تحول دیجیتال در منابع انسانی چیست؟ مزایا و 6 نمونه آن در سازمان ها

فشار غیرقابل مقاومت در سراسر جهان برروی کسب و کارها، آنها را به ایجاد تحول دیجیتال در منابع انسانی وادار می کند. دنیای کسب و کارها قبل از همه گیری جهانی کووید 19 شروع به تکامل کرد، در طول همه گیری، این تغییر سرعت گرفت و با توسعه بیشتر شیوه کار و مکان هایی که کار می کنیم، به تکامل خود ادامه خواهد داد.

جدیدترین گزارش کار از راه دور موسسه Ladder نشان می دهد که «بیش از 20 میلیون شغل حرفه ای پس از ابتلا به کووید به محل کار باز نمی گردند و تمایل به دورکاری دارند.» این در حالی است که برخی از شرکت ها با سرمایه گذاری های بزرگ برای خرید و تجهیز دفاتر اداری خود، بازگشت به دفتر کارکنان پس از همه گیری را پیش بینی می کردند. ولی اکثریت قریب به اتفاق کارمندان هم چنان تمایل به ادامه گزینه های کار از راه دور یا ترکیبی از هر دو دارند.

تمایل به انجام کار از راه دور، نتیجه ارزیابی مجدد اولویت های شخصی و حرفه‌ای است. شرکت هایی که سخت تلاش می کنند تا به صورت دیجیتالی منابع انسانی را متحول کنند، آنهایی هستند که از این تغییر چشمگیر بهره مند خواهند شد. کارکنان اولویت های خود را اصلاح کرده اند، آنها گزینه هایی دارند و از اعمال آنها نمی ترسند.

در این مقاله به این موضوع می پردازیم که تحول دیجیتال منابع انسانی چیست (HR چیست؟) و در عمل چگونه به نظر می رسد، چرا سازمان ها باید این تغییر را بپذیرند، و نمونه هایی از این که چگونه شرکت ها این تغییر را با موفقیت انجام می دهند، ارائه می کنیم.

پیشنهاد مقاله

6 دلیل اجرای تحول دیجیتال در بخش تولید، چالش ها و موانع پیش رو

تحول دیجیتال در منابع انسانی چیست؟

hr چیست؟ فرآیندهای سنتی منابع انسانی بر ارتباطات رو در رو، قفسه های بایگانی و کاغذبازی تکیه دارند. کارهای اداری زیادی از حقوق و دستمزد، سیستم های حضور و غیاب، و مدیریت عملکرد گرفته تا مدیریت متقاضیان استخدام و حضور در جلسه هیئت مدیره جزو فعالیت های منابع انسانی هستند. ما قبلا در یک مقاله مفصل در مورد اینکه تحول دیجیتال چیست صحبت کرده ایم که دعوت می کنیم آن را مطالع کنید.

تحول دیجیتال در منابع انسانی شامل انتقال فرآیندهای منابع انسانی به سیستم های مبتنی بر فناوری است. اما فناوری همه چیز و پایان تحول نیست. البته جایی برای شروع هم نیست.

برای مثال، برنامه زمان بندی جلسه‌تان ممکن است به شما اجازه دهد تا برای یک جلسه در ساعت 8:30 صبح برنامه ریزی کنید، اما اگر این زمان بندی شما، با جلسه یا دیگر فعالیت های برخی از دعوت شدگان تداخل داشته باشد، چه؟ یادگیری و اهمیت دادن به آنچه کارکنان تان نیاز دارند و آنچه برای فرهنگ شرکت شما مهم است، قبل از اجرای تحول دیجیتال منابع انسانی است.

همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که یک شرکت هرگز به طور کامل به صورت دیجیتالی متحول نمی شود. این فرآیندی است که برای حمایت از شیوه زندگی و کار مردم در فردا، سال آینده و دهه های آینده تکامل خواهد یافت. هدف باید حمایت از کارکنان خود در جایی که می خواهند باشند، چگونه می خواهند استخدام شوند و چگونه می خواهند امروز کار کنند.

