نقش ERP در مدیریت پروژه و کارکردی که در این زمینه دارد یکی از مهم ترین کاربردهای این نرم افزار در مدیریت جامع کسب و کار است. اگر شرکت شما به دنبال راه هایی برای افزایش کارایی، بهبود ارتباطات بین بخش ها و کاهش هزینه ها است، در این صورت نرم افزار ERP ممکن است راه حلی باشد که کسب و کار شما به دنبال آن است. مفهوم برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP مدت هاست که وجود داشته است، اما تا همین اواخر، تنها شرکت های بزرگ روی این فناوری سرمایه گذاری می کردند.
هنگام تعیین این که آیا ERP برای شرکت شما مناسب است یا نه، مهم است که ابتدا بفهمید برنامه ریزی منابع سازمانی ERP چیست و چگونه ای آر پی در مدیریت پروژه ها می تواند به سازمان شما کمک کند.
نرم افزار ERP چیست؟
در پاسخ به سوال نرم افزار ERP چیست؟ باید گفت که ERP یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی، فرآیند استراتژیک ادغام همه نرم افزارها و فناوری های مرتبط با کسب و کار در یک سیستم واحد است. به عنوان مثال، این فرآیند ادغام شامل نرم افزار مالی شرکت، کنترل موجودی، فناوری های منابع انسانی، ابزارهای بازاریابی و سایر سیستم های تجاری در یک مکان مناسب است. این ادغام امکان ارتباط بی‌وقفه بین بخش‌ها را فراهم می‌آورد و در صورت نیاز، داده‌های آنی مورد نیاز مدیران کسب‌وکار را فراهم می‌کند.
اگرچه امکان و راهنمای خرید نرم افزار ERP با ماژول‌هایی برای عملکردهای مختلف تجاری مانند مدیریت مالی، منابع انسانی و موجودی وجود دارد، اما یافتن تنها یک پلتفرم که نیازهای شرکت شما را برآورده می‌کند ممکن است دشوار باشد. نه تنها مهم است که بدانید سیستم ERP چیست، بلکه باید بدانید که چگونه در ساختار کسب و کار شما کار می کند.
نرم افزار ERP چگونه کار می کند؟
بدون وجود یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، آنچه معمولا اتفاق می افتد این است که هر بخش از سازمان برای مدیریت وظایف روزمره خود از نرم افزار مختص واحد خود استفاده می کند. به عنوان مثال، بخش مالی از نرم افزار حسابداری استفاده می کند و تیم فروش ممکن است از سیستم CRM استفاده کند.
بدون وجود ERP، آنچه معمولا اتفاق می افتد این است که هر بخش از سازمان برای مدیریت وظایف روزمره خود از نرم افزار مختص واحد خود استفاده می کند.
در حالی که این سیستم ها اغلب کارایی را در هر بخش از سازمان ارائه می دهند، اما ارتباط بین بخش ها به همان اندازه یکپارچه نیست. در واقع، رهبران کسب و کار اغلب باید به صورت دستی داده ها و گزارش های مورد نیاز خود را درخواست کنند و سپس منتظر دریافت این اطلاعات باشند. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی با ادغام نرم افزار مدیریت کسب و کار هر بخش در یک سیستم اصلی از این مراحل جلوگیری می کند.
استفاده از نرم افزار ERP در مدیریت پروژه
یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار ERP این است که می تواند به طور قابل توجهی فرآیند مدیریت پروژه را بهبود بخشد. ادغام تمام جنبه های یک پروژه در یک سیستم مرکزی از جمله؛ جزئیات بودجه، پیشنهادات، صورتحساب، جدول زمانی، قراردادها و مهلت تحویل، به کل تیم اجازه می دهد تا به روز بماند. ERP می تواند در تمام مراحل فرآیند مدیریت پروژه از جمله برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل، طراحی، توسعه، آزمایش، اجرا و نگهداری مداوم کمک کند.
نرم افزارهای ERP نه تنها می توانند کارایی مدیریت پروژه در ERP را بهبود بخشند، بلکه می توانند هزینه ها را کاهش داده، سازگاری را حفظ، همکاری تیمی را افزایش و در نهایت نتایج پروژه را بهبود بخشند. برای به دست آوردن این مزایا، بسیار مهم است که بفهمید چگونه می توانید استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP را به حداکثر برسانید.
مدیریت پروژه ERP چیست؟
مؤسسه مدیریت پروژه PMI، پروژه را اینگونه تعریف می کند: «یک پروژه از این نظر موقتی است که زمان شروع و پایان مشخصی دارد و در نتیجه محدوده و منابع مشخصی دارد. و یک پروژه از این نظر منحصر به فرد است که یک عملیات معمولی نیست، بلکه مجموعه خاصی از عملیات است که برای دستیابی به یک هدف منحصر به فرد طراحی شده است.»
