یکی از موضوعات بسیار مهم در اجرا و استقرار ERP، هزینه های پیاده سازی ERP است. زیبایی راهکار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در راه های بسیاری است که می توان آن را با نیازهای تجاری منحصر به فرد هر شرکت تطبیق داد. به طور عمده به توانایی های مالی و حسابداری علاقه مند هستید؟ آیا نیاز به وارد کردن منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، تولید و مدیریت زنجیره تامین دارید؟ مشکلی نیست، نرم افزار ERP آن را حل می کند.
در نتیجۀ نیازهای متفاوت، قیمت های ERP نیز می تواند به شدت متفاوت باشد و هیچ شرکتی نمی خواهد در نیمه راه پیاده سازی ERP متوجه شود که بودجه لازم برای اتمام کار را ندارد. یکی دیگر از تصمیمات حیاتی که بر هزینه تأثیر می گذارد این است که استقرار نرم افزار ERP به چه روشی انجام می شود؛ تحت وب، استقرار در شبکه داخلی یا در فضای ابری. در سال‌های اخیر، شرکت‌ها به دلیل هزینه های اجرای ERP، بیشتر استقرار به صورت تحت وب یا فضای ابری را انتخاب کرده اند، زیرا هزینه استقرار ERP در شبکه داخلی بالا است.
به همین دلیل، این مقاله بر روی پیاده سازی ERP تحت وب و مبتنی بر ابر تمرکز دارد و عواملی را که بر قیمت‌گذاری تاثیر می‌گذارند و راه‌های ایجاد یک بودجه دقیق را تشریح می‌کند.
چه چیزی در پیاده سازی ERP وجود دارد؟
اجزای پیاده سازی ERP تا حد زیادی به نیازهای یک کسب و کار بستگی دارد. طبق تعریف، یک سیستم ERP یک شرکت را قادر می‌سازد تا چندین عملکرد عملیاتی از جمله مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین، تولید و بازاریابی، از یک پایگاه داده واحد و یکپارچه را مدیریت کند، به طوری که همه ذینفعان از سراسر کسب‌وکار از همان پایگاه دانش ERP بهره ببرند. همچنین می تواند به ساده سازی فرآیندها، افزایش بهره وری و بهبود تصمیم گیری کمک کند.
برای موفقیت آمیز بودن پیاده سازی، به یک استراتژی پیاده سازی ERP نیاز است که جزئیات نحوه اجرای سیستم جدید را شرح دهد. همچنین برای کسب و کارها مهم است که مراحل اجرای برنامه پیاده سازی ERP را درک کنند. این مراحل عبارتند از:
اجزای پیاده سازی ERP تا حد زیادی به نیازهای یک کسب و کار بستگی دارد.
کشف و برنامه ریزی
این بهترین روش برای پیاده سازی ERP است که با تحقیق آغاز می شود. معمولا شامل یک تیم پروژه است که نیازهای چندین بخش و ذینفعان را بررسی می‌کند، مصاحبه‌های فروشنده را انجام می‌دهد، نسخه های دمو را ارزیابی می‌کند، فهرست انتخاب را محدود می‌کند و قرارداد نهایی را امضا می‌کند. در این مرحله یک طرح پروژه ساخته می شود که شامل اهداف، جدول زمانی و بودجه هزینه های پیاده سازی ERP برای اجرا و عملیات مستمر سیستم می باشد.
طراحی
مجهز به جزئیات تیم پروژه است. یک تیم پیاده سازی ERP متشکل از ذینفعان کلیدی، منابع داخلی و احتمالا خارجی گرد هم می آیند تا سه مرحله بعدی را انجام دهند، یعنی طراحی، ساخت و آزمایش. در مرحله طراحی، تیم پروژه نحوه ایجاد گردش‌های کاری جدید را در نرم افزار ERP مشخص می‌کند، که تا حد زیادی بر ورودی‌های کسانی که انتظار می‌رود بیشتر از ERP جدید استفاده کنند، تکیه می‌کنند.
