بسیاری از تیم‌های فروش ردیابی فروش را اشتباه انجام می‌دهند: هدف از این کار جمع‌آوری هرچه بیشتر معیارها و انداختن آنها در فایل اکسل یا داشبورد نیست. همانطور که ردیابی و کنترل کالری، راهی برای کاهش وزن نیست، ردیابی معیارهای فروش نیز راه حلی برای بهبود روند شما نیست. این کاری است که شما با داده ها انجام می دهید که مهم است.
به همین دلیل است که ردیابی واقعی فروش باید شامل گرفتن تمام داده های مرتبط و تبدیل آن به چیزی باشد که بتوانید از آن برای تنظیم فرآیند و افزایش فروش استفاده کنید. اگر می خواهید در ردیابی فروش متخصص شوید، به جای درستی آمده اید. در پایان این راهنما، دقیقا خواهید دانست که چگونه فروش خود را با موفقیت پیگیری کنید و چگونه از این داده ها برای توانمندسازی تیم خود استفاده کنید.
ردیابی فروش چیست؟
ردیابی فروش فرآیند جمع آوری معیارهای فروش ضروری، تجزیه و تحلیل آنها و استفاده از آن داده ها برای بهبود فرآیند فروش است. هنگامی که این ردیابی به درستی انجام شود، بینش عمیقی در مورد هر مرحله از فرآیند فروش ارائه می دهد و به شما کمک می کند به اهداف خود برسید.
فرآیند فروش شما مانند یک پازل پیچیده است. بسیاری از معیارهای پیچیده، این فرآیند را تشکیل می‌دهند، از جمله رفتار مشتری، سفر خریدار، تولید سرنخ، فعالیت‌های فروش، ایمیل‌ها، تماس‌ها، سیگنال‌های اجتماعی و موارد دیگر. چرا ردیابی فروش برای کسب و کارها بسیار مهم است؟ در اینجا شش راه وجود دارد که ردیابی فروش می تواند برای تیم فروش و کسب و کار شما مفید باشد:
1- به شما بینش مبتنی بر داده های واقعی می دهد: دیگر حدس و گمان ندارید! به‌علاوه، اگر داده‌ها را در زمان واقعی ردیابی کنید، می‌توانید بر اساس آنچه در فروش شما در حال حاضر اتفاق می‌افتد، تصمیم‌گیری سریع بگیرید، نه آنچه در هفته گذشته اتفاق افتاد.
2- به شما کمک می کند تا مسیر روشنی برای رسیدن به اهداف خود بسازید: زمانی که دقیقا درک کنید که اقدامات مختلف چگونه بر نتیجه شما تأثیر می گذارد، می دانید که چه چیزی را باید تغییر دهید و چگونه فرآیند خود را ساختار دهید تا تیم فروش شما به طور مداوم به اهداف خود برسد.
3- به شما امکان می‌دهد قبل از بحرانی شدن مشکلات، علائم را ردیابی کنید: آیا تا به حال احساس کرده‌اید که یک اقدام یا مرحله خاص در فرآیند شما نتایجی را که قبلا داشته است به ارمغان نمی‌آورد؟ ردیابی معیارهای فروش به شما دید واضحی از آنچه متوقف شده است می دهد، و قبل از اینکه مشکل بحرانی شود، زمان خواهید داشت تا روند خود را تغییر دهید.
4- به مدیران فروش نشان می دهد که کارکنانشان چه می کنند: انواع مختلف ردیابی فعالیت‌های فروش به مدیران فروش کمک می‌کند ببینند کدام اعضای تیم، معاملات بیشتری برنده می‌شوند و کدام یک با مشکل مواجه هستند. همچنین نقاط قوت و ضعف هر یک از اعضا را نشان می‌دهد که به مدیران اجازه می‌دهد تا به طور مؤثرتری با کارکنان خود مربیگری کنند.
