نمی دانید چرا به دمو نرم افزار CRM نیاز دارید یا چگونه درخواست مشاهده آن را برنامه ریزی کنید؟ در این مقاله در مورد مشاهده نسخه نمایشی نرم افزار CRM و نکات مهمی که هنگام بررسی دموی CRM باید بدانید صحبت کرده ایم. سعی کرده ایم نکات مهمی که برای درخواست مشاهده نسخه نمایشی باید رعایت کنید را در 6 مرحله اصلی و با جزئیات توضیح دهیم. بنابراین تا انتهای مقاله ما را همراهی کنید.
1. معرفی دموهای CRM
شما فهرست کوتاهی از پلتفرم‌های CRM که در نظر می‌گیرید برای شرکت شما بهترین هستند، ایجاد کرده‌اید، و اکنون آماده‌اید تا چند دمو را مشاهده کنید. با این حال، قبل از شروع تماس با شرکت های موجود در فهرست خود، در اینجا یک مرور کلی از آنچه باید انتظار داشته باشید و مشکلات احتمالی و جلوگیری از آن وجود دارد.
دمو نرم افزار CRM چیست؟
امکان مشاهده دمو نرم افزار CRM فرصتی برای شما است که سیستم CRM را در عمل ببینید، شاید برخی از داده‌های خود را وارد کنید تا آن را واقعی‌تر کنید. بنابراین می‌توانید قابلیت های آن را درک کنید، به دنبال بخش هایی باشید که سیستم انتظارات شما را برآورده نکرده است و تعیین کنید که آیا برای نیازهای شما مناسب است یا نه.
نحوه معرفی یک نسخه نمایشی CRM
ابتدا، فروشنده CRM در مورد شرکت شما سؤال می کند تا تعیین کند که چگونه می خواهید از نرم افزار آنها استفاده کنید. همچنین ممکن است اطلاعاتی در مورد شرکت خودشان به شما ارائه دهند، مانند تاریخ تاسیس، تعداد افرادی که در آنجا کار می‌کنند، تعداد کسب‌وکارهایی با اندازه‌ها و انواع مختلف که از سیستم آنها استفاده می‌کنند و غیره.
سعی کنید زیاد به حاشیه نروید. وارد نسخه دموی نرم افزار CRM شوید زیرا باید با مشاهده آن، به سیستم و شرکتی که آن را ایجاد کرده است اطمینان پیدا کنید. اگر فروشنده از این نکته عبور کنند، ارزش آن را دارد که حرف او را قطع کنید و جزئیات را جویا شوید.
گام بعدی این است که فروشنده، شما را با سیستم CRM خود آشنا کند و ویژگی‌ها و مزایای کلیدی آن را توضیح دهد. این کار در حین وارد کردن داده های نمونه و کاوش برای دیدن اینکه چگونه سیستم می‌تواند در عمل کار کند، یا هنگامی که آنها فیلم هایی را جهت معرفی سیستم به شما نشان می‌دهند قابل انجام است.
با این وجود، اگر شما (یا یکی از اعضای تیمتان) بتوانید خودتان در حین ارائه از نرم افزار استفاده کنید، بسیار بهتر است. این به شما احساس عمیق‌تری از کاربرپسند بودن ویژگی‌های اصلی، اعلان‌ها، منوها و فیلدهای ورود داده می‌دهد. جلسه معرفی نرم افزار معمولا با یک طرح فروش و فرصتی برای سؤالات بیشتر به پایان می رسد.
2. تیم دمو CRM ایجاد کنید
شما فهرستی از فروشنده های CRM را تهیه کرده اید، در نتیجه برنامه مشاهده نسخه های نمایشی نرم افزار CRM شما رزرو شده است. اکنون فرآیند تصمیم گیری برای حضور در جلسات معرفی نرم افزار شرکت هایی که فهرست کرده اید فرا می رسد.
بررسی اینکه سیستم CRM که انتخاب می کنید الزامات هر بخش کسب و کار را برآورده می کند ضروری است. به عنوان مثال، اگر سیستم برای پشتیبانی از مشتری عالی کار کند اما تیم فروش را در هر مرحله از فرآیند فروش ناامید کند، بذر مشکلات احتمالی را می کارید! برای اینکه به شما کمک کنیم تصمیم بگیرید چه کسی باید بخشی از تیم دمو نرم افزار CRM شما باشد، بیایید با دقت بیشتری به بخش های مختلف یک سازمان تجاری سنتی نگاه کنیم.
بازاریابی
بخش بازاریابی که معمولا محرک اصلی اجرای CRM است، به موارد زیر علاقه مند خواهد بود:
- نحوه برخورد سیستم با مشتریان بالقوه و فعلی
- ایمیل مارکتینگ و ادغام رسانه های اجتماعی را این سیستم ارائه می دهد
- گزارش هایی که تعامل بالقوه را نشان می دهد
اگر مدیر بازاریابی یا تیم اختصاصی دارید، قطعا باید به جلسات ارائه دمو نرم افزار CRM دعوت شوند. یک استراتژی برای رسیدگی به این موارد برنامه ریزی کنید و روی مزایای CRM برای آنها تمرکز کنید.