تیم پیاده‌سازی همچنین تجزیه و تحلیل شکاف را برای ارزیابی اینکه محدودیت‌های ERP می‌تواند بر نتایج مورد نظر تأثیر منفی بگذارد یا نه، انجام می‌دهد. این کار، به شرکت زمان کافی می دهد تا با فروشنده و سایر شرکای خود کار کند تا راه حلی طراحی کند که بر این شکاف ها غلبه کند و هزینه های پیاده سازی ERP را پایین نگه دارد.
توسعه
اکنون پیاده سازی ERP به سمت توسعه حرکت می کند، جایی که منابع داخلی و در صورت نیاز، منابع خارجی با فروشنده ERP کار می کنند تا سیستم را برای برآورده کردن نیازهای سازمان سفارشی کنند. در این مرحله هم باید به هزینه های اجرای ERP توجه داشته باشید چون موضوع توسعه هم هزینه بر است و باید در بودجه پیش بینی آن را داشته باشید.
در این مرحله، تیم پیاده‌سازی باید سفارشی‌سازی‌هایی را براساس تجزیه و تحلیل شکاف از مرحله طراحی ایجاد کند، و همچنین ادغام‌هایی را با سایر سیستم‌های تجاری حیاتی که ERP نیاز به تعامل با آنها دارد، مانند برخی نرم‌افزارهای خاص مورد استفاده، در نظر بگیرد. نکته مهم، مرحله توسعه، آغاز فرآیند انتقال داده های حیاتی از سیستم های متعدد و ناسازگار به یک پایگاه داده واحد، تمیز و مرکزی است.
آزمایش
بسته به محیط توسعه، آزمایش ممکن است مرحله جداگانه ای نباشد. به عنوان مثال، در روش‌های توسعه چابک، توسعه و آزمایش به طور همزمان اتفاق می‌افتند. بسته به اینکه پیاده سازی به صورت یکجا یا در فازبندی اجرا شود، می توان آزمایش را نیز بر روی اجزای خاصی از سیستم ERP انجام داد. در هر صورت، این مرحله باید شامل کاربران روزمره ERP باشد، که باید صحت گردش کار و اینکه آیا داده ها با موفقیت منتقل شده اند را بررسی کنند.
احتمالا آموزش کاربر نهایی نیز آغاز خواهد شد. می توانید از نسخه دموی نرم افزار هم استفاده کنید. قبل از ارسال درخواست برای مشاهده دمو، حتما در مورد 5 راز مهم درخواست دموی نرم افزار ERP که در مقاله پایین به آن پرداخته ایم، مطالعه کنید.
استقرار
موفقیت استقرار به یک رویکرد همه جانبه بستگی دارد که منابع داخلی، خارجی و فروشنده را متحد می کند تا به کاربران کمک کند بر مقاومت طبیعی خود در برابر تغییر غلبه کنند و با فرآیندهای جدید سازگار شوند. در این مرحله، داده‌هایی که برای جابجایی در مراحل قبلی بسیار حیاتی بودند، اکنون منتقل می‌شوند.
برخی از شرکت ها ممکن است به اجرای موقت ERP جدید به موازات سیستم های موجود خود به عنوان یک شبکه ایمنی ادامه دهند. برخی از شرکت‌ها همچنین با راه‌اندازی ماژول‌های خاص عملکرد، ارزیابی نتایج و سپس افزودن ماژول‌های جدید در طول زمان، خطرات استقرار را به حداقل می‌رسانند.
به روزرسانی و پشتیبانی
به طور طبیعی، کار پیاده سازی سیستم های مهمی مانند ERP با چرخاندن یک سوئیچ خاتمه پیدا نمی کند. پس از راه اندازی سیستم، تیم های پروژه به یادگیری و تطبیق خود ادامه می دهند. در حالی که سیستم‌های ERP به‌طور خودکار توسط فروشندگان به‌روزرسانی می‌شوند، تغییر فناوری در بیشتر شرکت‌ها به این معنی است که ادغام بین یک ERP و سیستم‌های بیرونی همیشه امکان‌پذیر است. در نظر داشته باشید که در بودجه خود جایی برای به روزرسانی و پشتیبانی هم به عنوان بخشی از هزینه های پیاده سازی ERP مد نظر داشته باشید.