5- به شما امکان می دهد ایده ها و روش های جدید را به سرعت آزمایش کنید: به عنوان مثال، اگر جذب سرنخ جدیدی را به وب‌سایت خود اضافه کنید، ردیابی فروش با توجه به تعداد سرنخ‌های جدید تقریبا بلافاصله به شما اطلاع می‌دهد که آیا این روش کار می‌کند یا خیر. این به شما امکان می‌دهد روش‌های فروش جدید را به سرعت آزمایش کنید و به روش‌هایی که کار می‌کنند پایبند باشید.
6- ردیابی رفتار مشتری و معیارهای مرتبط به شما کمک می کند تا پیشنهادات شخصی سازی شده تری را به مشتریان خود ارائه دهید: دقیقا می‌دانید چه چیزی را به مشتریان خاص ارائه دهید. همچنین می‌توانید محرک‌های مبتنی بر رفتار را شناسایی کنید و زمان بیشتری برای اطلاع رسانی و پیگیری های خود داشته باشید.
6 نوع ردیابی فروش؛ کدام معیارها مهم هستند؟
برای شروع ردیابی فروش خود، باید تصمیم بگیرید که تیم شما به چه نوع ردیابی نیاز دارد. در اینجا شش نوع مختلف ردیابی وجود دارد که باید در نظر بگیرید، به علاوه معیارهای اصلی که برای هر کدام نیاز دارید:
1. ردیابی سرنخ فروش
ردیابی مؤثر سرنخ شامل معیارهایی در مورد رفتار آنها، مقایسه آن با رفتارهای سرنخ قبلی و محاسبه اینکه کدام اقدامات بیشتر بر تصمیم خرید آنها تأثیر می گذارد، می باشد. این شامل ردیابی معیارهایی مانند زیر است:
- آخرین تاریخ تماس
- اقدام یا کار بعدی
- اندازه معامله
- تاریخ پایان پروژه
- رفتار سرنخ (بازدید از وب سایت شما، اقدامات در رسانه های اجتماعی و غیره)
- امتیاز سرنخ
- وضعیت سرنخ
در این نوع ردیابی فروش، وقتی این معیارها را دنبال می‌کنید، می‌توانید با ارزش‌ترین سرنخ‌ها را در فهرست خود شناسایی کنید، تلاش‌های خود را برای پرورش مؤثر آنها متمرکز کنید و معاملات بیشتری را ببندید.در فهرست خود شناسایی کنید، تلاش‌های خود را برای پرورش مؤثر آنها متمرکز کنید و معاملات بیشتری را ببندید.
2. ردیابی هدف فروش
رسیدن به اهداف فروش تصادفی نیست. اگر پیشرفت خود را ردیابی نکنید، دیدن اینکه آیا تا آخرین لحظه به آن خواهید رسید یا نه، بسیار سخت تر خواهد بود. اگر احساس می کنید که همیشه به شدت برای فروش در پایان هر سه ماهه تلاش می کنید، ردیابی هدف فروش به شما کمک می کند رویکرد متعادل تری داشته باشید. به طور کلی برای تنظیم ردیابی هدف به این چهار معیار نیاز دارید:
- هدف درآمد کل
- اهداف ماهانه، هفتگی و روزانه
- مجموع فروش روزانه
- مجموع فروش انباشته
ردیابی هدف فروش به شما دیدی بصری می دهد که چقدر به اهداف خود نزدیک هستید و تعداد سرنخ ها یا فروش هایی که برای رسیدن به هدف خود نیاز دارید چقدر است.
