فرآیندهای دستی اغلب مانع بهره‌وری می‌شوند و تیم‌ها را از دستیابی به پتانسیل کامل خود باز می‌دارند. با این حال، می‌توانید با اتخاذ اتوماسیون گردش کار بر این چالش غلبه کنید. خودکارسازی گردش کار، خطاها را کاهش می‌دهد، کارایی را بهبود می‌بخشد و به کارکنان اجازه می‌دهد تا بر رشد و استراتژی تمرکز کنند.
اتوماسیون گردش کار چیست؟
اتوماسیون گردش کار از فناوری برای خودکارسازی وظایف تکراری، ساده‌سازی فرآیندها و بهبود بهره‌وری استفاده می‌کند. ابزارهایی مانند نرم افزار CRM به کاهش کار دستی، از بین بردن خطاها و افزایش بهره‌وری کلی کمک می‌کنند.
نمونه‌هایی از اتوماسیون گردش کار
در اینجا چند نمونه واقعی از اتوماسیون گردش کار در بخش‌های مختلف آورده شده است:
- آموزش کارکنان: از گردش‌های کاری سفارشی برای دسترسی، اختصاص آموزش و ارسال ایمیل‌های خوشامدگویی استفاده کنید.
- پردازش فاکتور: فاکتورها را به صورت خودکار ایجاد، بررسی و برای مشتریان ارسال کنید.
- ارسال پست در رسانه های اجتماعی: از طریق یک پلتفرم اتوماسیون گردش کار، پست‌ها را برنامه‌ریزی و به طور مداوم در پلتفرم‌های اجتماعی منتشر کنید.
- تیکت پشتیبانی مشتری: وظایف را از طریق تیکت‌ها دسته‌بندی و به تیم‌های مربوطه اختصاص دهید.
- مدیریت موجودی: سطح موجودی را به صورت لحظه‌ای پیگیری کنید و به طور خودکار محصولات را دوباره سفارش دهید.
- گزارش هزینه‌ها: ارسال، تأیید و بازپرداخت هزینه‌ها را خودکار کنید.
- پرورش سرنخ: بر اساس تعاملات سرنخ، ایمیل‌های پیگیری شخصی‌سازی شده ارسال کنید.
- پشتیبان‌گیری از داده‌ها: برای اطمینان از امنیت داده‌ها، پشتیبان‌گیری منظم را برنامه‌ریزی کنید. استفاده از روش‌هایی مانند پشتیبان‌گیری کامل، تفاضلی یا افزایشی را در نظر بگیرید.
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات: به مشتریان این امکان را بدهید که قرار ملاقات‌های آنلاین را با یادآوری برنامه‌ریزی کنند.
اتوماسیون گردش کار چگونه کار می کند؟
آیا می‌دانستید که بیش از ۷۵٪ شرکت‌ها گزارش می‌دهند که تطبیق نرم‌افزار اتوماسیون گردش کار به آنها مزیت بهتری در بازار می‌دهد؟ سازمان‌ها با پیاده‌سازی خودکارسازی گردش کار، این مزیت را به دست می‌آورند و مزایای بی‌شمار دیگری را نیز به دست می‌آورند. علاوه بر ایجاد اتوماسیون گردش کار، این مراحل می‌توانند به فرآیند بهینه‌سازی بهتر کمک کنند:
مرحله 1: شناسایی وظیفه
اولین قدم، شناسایی تمام وظایف تکراری و پیش پا افتاده‌ای است که وقت ارزشمند کارمندان را مصرف می‌کنند. کارهایی که نیاز به ورودی دستی، ورود داده‌ها یا تصمیم‌گیری‌های تکراری دارند، کاندیداهای ایده‌آلی برای اتوماسیون هستند. این شبیه به اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) است، که در آن وظایف دستی و مبتنی بر نقش به سیستم‌های خودکار منتقل می‌شوند.
چه باید کرد؟
- وظایف تکراری و وقت‌گیر را در بخش‌هایی مانند منابع انسانی، فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری مشخص کنید.
