نقش شما به عنوان مدیر فروش یا مدیر، دارای مسئولیت های متعددی است، از توسعه و نظارت بر استراتژی های فروش گرفته تا مربیگری و مدیریت کارکنان فروش. ایجاد گزارش فروش بیانگر یک جزء حیاتی از نقش شما است و می تواند شامل برخی از کارهای سنگین باشد. اینجاست که قالب های گزارش فروش به کار می آیند.
ایجاد و ارائه گزارش های دقیق فروش که همکاران و مدیریت به راحتی آن را درک کنند، می تواند زمان بر باشد. اما با چند الگوی گزارش فروش در زرادخانه خود، پایه و اساس لازم برای ساخت و ارائه سریع گزارش های فروش روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی و سالانه مورد نیاز را خواهید داشت. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد انواع گزارش فروش، الگوها، و نحوه ایجاد آنها، از جمله نمونه های مفید الگوی گزارش فروش برای دانلود، این مقاله را تا انتها دنبال کنید.
گزارش فروش چیست؟
گزارش فروش یا گزارش تجزیه و تحلیل فروش، نمایش مفصلی از فعالیت ها و عملکرد فروش تیم شما در یک دوره خاص است. ایجاد گزارش فروش مستلزم جمعآوری، تجزیه و تحلیل و ارائه دادههای فروش برای شناسایی روندها و الگوهای فروش و مشتری و تعیین اینکه آیا استراتژی فروش کسب و کار شما مؤثر است یا خیر.
برای اطمینان از اینکه گزارش فروش شما نمای کلی مورد نیاز شما را ارائه می دهد، درک شاخص های کلیدی عملکرد فروش (KPIهای فروش)، فرآیند فروش و روندهای صنعت شرکت شما ضروری است. با استفاده از آن، شما اطلاعاتی را که برای اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده در رابطه با رویکرد و اهداف خود نیاز دارید، در اختیار خواهید داشت که می تواند بر رشد کسب و کار تأثیر بگذارد.
اهمیت گزارش فروش در چیست؟
چرا گزارش فروش مهم است؟ تجزیه و تحلیل فعالیت و عملکرد فروش برای موفقیت استراتژی و فرآیند فروش کلی شما ضروری است. گزارشدهی مؤثر بینشهایی را ارائه میدهد که ممکن است در غیر این صورت مشهود نباشد و میتواند تفاوت بین موفقیت یا شکست تجاری باشد. بیایید به برخی از مزایای اصلی که بخش فروش شما از تولید و تجزیه و تحلیل گزارش های فروش منظم به دست می آورد، نگاهی بیندازیم:
- بهبود عملکرد تیم: عملکرد هر یک از اعضای تیم فروش و عملکرد کل تیم را درک کنید و از آن برای شناسایی پیشرفتهای بالقوه مانند نیازهای مربیگری، تعدیل سهمیهها و موانع در فرآیند فروش خود استفاده کنید.
- تصمیم گیری سریع: گزارشهای فروش منظم به تیمهای مدیریت کمک میکند تا به سرعت مشخص کنند چه چیزی کار میکند، چه چیزی نیست، و کجا باید تنظیماتی برای افزایش درآمد و رشد فروش انجام شود.
- افزایش روحیه تیم: ردیابی و ارائه عملکرد انفرادی کارمند فروش می تواند یک انگیزه عالی باشد، همکاران را به چالش بکشد و رقابت تیمی سالم را برای نتایج فروش بهتر تحریک کند.
انواع مختلف گزارش فروش
اکنون که اهمیت گزارش فروش برای موفقیت تیم خود را می دانید، زمان آن رسیده است که انواع مختلف گزارش های فروش را که ممکن است بخواهید تولید و ارزیابی کنید، بررسی کنید. بله، بیش از یک نوع گزارش فروش وجود دارد و شما می خواهید همه آنها را برای یک دید کلی از عملکرد فروش کسب و کار خود بررسی کنید.
در حالی که ممکن است نیازی به بررسی هر نوع گزارش فروش روزانه نداشته باشید، همچنان باید هر کدام را در فواصل زمانی منظم برای ردیابی فروش، شناسایی روندها و تصمیم گیری سریع برای موفقیت مستمر ایجاد کنید. برای بهترین نتایج، هر یک از این گزارشها باید در یک گزارش فروش جامع که تمام شاخصهای کلیدی عملکرد و معیارهای لازم را پوشش میدهد، گنجانده شود. در اینجا انواع اصلی گزارش فروش وجود دارد که باید با آنها آشنا باشید:
1. گزارش خط لوله فروش
گزارش خط لوله فروش تصویری از روند فروش و سلامت کلی فروش است که تعداد و ارزش معاملات در هر مرحله خط لوله و احتمال بسته شدن آنها را مشخص می کند.
