دموی نرم افزار ERP گامی مهم در فرآیند انتخاب بهترین راهکار نرم افزاری برای کسب و کار شما است. این به شما امکان می دهد ببینید که سیستم چگونه کار می کند، چگونه نیازهای شما را برآورده می کند و چگونه با سایر گزینه ها مقایسه می شود. با این حال، درخواست برای یک نسخه نمایشی نرم افزار ERP نیاز به داشتن هدف، آماده سازی و برنامه ریزی دارد. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند چگونه برای یک نسخه نمایشی ERP درخواست بدهید.
نکات مهم برای درخواست مشاهده دموی ERP
برای این که بتوانید از امکان مشاهده دموی ERP که شرکت های تولیدکننده ERP در اختیار شما قرار می دهند، بهترین استفاده را ببرید، لازم است نکاتی را قبل از درخواست دمو نرم افزار ERP مد نظر قرار دهید. در زیر به 5 نکته مهم و کاربردی اشاره کرده ایم:
1. اهداف و معیارهای خود را مشخص کنید
قبل از درخواست نسخه ی نمایشی نرم افزار ERP از یک فروشنده ERP، باید ایده روشنی از آنچه می خواهید به دست آورید و نحوه ارزیابی سیستم ای آر پی، داشته باشید. شما باید نقاط اصلی درد سازمانی (Pain Points)، نیازها و اولویت های خود را شناسایی کرده و آنها را به اهداف و معیارهای خاص تبدیل کنید.
به عنوان مثال، ممکن است بخواهید مدیریت موجودی خود را بهبود بخشید، هزینه های عملیاتی خود را کاهش دهید یا خدمات مشتری خود را ارتقا دهید. همچنین باید بودجه، جدول زمانی و الزامات فنی خود را در نظر بگیرید. داشتن مجموعه ای از اهداف و معیارهای به خوبی تعریف شده به شما کمک می کند درخواست دموی خود را بر روی مرتبط ترین ویژگی ها و عملکردها متمرکز کنید.
2. داده ها و سناریوهای خود را آماده کنید
یکی دیگر از گام های مهم در آماده سازی برای مشاهده دموی نرم افزار ERP، جمع آوری و سازماندهی داده ها و سناریوهای شماست. شما باید برخی از داده‌های واقعی کسب‌وکارتان مانند محصولات، مشتریان، سفارش‌ها، صورت‌حساب‌ها و غیره را در اختیار فروشنده ERP قرار دهید. این به آنها اجازه می‌دهد نسخه نمایشی را مطابق با صنعت و زمینه شما سفارشی کنند و به شما نشان دهند که سیستم چگونه داده‌ها و فرآیندهای شما را مدیریت می‌کند.
همچنین باید سناریوهایی را آماده کنید که منعکس کننده موقعیت‌های معمول یا بحرانی کسب‌وکار شما باشد، مانند سفارش فوری، انبار کردن یا شکایت مشتری. این سناریوها به شما کمک می کند امکانات، عملکرد و قابلیت استفاده سیستم را آزمایش کنید و ببینید که چگونه مشکلات شما را حل می کند یا از اهداف شما پشتیبانی می کند.
3. ذینفعان و کاربران خود را درگیر کنید
یک نسخه نمایشی نرم افزار ERP باید نه تنها تصمیم گیرندگان، بلکه سهامداران و کاربرانی را که تحت تأثیر سیستم قرار می گیرند، درگیر کند. شما باید نمایندگانی را از بخش‌ها، عملکردها و سطوح مختلف سازمان خود دعوت کنید، مانند امور مالی، فروش، تولید، فناوری اطلاعات و غیره. همچنین باید با پرسیدن سوال، ارائه بازخورد و به اشتراک گذاشتن نظرات آنها را تشویق کنید تا فعالانه در دمو شرکت کنند.