روی کارهایی مانند پیگیری ایمیل، ورود داده‌ها و هدایت سرنخ‌ها که به راحتی می‌توانند خودکار شوند، تمرکز کنید
مرحله 2: نقشه برداری فرآیند
پس از شناسایی وظایف، زمان آن رسیده است که جریان فرآیند موجود را ترسیم کنید. این مرحله شامل تجسم چگونگی حرکت یک وظیفه از یک مرحله به مرحله دیگر است. ترسیم نقشه فرآیند به شما کمک می‌کند تا وابستگی‌های وظایف، مسئولیت‌های تیمی و تنگناهای احتمالی را درک کنید.
چه باید کرد؟
- نقاط ناکارآمد، مراحل زائد یا حوزه‌هایی که در آنها تأخیر مکرر رخ می‌دهد را شناسایی کنید.
- با تیم‌های چندوظیفه‌ای برای جمع‌آوری اطلاعات و اصلاح نقشه فرآیند همکاری کنید.
مرحله 3: برنامه ریزی ادغام
مرحله بعدی این است که اطمینان حاصل کنید که اتوماسیون گردش کار شما با ابزارها و سیستم‌های موجود ادغام می‌شود. چنین ادغامی، جریان روان داده‌ها را بین پلتفرم‌های مختلف امکان‌پذیر می‌کند و نیاز به ورودی دستی را کاهش می‌دهد.
چه باید کرد؟
- سازگاری نرم‌افزارهای موجود خود (مانند اتوماسیون گردش کار ایمیل و برنامه‌های مدیریت پروژه) را با پلتفرم اتوماسیون بررسی کنید.
- از APIها برای اتصال سیستم‌های مختلف استفاده کنید.
- ادغام‌های یکپارچه را در اولویت قرار دهید، همگام‌سازی خودکار داده‌ها، ایجاد وظایف و به‌روزرسانی‌های آنی را امکان‌پذیر کنید.
مرحله 4: طراحی اتوماسیون گردش کار
پس از شناسایی وظایف و ترسیم نقشه فرآیند، زمان طراحی اتوماسیون فرا رسیده است. این مرحله شامل پیکربندی گردش‌های کاری و تنظیم قوانینی است که در صورت برآورده شدن شرایط خاص، اقدامات خاصی را آغاز می‌کنند.
چه باید کرد؟
- منطق پشت هر گردش کار را تعریف کنید.
- محرک‌ها (رویدادهایی که یک عمل را آغاز می‌کنند) و اقدامات (وظایفی که به دلیل محرک انجام می‌شوند) را شناسایی کنید.
- نقش‌ها و مسئولیت‌ها را برای هر کاربر در گردش کار تعیین کنید.
مرحله 5: آزمایش و بهینه سازی
پس از طراحی گردش‌های کاری، آزمایش آنها قبل از پیاده‌سازی در مقیاس کامل بسیار مهم است. آزمایش به شما امکان می‌دهد تا مشکلات را شناسایی کنید، خطاها را اشکال‌زدایی کنید و فرآیند را برای کارایی بهینه کنید و اطمینان حاصل کنید که گردش‌های کاری مطابق انتظار عمل می‌کنند.
چه باید کرد؟
- برای هر گردش کار، یک تست آزمایشی اجرا کنید تا بررسی شود که آیا محرک‌ها و اقدامات به درستی کار می‌کنند یا خیر.
- بر عملکرد گردش‌های کاری خودکار را برای شناسایی خطاها یا شکاف‌های منطقی نظارت کنید.
- از معیارهایی مانند زمان تکمیل فرآیند و میزان خطا برای ارزیابی موفقیت هر گردش کار استفاده کنید.
مرحله 6: آموزش تیمی
گردش‌های کاری شما زنده هستند، اما تیم شما باید برای استفاده مؤثر از آنها آموزش ببیند. بدون آموزش مناسب، اعضای تیم ممکن است در استفاده از سیستم اتوماسیون شکست بخورند و هدف اتوماسیون گردش کار را با شکست مواجه کنند.
چه باید کرد؟
- نمایش‌های عملی از رابط کاربری و داشبورد بصری ارائه دهید.
- راهنماها و آموزش‌های کاربری ایجاد کنید تا کارمندان را برای انجام اقدامات، بررسی اعلان‌ها و تفسیر منطق اتوماسیون آموزش دهید.
