هنگام اجرای تحول دیجیتال در سازمان، باید چالش های تحول دیجیتال را نیز مد نظر قرار دهید. زیرا بدون غلبه بر آنهها نمی توانید تحول دیجیتالی موفقی داشته باشید. تحول دیجیتال فرآیند استفاده از فناوری های دیجیتال جهت بهبود فرآیندهای کلی، فرهنگ، خدمات و تجارب مشتری است. از آنجایی که فناوری های جدید به سرعت در حال توسعه و بهبود هستند، سازمان ها برای به روز ماندن با جدیدترین ترندها و ادغام این نوآوری ها متمرکز شده اند.
بسیاری از سازمان ها فناوری را تقریبا در تمام جنبه های فعالیت های داخلی و خارجی خود جای داده اند. این ادغام فناوری بر فرآیندها و فعالیت های آنها تأثیر قابل توجهی خواهد گذاشت و تغییرات سازمانی و ساختاری به وجود خواهد آورد.
مزایای اصلی تحول دیجیتال در سازمان ها عبارتند از:
- مدرن سازی فرآیندها
- بهینه سازی گردش کار
- تقویت امنیت
- افزایش سودآوری
چرا تحول دیجیتال کار دشواری است؟
تحول دیجیتال توانسته نرم افزارها، فناوری ها و فرآیندهای جدید کارآمدتر و خودکارتر نسبت به شیوه ها و فرآیندهای تجاری سنتی اتخاذ کند و روشی نوین و مبتکرانه برای انجام کارهایی که بخش اصلی تجارت شما هستند، می باشد.
پس سازمان ها باید همه جوانب را در زمان اتخاذ تحول دیجیتال در نظر بگیرند (نحوه واکنش کارمندان به تغییر، تأثیر آن بر روابط مشتری، هزینه آن، نحوه هماهنگی آن با اهداف تجاری و غیره). تحولات دیجیتالی، سازمان ها را قادر می سازد تا کسب و کار خود را به سوی آینده ببرند و سازمان ها را در بازار رقابت قوی تر می کند و می توانند در حوزه های جدید رشد کنند.
اما صرفا گفتن همه این موارد بسیار ساده تر از عملی کردن آنها است. طبق آمار تحول دیجیتال، 70 درصد از همه برنامه های تحول دیجیتال به دلیل مقاومت کارمندان و عدم حمایت مدیریت با شکست مواجه می شوند (مک کینزی) و تنها 16 درصد از کارمندان اظهار داشته اند که تلاش های شرکت برای تحول دیجیتال، عملکرد آنها را بهبود بخشیده یا این تحولات پایدار بوده است.
چالش های تحول دیجیتال
هرگاه سازمانی دچار تغییرات اساسی شود، انتظار می رود که با چالش ها و مشکلات مختلفی نیز مواجه شود. این امر در مورد تحول دیجیتال نیز صدق می کند و اگر این تحول به آرامی و پیوسته اتفاق نیافتد، ممکن است برای سازمان ها چالش هایی زیادی به وجود آورد. رایج ترین چالش های تحول دیجیتال عبارتند از:
1. فقدان استراتژی مدیریت تحول سازمانی
مدیریت تحول دیجیتال سازمانی به یک رویکرد سازمان یافته برای مدیریت تغییرات در سازمان گفته می شود. که در اینجا به مدیریت تحول دیجیتال اشاره دارد. مدیریت تحول سازمانی ممکن است کار دشواری باشد، اما امر بسیار مهمی است. فقدان مدیریت تحول سازمانی مناسب می تواند بر تحول دیجیتال سازمانی تأثیر منفی بگذارد و به همین دلیل یکی از چالش های تحول دیجیتال در سازمان و یکی از عوامل اصلی در نرخ بالای شکست در این تحول است.
فقدان مدیریت تحول سازمانی مناسب می تواند بر تحول دیجیتال سازمانی تأثیر منفی بگذارد.