3. ردیابی عملکرد فروش
ردیابی یا ارزیابی عملکرد فروش برای مدیران فروشی ایده آل است که به دنبال پیگیری عملکرد کارکنان در تیم خود هستند. این ردیابی در معیارهایی مانند زیر انجام می شود:
- تماس های سرد برقرار شد
- ایمیل ها ارسال شد
- مدت زمان تماس
- ایمیل های باز شده
- پاسخ های ایمیل
- پیامک ارسال شده
- مجموع فرصت های از دست رفته
- جلسات تکمیل شده
- جلسات رد شده، لغو شده، یا نمایش داده نشده
- کل ارزش ایجاد شده
- فرصت های برنده شده
- کل زمان صرف شده برای فعالیت های فروش
نگاهی به این معیارها و تفکیک آنها توسط فروشنده، به مدیران فروش می‌گوید که چه کسانی موفق هستند، چه کسانی با مشکل مواجه هستند و در کدام حوزه ها بیشترین مشکل را دارند.
4. ردیابی خط لوله فروش
آیا می خواهید بدانید دقیقا چه اتفاقی در فروش شما می افتد؟ این چیزی است که ردیابی خط لوله فروش شما می تواند انجام دهد. با ردیابی معیارهایی مانند:
- مجموع فرصت های باز
- فرصت های از دست رفته در روز/هفته/ماه
- سرعت خط لوله
- نرخ برد
- طول چرخه فروش
- رشد فروش ماهانه
این معیارها در ردیابی فروش به شما می‌گویند که در هر لحظه چقدر پول از طریق خط لوله شما می‌گذرد و همچنین به شما کمک می‌کند فروش آینده را با دقت بیشتری پیش‌بینی کنید.
5. ردیابی فعالیت های فروش
برای ردیابی فعالیت‌های فروش خود، همان معیارهایی را که برای عملکرد فروش انجام دادید، مانند تماس‌ها، ایمیل‌ها، جلسات، نمایش‌های محصول و غیره ردیابی می‌کنید. اما این بار، به جای جداسازی با تکرار، به میزان موفقیت خود فعالیت ها نگاه خواهید کرد.
به عنوان مثال، چه تعداد از ایمیل های تیم شما در حال دریافت پاسخ هستند؟ میانگین مدت تماس های فروش تیم شما چقدر است؟ در این ماه نسبت به ماه گذشته چند فرصت جدید ایجاد شد؟ آیا این عدد با تعداد تماس های برقرار شده یا ایمیل های ارسال شده مرتبط است؟ میانگین نرخ پاسخ برای پیامک چقدر است؟
این نوع ردیابی فروش دقیقا به شما می گوید که کدام روش برای تیم شما کار می کند. به این ترتیب، می توانید اطمینان حاصل کنید که آنها تلاش های خود را به سمت روش هایی هدایت می کنند که در واقع نتیجه می دهند.
6. ردیابی قیف فروش
اگر احساس می کنید بخشی از فرآیند فروش شما به خوبی کار نمی کند، ردیابی قیف فروش به شما می گوید که کجاست. با در نظر گرفتن مراحل مختلف فرآیند، معیارهایی مانند:
- کل سرنخ های ورودی
- کل سرنخ های خروجی
- تعداد سرنخ های واجد شرایط در ماه
- نرخ تبدیل برای هر مرحله
ردیابی این معیارها به شما کمک می‌کند ببینید آیا سرنخ‌های ورودی شما واقعا برای محصول شما واجد شرایط هستند و تولید سرنخ خروجی شما چقدر مؤثر است. همچنین، ردیابی نرخ تبدیل به شما نشان می دهد که آیا در مرحله خاصی وجود دارد که در آن بسیاری از سرنخ ها یا فرصت ها از دست می روند. سپس، می‌توانید روی بهبود تلاش‌های خود در آن مرحله یا تغییر روش‌ها برای ادامه دادن سرنخ‌ها به سمت فروش تمرکز کنید.
