه می دهند، اما ارتباط بین بخش ها به همان اندازه یکپارچه نیست. در واقع، رهبران کسب و کار اغلب باید به صورت دستی داده ها و گزارش های مورد نیاز خود را درخواست کنند و سپس منتظر دریافت این اطلاعات باشند. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی با ادغام نرم افزار مدیریت کسب و کار هر بخش در یک سیستم اصلی از این مراحل جلوگیری می کند.
استفاده از نرم افزار ERP در مدیریت پروژه
یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار ERP این است که می تواند به طور قابل توجهی فرآیند مدیریت پروژه را بهبود بخشد. ادغام تمام جنبه های یک پروژه در یک سیستم مرکزی از جمله؛ جزئیات بودجه، پیشنهادات، صورتحساب، جدول زمانی، قراردادها و مهلت تحویل، به کل تیم اجازه می دهد تا به روز بماند. ERP در مدیریت پروژه می تواند در تمام مراحل فرآیند مدیریت پروژه از جمله برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل، طراحی، توسعه، آزمایش، اجرا و نگهداری مداوم کمک کند.
نرم افزارهای ERP نه تنها می توانند کارایی مدیریت پروژه در ERP را بهبود بخشند، بلکه می توانند هزینه ها را کاهش داده، سازگاری را حفظ، همکاری تیمی را افزایش و در نهایت نتایج پروژه را بهبود بخشند. برای به دست آوردن این مزایا، بسیار مهم است که بفهمید چگونه می توانید استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP را به حداکثر برسانید.
مدیریت پروژه ERP چیست؟
مؤسسه مدیریت پروژه PMI، پروژه را اینگونه تعریف می کند: «یک پروژه از این نظر موقتی است که زمان شروع و پایان مشخصی دارد و در نتیجه محدوده و منابع مشخصی دارد. و یک پروژه از این نظر منحصر به فرد است که یک عملیات معمولی نیست، بلکه مجموعه خاصی از عملیات است که برای دستیابی به یک هدف منحصر به فرد طراحی شده است.»
ERP در مدیریت پروژه شامل سازماندهی و مدیریت منابع یک شرکت برای دستیابی به اهداف برنامه پیاده سازی نرم افزار ERP در زمان و بودجه مشخص به مؤثرترین و کارآمدترین روش برای اطمینان از اجرای روان و موفق ERP است. بنابراین مدیریت پروژه در ای آر پی شامل حوزه های اصلی زیر است:
محدوده: تعریف الزامات مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه
جدول زمانی: چقدر زمان برای این پروژه اختصاص داده شده است؟ تاریخ شروع، تاریخ پایان، روزهای مورد نیاز و غیره
منابع: تخصیص منابع و اعضای تیم مناسب برای هر بخش از پروژه
بودجه: تعیین بودجه مناسب و اخذ تاییدیه از همه ذینفعان
ریسک: شناسایی خطرات احتمالی و برنامه ریزی برای کاهش ریسک
کیفیت: تعریف استانداردهای کیفیت که برای موفقیت پروژه باید به دست آیند
10 مشکل بزرگ ERP در مدیریت پروژه
- اندازه پروژه
- پرسنل (شامل گردش مالی)
- مدیریت ریسک
- مهلت های نامعقول
- منابع مالی
- سیاست سازمانی
- توسعه دامنه پروژه
- شکاف های غیرمنتظره
- رابط ها
- مقاومت در برابر تغییر
مزایای نرم افزار ERP در مدیریت پروژه
همان طور که گفته شد نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) اغلب برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می شود، با این حال، این که چقدر این سیستم‌ها واقعا مؤثر هستند جای سوال دارد. ای آر پی در مدیریت پروژه روشی برای استفاده از فناوری رایانه برای پیوند دادن عملکردهای مختلف – مانند حسابداری، کنترل موجودی و منابع انسانی – در کل شرکت است. مزایای یک راهکار همه جانبه ERP در مدیریت پروژه شامل موارد زیر است:
- تنها نقطه ورود داده ها
- انتقال کارآمد اطلاعات بین واحدهای سازمانی
- داده های تجاری متمرکز
- استانداردسازی ساختارهای داده
- رابط سازگار در تمام عملکردهای تجاری
تمام این مزایا باعث می‌شود که تیم مدیریت پروژه بتواند تصمیمات بهتر و سریع‌تری را با خطاهای کمتر اتخاذ کند.