از سوی دیگر مدیریت تحول سازمانی بر اجزای مختلف یک سازمان تمرکز دارد نه فقط بر یک جزء. به عنوان مثال، از بالاترین بخش شروع می شود و شامل تغییراتی در فرهنگ، طرز فکر، فرآیندها، ساختارها تا کل مدل کسب و کار خواهد بود. داشتن یک استراتژی مدیریت تحول قوی و مؤثر، برای موفقیت سازمان امری حیاتی است زیرا احتمال دستیابی سازمان به اهداف تحول خود را افزایش خواهد داد.
2. عدم وجود تخصص
عدم وجود تخصص در کارکنان یکی از چالش های تحول دیجیتال در سازمان ها است. هنگامی که یک سازمان به دنبال تحول دیجیتال است، فقدان تخصص می تواند عامل تهدیدی برای این مسیر تحول باشد. با توجه به پیچیدگی استراتژی های تحول دیجیتال، مجموعه ای از مهارت ها و دانش مناسب برای اجرای تغییرات مورد نیاز لازم خواهد بود.
سازمان ها در یک نظرسنجی اعلام کردند که عدم وجود استعداد باعث کاهش سرعت در تحول دیجیتال می شود. 44 درصد از شرکت کنندگان در این نظرسنجی اظهار داشتند که کمبود متخصص مانع پیشرفت شده است، 32 درصد اعلام کردند که افزودن استعدادهای جدید و سیستم های جدید پرهزینه است و 29 درصد بر این باورند که عدم وجود مهارت برای پیاده سازی این سیستم ها منجر به تاخیر در پیشرفت شده است.
سازمان ها فاقد کارمندانی هستند که مهارت های کافی در روش های تحول دیجیتال، امنیت سایبری، طراحی برنامه ها و سایر زمینه های مرتبط با فناوری اطلاعات و غیر فناوری اطلاعات دارند.
برخی از با ارزش ترین و پرتقاضاترین مهارت ها در زمینه های زیر می باشند:
- پردازش ابری
- هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی
- توسعه اپلیکیشن موبایل
- طراحی تجربه کاربری (UX).
- بلاک چین
- امنیت سایبری
یک روش برای پر کردن این شکاف مهارت دیجیتال، آموزش کارمندان است تا بتوانند به راحتی خود را با مسیر تحول دیجیتال سازگار کنند.
3. تکامل مستمر نیازهای مشتری
به خاطر تحولات در حال پیشرفت خدمات مشتری، انتظارات و خواسته های مشتریان نیز توسعه یافته اند. تغیر نیازهای مشتری جزو چالش های تحول دیجیتال محسوب می شود. این موضوع برای بسیاری از سازمان ها چالش هایی به وجود آورده است. زمانی که سازمان ها سال های زیادی در تلاش برای تحول دیجیتال باشند، نیازهای مشتریان می تواند در طول این مدت تغییر کنند زیرا آنها همواره به دنبال خدمات قابل لمس و پیشرفته تری هستند.
این بدان معنی است که سازمان ها به تلاش بیشتری برای پیاده سازی فناوری های دیجیتال جدید که بتواند تحولات مستمر نیازهای مشتری را برآورده کند، نیاز خواهند داشت.
4. مقاومت درونی در برابر تحول
یکی از چالش های تحول دیجیتال در سازمان، مقاومت داخل سازمان در برابر تغییرات است. علیرغم توانایی شگفت انگیز انسان ها در سازگاری با تغییرات، افراد بر حسب طبیعت شان از روال عادی و روزمرگی در زندگی لذت می برند زیرا در آنها احساس امنیت را تداعی می کند.
تغییرات، به ویژه تغییرات بزرگ، می تواند باعث احساس ناراحتی در افراد شود و برای برخی استرس ایجاد کند و بر سطح رفاه آنها تأثیر بگذارد. به همین خاطر زمانی که سازمان ها در حال گذار از مسیر تحول دیجیتال هستند، ممکن است با پسرفت کارمندان مواجه شوند.
یکی از چالش های تحول دیجیتال در سازمان، مقاومت داخل سازمان در برابر تغییرات است.