هزینه های پیاده سازی ERP چقدر است؟
واقعیت این است که هیچ پاسخ ساده ای در مورد هزینه های استقرار ERP وجود ندارد، صرفا به این دلیل که متغیرهای مربوط هر پیاده سازی از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت است. قیمت نهایی هزینه پیاده سازی ای آر پی، تحت تأثیر ساختار سازمانی و تعداد کاربران، ماژول های ERP، ویژگی های مورد نظر، منابع داخلی، میزان داده های کسب و کار و تعداد سیستم های اضافی که نیاز به یکپارچه سازی دارند، خواهد بود.
هیچ پاسخ ساده ای در مورد هزینه های استقرار ERP وجود ندارد، صرفا به این دلیل که متغیرهای مربوط هر پیاده سازی از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت است.
به طور کلی، تخمین‌ها برای هزینه های پیاده سازی ERP در هر یک از روش های استقرار به صورت تحت وب، فضای ابری یا در شبکه داخلی و براساس تعداد کاربران، بزرگی یا کوچکی سازمان، نیازها و موارد دیگر می‌تواند بسیار متفاوت باشد. نکته قابل توجه این است که، استقرار در شبکه داخلی مستلزم هزینه های اجرای ERP اولیه و مداوم بیشتری نسبت به دیگر روش های استقرار است، زیرا باید مجوزهای زیرساخت، سخت‌افزار و نرم‌افزار خود را خریداری و مدیریت کنید.
نحوه محاسبه هزینه های پیاده سازی نرم افزار ERP
اگر یک نرم افزار ERP جدید یا ارتقا یافته خریداری کرده اید، متوجه می شوید که این یک سرمایه گذاری قابل توجه در کسب و کار شما خواهد بود. پس از تمامی تحقیقات شما در مورد راهکارهای مختلف و عملکرد آنها، یک سوال مهم این است که قیمت نرم افزار ERP چقدر خواهد بود؟ انتخاب یک پلتفرم نرم افزاری تازه شروع کار است.
هزینه های پیاده سازی ERP به صورت یک پروژه کامل، به عوامل زیادی بستگی دارد. نوع صنعت، اندازه کسب و کار، مکان و پیچیدگی نیازمندی های شما، بر هزینه استقرار ERP تأثیر می گذارد. در ادامه این مقاله، دستورالعمل هایی را برای تعیین هزینه های پیاده سازی ERP و هزینه های جاری به شما ارائه می دهیم.
عوامل تأثیرگذار بر هزینه استقرار ERP کدامند؟
عوامل زیر بر هزینه های پیاده سازی ERP تأثیر می گذارد:
- عملکرد: هرچه قابلیت ها و ماژول های کاربردی بیشتری پیاده سازی کنید، هزینه های پیاده سازی ERP گران تر خواهد بود.
- سفارشی سازی ها: اکثر فروشندگان ERP برای ماژول‌هایی که در قیمت اصلی، ویژگی‌های خاص صنعت و قابلیت‌های پیشرفته گنجانده نشده‌اند، هزینه اضافی دریافت می‌کنند. بنابراین بسیاری از شرکت ها با گردش کار خاص، توسعه ERP سفارشی را به عنوان یک گزینه مقرون به صرفه تر انتخاب می کنند.
- تعداد کاربران ERP: بسیاری از فروشندگان به ازای هر کاربر هزینه دریافت می کنند، بنابراین هرچه افراد بیشتری از ERP استفاده کنند، هزینه اجرای ای آر پی گران تر می شود.
- حجم تعاملات: معمولا با تعداد کاربران افزایش می‌یابد و بر اساس اندازه کسب‌وکار تعیین می‌شود.
- دامنه ادغام: هر چه تعداد نیازمندی و رویکردهای یکپارچه سازی با دیگر نرم افزارهای کاربردی و مورد استفاده در کسب و کارها افزایش یابد، هزینه اجرای ERP افزایش می یابد.
- آموزش کاربر: برخی از فروشندگان خدمات آموزشی ضروری را به صورت رایگان ارائه می دهند، اما آموزش سفارشی ERP در محل با هزینه های اضافی همراه است.