مدیریت پروژه در ERP شامل سازماندهی و مدیریت منابع یک شرکت برای دستیابی به اهداف برنامه پیاده سازی نرم افزار ERP در زمان و بودجه مشخص به مؤثرترین و کارآمدترین روش برای اطمینان از اجرای روان و موفق ERP است. بنابراین مدیریت پروژه در ای آر پی شامل حوزه های اصلی زیر است:
محدوده: تعریف الزامات مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه
جدول زمانی: چقدر زمان برای این پروژه اختصاص داده شده است؟ تاریخ شروع، تاریخ پایان، روزهای مورد نیاز و غیره
منابع: تخصیص منابع و اعضای تیم مناسب برای هر بخش از پروژه
بودجه: تعیین بودجه مناسب و اخذ تاییدیه از همه ذینفعان
ریسک: شناسایی خطرات احتمالی و برنامه ریزی برای کاهش ریسک
کیفیت: تعریف استانداردهای کیفیت که برای موفقیت پروژه باید به دست آیند
10 مشکل بزرگ ERP در مدیریت پروژه
- اندازه پروژه
- پرسنل (شامل گردش مالی)
- مدیریت ریسک
- مهلت های نامعقول
- منابع مالی
- سیاست سازمانی
- توسعه دامنه پروژه
- شکاف های غیرمنتظره
- رابط ها
- مقاومت در برابر تغییر
مزایای نرم افزار ERP در مدیریت پروژه
همان طور که گفته شد نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) اغلب برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می شود، با این حال، این که چقدر این سیستم‌ها واقعا مؤثر هستند جای سوال دارد. ای آر پی در مدیریت پروژه روشی برای استفاده از فناوری رایانه برای پیوند دادن عملکردهای مختلف – مانند حسابداری، کنترل موجودی و منابع انسانی – در کل شرکت است. مزایای یک راهکار همه جانبه ERP شامل موارد زیر است:
- تنها نقطه ورود داده ها
- انتقال کارآمد اطلاعات بین واحدهای سازمانی
- داده های تجاری متمرکز
- استانداردسازی ساختارهای داده
- رابط سازگار در تمام عملکردهای تجاری
تمام این مزایا باعث می‌شود که تیم مدیریت پروژه بتواند تصمیمات بهتر و سریع‌تری را با خطاهای کمتر اتخاذ کند.
مراحل مدیریت پروژه در ERP چیست؟
فرآیند مدیریت پروژه به 6 فاز مختلف تقسیم می شود. شروع از تعیین اهداف پروژه است تا اتمام پروژه و تحویل نهایی آن.
فاز 1: شروع پروژه
این مرحله از مدیریت پروژه در ERP، شروع رسمی پروژه را نشان می دهد. معمولا شامل ایجاد یک سند سطح بالا است که پایه و اساس پروژه پیاده سازی ERP را مشخص می کند. این مرحله آمادگی دارد تا از هر شرکت کننده در پروژه یک اجماع کتبی دریافت کند. شامل اطلاعاتی در مورد آنچه دقیقا برای پروژه ERP توافق شده است. سند شروع پروژه یا محدوده پروژه به سند مرجع اولیه برای کل پروژه تبدیل می شود.
سند محدوده پروژه موارد زیر را توضیح می دهد:
- هدف از پروژه ERP چیست؟
- بودجه و بازه زمانی تخصیص داده شده چیست؟
- چه کسی درگیر خواهد شد و ذینفعان و تیم های درگیر در پروژه ERP را شناسایی می کند
- نحوه اجرای پروژه ERP: روش شناسی، طرح پیاده سازی
- معیارهای پذیرش برای بستن پروژه ERP چیست؟
در صورت وجود هرگونه انحراف از سند توافق شده، به عنوان یک درخواست تغییر در نظر گرفته می شود و برای گنجاندن آن در محدوده نیاز به تایید رسمی و موافقت دو طرف دارد (زیرا این ممکن است شامل هزینه های اضافی و در نتیجه یک توافق نامه کتبی رسمی نیز باشد).
فاز 2: برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه ERP در مدیریت پروژه یک گام بسیار مهم برای اطمینان از موفقیت پروژه ERP است. پس از مطالعه دقیق نیازمندی های سیستم و تجزیه و تحلیل شکاف برای مقدار سفارشی سازی مورد نیاز، این مرحله شروع به تعریف اهداف هوشمند برای پروژه می کند.
طرح پروژه ERP یک ساختار کامل برای تفکیک کار را ارائه می دهد که جزئیات وظایف درگیر را ارائه می دهد، چه کسی این وظایف را انجام خواهد داد، چه زمانی است، چه مهلت هایی دارد. همچنین خطرات احتمالی موجود در پروژه ERP را تعریف می کند. همچنین یک برنامه ارتباطی واضح در مورد زمان و نحوه اطلاع همه از پیشرفت پروژه تعریف می‌کند.
طرح پروژه شامل اطلاعات زیر خواهد بود:
- ارائه جزئیات تمام وظایف و فعالیت های درگیر در پروژه ERP
- نام افرادی که در پروژه ERP شرکت خواهند کرد به همراه جزئیات نقش ها و مسئولیت های هر یک از اعضای تیم
- جزئیات جدول زمانی تحویل، از جمله مراحل و نقاط عطف
- تعریف پارامترهای زمان و نحوه اندازه گیری عملکرد
- برنامه زمانبندی ارتباطات از زمان اطلاع رسانی در مورد پیشرفت و نحوه افزایش هشدارهای خطر در صورت لزوم
یک برنامه ارتباطی واضح در مورد زمان و نحوه اطلاع همه از پیشرفت پروژه تعریف می‌کند.
ماژول مدیریت پروژه کاواک
کاواک دارای یک ماژول مدیریت پروژه یکپارچه است. نرم افزار ERP و ماژول مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد سودآوری، تغییر بودجه، گرفتن هزینه‌ها و زمان پروژه، ایجاد پروژه‌های الگو را پیگیری کنید. ماژول مدیریت پروژه در نرم افزار کاواک جایی است که فعالیت های اجرایی به منظور انجام وظایف مشخص شده، برنامه ریزی می شود. این پروژه ها و وظایف مرتبط با هر پروژه، ممکن است مربوط به یک مشتری بوده و یا جزو پروژه های مرتبط با فعالیت های داخلی کسب و کار باشند.