نحوه ردیابی فروش: یک فرآیند 5 مرحله ای
احتمالا از قبل در حال جمع‌آوری داده‌ها در مورد فروش خود هستید و شاید برخی از معیارهایی را که در بالا مورد بحث قرار دادیم ردیابی کرده باشید. اما چگونه می توانید این تلاش ها را در یک سیستم ردیابی فروش ساده سازماندهی کنید که به راحتی قابل درک و اشتراک گذاری باشد؟ در اینجا 5 مرحله برای موفقیت در ردیابی فروش آورده شده است:
مرحله 1: در مورد KPI ها و معیارهایی که باید ردیابی کنید، تصمیم بگیرید
همانطور که دیدیم، انواع مختلف ردیابی به معیارهای متفاوتی نیاز دارند. کسب و کار شما احتمالا KPIهای فروش منحصر به فرد خود را دارد که به شما یک نگاه اجمالی به سلامت خط لوله فروش می دهد. با این حال، جمع آوری معیارهای بیشتر لزوما به ردیابی فروش بهتر ترجمه نمی شود. به یاد داشته باشید، رسیدن به پیچیدگی دشوار نیست.
بنابراین، در حال حاضر، معیارها و KPI هایی را انتخاب کنید که به تیم شما قدرت می دهد تا بهترین کار خود را انجام دهد. آنهایی را انتخاب کنید که مستقیم با اهداف خاص شما مرتبط هستند و به آنها بپیوندید. سعی کنید با کمتر از ده معیار کلیدی شروع کنید. همیشه می توانید معیارهای بیشتری را در آینده اضافه کنید، اما در حال حاضر، آن را ساده نگه دارید.
مرحله 2: فرآیند فروش خود را تعریف و خط لوله خود را تنظیم کنید
برای اینکه ردیابی فروش شما قابل اجرا باشد، به یک فرآیند و خط لوله برای اعمال این بینش ها نیاز دارید. اگر قبلا این کار را انجام نداده اید، کمی زمان بگذارید تا فرآیند فروش منحصر به فرد خود را تنظیم کنید. به مشتریان فعلی خود نگاه کنید و مسیر آنها را از تبدیل شدن به یک سرنخ تا خرید تجزیه و تحلیل کنید.
سپس، آن سفر را در مراحل خاص خود برای برنده شدن در آن فروش اصلاح کنید. هنگامی که فرآیند شما کامل شد، می توانید خط لوله فروش خود را ایجاد کنید. این مراحل مختلف فرآیند فروش شما را طی می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا ببینید که سرنخ‌هایتان در هر مرحله کجا هستند.
مرحله 3: داده های خود را در یک منبع واحد جمع آوری کنید
در حالی که بیشتر داده‌هایی که نیاز دارید از CRM می‌آیند، برخی ممکن است از ابزارهای دیگر تهیه شوند. برای تنظیم ردیابی فروش ساده، باید آن نقاط داده را در یک مکان جمع آوری کنید. به این ترتیب، می توانید به راحتی آن داده ها را بدون جابجایی بین برگه ها یا برنامه های مختلف تجزیه و تحلیل و تفسیر کنید.
با تعیین محل ذخیره داده های معیارهای کلیدی خود شروع کنید. سپس، مکانی را که می‌خواهید آن داده‌ها را ارسال کنید، انتخاب کنید. اگر منبع داده انتخابی شما با ابزارهایی که داده‌های شما در آن ذخیره می‌شوند ادغام می‌شود، فقط ادغام‌ها را تنظیم کنید و شروع کنید.