- پشتیبانی مداوم ارائه دهید تا کارمندان در استفاده از سیستم احساس راحتی کنند.
مزایای خودکارسازی گردش کار در فرآیندهای کسب و کار
کارایی کلید اصلی در خودکارسازی گردش کار است. تقریبا نیمی از مدیران کسب‌وکار معتقدند که نرم‌افزار گردش کار می‌تواند به راحتی 30٪ از حجم کار را مدیریت کند. علاوه بر این، مزایای خاصی از داشتن اتوماسیون گردش کار سازمانی در سیستم وجود دارد که عبارتند از:
1- افزایش کارایی
خودکارسازی وظایف تکراری از طریق اتوماسیون گردش کار به کارمندان این امکان را می‌دهد که روی کار استراتژیک تمرکز کنند. این سیستم مزایای متعددی از جمله موارد زیر را ارائه می‌دهد:
- تکمیل سریع‌تر وظایف، اجرا را بهبود می‌بخشد و از عملیات 24 ساعته و 7 روز هفته پشتیبانی می‌کند و بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهد.
- کاهش خطا در گردش‌های کاری، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند و نتایج ثابت و دقیقی را در عملیات تجاری تضمین می‌کند.
- کاهش هزینه با ایجاد گردش‌های کاری سفارشی که هزینه‌های عملیاتی مرتبط با اجرای دستی وظایف را کاهش می‌دهند، حاصل می‌شود.
2- کاهش خطا
اتوماسیون، اجرای مداوم وظایف را تضمین می‌کند و دوباره‌کاری را به حداقل می‌رساند و در نتیجه، کارایی کلی کسب و کار را بهبود می‌بخشد. گردش‌های کاری خودکار از طریق موارد زیر به این هدف دست می‌یابند:
- فرآیندهای بدون خطا با پیروی از قوانین از پیش تعریف شده، کاهش اشتباهات در ورود دستی داده‌ها، محاسبات و سایر عملیات با رابط کاربری آسان.
- گردش‌های کاری روان‌تر با اختلالات کمتر، وظایف به طور یکپارچه پیش می‌روند و کارمندان می‌توانند به جای عیب‌یابی مشکلات، روی فعالیت‌های ارزش‌محور تمرکز کنند.
- ارائه خدمات دقیق با ارائه خدمات به موقع و دقیق، باعث ایجاد اعتماد و تقویت روابط با مشتری می‌شود.
پیاده‌سازی بهترین ابزارهای اتوماسیون گردش کار به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که بهره‌وری را افزایش دهند، هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند و در صنعت خود مزیت رقابتی داشته باشند.
3- صرفه جویی در هزینه ها
خودکارسازی گردش‌های کاری با بهینه‌سازی بهره‌وری تیم و کاهش اتلاف منابع، به کاهش هزینه‌های عملیاتی کمک می‌کند. در اینجا نحوه کار آن آمده است:
- کاهش هزینه‌های نیروی کار، وظایف تکراری و دستی را خودکار می‌کند که نیاز به پرسنل اضافی را کاهش می‌دهد.
- چنین ابزارهای اتوماسیون گردش کار، با اختصاص وظایف ساده به سیستم‌های اتوماسیون، استفاده بهینه از منابع انسانی را تضمین می‌کنند.
نتیجه گیری
با اتوماسیون گردش کار، کسب و کار خود را متحول کنید. خودکارسازی گردش کار، فرآیندها را ساده می‌کند، کار دستی را کاهش می‌دهد و کارایی را افزایش می‌دهد. این امر سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا منابع انسانی را به سمت ابتکارات استراتژیک‌تر سوق دهند و بهره‌وری بالاتر و نتایج بهتری را به ارمغان بیاورند. همچنین، تیم‌ها می‌توانند روی وظایف معنادار تمرکز کنند و رشد و نوآوری را به پیش ببرند. اگر به دنبال راهی برای ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار خود هستید، راهکار گردش کار خودکار کاواک CRM به گونه‌ای طراحی شده است که به شما در بهبود دقت و ارتقای عملکرد کمک کند. جهت کسب اطلاعات بیشتر و مشاهده دمو، فرم زیر را تکمیل کنید.
درخواست رایگان دمو CRM کاواک