مراحل مدیریت پروژه در ERP چیست؟
فرآیند مدیریت پروژه به 6 فاز مختلف تقسیم می شود. شروع از تعیین اهداف پروژه است تا اتمام پروژه و تحویل نهایی آن.
فاز 1: شروع پروژه
این مرحله از مدیریت پروژه در ERP، شروع رسمی پروژه را نشان می دهد. معمولا شامل ایجاد یک سند سطح بالا است که پایه و اساس پروژه پیاده سازی ERP در مدیریت پروژه را مشخص می کند. این مرحله آمادگی دارد تا از هر شرکت کننده در پروژه یک اجماع کتبی دریافت کند. شامل اطلاعاتی در مورد آنچه دقیقا برای پروژه ERP توافق شده است. سند شروع پروژه یا محدوده پروژه به سند مرجع اولیه برای کل پروژه تبدیل می شود.
سند محدوده پروژه موارد زیر را توضیح می دهد:
- هدف از پروژه ERP چیست؟
- بودجه و بازه زمانی تخصیص داده شده چیست؟
- چه کسی درگیر خواهد شد و ذینفعان و تیم های درگیر در پروژه ERP را شناسایی می کند
- نحوه اجرای پروژه ERP: روش شناسی، طرح پیاده سازی
- معیارهای پذیرش برای بستن پروژه ERP چیست؟
در صورت وجود هرگونه انحراف از سند توافق شده، به عنوان یک درخواست تغییر در نظر گرفته می شود و برای گنجاندن آن در محدوده نیاز به تایید رسمی و موافقت دو طرف دارد (زیرا این ممکن است شامل هزینه های اضافی و در نتیجه یک توافق نامه کتبی رسمی نیز باشد).
فاز 2: برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه ERP در مدیریت پروژه یک گام بسیار مهم برای اطمینان از موفقیت پروژه ERP است. پس از مطالعه دقیق نیازمندی های سیستم و تجزیه و تحلیل شکاف برای مقدار سفارشی سازی مورد نیاز، این مرحله شروع به تعریف اهداف هوشمند برای پروژه می کند.
طرح پروژه ERP یک ساختار کامل برای تفکیک کار را ارائه می دهد که جزئیات وظایف درگیر را ارائه می دهد، چه کسی این وظایف را انجام خواهد داد، چه زمانی است، چه مهلت هایی دارد. همچنین خطرات احتمالی موجود در پروژه ERP را تعریف می کند. همچنین یک برنامه ارتباطی واضح در مورد زمان و نحوه اطلاع همه از پیشرفت پروژه تعریف می‌کند.
طرح پروژه شامل اطلاعات زیر خواهد بود:
- ارائه جزئیات تمام وظایف و فعالیت های درگیر در پروژه ERP
- نام افرادی که در پروژه ERP شرکت خواهند کرد به همراه جزئیات نقش ها و مسئولیت های هر یک از اعضای تیم
- جزئیات جدول زمانی تحویل، از جمله مراحل و نقاط عطف
- تعریف پارامترهای زمان و نحوه اندازه گیری عملکرد
- برنامه زمانبندی ارتباطات از زمان اطلاع رسانی در مورد پیشرفت و نحوه افزایش هشدارهای خطر در صورت لزوم
یک برنامه ارتباطی واضح در مورد زمان و نحوه اطلاع همه از پیشرفت پروژه تعریف می‌کند.
