اتوماسیون گردش کار چیست؟ ۶ مرحله + مزایا برای کسب و کار

فرآیندهای دستی اغلب مانع بهره‌وری می‌شوند و تیم‌ها را از دستیابی به پتانسیل کامل خود باز می‌دارند. با این حال، می‌توانید با اتخاذ اتوماسیون گردش کار بر این چالش غلبه کنید. خودکارسازی گردش کار، خطاها را کاهش می‌دهد، کارایی را بهبود می‌بخشد و به کارکنان اجازه می‌دهد تا بر رشد و استراتژی تمرکز کنند.

اتوماسیون گردش کار چیست؟

اتوماسیون گردش کار از فناوری برای خودکارسازی وظایف تکراری، ساده‌سازی فرآیندها و بهبود بهره‌وری استفاده می‌کند. ابزارهایی مانند نرم افزار CRM به کاهش کار دستی، از بین بردن خطاها و افزایش بهره‌وری کلی کمک می‌کنند.

نمونه‌هایی از اتوماسیون گردش کار

در اینجا چند نمونه واقعی از اتوماسیون گردش کار در بخش‌های مختلف آورده شده است:

• آموزش کارکنان: از گردش‌های کاری سفارشی برای دسترسی، اختصاص آموزش و ارسال ایمیل‌های خوشامدگویی استفاده کنید.
• پردازش فاکتور: فاکتورها را به صورت خودکار ایجاد، بررسی و برای مشتریان ارسال کنید.
• ارسال پست در رسانه های اجتماعی: از طریق یک پلتفرم اتوماسیون گردش کار، پست‌ها را برنامه‌ریزی و به طور مداوم در پلتفرم‌های اجتماعی منتشر کنید.
• تیکت پشتیبانی مشتری: وظایف را از طریق تیکت‌ها دسته‌بندی و به تیم‌های مربوطه اختصاص دهید.
• مدیریت موجودی: سطح موجودی را به صورت لحظه‌ای پیگیری کنید و به طور خودکار محصولات را دوباره سفارش دهید.
• گزارش هزینه‌ها: ارسال، تأیید و بازپرداخت هزینه‌ها را خودکار کنید.
• پرورش سرنخ: بر اساس تعاملات سرنخ، ایمیل‌های پیگیری شخصی‌سازی شده ارسال کنید.
• پشتیبان‌گیری از داده‌ها: برای اطمینان از امنیت داده‌ها، پشتیبان‌گیری منظم را برنامه‌ریزی کنید. استفاده از روش‌هایی مانند پشتیبان‌گیری کامل، تفاضلی یا افزایشی را در نظر بگیرید.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات: به مشتریان این امکان را بدهید که قرار ملاقات‌های آنلاین را با یادآوری برنامه‌ریزی کنند.

اتوماسیون گردش کار چگونه کار می کند؟

آیا می‌دانستید که بیش از ۷۵٪ شرکت‌ها گزارش می‌دهند که تطبیق نرم‌افزار اتوماسیون گردش کار به آنها مزیت بهتری در بازار می‌دهد؟ سازمان‌ها با پیاده‌سازی خودکارسازی گردش کار، این مزیت را به دست می‌آورند و مزایای بی‌شمار دیگری را نیز به دست می‌آورند. علاوه بر ایجاد اتوماسیون گردش کار، این مراحل می‌توانند به فرآیند بهینه‌سازی بهتر کمک کنند:

مرحله 1: شناسایی وظیفه

اولین قدم، شناسایی تمام وظایف تکراری و پیش پا افتاده‌ای است که وقت ارزشمند کارمندان را مصرف می‌کنند. کارهایی که نیاز به ورودی دستی، ورود داده‌ها یا تصمیم‌گیری‌های تکراری دارند، کاندیداهای ایده‌آلی برای اتوماسیون هستند. این شبیه به اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) است، که در آن وظایف دستی و مبتنی بر نقش به سیستم‌های خودکار منتقل می‌شوند.

چه باید کرد؟

• وظایف تکراری و وقت‌گیر را در بخش‌هایی مانند منابع انسانی، فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری مشخص کنید.

روی کارهایی مانند پیگیری ایمیل، ورود داده‌ها و هدایت سرنخ‌ها که به راحتی می‌توانند خودکار شوند، تمرکز کنید

مرحله 2: نقشه برداری فرآیند

پس از شناسایی وظایف، زمان آن رسیده است که جریان فرآیند موجود را ترسیم کنید. این مرحله شامل تجسم چگونگی حرکت یک وظیفه از یک مرحله به مرحله دیگر است. ترسیم نقشه فرآیند به شما کمک می‌کند تا وابستگی‌های وظایف، مسئولیت‌های تیمی و تنگناهای احتمالی را درک کنید.