مرحله 4: داده های خود را به اطلاعات عملی تبدیل کنید
هنگامی که بینش شما جمع آوری شد، زمان آن رسیده است که آنها را به چیزی تبدیل کنید که بتوانید از آن استفاده کنید. بهترین راه برای انجام این کار این است که به طور منظم معیارهایی را که ذخیره کرده اید تجزیه و تحلیل کنید و از آنها برای پاسخ به سؤالات خاص استفاده کنید. هر ماه یا سه ماهه زمانی را به تجزیه و تحلیلِ تحلیل خود اختصاص دهید و از نتایج برای تطبیق فرآیند خود استفاده کنید. به عنوان مثال:
- آیا اقدامات خاصی وجود دارد که تیم شما انجام می دهد که نتایج کمتری به همراه داشته باشد؟
- به سهمیه فروش خود می رسند؟
- آیا دستیابی به هدف می تواند به یک اقدام فروش خاص مرتبط باشد؟
- سرنخ ها کجا گم می شوند یا در خط لوله گیر می کنند؟
- هنگامی که سرنخ ها در این مراحل به جلو حرکت نمی کنند، تکرارها چه اقداماتی انجام می دهند؟
- کجا سرنخ ها سریعتر از طریق خط لوله حرکت می کنند؟
- آیا فروشندگان با برخی فعالیت های فروش، مانند تماس های سرد یا دموهای نمایشی محصول، مشکل دارند؟
- تغییراتی که ایجاد کرده اید چه تاثیری بر نرخ تبدیل کلی داشته است؟
- چه رفتارهای خاصی نشان می دهد که یک سرنخ در شرف سقوط است؟
با مشاهده داده ها و پرسیدن این سوالات از خود، می توانید فرصت های بهبود را شناسایی کرده و اقدام کنید. به عنوان مثال، اگر می بینید که بسیاری از سرنخ ها در مرحله جلسه گیر کرده اند، می توانید علت آن را بررسی کنید. آیا سرنخ ها علاقه ای به شرکت در جلسه ندارند؟ اگر چنین است، شاید بتوانید به فروشندگان خود کمک کنید تا ارزش جلسه فروش را بدانند نه اینکه صرفا برای رزرو یک قرار ملاقات تلاش کنند.
مرحله 5: این اطلاعات را با سایر تیم ها به اشتراک بگذارید
هنگامی که سیستم ردیابی فروش خود را راه اندازی کردید، وقت آن است که این بینش ها را به اشتراک بگذارید. فروش تنها در به دست آوردن مشتریان نیست: تیم شما در کنار بازاریابی، خدمات مشتری، موفقیت و حتی توسعه محصول کار می کند. بینش شما در مورد فرآیند فروش و سفر مشتری می تواند همکاری شما با این تیم های دیگر و همکاری آنها با شما را بهبود بخشد.
به عنوان مثال، فرض کنید سیستم ردیابی فروش شما به شما نشان می دهد که بسیاری از سرنخ ها در مرحله صلاحیت گم می شوند. آیا تیم بازاریابی، اخیرا یک تبلیغ جدید در رسانه های اجتماعی یا سایر روش های سرنخ راه اندازی کرده است؟ این معیارها می تواند نشانگر این باشد که این تلاش ها در حال جمع آوری سرنخ های ناموفق هستند. راه اندازی یک سیستم ردیابی فروش که می تواند به راحتی بین تیم ها به اشتراک گذاشته شود، به همه کمک می کند تا با هم روان تر کار کنند و فرآیندها را بهبود بخشند.
کلام آخر
بازارها تغییر می کنند. رقبا می آیند و می روند. نیازهای مشتریان شما در نوسان است. اجازه ندهید این تغییرات، فرش را از زیر پای شما جمع کند. با ساختن سیستم ردیابی فروش خود با استفاده از روش ها و ابزارهایی که در بالا مورد بحث قرار دادیم، می توانید همیشه روند فروش و فعالیت های خود را زیر نظر داشته باشید و آنها را برای موفقیت در بازار فعلی بهینه سازی کنید. سپس، شما آماده خواهید بود که با هر چیزی که دنیا به شما می زند سازگار شوید.
آیا می خواهید در زمینه ردیابی فروش یک شروع اولیه داشته باشید؟ دمو رایگان کاواک را مشاهده کنید و ببینید چگونه این CRM چابک می تواند در ردیابی فعالیت های فروش، سرنخ ها، خطوط لوله و موارد دیگر به شما کمک کند.
درخواست رایگان دمو CRM کاواک