اهمیت تحول منابع انسانی

مزایای تحول دیجیتال در منابع انسانی شامل بهبود تجربه کارکنان، فرآیندهای کسب و کار ساده، تصمیم گیری بهتر مبتنی بر داده ها و موارد دیگر است. ابزارهای دیجیتال به شرکت‌ها کمک می‌کنند در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنند و در عین حال ارتباطات را بهبود می‌بخشند، بهره‌وری را افزایش می‌دهند، استعدادهای برتر را جذب می‌کنند، به کارمندان توانایی کار از هر نقطه‌ای را می‌دهند و در نهایت اطلاعاتی را ارائه می دهند که می تواند بر تصمیم های کسب و کار تأثیر بگذارد.

وقتی منابع انسانی جنبش تحول دیجیتال را رهبری می کند، که شامل رهبری و مشارکت هر کارمند در طول مسیر می شود، آنها می توانند اطمینان حاصل کنند که فناوری ها و فرآیندهای انتخابی کارکنان و فرهنگ را در اولویت قرار می دهند و همه از تغییرات استقبال می کنند.

رابرت کواچ، مشاور مدیریت و روانشناس تجاری در مورد تحول دیجیتال در منابع انسانی می گوید: «این زمان برای منتظر ماندن و دیدن نیست. مدیران باید ابتکار عمل داشته باشند و از فرهنگ شرکت خود محافظت کنند. چیزی که ما از انتقال های دیگر آموخته ایم این است که کسانی که در تحول منابع انسانی پیشرو هستند، لزوما کسانی نیستند که در فرهنگ پیشرو هستند. اکنون زمان شتاب گرفتن است. اکنون زمان آن است که واقعا روی فرهنگ تمرکز کنیم تا با خروج از این تحول دیجیتال فعلی، بتوانیم بهترین افراد را جذب و حفظ کنیم.»

نقش منابع انسانی در تحول دیجیتال

بن گرینل، مدیر عامل و کارشناس فناوری اطلاعات و منابع انسانی در North Highland Consulting در لندن، می گوید: «به طور عادلانه یا غیرمنصفانه، تصور اکثر CIOهایی که من با آنها کار کرده ام از منابع انسانی این است که آنها بر رعایت و کاهش ریسک تمرکز دارند.»

گرینل توصیه کرد که «منابع انسانی با مدیران کسب و کار برای تعریف یک مدل منبع استراتژیک که سازمان می تواند به آن متعهد شود، کار کند.» به گفته وی، برای منابع انسانی مهم است که «به رسمیت بشناسند که ایجاد یک قابلیت پایدار در داخل یک تعهد بزرگ است که نیاز به رهبری، توسعه کارکنان، مسیرهای شغلی، نقش ها و مهارت ها، و فرهنگ یادگیری و بازخورد دائمی دارد.»

اتوماسیون و هوش مصنوعی نقش مهمی در تکامل محل کار خواهند داشت. اما منابع انسانی باید نقش اصلی و محوری در رهبری تحول داشته باشد، که می تواند چالش برانگیز باشد.

شارکی Sharkey

او گفت که نقش منابع انسانی در اینجا حیاتی است. او با اشاره به تحقیقاتی که توسط هاروارد بیزینس ریویو ذکر شده است که نشان می‌دهد بدون این آمادگی های قبلی، 70 درصد از تلاش های تحول شرکت ها به شکست انجامیده اند، هشدار داد: «بدون نیروی کار که از قبل برای مشارکت آماده شده باشد، تلاش ها برای تحول دیجیتال در بدو ورود مرده است و هزینه هدر می رود و محکوم به شکست است.» این در حالی است که تحول دیجیتال یک ابتکار سازمانی است و به منابع انسانی محدود نمی شود، کارکنان در این ماجرا مخرج مشترک هستند.

جیسون کیوگ، مدیر ارشد فناوری در یک شرکت مستقر در لندن که در تجربه کارمندان دیجیتال تخصص دارد، خاطرنشان کرد: «هر بار که یک کارمند صفحه کلید را لمس می کند یا ماوس را حرکت می دهد، تجربه دیجیتالی دارد. تجربه دیجیتالی کارمندان تأثیر زیادی بر منابع انسانی دارد، زیرا اصطکاک فناوری اطلاعات می تواند عاملی تعیین کننده در رضایت کارکنان باشد.»