بهترین راه برای مدیریت این بحران، درگیر نگه داشتن کارمندان در کل فرآیند و شفاف بودن با آنها است. علاوه بر این، مدیران باید بدانند که با وجود اینکه همه کارها را به درستی انجام می دهند، اگر دوره گذار کوتاه باشد و به مرور انجام نشود، تمام تغییرات سریع و همه ابزارها، فرآیندها و فناوری های جدید می توانند بر عملکرد و کارایی آنها تأثیر منفی بگذارند. به همین خاطر مهم است که با یک انتقال آهسته شروع کنید چون به کارمندان کمک می کند تا به مرور طرز فکر خود را تغییر دهند و برای تغییرات جدید آماده شوند.
5. نگرانی های امنیتی
زمانی که سازمان ها کار از راه دور، فرآیندهای دیجیتال و فناوری مبتنی بر ابر را اتخاذ می کنند، در معرض سطوح بالاتری از تهدیدات قرار می گیرند. پس آنها باید برای دفاع از خود در برابر تهدیدات، اقدامات امنیتی پیشرفته تر اتخاذ کنند و امنیت سایبری خود را افزایش دهند. محافظت نکردن از داده ها و سایر دارایی های ارزشمند یک سازمان می تواند یکی از چالش های تحول دیجیتال تلقی شده و تهدیدات و پیامدهای منفی بزرگی برای سازمان به وجود آورد.
6. محدودیت های بودجه ای
یکی دیگر از چالش های تحول دیجیتال، هزینه های بالای آن است. از آنجایی که تحول دیجیتال یک سرمایه گذاری عظیم است، سازمان ها باید بودجه خود را با دقت برنامه ریزی کنند و یک استراتژی ارائه دهند که بتواند پاسخگو نیازهای مشتریان و سازمان ها باشد.
7. نرم افزارها و فناوری پیچیده
نرم افزارهای سازمانی پیچیده هستند. فناوری های جدید نیز می توانند ترسناک باشند. اینها همه چالش های تحول دیجیتال در سازمان است. چالش هایی بزرگ برای سازمان هایی است که در حال تحول دیجیتال هستند، هم از منظر پیاده سازی و یکپارچه سازی داده ها و هم از دیدگاه تجربه کاربر نهایی. مدیران باید این موارد را در مراحل اولیه یک پروژه تحول در نظر بگیرند و به دنبال ملموس ترین و یکپارچه ترین سیستم ها باشند.
8. پذیرش ابزارها و فرآیندهای جدید
چالش دیگری که فرآیندها و فناوری های جدید با آن روبرو می شوند معمولا مقاومت در برابر تحولات از سوی کارمندانی است که احساس می کنند هیچ مشکلی در نحوه انجام فعلی کارها وجود ندارد. برای پیاده سازی نرم افزارهای جدید، سازمان ها باید آموزش های جامع نصب و هم چنین پشتیبانی مداوم از عملکرد کارمندان را ارائه دهند تا به کارمندان کمک کنند هرچه سریع تر در استفاده از یک ابزار، کارآمدی و مهارت لازم را کسب کنند تا بتوانند ارزش این فرآیندهای جدید را بهتر درک کنند.
9. تغییر نیازهای مشتری
تغییر نیازهای مشتری همواره جزو چالش های تحول دیجیتال در سازمان ها بوده است. سازمان ها همیشه در حال تکامل هستند و همه گیری کرونا نیاز به ایجاد تکامل و تحول را در سازمان ها افزایش داد. نیازهای مشتری را در نظر بگیرید. این نیازها با تکامل جهان و تغییر صنایع نیز تغییر می کند.
تحول دیجیتال پروژه آسانی نیست و تلاش های ویژه تحول می تواند سال ها طول بکشد تا به نتیجه برسد. چه اتفاقی می افتد اگر در این مدت نیاز مشتری شما تغییر کند؟ تکامل مشکلات مشتری اتفاق خواهد افتاد. نباید غافلگیر شوید و باید برنامه ریزی کنید تا بتوانید در زمان پذیرش فناوری های دیجیتال جدید چابک تر عمل کنید.
تحول دیجیتال پروژه آسانی نیست و تلاش های ویژه تحول می تواند سال ها طول بکشد تا به نتیجه برسد.