2. گزارش نرخ تبدیل
گزارش نرخ تبدیل اثربخشی توانایی تیم فروش شما برای تبدیل مشتریان بالقوه به سرنخ و سرنخ ها به مشتریان را اندازه گیری می کند.
3. گزارش ریزش مشتری
گزارش ریزش مشتری ابزاری برای ردیابی ریزش مشتری و شناسایی مشکلات احتمالی قیمت گذاری، کیفیت محصول و خدمات برای حل و فصل و تشویق حفظ مشتری است.
4. گزارش پیش بینی فروش
گزارش پیشبینی فروش، پیشبینی فروش آتی را بر اساس دادههای عملکرد تاریخی، روند بازار و سایر عوامل مرتبط ارائه میدهد.
5. گزارش معاملات برد و باخت
گزارش معاملات برد و باخت نمای کلی از نتایج فرصت های فروش، هم به طور کلی و هم توسط اعضای تیم فروش را ارائه می دهد. این اطلاعات گزارش فروش، بینشهایی درباره نرخ موفقیت معامله، فروش از دست رفته، کسب سهمیه، زمینههای بهبود و موارد دیگر ارائه میدهد.
6. گزارش اندازه معامله متوسط
گزارش میانگین اندازه معامله، نمای کلی از میانگین درآمد ایجاد شده در هر معامله بسته را ارائه میکند و به شما کمک میکند تا سهمیههای فروش را تعیین کنید، عملکرد را پیگیری کنید و درآمد فروش را پیشبینی کنید.
7. گزارش طول چرخه فروش متوسط
گزارش متوسط طول چرخه فروش میانگین زمانی را که یک نماینده فروش برای بستن یک معامله صرف می کند، ارزیابی می کند و به شما بینش بیشتری در مورد عملکرد تک تک نمایندگان، کارایی فرآیند فروش و فرصت های بهبود می دهد.
8. گزارش تماس فروش
گزارش تماس فروش، ارزیابی تعامل نماینده فروش با مشتریان بالقوه است و منجر به تجزیه و تحلیل عملکرد تیم فروش، ایجاد استراتژی های برنده و بهینه سازی فرآیند فروش می شود.
9. گزارش استفاده از تضمین بازاریابی
گزارش استفاده از تضمین بازاریابی به شما کمک می کند تا تعیین کنید کدام مواد بازاریابی برای مشتریان بالقوه مرتبط است و در فروش موثر است و بینش هایی را در زمینه های بهبود محتوای بازاریابی ارائه می دهد.
10. گزارش زمان پاسخگویی سرنخ
گزارش زمان پاسخگویی سرنخ، میانگین زمانی را که کارکنان فروش شما برای تماس با مشتریان احتمالی پس از ابراز علاقه میگذرانند اندازهگیری میکند و به بهبود راندمان پیگیری سرنخ و نرخ تبدیل کمک میکند.
11. گزارش درآمد
گزارش درآمد، تفکیک فعالیت های فروش است، کسب و کارهای جدید، تمدیدها و مشارکت های نماینده فروش را برجسته میکند و تأثیر تلاش های اعضای تیم را بر درآمد کلی ایجاد شده نشان می دهد.
قالب گزارش فروش چیست؟
قالب گزارش فروش یک چارچوب گزارش قابل تنظیم است که زودتر از موعد ایجاد شده و در صورت نیاز به عنوان مبنایی برای گزارش فروش استفاده می شود. وارد کردن جدیدترین ارقام و انجام تنظیمات جزئی تمام کاری است که باید هنگام ایجاد گزارش فروش از یک الگو انجام دهید. مدیران و مدیران فروش معمولا یک الگوی اصلی را برای انواع مختلف گزارشهای فروش که نیاز به تولید منظم دارند، نگه میدارند. با در دست داشتن یک الگو، نیازی به ایجاد یک گزارش فروش جدید از ابتدا نیست.
ارزش یک الگوی گزارش فروش
ایجاد الگوهای گزارش فروش برای یکپارچهترین گزارشهای تجزیه و تحلیل فروش شما، راهی عالی برای افزایش دقت دادهها، بهرهوری و رشد است. در واقع، استفاده موثر از الگوهای گزارش فروش می تواند چندین مزیت تاثیرگذار برای شما و تیم فروش شما داشته باشد، از جمله:
- بهره وری بهبود یافته: با یک الگوی قابل تنظیم سریعتر گزارش ایجاد می کنید و زمان بیشتری برای تمرکز روی کارهای مهم تر در اختیار شما قرار می دهد.