کیوگ گفت که این اصطکاک را در محل کار در سراسر جهان دیده است. او گفت: «کارمندانی که از عدم انسجام رنج می برند، تجربه دیجیتالی ضعیفی را تجربه می کنند و به دلیل ناتوانی در انجام وظایف روزمره به طور فزاینده ای ناامید می شوند.» او افزود که برای تیم های منابع انسانی و فناوری اطلاعات، کاهش این اصطکاک مهم است. منابع انسانی دیجیتال هم چنین نقش مهمی در کار سراسر سازمان برای اطمینان از درک و پشتیبانی دارد. تحول دیجیتال یک ابتکار در سطح سازمان است و در حال انجام است.

Kelli Trujillo، مدیر ارشد منابع انسانی شرکت تجربه مشتری دیجیتال Hero Digital در سانفرانسیسکو گفت که تحول دیجیتال یک فرآیند تک مرحله ای نیست، بلکه تمرکز دائما در حال تحول بر استراتژی کلی شما و آنچه برای کارمندان و مشتریان اهمیت دارد است. او گفت این کاری است که هرگز انجام نشده است.

هیچ شرکتی هرگز به طور کامل «تحول دیجیتالی» نشده است، زیرا تحول دیجیتال در مورد شیوه زندگی و کار کارکنان در فردا، سال آینده و بعد از آن است.

Kelli Trujillo

چرایی تحول دیجیتال منابع انسانی

به عنوان یک قاعده کلی، هر تحول منابع انسانی، چه دیجیتال باشد و چه نباشد، باید با هدف روشنی در ذهن صورت گیرد. باید حس تجارت داشته باشد. اغلب اوقات، هنوز هم به نظر می رسد که شرکت ها تسلیم فشار رقبای خود می شوند. چون رقبای آنها همگی «دیجیتال» انجام می دهند، بنابراین احساس می کنند که آنها هم باید کاری انجام دهند.

اما دیجیتالی کردن برخی فرآیندهای منابع انسانی فقط به خاطر رقبا، هرگز ایده خوبی نیست. این کار منجر به اجرای فناوری با هزینه بالا می شود که نیازهای واقعی کسب و کار را برآورده نمی کند. نیازی به گفتن نیست که این کار کاملا مخالف با هدف یک تحول دیجیتال است.

پیشنهاد مقاله

تحول دیجیتال در صنعت خرده فروشی چیست چالش ها و مزایای آن کدامند؟

چالش های منابع انسانی در تحول دیجیتال

شما برای همه چیز به راهکارهای تحول دیجیتال نیاز دارید. اما چالش های تحول دیجیتال در منابع انسانی چیست و تنگناها کجاست؟ اندرو می‌گوید: «فناوری ارزش سرمایه گذاری ندارد، اگر به درستی اجرا نشود و به طور مؤثر مورد استفاده قرار نگیرد، زیرا باید ارزشی برای سازمان ایجاد کند.» مقاومت در برابر پذیرش تحول یکی از چالش های کلیدی فرآیندهای تحول دیجیتال منابع انسانی است که سازمان ها با آن مواجه هستند.

علاوه بر این، برخی از چالش های دیگری که می توانید هنگام شروع کار با آنها روبرو شوید عبارتند از:

• فقدان استراتژی یا هدف مشخص برای تحول دیجیتال
• مقاومت برای سرمایه گذاری
• کمبود بودجه برای ایجاد تحول دیجیتال در منابع انسانی
• عدم تخصص در هدایت و مدیریت پروژه تحول دیجیتال منابع انسانی
• عدم چابکی در ارتقاء به راهکارهای دیجیتال جدید

این مسائل رایج هستند و پرداختن به آنها مستلزم انعطاف پذیری منابع انسانی است. اندرو می گوید: «تشکیل نیروی کاری که به طور موثر از این فناوری های نوظهور استفاده کند، زمان می برد. با این حال، می توان آنها را در یک دوره زمانی مورد بررسی قرار داد.» اما ایجاد احساس فوریت برای شروع تحول دیجیتال بسیار مهم است، و تنها زمانی جدی گرفته می شود که یک مورد تجاری قوی برای پروژه ایجاد کنید.

او اصرار می ورزد: «کارکنان منابع انسانی باید با سرعتی سریع‌تر از قبل مهارت خود را ارتقاء دهند و دوباره آموزش ببینند تا با روندهای فناوری و پیاده سازی همگام شوند».