10. ذهنیت فرهنگی
سازمان هایی که دارای سیستم های قدیمی و فرآیندهای دستی هستند اغلب ذهنیت سنتی دارند. در این سازمان ها همه چیز به آرامی تغییر می کند، به اتوماسیون با تحقیر نگاه می کنند و استفاده از فناوری های جدید برایشان دشوار است. بزرگ ترین چالش تحول دیجیتال، یک چالش فرهنگی است. همه افراد، از مدیریت گرفته تا کارمندان جدید، باید با هم، هم عقیده باشند. همه باید آماده ایجاد تغییرات بزرگ در زندگی روزمره خود باشند و از یادگیری چیزهای جدید نترسند.
چگونه بر چالش های تحول دیجیتال سازمانی غلبه کنیم؟
به گفته یک متخصص تحول دیجیتال، دنیس آکرمن (Dennis Akkerman)، سه عامل مهم برای هر تحول دیجیتال موفق وجود دارد که عبارتند از:
- استراتژی
- طرز فکر
- مهارت و تکنولوژی
تعادل کامل بین این مثلث طلایی تحول دیجیتال و تغییر در هر عنصر بدون شک گامی بزرگ به سوی یک مسیر موفق تحول دیجیتال خواهد بود. سازمان ها باید یک استراتژی روشن داشته باشند و آن را در تمام فرآیندهای سازمان ادغام کنند.
6 راه غلبه بر چالش های تحول دیجیتال
1. مدیریت تحول سازمانی
برای اجرای یک مدیریت تحول سازمانی موفق، سازمان ها باید استراتژی ها و اقدامات زیادی را اعمال کنند. برخی از عناصر کلیدی برای مدیریت تحولات سازمانی عبارتند از:
برنامه ریزی
سازمان ها باید فرآیندهای خود را به دقت تجزیه و تحلیل کنند، اولویت ها را تعیین کنند و استراتژی های جدید را بر اساس آن توسعه دهند. آنها باید اهداف تحول دیجیتال را تعریف کنند و آنها را با چشم انداز و اهداف سازمان هماهنگ کنند. سازمان ها باید به دقت یک برنامه طراحی کنند که تمام جزئیات تحول را پوشش می دهد. برای مثال؛ شامل چه فرآیندها و منابع و مراحلی است، چه زمانی شروع می شود و چه کسی مسئول خواهد بود و …
از سطوح بالای مدیریت شروع کنید
سطوح بالای مدیریت کسانی هستند که مهم ترین تصمیم ها را می گیرند، از این رو آنها باید در مورد سرمایه گذاری ها، فناوری ها، فرآیندها، نقش ها و مسئولیت ها تصمیم بگیرند. مدیران سازمان ها نیز کسانی هستند که تغییرات پیشنهادی را به همه کارمندان، اعم از آنهایی که به طور مستقیم و غیرمستقیم با آنها درگیر هستند، اطلاع رسانی می کنند. آنها باید توضیح دهند که چرا تغییرات در حال رخ دادن است و در صورت وجود هرگونه سوال یا نگرانی، با کارمندان صحبت کنند. مدیریت ارشد نیز باید کارمندان را به ارائه بازخوردهای منظم تشویق کند و پذیرای آنها باشد.
ایجاد یک نقشه راه
یک نقشه راه تحول دیجیتال مناسب به کارمندان کمک می کند تا مسیر تحول سازمان را بهتر درک کنند و به آنها کمک می کند تا بدانند سازمان کجا بوده و به کجا خواهد رفت. یک نقشه راه مناسب می تواند جدول زمانی برای هر مرحله از تحول را تعیین کند.
نظارت و اندازه گیری
برای رفع چالش های تحول دیجیتال، نظارت مهم ترین مولفه است. با وقوع تحول، سازمان ها باید فرآیندها را به طور مستمر ارزیابی کرده و معیارها را اندازه گیری کنند تا مطمئن شوند که به اهداف خود دست خواهند یافت. علاوه بر این، نظارت منظم می تواند به شناسایی چالش های تحول دیجیتال، مشکلات احتمالی و رسیدگی هرچه سریع تر به آنها کمک کند.