4. گزینه های مختلف را مقایسه و مقایسه کنید
اگر بیش از یک فروشنده ERP را مد نظر می گیرید، باید سعی کنید نسخه های نمایشی آنها را تا حد امکان به صورت عینی و سیستماتیک مقایسه و بررسی کنید. شما باید از اهداف و معیارها، داده ها و سناریوها، و ذینفعان و کاربران برای هر نسخه نمایشی استفاده کنید و آنها را به اندازه کافی به زمان بندی نزدیک کنید تا از فراموشی جزئیات جلوگیری کنید.
همچنین باید یادداشت برداری کنید، دموها را ضبط کنید و پس از مشاهده هر دموی نرم افزار ERP از تیم خود بازخورد بگیرید. این به شما کمک می کند تا نقاط قوت و ضعف هر سیستم را تجزیه و تحلیل و مقایسه کنید و بهترین نرم افزار ERP را برای کسب و کار خود شناسایی کنید.
5. هرگونه شبهه را پیگیری و روشن کنید
پس از مشاهده دموی نرم افزار ERP، باید با فروشنده ارتباط برقرار کنید و هرگونه ابهام یا سوالی که ممکن است داشته باشید را روشن کنید. همچنین درخواست دسترسی آزمایشی و محدود به سیستم را بدهید تا بتوانید آن را بیشتر کاوش کرده و در محیط کسب و کار خود آزمایش کنید. این به شما کمک می کند تا عملکرد، قابلیت اطمینان و سازگاری سیستم را تأیید کنید و تصمیم خود را بگیرید. همچنین باید در مورد شرایط و ضوابط قرارداد مانند قیمت، محدوده، جدول زمانی، پشتیبانی و گارانتی مذاکره کنید.
دموی ERP یک فرصت ارزشمند برای مشاهده اینکه چگونه یک راهکار نرم افزاری می تواند کسب و کار شما را بهبود بخشد است. با پیروی از این نکات، می توانید یک نسخه نمایشی ای آر پی موفق انجام دهید که به شما کمک می کند بهترین سیستم ERP را برای نیازهای خود انتخاب کنید.
مزایای مشاهده دموی نرم افزار ERP
هنگام جستجوی راهکار ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی)، می توانید زمان و تلاش زیادی را صرف نگاه کردن به چندین فروشنده و پیشنهاد کنید. این، همراه با حجم زیادی از اطلاعات درگیر در هر سیستم ERP، می تواند آن را به یک فرآیند پیچیده تبدیل کند.
مشاهده نکردن دموی نرم افزار ERP می تواند انتخاب شما را بسیار دشوارتر کند. با بررسی لیست کوتاه خود از فروشندگان ERP با نسخه های نمایشی نرم افزار ERP، می توانید چندین مزیت را به دست آورید که بینش و شفافیت را در فرآیند انتخاب فراهم می کند. بیایید به برخی از مزایای نسخه نمایشی نرم افزار ERP و اینکه چگونه می توانند به تیم انتخاب شما در هنگام اتخاذ این تصمیم تجاری مهم کمک کنند، نگاهی بیاندازیم.
1. دموی ERP شفافیت را برای همه ذینفعان شرکت فراهم می کند
نرم افزار ERP دارای ماژول های بسیاری است. ماهیت ERP به این معنی است که شامل چندین مؤلفه مختلف است که بر چندین بخش در شرکت شما تأثیر می گذارد. ذینفعان متعدد همگی الزاماتی دارند و می خواهند بدانند که آیا راهکار ERP نیازهای خاص آنها را برطرف می کند یا خیر.
با درخواست مشاهده دموی نرم افزار ERP، ذینفعان می توانند درک جامع تری از نرم افزار و ویژگی های آن به دست آورند. آنها می توانند به طور مستقیم ببینند که چگونه سیستم ERP در عملیات روزمره آنها عمل می کند، که می تواند به آنها کمک کند تا تشخیص دهند که آیا این گزینه برای نیازهای آنها مناسب است یا خیر.