6 مرحله موفقیت آمیز تحول منابع انسانی

حالا وارد بخش جدی تر می شوید؛ شروع با مراحل مختلف تحول منابع انسانی دیجیتال. زیرا تبدیل کسب و کار سنتی به دیجیتال یک شبه اتفاق نمی افتد. در واقع این این نوع تحولات واقعی در کسب و کار زمان می برد. شش مرحله از تحول دیجیتال در منابع انسانی سازمان ها به صورت زیر است:

1- کسب و کار معمول: که با روش کار مرسوم به راه خود ادامه می دهد.

2- حاضر و فعال: آزمایش های مختلف در سراسر سازمان سواد دیجیتال و خلاقیت را هدایت می کند.

3- رسمی: اینجا جایی است که ارتباط تجاری وارد می شود. اگر برای کسب و کار مرتبط نیست، مدیر نباید از آن حمایت کند. اگرچه متأسفانه همیشه اینطور نیست.

4- استراتژیک: افراد به قدرت همکاری پی می برند. تلاش ها و بینش مشترک آنها منجر به نقشه راه های استراتژیک جدید می شود.

5- همگرایی: اینجا جایی است که یک تیم تحول دیجیتال اختصاصی برای هدایت استراتژی و عملیات شرکت تشکیل می شود.

6- نوآورانه و انطباقی: تحول دیجیتال به «کسب و کار معمول» جدید تبدیل شده است و یک اکوسیستم جدید ایجاد شده است.

نمونه هایی از تحول دیجیتال در منابع انسانی

تحول دیجیتال منابع انسانی در عمل چگونه است؟ در اینجا پنج احتمال قدرتمند تحول در منابع انسانی برای کسب و کارها وجود دارد که آنها را ذکر می کنیم.

1- ورود دیجیتال

پس از همه گیری کووید 19 و دیجیتالی شدن فعالیت های کسب و کارها، هزاران کارمند بدون اینکه به دفتر شرکت ها مراجعه کنند استخدام شده اند. این یعنی استخدام و ورود دیجیتال به کسب و کارها که رواج فزاینده کار ترکیبی و از راه دور را نشان می دهد، این موضوع را به یک چالش مداوم تبدیل خواهد کرد.

فرآیند استخدام که قبلا شامل چند روز اضطراب آور برای کارکنان جدید می شد تا افراد جدید با کارکنان و فرهنگ شغل جدیدشان آشنا شوند در برخی جاها با احساس دائمی عدم ارتباط با شرکت و فرهنگ کارفرمای خود تبدیل شده است. حتی در جایی که کار حضوری در شرکت ادامه دارد، فرآیند پذیرش کارمند همچنان زمان بر و فشرده است. استخدام و ورود دیجیتال به سازمان عالی و ساختارمند، استراتژیک است و تضمین می کند که کارکنان استخدام شده جدید برای انجام بهترین کار خود احساس استقبال و حمایت می کنند.

برخی از شرکت ها، به روش استخدام در «گروه ها» کارکنان جدید را جذب می کنند و اطمینان حاصل می کنند که کارکنان استخدام شده جدید از همه بخش ها با سایر استخدام‌ شوندگان جدید ارتباط برقرار می کنند، زیرا آنها با همدیگر در مورد شرکت و فرهنگ آن در یک فرآیند یادگیری قرار می گیرند. در آنجا می توانید برنامه های شخصی سازی شده و جذاب، حتی سرگرم کننده کارمندان را ایجاد کنید.

2- پورتال های سلف سرویس کارکنان

طبق یک مطالعه مک کینزی، کارمندان تقریبا یک روز کامل در هفته را صرف جستجوی اطلاعات شرکت، از جمله اطلاعات اولیه منابع انسانی می کنند. مواردی مانند:

• چقدر وقت تعطیلات دارم؟
• وقتی باید مریض شوم به چه کسی اطلاع بدهم؟

هر سوال این چنینی می تواند کارمندی را به حاشیه بکشد و تمرکز تیم منابع انسانی شما را از استخدام یا فرهنگ سازی منحرف کند. به عنوان بخشی از تحول دیجیتال در منابع انسانی، هر سؤالی را می توان به وسیله یک پورتال اطلاعات سلف سرویس کارمند با دسترسی آسان حل کرد.