مانند بسیاری از تغییرات دیگر، سازمان ها می توانند بینش قدرتمندی از داده ها و تجزیه و تحلیل ها برای تحول دیجیتال به دست آورند. آنها می توانند از این داده ها برای مشاهده کلی بهبود فرآیند عمومی و خاص استفاده کنند.
2. ارتقاء مهارت و استخدام
همان طور که گفتیم، فقدان تخصص یکی از چالش های تحول دیجیتال است. سازمان ها باید درک کنند که باید کارمندان ماهری داشته باشند تا بتوانند این فرآیند تحول دیجیتال سازمان را پیش ببرند. در صورت نیاز نیز باید سرمایه گذاری جدی برای جذب کارمندان جدید که تخصص، مهارت ها و دانش لازم را دارند، در نظر بگیرند.
افزودن مدیران که با فرآیندهای دیجیتالی آشنایی کامل دارند و به طور کامل وقف تحول هستند، یک اقدام اساسی دیگر برای موفقیت است. علاوه بر این، کارمندان باید آموزش ببینند و استخدام شوند تا از ابزارهای جدید استفاده کنند و برای فناوری های جدید آماده شوند.
3. برآوردن نیازهای مشتری
تحول دیجیتال به طور اساسی بر تجربیات مشتری تأثیر می گذارد. سازمان ها باید از جدیدترین ترندها آگاه باشند و به طور مداوم در مورد راه و روش ها و فناوری های جدید که برای ارتقای تجربه کاربر توسعه داده شده اند، بروز باشند تا بتوانند انتظارات و نیازهای آنها را که به طور دائم در حال تغییر است برآورده کنند.
4. تحول فرهنگ کار
امروزه اهمیت عوامل انسانی ثابت شده است. همان طور که در مجله فوربس (Forbes) گزارش شده است، کلید موفقیت دیجیتالی سازمان ها، شروع فرآیند تغییر در نیروی انسانی است، نه در فناوری. سازمان ها باید با افزایش آگاهی در مورد اهمیت تحول دیجیتال و سایر عناصر مرتبط با آن، روی تغییر ذهنیت فرهنگی و کل فرهنگ سازمانی کار کنند. یک روش خوب برای کاهش مقاومت کارمندان در برابر تغییر، درگیر کردن کل تیم از ابتدا و برقراری ارتباط مکرر و شفاف با آنها است.
5. امنیت تحول دیجیتال
تحول دیجیتال فرآیندی است که تهدیداتی را به همراه خواهد داشت و شناسایی و مدیریت این تهدیدات و ریسک ها برای انجام یک تحول موفق و ایمن بسیار مهم است. سازمان ها باید کنترل ها و سیاست های امنیتی را اجرا کنند، روی ابزارها و فناوری های جدید سرمایه گذاری کنند، مدیریت ریسک را اجرا کنند و به کارمندان آموزش های لازم را بدهند تا بتوانند بر چالش های تحول دیجیتال غلبه کنند.
6. برنامه ریزی بودجه تحول دیجیتال
علاوه بر سرمایه گذاری در زمان، تحول دیجیتال نیاز به سرمایه گذاری زیادی در پول دارد. این سرمایه گذاری باید با دقت برنامه ریزی شود. سازمان ها باید یک نقشه راه مالی برای تسهیل فرآیندها ترسیم کنند. بودجه بندی باید بر اساس اهداف و نیازهای کلی، استراتژی ها، اولویت ها، جدول زمانی، نتایج برنامه ریزی شده، بازگشت سرمایه و سایر موارد تهیه شود.
نتیجه
با اینکه ممکن است چالش های تحول دیجیتال برای برخی سازمان ها دلسرد کننده به نظر برسد، اما با داشتن ذهنیت درست، منابع مناسب و تلاش به جا، می توان به تحول موفقی دست یافت. در آخر سود به دست آمده، یک توجیه قانع کننده برای همه تلاش های سازمان برای اجرای تحول دیجیتال خواهد بود.