فاز 3: اجرای پروژه
اجرای پروژه مرحله ای است که در آن عمل واقعی صورت می گیرد. این فاز شامل عملی کردن آن چیزی است که تا کنون با دقت برنامه ریزی شده است. اجرای پروژه معمولا با یک جلسه آغازین شروع می شود، جایی که همه اعضای درگیر در پروژه ERP گرد هم می آیند تا درک روشنی از نقش ها و مسئولیت های خاص خود داشته باشند. تیم اجرای پروژه برای دستیابی به موفقیت پروژه ERP باید به صورت سیستماتیک پشت سر هم کار کنند تا تمام فعالیت های ذکر شده در طرح پروژه ERP را انجام دهند.
فاز 4: نظارت و کنترل پروژه
نظارت و کنترل پروژه ERP در مدیریت پروژه برای اطمینان از تکمیل یکنواخت پروژه حیاتی است. این مرحله پیشرفت و عملکرد را اندازه گیری می کند تا بررسی کند که آیا به طرح پروژه پایبند است یا خیر. در اصل، این امر مستلزم نظارت دقیق بر پیشرفت روزانه محصولات تحویلی پروژه است. شاخص‌های کلیدی که در مرحله طرح پروژه تنظیم می‌کنید به تعیین اینکه آیا پروژه شما در مسیر درست قرار دارد یا خیر، کمک می‌کند تا اقدامات اصلاحی یا اقدامات لازم برای بازگرداندن آن به مسیر اصلی انجام شود.
فاز 5: آماده سازی نهایی
این مرحله شامل آماده شدن برای مهاجرت رسمی و کامل به نرم افزار ERP است. برای جلوگیری از هرگونه مانعی در زمان انتقال، داده‌ها را برای قطع و اجرای انتقال نهایی کنید. این مرحله شامل فعالیت هایی مانند:
- اطمینان حاصل کنید که داده‌های اصلی کاملا دقیق و برای انجام تراکنش‌ها صحیح هستند
- اطمینان حاصل کنید که تمام تراکنش های معلق مربوطه در سیستم وارد شده اند تا تراکنش ها بدون مشکل انجام شود
- مطمئن شوید همه فرمت‌ها مانند سفارش خرید، فاکتورها و فرمت‌های گزارش استاندارد آماده هستند
- تعریف کاربران، نقش ها، سلسله مراتب و تخصیص حقوق بر اساس مسئولیت آنها برای کار بر روی نرم افزار ERP
فاز 6: بسته شدن پروژه
بسته شدن پروژه آخرین مرحله از پروژه است که ERP در مدیریت پروژه در آن فعال شده است. مشتری یک بررسی نهایی را انجام می دهد تا اطمینان حاصل شود که کارکنان در انجام تمام تراکنش ها از طریق ERP راحت هستند. فروشندگان ERP یک نامه کتبی از مشتری دریافت می کنند که پروژه طبق معیارهای تعریف شده با موفقیت اجرا شده است و به طور رسمی به پایان رسیده است.
9 ویژگی مدیریت پروژه ERP
مدیریت پروژه در ERP را می توان از منظرهای مختلفی مشاهده کرد و فروشندگان مختلف نرم افزار خود را با بازارهای هدف مختلف هماهنگ می کنند. همانطور که انواع پروژه ها متفاوت است، نیازهای شما برای عملکرد مدیریت پروژه نیز متفاوت خواهد بود. در اینجا خلاصه ای از ویژگی های مدیریت پروژه ERP است که می خواهید در نظر بگیرید.
1- تخصیص منابع
پروژه شما هر چه که باشد، می خواهید سیستم ERP شما ابزاری باشد که افراد، قطعات و فرآیندها را در مسیر خود نگه می دارد. این به این معنی است که بتوانیم منابع را در جایی و زمانی که برای تکمیل پروژه مورد نیاز است تا تکمیل پروژه تخصیص دهیم.
2- تغییر ترتیب
پروژه ای که شروع می شود به ندرت با همان تعریفی که در ابتدا داشت به پایان می رسد. فناوری جدیدی در راه است که باید در تحویل های بعدی محصول شما گنجانده شود. نقش ERP در مدیریت پروژه شما این است که باید این تغییرات را ردیابی کند، زمان بندی مجدد و گردش کار را تنظیم کند تا نسخه اصلاح شده به سرعت در حال انجام باشد. این ویژگی مدیریت پروژه ERP هم چنین باید بر وضعیت اجزایی که دیگر مورد نیاز نیستند نظارت کند.