فراتر از درخواست‌های اطلاعات روزانه، این نوع پورتال های سلف سرویس که گاهی سیستم های HCM نیز نامیده می‌شوند، می توانند کارمندان و مدیران شان را قادر به مشاهده اطلاعات مهم از جمله:

• امتیازات شاخص رضایت مشتری یا  NPS
• اطلاعات مدیریت عملکرد مانند خود ارزیابی ها، اهداف، آموزش و پیشرفت
• اخبار شرکت و سیاست های محل کار
• فرصت های شغلی
• نظرسنجی های سلامتی
• صورتجلسه و به روز رسانی پایگاه دانش
• فرصت های آموزشی در دسترس برای کارکنان با مهارت بالا

هر چیزی که ممکن است به عنوان ایمیل، یادداشت یا مطلبی در یادداشت ارسالی ارسال کرده باشید، از طریق پورتال کارمندان سلف سرویس بهتر قابل دسترسی است.

پیشنهاد مقاله

مدیریت تحول دیجیتال چیست؟

3- تجزیه و تحلیل کارکنان

تجزیه و تحلیل کارکنان، کاربرد تصمیم گیری مبتنی بر داده در فرآیندهای منابع انسانی با هدف بهبود بهره وری، تعامل و عملکرد کارکنان است. سازمان ها از تجزیه و تحلیل کارکنان برای تصمیم گیری بهتر در مورد مدیریت استعداد، حفظ کارکنان، برنامه ریزی جانشینی و حتی استخدام استفاده می کنند.

در حالی که کلمه «تحلیل» ممکن است جنبه های انسانیت و فرهنگ را به ذهن متبادر نکند، اما این دو عنصر، هنوز هم در مرکز این تحول دیجیتال منابع انسانی هستند. از داده هایی که جمع آوری می کنید برای کمک به موفقیت کارکنان و احساس رضایت بیشتر در کارشان استفاده خواهید کرد.

داده های جمع آوری‌شده از تمرین های تیم سازی و سایر ابزارهای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها می تواند بخشی از یک استراتژی تحقیق و توسعه مؤثر باشد که امکان ارتقاء مهارت و مهارت مجدد و هم چنین افزایش بهره وری و رضایت کارکنان را فراهم می کند.

4- سیستم های ردیابی متقاضیان با هوش مصنوعی

آگهی های لیست های شغلی به طور متوسط 250 درخواست استخدام برای شرکت ها ایجاد می کند. بررسی رزومه ها به تنهایی برای هر استخدام حدود 23 ساعت طول می کشد. پس جای تعجب نیست که بسیاری از شرکت های بزرگ تر سیستم های ردیابی متقاضیان مبتنی بر هوش مصنوعی (ATS) را پیاده سازی کرده اند. در یک بازار رقابتی، که در آن افراد زیادی در حال تغییر شغل هستند، هیچ کس نمی تواند یک متقاضی خوب را از دست بدهد.

سیستم های ردیابی متقاضیان مجهز به هوش مصنوعی از فیلترهای از پیش برنامه ریزی شده بر اساس کلمات کلیدی، مهارت ها، سال ها تجربه، تحصیلات و غیره استفاده می کنند تا قبل از اینکه هر نیروی انسانی برنامه را ببیند، متقاضیان فاقد صلاحیت را از فرآیند حذف کنند.

در حالی که سیستم های ردیابی متقاضیان مبتنی بر هوش مصنوعی، ممکن است ناخواسته برخی از داوطلبان واجد شرایط را حذف کنند، می تواند منبع ناامیدی برای برخی از جویندگان کار باشد. بسیاری از این سیستم های پیشرفته می توانند برای تجزیه و تحلیل داوطلبان پذیرفته شده آموزش ببینند و فیلترهای دقیق تری ارائه دهند.

جدا از غربالگری متقاضیان فاقد صلاحیت، سیستم ردیابی متقاضیان با هوش مصنوعی یا ATS همچنین لیست های شغلی را در چندین پلتفرم ارسال می کند، غربالگری قبل از مصاحبه را اجرا می کند، مصاحبه ها را برنامه ریزی می کند، ارزیابی داوطلبان را از چند مصاحبه کننده تسهیل می کند و داده هایی را که برای ارزیابی موفقیت فرآیندهای استخدام خود نیاز دارید ارائه می دهد.

علاوه بر این، در دنیایی که متخصصان منابع انسانی به شدت از تعصبات ناخودآگاه در استخدام آگاه هستند، ATS می تواند زمین بازی را برای برخی از متقاضیان متوازن کند زیرا متقاضیان کار واجد شرایط را بدون توجه به جنسیت، سن یا قومیت آنها استخدام می کند.

