آموزش نرم افزار ERP بخشی جدایی ناپذیر از هر پروژه اجرای ERP است که اغلب با عجله انجام می شود یا کاملا نادیده گرفته می شود. اگر کاربران نهایی شما به طور موثر از آن استفاده نکنند، حتی بهترین نرم افزار ERP نیز بی فایده است. به هر حال، فقدان یا آموزش ناکافی کاربر نهایی یکی از شایع ترین دلایل شکست اجرا و استقرار نرم افزار ERP است. خوشبختانه، چالش های آموزشی به خوبی مستند شده و بهترین شیوه ها به خوبی تثبیت شده اند.
با پیروی از بهترین روش های آموزش ERP، می توان این فرآیند را با مشکلات کمتری سپری کرد و سیستم ERP جدید شما پس از پیاده سازی در دستان افراد کارآمد و متخصص قرار خواهد گرفت.
نرم افزار ERP چیست؟
شاید تا به حال، کنجکاو باشید تا بدانید ERP چیست؟ و چگونه کار می کند؟ سیستم ERP به گونه ای کار می کند که به شما کمک می کند تا کارایی کسب و کار خود را افزایش دهید که به نوبه خود سودآوری شما را بهبود می بخشد. نرم افزار ERP یک نرم افزار مدیریت فرآیند تجاری است که به شما امکان می دهد داده ها را از طریق یک نرم افزار یکپارچه جمع آوری و سازماندهی کنید.
این با ارائه کنترل کامل بر منابع کسب و کار شما، عملکرد شرکت شما را در هر بخش بهبود می بخشد. به جای استفاده از چند برنامه دیگر برای بخش های مختلف، می توانید همه چیز را در یک سیستم از طریق یک نرم افزار ERP یکپارچه کنید. با این حال، برای دستیابی به این سطح از کارایی برای شرکت خود، باید روی یک سیستم ERP خوب و با شهرت سرمایه گذاری کنید.
9 نکته برای آموزش نرم افزار ERP
1. یک برنامه آموزشی مداوم ایجاد کنید
برنامه آموزش نرم افزار ERP باید بر کمک به کاربران جهت بهره وری بیشتر در استفاده از سیستم تمرکز کند و شامل سوالات مربوط به «چه کسی، چه، چه زمانی و چرا» برای آموزش، قبل و بعد از اجرا باشد. برنامه های آموزشی باید به عنوان یک زیرمجموعه مداوم و یکپارچه از استراتژی کلی ERP در نظر گرفته شود. با تجزیه و تحلیل دقیق نیازهای آموزشی و منابع موجود شروع کنید. از همین روی برنامه آموزش ERP باید شامل موارد زیر باشد:
- واگذاری مالکیت برنامه آموزشی
- جزئیات یک برنامه اختصاصی برای حفظ مجموعه ای از کاربران واجد شرایط
- برآورد بودجه برای منابع آموزشی داخلی و خارجی
- چه کسانی آموزش خواهند دید و چه چیزی باید بدانند
- نحوه پوشش وظایف شغلی در حین شرکت کارکنان در جلسات آموزشی
- جدول زمانی و برنامه آموزشی
- مدارک مورد نیاز و چه کسی آن را تهیه می کند
2. از روش یادگیری بزرگسالان پیروی کنید
در آموزش نرم افزار ERP از روش آموزشی برای بزرگ سالان استفاده کنید. زیرا بزرگسالان بسیار متفاوت از کودکان و نوجوان یاد می گیرند. با افزایش سن، انگیزه های جدیدی برای یادگیری به دست می آوریم، اما این اغلب می تواند برای روش های سنتی تدریس چالشی ایجاد کند. مالکوم نولز، یکی از پیشگامان آموزش بزرگسالان، بیان می کند که 6 ویژگی اصلی در یادگیرندگان بزرگسال وجود دارد.
- یادگیری بزرگسالان به صورت خودگردان/مستقل است
- یادگیری بزرگسالان از دانش و تجربیات زندگی استفاده می کند
- یادگیری بزرگسالان هدف گرا است
- یادگیری بزرگسالان ارتباط محور است
- یادگیری بزرگسالان عملی بودن را برجسته می کند
- یادگیری بزرگسالان همکاری را تشویق می کند
3. آموزش مبتنی بر نقش ارائه دهید
سیستم ERP شما احتمالا توسط بسیاری از کارمندان، در بسیاری از بخش‌های مختلف، برای اهداف مختلفی مورد استفاده قرار خواهد گرفت. آموزش ERP مبتنی بر نقش و فرآیند به شما این امکان را می‌دهد تا کاربران نهایی را در مورد ماژول های ERP که مرتبط با نقش و فعالیت‌های روزمره آنها هستند آموزش دهید. این نوع روش آموزشی به درگیر نگه داشتن کارکنان در طول فرآیند آموزشی کمک می کند و به شما نیز امکان می دهد آموزش های مورد نیاز را به طور موثر ارائه دهید.
4. شناسایی و اجرای آموزش اجباری به عنوان دروازه ای برای اعطای دسترسی به سیستم
اطمینان حاصل کنید که آموزش نرم افزار ERP برای همه افراد درگیر در پروژه ERP اولویت دارد. جلسات آموزشی باید برای همه کاربران اجباری باشد و برای غیرکاربران نیز تشویقی شود. به منظور جلوگیری از اشتباهات پرهزینه و تاخیر، کارکنانی که به درستی آموزش ندیده اند نباید به سیستم اجرا شده دسترسی داشته باشند.