3- برآورد هزینه
پروژه ها بر اساس هزینه های تخمینی می شوند. ERP در مدیریت پروژه باید هزینه های واقعی را در حین پیشرفت پروژه برآورد کند و برای کمک به اطمینان از سود در تکمیل، مقایسه هایی را با برآورد ارائه کند. آیا پروژه های شما نیاز دارند که این ردیابی بر اساس زمان واقعی باشد؟
4- اقدامات اصلاحی
اقدامات اصلاحی برای رفع مشکلات پروژه وجود دارد. این اصطلاح ممکن است به تغییر کلی مسیر زمانی اشاره کند که سود پروژه با مشکل مواجه شود. اما هم چنین می تواند به فرآیندهای کیفیت خاص برای مدیریت انحرافات از طرح در عملیات گسسته در جریان کلی اشاره کند.
5- زمان و صورتحساب
برخی از پروژه ها به هر قیمتی که باشد باید همین الان انجام شوند. به عنوان مثال، یک پل در یک بزرگراه اصلی فرو می ریزد. دولت ممکن است پیمانکاری را برای تعویض پل بر اساس زمان و صورت حساب استخدام کند. پیمانکار هزینه های واقعی را برآورد می کند و آن را برای صورتحساب های پیشرفت در طول عمر پروژه در سیستم ERP خود علامت گذاری می کند.
6- دسترسی به اطلاعات در زمان واقعی
یکی از ویژگی های عمده سیستم های مدیریت پروژه ERP توانایی ارائه اطلاعات به روز مشترک در زمان واقعی برای همه افراد درگیر از سطوح مدیریت تا اجرا است.
7- پروژه های انگیزشی
برخی از پروژه ها با پرداخت تشویقی برای تکمیل زودهنگام و شاید جریمه برای تأخیر در اتمام معامله می شوند. ماژول مدیریت پروژه در ERP شما باید از تاریخ ها آگاه باشد و پروژه را برای تکمیل زودهنگام برنامه ریزی کند. این سیستم هم چنین باید هشدارهایی را در مورد هرگونه احتمال تاخیر در تکمیل هشدار ارائه دهد.
8- مهندسی طبق سفارش
یک پروژه ممکن است طراحی و ساخت چیزی به طور همزمان باشد. اینها شامل مشارکت مهندسی، علمی یا شاید معماری قابل توجهی در طراحی پروژه قبل از شروع ساخت خواهد بود. ردیابی کار تحقیقاتی به مجموعه ابزار متفاوتی در ERP نسبت به ردیابی کار تولید نیاز دارد. این پروژه‌ها همچنین به‌شدت به منظور مدیریت تاریخ‌های وعده برای تکمیل، به در دسترس بودن متکی خواهند بود.
9- معاملات
آخرین ویژگی ERP در مدیریت پروژه معاملات است. تراکنش ها شامل زمان پرداخت شده به پروژه است. آنها همچنین شامل مواد یا خدماتی هستند که برای پروژه خریداری شده یا برای پروژه هزینه شده است. این هزینه‌ها رویدادهایی هستند که ممکن است هشداری را برای مدیریت ایجاد کنند. آنها همچنین بخش های سازنده ای هستند که با هزینه کلی پروژه و سهم سود فازهای پروژه مطابقت دارند.
ماژول مدیریت پروژه کاواک
کاواک دارای یک ماژول مدیریت پروژه یکپارچه است. نرم افزار ERP و ماژول مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد سودآوری، تغییر بودجه، گرفتن هزینه‌ها و زمان پروژه، ایجاد پروژه‌های الگو را پیگیری کنید. ماژول مدیریت پروژه در نرم افزار کاواک جایی است که فعالیت های اجرایی به منظور انجام وظایف مشخص شده، برنامه ریزی می شود. این پروژه ها و وظایف مرتبط با هر پروژه، ممکن است مربوط به یک مشتری بوده و یا جزو پروژه های مرتبط با فعالیت های داخلی کسب و کار باشند.