فروش
از آنجایی که تیم فروش اغلب از CRM استفاده می کنند، حضور مدیر فروش یا یکی دیگر از اعضای تیم فروش معرفی شده، در حین مشاهده نسخه نمایشی نرم افزار CRM ضروری است. مانند همتایان بازاریابی خود، آنها کنجکاو خواهند بود تا یاد بگیرند که چگونه سیستم احتمالات را شناسایی می کند و به فروشندگان کمک می کند تا معاملات را نهایی کنند.
خدمات مشتری
توانایی یک نرم افزار CRM بسیار موثر برای کمک به تیم پشتیبانی مشتری جهت رسیدگی به هر سوال با کمترین زمان از دست رفته و با بیشترین سرعت و کارایی احتمالا مزیت اصلی آن است. هیچ مشتری دوست ندارد یک مشکل را با چندین کارمند یک شرکت مطرح کند. CRM می تواند به تیم ها کمک کند تا برای حل مشکلات همکاری کنند و تضمین کند که هر مشتری توجه شخصی را که شایسته آن است دریافت می کند.
بدون هیچ تلاشی از سوی اعضای تیم خدمات مشتری، سیستم های CRM اکنون می توانند به طور خودکار، رویدادها را از طریق نظارت بر ایمیل به جدول زمانی مشتری اضافه کنند.
بخش های پشتیبانی مشتری شرکت ها اغلب بسیار شلوغ هستند، به همین دلیل بسیار مهم است که یکی از اعضای این تیم در جلسه مشاهده دمو نرم افزار CRM حضور داشته باشد تا امکانات موجود را تجزیه و تحلیل کند.
3. برای دموهای فروشنده CRM آماده شوید
اکنون که مشاهده اولین نسخه نمایشی CRM (دموی نرم افزار CRM) را برنامه ریزی کرده اید، وقت آن است که آماده شوید تا بتوانید بیشترین بهره را از سرمایه گذاری در زمان خود ببرید. برای اطمینان از صرف حداقل زمان برای مسائل غیرمرتبط با کسب و کار شما، باید از همان ابتدا روشن کنید که کنترل فرآیند را در دست دارید. نکات مهم زیر را حتما رعایت کنید.
اطمینان حاصل کنید که تیم شما به خوبی آماده است
شما باید تیم دمو خود را حداقل چند روز قبل از جلسه مشاهده دمو سازماندهی کنید و از هر عضو بخواهید که دو یا سه هدف اصلی خود را برای CRM جدید فهرست کند. به اعضا توضیح دهید که در حالی که جلسه یا ارائه CRM را برگزار می‌کنید آنها باید آزادانه صحبت کنند یا سؤال بپرسند.
به کارکنان خود یادآوری کنید که چقدر مهم است که سیستم CRM باید برای هر بخش از شرکت مفید باشد. اطمینان حاصل کنید که همه الزامات، ویژگی‌ها و مزیت‌های کلیدی مورد نیاز شرکت را از این سیستم جدید CRM درک می‌کنند. این ویژگی ها و مزایا را به دو دسته «داشتن آن مهم است» و «داشتن آن خوب است» دسته بندی کنید، سپس هر ویژگی و مزیت را بر اساس اهمیت آن رتبه بندی کنید.
فروشنده را در جریان بگذارید
فروشنده باید از برنامه های شما برای این رویداد و افرادی که انتظار دارید قبل از شروع جلسه ببینید مطلع شود. موثرترین راه برای انجام این کار ارسال دستور کار از طریق ایمیل حداقل 24 ساعت قبل از شروع برنامه ریزی شده جلسه ارائه است.
شما باید لیستی از شرکت کنندگان برای جلسه به همراه عناوین دپارتمان آنها و زمان داده شده برای هر مورد در دستور کار ارائه دهید. شما باید حداقل 3 ساعت زمان بگذارید تا نیازهای شرکت خود و توانایی های فروشنده CRM را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید، اگرچه حتی این ممکن است همیشه کافی نباشد. اکنون پس‌زمینه‌ای را برای یک نسخه نمایشی کاربردی و مؤثر برنامه CRM ایجاد کرده‌اید.
4. دموهای CRM خود را اجرا کنید
زمانی که فروشنده برای ارائه نسخه نمایشی به شرکت شما آمد، وقت آن است که دستور کار خود را شروع کنید. ما توصیه می کنیم ابتدا با مرور کلی شرکت شروع کنید که برخی از اطلاعات مربوط به فعالیت های قبلی شرکت شما و استفاده از سیستم را ارائه می دهد.
اهداف کلی CRM شرکت خود را خلاصه کنید و به فروشنده یادآوری کنید که این جلسه معرفی دمو نرم افزار CRM تنها اولین گام در روند خرید است و امروز هیچ انتخابی انجام نخواهد شد. زیرا این کار باعث می‌شود هنگام نمایش دمو نرم افزار سی آر ام، در زمان صرفه‌جویی کنید و تمرکز را روی سیستم، سرمایه‌گذاری لازم و موضوعات ضروری برای شما حفظ کنید.