چه باید کرد؟

• نقاط ناکارآمد، مراحل زائد یا حوزه‌هایی که در آنها تأخیر مکرر رخ می‌دهد را شناسایی کنید.
• با تیم‌های چندوظیفه‌ای برای جمع‌آوری اطلاعات و اصلاح نقشه فرآیند همکاری کنید.

مرحله 3: برنامه ریزی ادغام

مرحله بعدی این است که اطمینان حاصل کنید که اتوماسیون گردش کار شما با ابزارها و سیستم‌های موجود ادغام می‌شود. چنین ادغامی، جریان روان داده‌ها را بین پلتفرم‌های مختلف امکان‌پذیر می‌کند و نیاز به ورودی دستی را کاهش می‌دهد.

چه باید کرد؟

• سازگاری نرم‌افزارهای موجود خود (مانند اتوماسیون گردش کار ایمیل و برنامه‌های مدیریت پروژه) را با پلتفرم اتوماسیون بررسی کنید.
• از APIها برای اتصال سیستم‌های مختلف استفاده کنید.
• ادغام‌های یکپارچه را در اولویت قرار دهید، همگام‌سازی خودکار داده‌ها، ایجاد وظایف و به‌روزرسانی‌های آنی را امکان‌پذیر کنید.

مرحله 4: طراحی اتوماسیون گردش کار

پس از شناسایی وظایف و ترسیم نقشه فرآیند، زمان طراحی اتوماسیون فرا رسیده است. این مرحله شامل پیکربندی گردش‌های کاری و تنظیم قوانینی است که در صورت برآورده شدن شرایط خاص، اقدامات خاصی را آغاز می‌کنند.

چه باید کرد؟

• منطق پشت هر گردش کار را تعریف کنید.
• محرک‌ها (رویدادهایی که یک عمل را آغاز می‌کنند) و اقدامات (وظایفی که به دلیل محرک انجام می‌شوند) را شناسایی کنید.
• نقش‌ها و مسئولیت‌ها را برای هر کاربر در گردش کار تعیین کنید.

مرحله 5: آزمایش و بهینه سازی

پس از طراحی گردش‌های کاری، آزمایش آنها قبل از پیاده‌سازی در مقیاس کامل بسیار مهم است. آزمایش به شما امکان می‌دهد تا مشکلات را شناسایی کنید، خطاها را اشکال‌زدایی کنید و فرآیند را برای کارایی بهینه کنید و اطمینان حاصل کنید که گردش‌های کاری مطابق انتظار عمل می‌کنند.

چه باید کرد؟

• برای هر گردش کار، یک تست آزمایشی اجرا کنید تا بررسی شود که آیا محرک‌ها و اقدامات به درستی کار می‌کنند یا خیر.
• بر عملکرد گردش‌های کاری خودکار را برای شناسایی خطاها یا شکاف‌های منطقی نظارت کنید.
• از معیارهایی مانند زمان تکمیل فرآیند و میزان خطا برای ارزیابی موفقیت هر گردش کار استفاده کنید.

مرحله 6: آموزش تیمی

گردش‌های کاری شما زنده هستند، اما تیم شما باید برای استفاده مؤثر از آنها آموزش ببیند. بدون آموزش مناسب، اعضای تیم ممکن است در استفاده از سیستم اتوماسیون شکست بخورند و هدف اتوماسیون گردش کار را با شکست مواجه کنند.

چه باید کرد؟

• نمایش‌های عملی از رابط کاربری و داشبورد بصری ارائه دهید.
• راهنماها و آموزش‌های کاربری ایجاد کنید تا کارمندان را برای انجام اقدامات، بررسی اعلان‌ها و تفسیر منطق اتوماسیون آموزش دهید.
• پشتیبانی مداوم ارائه دهید تا کارمندان در استفاده از سیستم احساس راحتی کنند.

مزایای خودکارسازی گردش کار در فرآیندهای کسب و کار

کارایی کلید اصلی در خودکارسازی گردش کار است. تقریبا نیمی از مدیران کسب‌وکار معتقدند که نرم‌افزار گردش کار می‌تواند به راحتی 30٪ از حجم کار را مدیریت کند. علاوه بر این، مزایای خاصی از داشتن اتوماسیون گردش کار سازمانی در سیستم وجود دارد که عبارتند از:

1- افزایش کارایی

خودکارسازی وظایف تکراری از طریق اتوماسیون گردش کار به کارمندان این امکان را می‌دهد که روی کار استراتژیک تمرکز کنند. این سیستم مزایای متعددی از جمله موارد زیر را ارائه می‌دهد:

• تکمیل سریع‌تر وظایف، اجرا را بهبود می‌بخشد و از عملیات 24 ساعته و 7 روز هفته پشتیبانی می‌کند و بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهد.
• کاهش خطا در گردش‌های کاری، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند و نتایج ثابت و دقیقی را در عملیات تجاری تضمین می‌کند.
• کاهش هزینه با ایجاد گردش‌های کاری سفارشی که هزینه‌های عملیاتی مرتبط با اجرای دستی وظایف را کاهش می‌دهند، حاصل می‌شود.