5- چت ربات های منابع انسانی

حتی خوش فکرترین فرآیند ورود کارمندان دیجیتالی و پورتال سلف سرویس کارمند، تمام سوالات یا نگرانی های احتمالی نیروی کار شما را پوشش نمی دهد. اما با چت ربات های منابع انسانی، HR می تواند پیام هایی با پاسخ خودکار ایجاد کند تا فورا به برخی از سؤالات و نگرانی های متداول تر پاسخ دهد. چت بات ها هم چنین می توانند به صورت جداگانه اطلاعات کارمندان را در صورت نیاز جمع آوری کنند.

جدا از مزایای آشکاری مثل زمان، چت بات ها وسیله ای برای ارتباط هستند که کارکنان امروزی با آن راحت درگیر هستند و جایگزین مناسبی برای مراجعه به دفتر منابع انسانی برای پرسیدن یک سوال ساده هستند.

6- استخدام با چت بات ها

با سرعت سریع استخدام امروزی، صرفه جویی در زمان برای استخدام کنندگان و متقاضیان امری ضروری است. چت ربات‌های استخدام کننده امروزی از هوش مصنوعی برای تفسیر زبان محاوره ای ارسال شده توسط متقاضیان و ارسال پاسخ های مناسب استفاده می کنند و به طور موثر وظایف دستی قبلی مانند:

– برنامه ریزی مصاحبه

– جذب متقاضیان از طریق متن

– جمع آوری پاسخ های غربالگری خودکار

– ارائه پاسخ به کسانی که از صفحات شغلی شما بازدید می کنند و در صورت لزوم آنها را به یک استخدام کننده هدایت می کنند.

7- پلتفرم های پذیرش دیجیتال

استفاده از نرم افزار جدید می تواند برای کارمندان مانند یک مانع دیگر برای انجام کار احساس شود، اما بسیاری از این تردیدها و حتی تمایل به اتکا به روش های قدیمی زمانی برطرف می شود که کارمندان بدانند مجبور نیستند به تنهایی آن کارها را انجام دهند. پلتفرم های پذیرش دیجیتال، راه تعاملی را برای یادگیری در حین کار با روش های گام به گام برای ویژگی هایی که کارمندان شما بیشتر استفاده می کنند، ارائه می کنند. این پلتفرم ها راهی برای تجزیه و تحلیل استفاده، خودکارسازی فرآیندها و بهبود تجربه کاربر ارائه می دهند.

نکاتی که قبل از شروع تحول دیجیتال در منابع انسانی باید به خاطر بسپارید

مانند هر تغییر اساسی، تحول دیجیتال در منابع انسانی باید با تغییر در طرز فکر شروع شود. در حالی که کسب و کار طبق روال معمول فعالیت می کند، ابتدا باید خود را متقاعد کنید که تغییر لازم است و ارزش تلاش را دارد. به خود یادآوری کنید که فراتر از مزایایی که برای سازمان شما به عنوان یک کل دارد، سازگاری با تغییر محل کار به عنوان فردی می تواند منجر به موارد زیر شود:

– افزایش ارزش شما به عنوان یک کارمند، رهبران تغییر همیشه مورد تقاضا هستند

– افزایش رضایت از محل کار با مشاهده نتایج کار و تأثیر معنادار بر شرکت شما

– سهولت در برخورد با انتقال های آینده. به جای واکنش پذیر بودن، فعال می‌شوید که استرس را کاهش می‌دهد و نتایج را بهبود می‌بخشد.

– ارتباط مداوم انطباق با تغییر یک فرآیند مداوم است که فرصت های جدیدی را ایجاد می کند.

بهبود مهارت‌های حیاتی برای موفقیت در هر شغل و رشد شخصی، از جمله بهبود در موارد زیر:

• ارتباط
• ایجاد رابطه
• حل مسئله
• کار گروهی
• تفکر خلاق و استراتژیک
• سازماندهی و بهره وری

چگونه سازمان خود را به صورت دیجیتالی متحول کنیم؟

هیچ رویکرد یکسانی برای تحول دیجیتال منابع انسانی وجود ندارد. هر سازمانی متفاوت است و نیازهای منحصر به فرد خود را خواهد داشت. با این حال، برخی از مراحل کلیدی وجود دارد که همه شرکت‌ها باید با انجام این تغییر طی کنند.