- تفسیر بهتر داده ها: استفاده از یک الگوی گزارش فروش تضمین می کند که هر بار که گزارش تهیه می کنید، داده ها را با همان فرمت ارائه می کنید و آشنایی و درک گزارش های شما را برای اعضای تیم آسان تر می کند.
- ردیابی یکنواخت داده: پیروی از الگوی گزارش فروش تضمین میکند که هر بار که گزارشی تهیه میکنید، KPI و معیارهای یکسانی را گزارش میدهید و از نظارت مداوم دادهها اطمینان حاصل میکنید.
- مقایسه آسان عملکرد: ردیابی داده ها به طور مداوم با استفاده از الگوی گزارش، مقایسه داده ها را در دوره های خاص یا در کل آسان تر می کند.
- مشخص کردن روند واضح تر: یکی دیگر از مزایای ردیابی و قالب بندی داده ها از طریق الگوهای گزارش فروش این است که تشخیص روندها و به دست آوردن بینش در هنگام مقایسه داده ها آسان تر است.
اجزای اصلی قالب گزارش فروش
هیچ دو الگوی گزارش فروش، برابر ایجاد نمیشوند، و مهم است که اطمینان حاصل کنید که الگوی شما دادههای ضروری برای کسب و کار و تیم شما را فراهم میکند و در عین حال خواندن و درک آن آسان است. به عنوان مثال، شامل محتوای بیش از حد نوشته شده و کافی نبودن جداول و نمودارها برای تجسم آسان داده ها، می تواند الگوی گزارش فروش شما را بی اثر کند. برای اطمینان از اینکه گزارش شما تمام کادرها را مشخص می کند و به ابزاری مفید برای رشد کسب و کار تبدیل می شود، توصیه می کنیم عناصر اصلی زیر را در نظر بگیرید:
- شاخص های کلیدی عملکرد و معیارهای مربوطه: شامل تمام معیارها و شاخصهای کلیدی عملکرد فروش میشود که شما و همکارانتان برای اندازهگیری دقیق عملکرد و تصمیمگیری آگاهانه نیاز دارید.
- دوره های زمانی خاص: ارائه اطلاعات در یک بازه زمانی خاص برای ردیابی و مقایسه بهتر عملکرد در دوره های خاص.
- پاک کردن داده های مقایسه: ستون یا بخشی را اضافه کنید که شامل دادههای مقایسه دوره قبل است تا تغییرات عملکرد را پیگیری کنید و روندها و الگوها را شناسایی کنید.
- تجسم های آسانخوان: با عناصر تجسمی جذاب مانند جداول و نمودارها، درک گزارش و مقایسه و هضم دادههای خود را آسانتر کنید.
- فیلدهای قابل تنظیم: امکان سفارشی سازی گزارش و دادهها را فراهم کنید تا اطمینان حاصل شود که گزارش شما در زمان وقوع تغییرات در بازار، کسب و کار و دادهها قابل اجرا و مؤثر باقی میماند.
مراحل ایجاد یک قالب گزارش فروش
اگر از سیستم CRM یا اکسل استفاده می کنید، مراحل استاندارد خاصی برای ایجاد یک الگوی گزارش فروش وجود دارد. بیایید برخی از حیاتیترین مراحل در این فرآیند را بررسی کنیم و دلیل اهمیت آنها را بررسی کنیم.
1. اهداف گزارش فروش خود را تعیین کنید
تعیین اهداف اولیه و ثانویه گزارش و الگوی فروش شما یک مرحله حیاتی است. هنگامی که اهداف گزارش فروش خود را بدانید، بقیه مراحل ایجاد الگو آسان تر می شوند. اهداف گزارش فروش شما بر انواع دادههایی که برای اندازهگیری آن اهداف و بازه زمانی گزارشدهی ایدهآل خود اضافه میکنید، تأثیر میگذارد. در نظر بگیرید که چند وقت یکبار باید پیشرفت به سوی این اهداف را ارزیابی کنید تا تعیین کنید کدام معیارهای روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه و سالانه را باید لحاظ کنید.
2. گزارش خود را با مخاطبان خود هماهنگ کنید
چه کسی از گزارش های فروش تکمیل شده شما استفاده می کند و آنها را مشاهده می کند. مدیر عامل، معاون یا کارکنان فروش شما؟ هنگام ساخت الگوی خود، به این فکر کنید که مخاطبان گزارش فروش شما چه کسانی خواهند بود و اطمینان حاصل کنید که اطلاعاتی را که آنها می خواهند ببینند را درج کنید.
به عنوان مثال، یک مدیر عامل پرمشغله ممکن است فقط نیاز به دیدن معیارهای فروش و بازاریابی سطح بالا داشته باشد، در حالی که اعضای تیم فروش شما ممکن است بخواهند بیشتر به جزئیات فعالیت های فروش و عملکرد خود بپردازند.