5. شامل تجزیه و تحلیل عملکرد آموزش باشد
به یاد داشته باشید، آموزش نرم افزار ERP یا آموزش برنامه ریزی منابع سازمانی ERP نباید به عنوان یک سرمایه گذاری یک بار مصرف تلقی شود، بلکه باید به عنوان یک تلاش مداوم در نظر گرفته شود. این بدان معنی است که تجزیه و تحلیل فراتر از استفاده و تکمیل می تواند بر آموزش های آینده تأثیر بگذارد. آمارهایی مانند مدت زمان آموزش، بازخورد کارکنان در مورد سطح ارتباط و تعامل، بهبود عملکرد و یا کاهش مشکلات به دلیل آموزش، همگی می توانند برای بررسی سریع و آسان ROI برای آموزش کارکنان و شناسایی شکاف های دانش مورد استفاده قرار گیرند.
6. آموزش پیوسته با تعامل قوی و برنامه های مدیریت تغییر
طبیعت انسانی آن ناخوشایند بودن با تغییر و آموزش ERP معمولا یک فعالیت مورد علاقه برای کارمندان نیست. یکی از راه های درگیر نگه داشتن کارکنان و پذیرش تغییرات، ارائه انگیزه ها و پیشرفت به عنوان پاداشی برای جدی گرفتن آموزش در طول پروژه است.
یک استراتژی برای اطمینان از اینکه کارکنان در مورد تغییرات شرکت، چگونگی تأثیر آن تغییرات به طور خاص بر شغل آنها و انتظارات سازمانی مطلع هستند، ایجاد کنید. ماموریت شرکت را در ذهن داشته باشید و برای کارکنان روشن کنید که چگونه این تغییرات به شرکت کمک می کند تا به اهداف خود دست یابد تا یک چشم انداز مشترک برای تغییر ایجاد کند.
7. از مدیریت و تیم پروژه تعهد بگیرید
برای موفقیت آمیز بودن آموزش نرم افزار ERP، ابتکارات آموزشی باید از حمایت و تعهد کامل مدیریت ارشد و تیم اجرا برخوردار باشد. سیستم جدید پایه و اساس رشد آتی سازمان خواهد بود و باید برای مدیرانی که الگوی سایر اعضای سازمان هستند، که به احتمال زیاد با سیاست ها و رویه های جدید مطابقت دارند، اولویت اصلی باشد.
8. براساس فرآیندهای کسب و کار خود آموزش دهید
یکی دیگر از دلایل اصلی که پروژه های پیاده سازی ERP اغلب با شکست مواجه می شوند، فقدان درک در مورد چگونگی تأثیر سیستم جدید بر فرآیندهای تجاری است. استراتژی ERP شما باید هر گونه مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار را به وضوح شناسایی کند و کاربران باید در مورد نحوه ارتباط سیستم ERP با گردش کار و فرآیندهای تجاری سازمان پس از شروع به کار آموزش ببینند. شامل مواد آموزشی مناسب برای عملکردها و فرآیندهای خاص صنعت خود باشد.
9. منابع پشتیبانی را آماده داشته باشید
آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از سیستم جدید فراتر از آموزش است و شامل آماده بودن با مواد و منابع پشتیبانی برای زمانی که همه چیز قبل و بعد از اجرا اشتباه می شود، می گردد. در فرآیند آموزش نرم افزار ERP حصول اطمینان از اینکه کاربران به درستی از منابع داخلی و خارجی پشتیبانی می شوند، در طول آموزش و استفاده از سیستم پس از اجرای برنامه به آنها اطمینان می دهد. ملاحظات و توصیه های آموزشی اضافی که در آموزش نرم افزار ای آر پی باید مد نظرتان باشد:
- روش آموزش را با کارمندان و برنامه کاربردی مطابقت دهید
- برنامه درسی آموزشی را طوری طراحی کنید که فراتر از الزامات فناوری باشد
- جلسات آموزشی را نسبتا کوتاه برگذار کنید
- ارائه آموزش در حالی که علاقه زیادی وجود دارد
- برای افزایش تعامل، استراتژی‌های گیمیفیکیشن را وارد کنید
- یک سرور یا اینترانت آموزش سازمانی ایجاد کنید
- اسناد را به روز نگه دارید
کلام آخر
آموزش نرم افزار ERP یک جزء کلیدی برای دستیابی به ارزش بلندمدت ERP است. بازگشت سرمایه ملموس کسب و کار برای ERP به یک برنامه آموزشی مستحکم و مستمر متناسب با انواع مختلف کاربران بستگی دارد. هدف یک سیستم ERP کارآمدتر کردن عملیات است. اما اگر مردم ارزش آن یا نحوه استفاده از آن را درک نکنند، سرمایه گذاری به هدر می رود. هیچ گلوله جادویی برای آموزش کارکنان در یک سیستم ERP وجود ندارد، اما این کلیدها باید کمک قابل توجهی داشته باشند و به سازمان شما کمک کنند تا از فناوری موجود به طور کامل استفاده کند.