رابرت کواچ به ما یادآوری می کند: «بزرگ ترین کاری که منابع انسانی می تواند انجام دهد تمرکز بر فرهنگ است.» در هر مرحله، مطمئن شوید که این حقیقت اصلی را به هر ذینفع (و خودتان) یادآوری کنید.

«بزرگ ترین کاری که منابع انسانی می تواند انجام دهد تمرکز بر فرهنگ است.»

رابرت کواچ

1- اولین گام به سمت تحول دیجیتال منابع انسانی شامل شناسایی اهداف و نحوه سنجش موفقیت خود است. به عنوان مثال، اگر می خواهید زمان استخدام خود را 25 درصد در 6 ماه کاهش دهید، مطمئن شوید که راهی برای اندازه گیری آن دارید.

2- بعد، مشخص کنید که کجا هستید و جایی برای بهبود در سیستم‌ها، فرآیندها و حتی فرهنگ شما وجود دارد. در این مرحله، ارتباط باز با رهبری و کارکنان (به ویژه سایر اعضای تیم منابع انسانی) حیاتی می شود. قبل از ادامه، مطمئن شوید که در همان صفحه هستید. هیچ تغییری بدون چالش اتفاق نمی‌افتد، بنابراین می‌خواهید قبل از انجام هر گونه تغییری، همه سرمایه‌گذاری کنند.

اگر بتوانید کارکنان را قبل از این مرحله استخدام کنید، عالی است. اما کارکنان اغلب نیاز دارند حداقل یک طرح کلی از اهداف، وضعیت و زمینه‌های بهبود را ببینند تا متوجه شوند.

3- از آنجایی که تحول دیجیتال تنها به منابع انسانی ختم نمی‌شود، ایده‌هایی را برای تغییر سایر حوزه‌های شرکت با تحول دیجیتال به اشتراک بگذارید و قبل از ادامه، افراد علاقه‌مند را جذب کنید.

4- در مرحله بعد، برنامه‌ای برای نحوه ظاهر و عملکرد سیستم منابع انسانی جدید خود ایجاد ‌کنید و اینکه چگونه به بخش های شناسایی شده و نیازمند برای بهبود می‌پردازد.

5- از آنجا که شما نمایندگانی از هر بخش را درگیر کرده اید، مطمئن خواهید بود که فناوری هایی که انتخاب می کنید نیازهای کل شرکت را برآورده می کند.

6- پیاده سازی مرحله بعدی است، جایی که برنامه خود را عملی می کنید و شروع به استفاده از ابزارها و فرآیندهای جدید منابع انسانی خود می کنید. در این مرحله با چالش های تحول دیجیتال روبرو می شوید که باید آنها را مدیریت کنید.

7- در نهایت، اندازه گیری به شما امکان می دهد پیشرفت تحول دیجیتال در منابع انسانی خود را در طول زمان پیگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که همچنان نیازهای کارکنان، متقاضیان کار و سازمان شما را برآورده می کند.

رسیدن به پایان فرآیند اولیه یک دستاورد قابل توجه است، اما حیاتی است که به طور فعال به دنبال تعدیل نیازها و خواسته‌های متقاضیان و کارکنان باشید و راه‌هایی را بیابید که بتوانید از آنها حمایت کنید.

مزایای تحول دیجیتال در منابع انسانی

تغییرات سریع و مکرر در فناوری، هر سازمانی را مجبور کرده است تا به نوعی تغییر کند و همه بخش‌های کسب و کار را تحت تأثیر قرار دهد. برای منابع انسانی، این تحول دیجیتال اداری دوگانه است: تراکنشی و تحولی. تراکنش شامل فرآیندهایی مانند حقوق و دستمزد، مدیریت مرخصی، مدیریت مزایا و مدیریت زمان است، در حالی که تحول شامل مدیریت استعداد (استخدام، یادگیری، تحرک، عملکرد، هوش تجاری، برنامه ریزی نیروی کار و استفاده از داده های بزرگ) است.