- ساختار سازمانی: شرکت های بزرگ با چندین دفتر یا شعبه و ساختار سازمانی پیچیده، نیازهای پیچیده تری را دارند که باید آنها را پوشش بدهند.
- در دسترس بودن متخصصان: تخصص و در دسترس بودن متخصصان فناوری اطلاعات داخلی برای کمک به پیاده سازی ERP در هزینه های پیاده سازی نرم افزار ERP تأثیر دارد.
نکات مهم برای کاهش هزینه های پیاده سازی ERP
در اینجا چند نکته اثبات شده برای کمک به کاهش هزینه های پیاده سازی ERP بدون تضعیف ارزش آن آورده شده است:
1. در مورد مجوزهای نرم افزار مذاکره کنید
صدور مجوز و قیمت گذاری فروشندگان ERP به طور فزاینده ای پیچیده شده است و از فروشنده ای به فروشنده دیگر متفاوت است. بنابراین، تحقیقات کامل پلت فرم، یک استراتژی مذاکره انعطاف پذیر، و یک تیم مذاکره ماهر برای دستیابی به توافقات نرم افزاری بهینه ضروری است. هنگامی که برای اولین بار با فروشندگان ERP کار می کنید، توصیه می کنیم درخواست مشاوره ERP انجام دهید یا یک متخصص قابل اعتماد پیاده سازی ERP را استخدام کنید تا در پیاده سازی نرم افزار به شما کمک کند.
2. در مورد قراردادهای بزرگ دقت کنید
بسیاری از شرکت‌ها نرم افزار ERP تحت وب را به دلیل هزینه ورودی پایین آن انتخاب می‌کنند و معتقدند که تعهدات بلندمدت باعث صرفه جویی در هزینه‌شان می‌شود.
3. منطقی کردن استفاده از منابع خارجی
اطمینان حاصل کنید که کارشناس پیاده سازی ERP شما در پروژه ERP بیش از حد نیروی انسانی جذب نمی کند. برای جلوگیری از تامین بیش از حد منابع انسانی، به دنبال حداکثر پاسخگویی و شفافیت و همچنین تمرکز بر برنامه ریزی جامع پروژه و تحویل به موقع اسناد پروژه باشید.
4. از سفارشی سازی بیش از حد خودداری کنید
مراقب نیازهای شرکت خود باشید و از سفارشی سازی های غیر ضروری خودداری کنید. اگر 80 درصد یا بیشتر از محدوده عملکردی شما را پوشش دهد، می توانید نرم افزار ERP با ماژول های پایه را انتخاب کنید. اول این که سفارشی‌سازی، به نسبت گران است و می‌تواند منجر به افزایش هزینه های پیاده سازی ERP شود. دوم این که، نرم افزار سفارشی شده ممکن است در به روزرسانی هم نیازمند کدهای سفارشی از طرف فروشنده باشد که این هم هزینه بر است.
5. مجموعه ویژگی های ERP را ترسیم کنید
مخارج گسترش و توسعه ERP و عدم قطعیت، دلایل مهمی در عبور از بودجه پیش بینی شده پروژه ERP هستند. برای جلوگیری از پرداخت هزینه بیشتر برای عملکردی که به آن نیاز ندارید، باید ویژگی های کلیدی ERP را بر اساس بودجه و الزامات کلیدی خود به دقت برنامه ریزی کنید. ابتدا روی فوری ترین نیازهای کسب و کار خود تمرکز کنید و سپس عملکردهای اضافی را در نظر بگیرید. در نهایت، هنگام ترسیم محدوده عملکرد، سعی کنید در مورد رشد کسب و کار انعطاف پذیر باشید.
نتیجه
هزینه ای که برای یک ERP می پردازید بستگی به نیازهای شرکت شما و میزان عملکرد خوب شما در برنامه ریزی برای پیاده سازی دارد. هزینه پیاده سازی ERP فقط به اشتراک یا مجوز یک برنامه بستگی ندارد، این هزینه شامل جنبه هایی مانند تعداد کاربران، روش استقرار و آموزش می شود. بنابراین، هنگام برآورد هزینه کسب و کار شما، باید این عوامل متنوع را در نظر بگیرید.