3. در مورد دوره زمانی گزارش تصمیم بگیرید
در مرحله یک بالا، به سرعت تولید و تجزیه و تحلیل داده ها و اینکه چگونه این به نیازها و اهداف کسب و کار شما بستگی دارد، پرداختیم. مرحله سوم مستلزم ایجاد مناسب ترین چارچوب های زمانی ارائه و ارزیابی داده ها است که رایج ترین آنها گزارش روزانه، هفتگی و ماهانه است. در اینجا چند نمونه از انواع KPIها و معیارهایی که ممکن است بخواهید در هر کدام بگنجانید آورده شده است:
– لگوی گزارش فروش روزانه: برای پیگیری فعالیتهای فروش روزانه و ارقام عملکرد، میتوانید موارد زیر را شامل کنید:
- مدت زمان تماس خروجی
- مجموع فرصت های فروش
- مجموع تماس های خروجی
- کل پیشنهادات ارسال شده
- مجموع ایمیل های ارسال شده
– الگوی گزارش فروش هفتگی: برای ارزیابی عملکرد هفتگی فروش، این معیارها را در نظر بگیرید:
- حجم تماس
- نرخ تبدیل
- مجموع قرارهای ملاقات برنامه ریزی شده
- کل معاملات بسته شد
- فروش در هر کانال
- فروش در هر منطقه
– الگوی گزارش فروش ماهانه: گزارش ماهانه شما باید نمای کلی بیشتری از عملکرد در طول ماه ارائه دهد و ممکن است شامل معیارهای زیر باشد:
- کل معاملات در هر مرحله خط لوله فروش
- مجموع قرارهای ملاقات برنامه ریزی شده
- میانگین طول چرخه فروش
- میانگین نرخ تبدیل
- اندازه معامله متوسط
- حجم کل فروش
4. داده های فروش خود را جمع آوری و ارزیابی کنید
برای ترسیم داده های فروش مورد نیاز برای گزارش و الگوی خود به ابزار ردیابی و گزارش نیاز دارید. کارآمدترین و یکپارچه ترین راه برای انجام این کار از طریق CRM است. اگر تیم های فروش و بازاریابی شما از پلتفرم CRM به طور موثر استفاده می کنند، تمام داده های فروش مورد نیاز شما باید به راحتی در دسترس باشد و به راحتی دانلود یا به اشتراک گذاشته شود.
با راهحل مناسب CRM، میتوانید عملکرد را ردیابی کنید، دادههای مورد نیاز خود را فیلتر و استخراج کنید، آنها را تجزیه و تحلیل کنید و تولید گزارش را بر اساس نیاز خود بهطور خودکار انجام دهید. بدون سیستم CRM، باید با استفاده از ابزاری قابل اعتماد، داده ها را ردیابی و جمع آوری کنید تا اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مورد نیاز برای گزارش های خود را دارید.
5. بینش داده های مرکزی را برجسته کنید
مسلما، گزارشهای فروش شما میتواند اطلاعات و بینش بیپایانی را ارائه دهد. اما مهم این است که بدانید کدامیک ارزش بررسی دارند و چگونه یافته های خود را در گزارش خود ارائه دهید. اطمینان حاصل کنید که فضایی در قالب گزارش فروش شما برای توضیح نتایج نشان داده شده وجود دارد.
به عنوان مثال، داده های شما ممکن است نشان دهنده افزایش معاملات بسته شده در ماه گذشته نسبت به ماه قبل باشد. اگر در این مدت استراتژی فروش جدیدی را اجرا کرده اید که می تواند دلیل افزایش فروش باشد، عاقلانه است که این اطلاعات را در کنار آن نتایج قرار دهید تا زمینه ارائه شود.
6. تجسم ها را برای داده های ارائه شده ترکیب کنید
نمی توان انکار کرد که مردم معمولا به اطلاعات ارائه شده با استفاده از عناصر بصری به جای دیوار متن پاسخ بهتری می دهند. به همین دلیل تجسم داده ها جزء کلیدی یک الگوی گزارش فروش موثر است.
نتیجه
الگوهای گزارش فروش خود را به حداکثر برسانید و گزارش خود را با یک راه حل CRM عالی که با تمام ابزارهای گزارش دهی و تجزیه و تحلیلی که نیاز دارید، در حالت خودکار قرار دهید. اجازه دهید کاواک به طور خودکار گزارشهای فروش را برای شما تولید کند و طیف وسیعی از معیارهای مرتبط با اهداف تجاری شما را تجزیه و تحلیل و ارائه کند. برای تجسم و به اشتراک گذاری بهتر داده ها، به راحتی گزارش های فروش خود را با جداول و نمودارهای چشم نواز قالب بندی کنید.