این بدان معنی است که تغییر عملکردهای منابع انسانی تأثیر بسیار بیشتری نسبت به ایجاد کارایی دارد. در واقع، مزایا توسط همه ذینفعان در سازمان احساس می شود. از کارمندان گرفته تا مدیران و البته بخش منابع انسانی. در اینجا چند مزیت تحول دیجیتال در منابع انسانی و مدیریت منابع انسانی دیجیتال از طریق تحول دیجیتال اداری آورده شده است:

1.  حفظ استعدادهای برتر

یکی از دلایل اصلی خروج افراد از سازمان، نبود فرصت های پیشرفت است. کارکنان برای پیشرفت در حرفه خود تلاش می کنند و زمانی که کارفرمایان نشان می دهند که به شغل خود اهمیت می دهند، احتمالا کارمندان مدت طولانی تری باقی خواهند ماند. افراد عالی را در سازمان نگه می دارند و هزینه های استخدام را کاهش می دهند.

2. همسویی قوی تر بین استراتژی شرکت و مدیریت افراد

هوش تجاری مانند برنامه ریزی نیروی کار و داده های افراد به سازمان ها کمک می کند تا بهتر با استراتژی کسب و کار هماهنگ شوند. اگر سازمانی بخواهد به مجموعه جدیدی از خدمات منشعب شود، داده‌ها می‌توانند کارکنانی را که مهارت‌های مناسب دارند یا آنهایی را که نیاز به ارتقای مهارت دارند شناسایی کند و نیروی کار را برای دستیابی به این هدف جدید آماده کند.

3. تصمیم گیری بهتر با داده ها و اطلاعات دقیق

بحران کووید-19 اهمیت تصمیم گیری مبتنی بر داده را به ما آموخته است. قدرت منابع انسانی و قابلیت های تحلیلی فناوری به منابع انسانی تمام اطلاعاتی را می دهد که آنها برای تصمیم گیری آگاهانه برای افزایش بهره وری، کارایی و اثربخشی افراد خود نیاز دارند.

4. افزایش رضایت کارکنان با مدیریت استعداد بهتر

کارمندان شاد بازدهی بیشتری نسبت به افراد ناراضی دارند و مطالعات بی شماری این را ثابت می کند. هنگامی که سازمان ها ارزش کارکنان را از طریق فرآیندهای بهینه نشان می دهند، آن حس موفقیت و هدف را به دست می آورند.

5. کاهش هزینه های منابع انسانی

در بلندمدت، سازمان‌هایی که روی تحول دیجیتال در منابع انسانی سرمایه‌گذاری کرده‌اند، با ساده‌سازی و افزایش فرآیندها، صرفه‌جویی زیادی در زمان و منابع انجام می‌دهند. همچنین، داشتن دید بین نیروی کار به این معنی است که می توانید تحرک داخلی را افزایش دهید.

6. اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی دستی

بسیاری از وظایف مدیریت را می توان خودکار کرد، به این معنی که موارد کمتری برای خطای انسانی و مدیریت بهتر موارد بسیار مهم مانند رعایت موارد وجود دارد. سپس تیم مدیریت منابع انسانی دیجیتال می تواند بر روی ابتکاراتی متمرکز شود که استراتژیک هستند و بیشترین ارزش را برای کسب و کار به ارمغان می آورند.

7. سیستم های منابع انسانی تلفیقی

تحکیم به معنای رابط ثابت و یک منبع حقیقت است. با داشتن یک پلتفرم برای همه نیازهای منابع انسانی، کارمندان به احتمال زیاد بدون جابجایی از برنامه ها یا سردرگمی در عملکرد، وظایف خود را انجام می دهند.

نتیجه

شما یک مدیر عمل گرا هستید، بنابراین ممکن است وسوسه شوید که به سرفصل «نمونه هایی از تحول دیجیتال در منابع انسانی» بروید، یکی را انتخاب و دست به کار شوید. اهداف کلیدی کسب و کار را شناسایی کنید، جنبه های کلیدی فرهنگ شرکت خود را بیان کنید، زمینه هایی را برای بهبود منابع انسانی بیابید و شروع به برنامه ریزی و همکاری در سراسر سازمان کنید.

از آنجایی که افراد بیشتری انتظار دارند دورکاری کنند، توانایی شما در رقابت برای بهترین استعدادها به شدت به حمایت از کارکنان امروزی و تجربه مطلوب آنها با درک و انعطاف بستگی دارد.

بهترین زمان برای شروع تحول دیجیتال در منابع انسانی چند سال پیش بود. اما بهترین زمان بعدی برای شروع، همین امروز است.

درخواست مشاوره