مزایای ماژول مدیریت پروژه کاواک
- سازماندهی
- برنامه ریزی
- فازبندی
- تجزیه و تحلیل
- رابط کاربری ساده
قابلیت های ماژول مدیریت پروژه کاواک
این ماژول مهم ERP در مدیریت پروژه شامل قسمت ها و قابلیت هایی است که هر یک کاربردهای خاص خود را دارد. در ادامه به برخی از مهم ترین قابلیت ها و نحوه استفاده از آن در مدیریت پروژه به طور خلاصه اشاره می کنیم:
1- ایجاد پروژه جدید
وقتی یک پروژه جدید در سازمان شما تعریف می شود، تنها با یک کلیک، امکان ایجاد پروژه جدید در سیستم ERP کاواک وجود دارد. اطلاعات پروژه جدید در دو قسمت، یکی فیلدهای فرم «افزودن پروژه جدید» و دومی مربوط به «تنظیمات پروژه» وارد می شود. در هر پروژه، امکان مشاهده درصد پیشرفت پروژه، اعمال صورت حساب به پروژه، تعریف اعضای درگیر در پروژه، تعیین تاریخ سررسید پروژه، ارسال نوتیفیکیشن های ارتباطی و امکانات دیگر وجود دارد.
2- ایجاد وظیفه
برای این که یک پروژه در زمان سررسید تعیین شده به اتمام برسد، باید کارهایی را در ارتباط با آن پروژه برای کارکنان درگیر در پروژه تخصیص دهید. وظیفه هم قابلیت فاکتور شدن، تعیین زمان سررسید انجام، امکان اولویت بندی، فازبندی و امکان تکرار دوره ای و … را دارد.
3- صدور فاکتور
می توانید برای کل پروژه یک نرخ ثابت تعیین کرده و آن را در قالب یک فاکتور از مشتری دریافت کنید. هم چنین این امکان را دارید که برای یک یا چند وظیفه داخل پروژه نرخ هایی را جهت فاکتور شدن تعیین کنید.
4- تخصیص وظایف در پروژه
تمام وظایفی که برای هر یک از اعضای پروژه تعریف و تخصیص داده می شود در تب وظایف در داخل هر پروژه در دسترس است. در نرم افزار کاواک این امکان وجود دارد که هر عضو پروژه، علاوه بر مشاهده وظایف تخصیص یافته به خود، بتواند برای خود وظیفه جدیدی در ارتباط با آن پروژه ایجاد کند.
5- ثبت ساعات کاری برای وظیفه
گزارش هایی که برای هر وظیفه در هر یک از پروژه ها درج شده اند را می توانید مشاهده کنید. هم چنین از طریق دکمه «برگه ثبت ساعات کاری» می توانید برای هر وظیفه ای که کاری انجام می دهید، گزارش کار ثبت کنید. تمام گزارش های ثبت شده برای وظایف را هم به صورت یک جدول فهرستی می توانید مشاهده کنید.
6- فازبندی پروژه
فازبندی اجرایی پروژه ها را در هر پروژه می توانید تعریف کنید. در صورتی که از قبل برای یک پروژه فازبندی تعریف کرده باشید، مراحل فازبندی را می توانید مشاهده کنید. چنان چه برای پروژه ای از قبل فازبندی تعریف نکرده اید، به راحتی می توانید، نسبت به انجام فازبندی پروژه اقدام کنید.
7- ارتباط با فروش
از تب فروش در داخل پروژه به بخش های مهم فروش که مرتبط با پروژه هستند دسترسی خواهید داشت. فاکتورها، هزینه ها و سندهای بستانکاری بخش های مرتبط با فروش هستند. در هریک از این قسمت ها، فقط به اسنادی که مرتبط با پروژه هستند دسترسی خواهید داشت نه به همه اسناد.