علاوه بر این، یک نسخه آزمایشی نرم افزار ای آر پی می تواند فرصتی را برای ذینفعان فراهم کند تا سؤالات خود را طرح و نگرانی های خود را در مورد نرم افزار مطرح کنند. این می تواند به ویژه برای بخش هایی مفید باشد که ممکن است نیازمندی های منحصر به فرد یا خاصی داشته باشند که باید در ERP مورد توجه قرار گیرند.
2. دموی ERP نشان می دهد که کدام فروشنده بهتر است
دموی نرم افزار ای آر پی می تواند ابزاری ارزشمند برای کسب و کارهایی باشد که به دنبال انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان خود هستند. این به شما این امکان را می دهد که نگاهی مستقیم به نحوه عملکرد سیستم داشته باشید که چگونه می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا کارآمدتر و سازنده تر شود.
با یک نسخه دموی نرم افزار ERP، می‌توانید با اطمینان فهرست کوتاهی از گزینه‌های نرم‌افزاری متناسب با نیازهای کسب‌وکار خود ایجاد کنید. این نسخه نمایشی همچنین بینش هایی در مورد ویژگی ها و قابلیت های هر سیستم ارائه می دهد و به شما امکان می دهد هنگام انتخاب بهترین سیستم ERP برای کسب و کار خود تصمیمی آگاهانه بگیرید. علاوه بر این، همچنین می‌تواند به شما نشان دهد که کدام شرکت‌ها به وعده‌های داده شده در مراحل اولیه خود عمل می‌کنند.
3. به شما امکان می دهد نرم افزار را در حال اجرا ببینید
مشاهده دموی نرم افزار ERP به شما امکان می دهد رابط کاربری (UI) را ارزیابی کنید و تعیین کنید که آیا پیمایش و استفاده از آن آسان است یا خیر. همچنین این فرصت را به شما می دهد تا ببینید آیا ویژگی تنظیم شده در راه حل نیازهای خاص شما را برآورده می کند یا خیر.
تجربه عملی از اهمیت ویژه ای برخوردار است زیرا به شما امکان می دهد نرم افزار را در عمل مشاهده کنید، که می تواند بسیار متفاوت از خواندن لیستی از ویژگی ها روی کاغذ باشد. به عنوان مثال، ممکن است در اطلاعات نرم افزار بخوانید که دارای فلان ویژگی خاصی است، اما درک کامل نحوه عملکرد آن ویژگی تا زمانی که آن را در عمل مشاهده نکنید، دشوار است.
4. نسخه نمایشی ERP به شما فرصت می دهد که سوال بپرسید
در نهایت، نسخه دموی نرم افزار ERP به شما زمان و فضا می دهد تا هر سوالی را که ممکن است در مورد راهکار یک فروشنده داشته باشید بپرسید. مطمئن شوید که در حین نمایش نسخه نمایشی یادداشت های جامع بردارید و توجه داشته باشید که فروشنده تا چه حد همکاری سازنده داشته و با جزئیات به سوالات شما پاسخ می دهد.
ویژگی هایی که در دموی نرم افزار ERP به دنبال آن باشید چیست؟
اگر به دنبال یک نرم افزار ERP جدید برای ساده سازی فرآیندهای تجاری خود هستید، ممکن است از تعداد گزینه های موجود غافل شوید. چگونه تصمیم می گیرید که کدام یک برای نیازها، بودجه و اهداف شما مناسب است؟ یکی از راه های محدود کردن انتخاب های خود این است که آنها را از طریق دمو آزمایش کنید. اما همه دموها یا آزمایش‌ها یکسان نیستند.
شما باید بدانید که به دنبال چه چیزی باید باشید و چه چیزی را بخواهید تا بیشترین بهره را از آنها ببرید. در این مقاله، برخی از ویژگی‌های کلیدی را به اشتراک می‌گذاریم که هنگام ارزیابی نسخه آزمایشی یا دموی نرم افزار ERP باید به آنها توجه کنید.
1- کارکرد و قابلیت استفاده
2- یکپارچگی و سازگاری
3- امنیت و قابلیت اطمینان
4- مقیاس پذیری و سازگاری
5- هزینه و ارزش