خود نسخه دمو نرم افزار CRM
اکنون زمان نمایش واقعی سیستم CRM فرا رسیده است. برای این کار، نماینده فروش شرکت فروشنده، شما را با قابلیت های مختلف سیستم آشنا می‌کند و در عین حال به شما و سایر اعضای تیم اجازه می‌دهد داده‌ها را وارد کرده و آنها را با رابط کاربری CRM آزمایش کنید. در این مرحله اگر فکر می کنید که ویژگی خاصی برای شرکت شما مفید نیست، آن را اعلام کنید.
شما باید اعضای تیم خود را با هر قسمت از نسخه دمو نرم افزار CRM درگیر کنید. هر یک از اعضای تیم را تشویق کنید تا در مورد نیازهای CRM به ویژه بخش خود بحث کنند، سوالاتی بپرسند، و نمونه هایی از این که چگونه سیستم CRM در طول آزمون می تواند این نیازها را برآورده کند، درخواست کنند.
5. جلسات معرفی CRM را ارزیابی کنید
پس از برگزاری جلسات مشاهده دموی CRM، در صورتی که ابهامی داشتید دوباره با فروشندگان تماس بگیرید تا از آنها در مورد نحوه عملکرد سیستم سؤال کنید. مرحله بعدی رتبه بندی هر فروشنده و ایجاد یک لیست نهایی از یک یا دو فروشنده برای انتخاب نهایی است.
دادن امتیاز به هر فروشنده
هر کدام از ارائه های فروشندگان CRM را چگونه قضاوت می کنید و چه امتیازی می دهید؟ شما باید برای تأیید اینکه راهکارهای ارائه شده به طور کامل با سیستم های موجود شما ادغام می شوند وقت بگذارید تا از انتخاب یک CRM که به دلیل قابلیت استفاده ضعیف با شکست مواجه می شود، جلوگیری کنید.
تصمیم خود را بر اساس اطلاعات ارائه شده قرار دهید
پس از تماشای دموهای نرم افزار CRM قبل از انتخاب نهایی باید اطلاعات زیادی برای انتخاب داشته باشید. می‌توانید فهرستی از ویژگی‌های ضروری نرم‌افزاری که «باید» هستند ایجاد کنید و به هر یک امتیاز بدهید. یک روش ساده این است که آنها را در مقیاس 1 تا 5 درجه بندی کنید که 5 به معنای کامل و 1 به معنای کاملاً نامناسب است.
6. تصمیم نهایی خود را برای انتخاب بگیرید
اگرچه سیستم درجه بندی باید سیستم های با عملکرد برتر را برجسته کند، اما برای انتخاب خود نباید تنها به آن تکیه کنید. بدون شک باید سیستم امتیازدهی مناسب را در نظر گرفت. با این حال، چندین مورد وجود دارد که ممکن است بخواهید به جای استفاده از نسخه نمایشی با بالاترین امتیاز، انتخاب دیگری داشته باشید، مانند:
- بی ثباتی فروشنده: اگر سیستم آنها کامل است اما وضعیت مالی آنها مشکوک است، بهتر است به شرکت دیگری نگاه کنید.
- فرهنگ فروشنده: به همان اندازه که خود محصول مهم است افرادی هستند که با آنها کار خواهید کرد. اگر فرهنگ‌های شما با هم تضاد داشته باشند، کاملاً همکاری خواهید کرد.
- نکته قیمت‌گذاری: ممکن است بخواهید دو بار فکر کنید که بهترین عملکرد سیستم شما از محدوده قیمت شما خارج است. اگر آنقدر غیرممکن است که فقط یک رویا باشد، فکر خود را تغییر دهید.
با تیم خود تماس بگیرید و در مورد اولین گزینه خود تصمیم بگیرید. معمولاً انتخاب یک گزینه پشتیبان در این شرایط عاقلانه است. مذاکرات قرارداد ممکن است دشوار باشد، بنابراین اگر همه چیز در آخرین لحظه انجام شود، خوشحال خواهید شد.
مذاکره در مورد قراردادها
اگر تاکنون موفق شده اید، احتمالا مرحله دموی پروژه انتخاب CRM را تکمیل کرده اید و سیستمی را شناسایی کرده اید که به طور کامل نیازهای اولیه شما را برآورده می کند. برای شروع بحث قرارداد، قدم بعدی این است که با فروشنده تماس بگیرید و با او در مورد شرایط قرارداد و نحوه خرید نرم افزار CRM مذاکره را آغاز کنید.
کلام آخر
پس از تجزیه و تحلیل دقیق این مقاله و استفاده از تمام مراحل ذکر شده در بالا، بدون شک تجربه مثبتی از مشاهده نسخه دمو نرم افزار CRM کسب خواهید کرد. به علاوه، با کمک نسخه آزمایشی CRM، قطعا موفق خواهید شد، پس با اطمینان عمل کنید.