2- کاهش خطا

اتوماسیون، اجرای مداوم وظایف را تضمین می‌کند و دوباره‌کاری را به حداقل می‌رساند و در نتیجه، کارایی کلی کسب و کار را بهبود می‌بخشد. گردش‌های کاری خودکار از طریق موارد زیر به این هدف دست می‌یابند:

• فرآیندهای بدون خطا با پیروی از قوانین از پیش تعریف شده، کاهش اشتباهات در ورود دستی داده‌ها، محاسبات و سایر عملیات با رابط کاربری آسان.
• گردش‌های کاری روان‌تر با اختلالات کمتر، وظایف به طور یکپارچه پیش می‌روند و کارمندان می‌توانند به جای عیب‌یابی مشکلات، روی فعالیت‌های ارزش‌محور تمرکز کنند.
• ارائه خدمات دقیق با ارائه خدمات به موقع و دقیق، باعث ایجاد اعتماد و تقویت روابط با مشتری می‌شود.

پیاده‌سازی بهترین ابزارهای اتوماسیون گردش کار به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که بهره‌وری را افزایش دهند، هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند و در صنعت خود مزیت رقابتی داشته باشند.

3- صرفه جویی در هزینه ها

خودکارسازی گردش‌های کاری با بهینه‌سازی بهره‌وری تیم و کاهش اتلاف منابع، به کاهش هزینه‌های عملیاتی کمک می‌کند. در اینجا نحوه کار آن آمده است:

• کاهش هزینه‌های نیروی کار، وظایف تکراری و دستی را خودکار می‌کند که نیاز به پرسنل اضافی را کاهش می‌دهد.
• چنین ابزارهای اتوماسیون گردش کار، با اختصاص وظایف ساده به سیستم‌های اتوماسیون، استفاده بهینه از منابع انسانی را تضمین می‌کنند.

4- همکاری های بهتر

همکاری تیمی می‌تواند یک چالش باشد، به خصوص در محیط‌های کاری ترکیبی و از راه دور. اتوماسیون در گردش کار با فعال کردن موارد زیر، این شکاف را پر می‌کند:

• از طریق داشبوردهای مشترک، می‌توانید به نمای مشترکی از پروژه‌ها و وضعیت وظایف دسترسی داشته باشید.
• به‌روزرسانی‌های آنی در خودکارسازی گردش کار، اعلان‌های گزارش را فعال می‌کنند تا اعضای تیم از تکمیل وظایف و تغییرات وضعیت مطلع شوند.
• وقتی یک تیم بخش مربوط به خود از کار را به پایان می‌رساند، فرآیند روان‌تری حاصل می‌شود و اتوماسیون به طور یکپارچه آن را به تیم بعدی منتقل می‌کند و سوءتفاهم‌ها را کاهش می‌دهد.

5- مقیاس پذیر

شرکت‌ها می‌توانند بدون افزایش قابل توجه نیروی کار خود، با خودکارسازی وظایف پیش پا افتاده، رشد کنند. کسب‌وکارها می‌توانند عملیات خود را با حفظ اثربخشی از طریق موارد زیر، گسترش دهند:

• گسترش یکپارچه فرآیندها به رشد شرکت‌ها کمک می‌کند. گردش‌های کاری خودکار می‌توانند تراکنش‌های بیشتری را بدون نیروی کار دستی اضافی انجام دهند.
• هماهنگی بین تیم‌ها می‌تواند با اتوماسیون افزایش یابد و تضمین کند که همه بخش‌ها تحت یک فرآیند ثابت و تکرارپذیر عمل می‌کنند.

بهترین شیوه ها برای پیاده سازی اتوماسیون گردش کار چیست؟

برای اینکه از هرگونه اتوماسیون در گردش کار بیشترین بهره را ببرید، این نکات مربوط به فرآیند کسب و کار را امتحان کنید:

شروع از مقیاس کوچک و افزایش تدریجی مقیاس

همیشه با تعیین اهداف برای یک فرآیند ساده شروع کنید که بتوانید به سرعت اتوماسیون گردش کار را با آن تطبیق دهید. وقتی نتایج را دیدید، برای رسیدن به نتایج بهتر، خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر را بررسی کنید.

افراد کلیدی را در فرآیند مشارکت دهید

در فرآیند تطبیق سیستم اتوماسیون گردش کار، افراد کلیدی که در نهایت روزانه از سیستم استفاده خواهند کرد، باید اضافه شوند. نظرات آنها می‌تواند به ایجاد سیستم‌های مؤثر و بهبود پذیرش سیستم توسط نمایندگان فروش کمک کند.

نظارت و بهینه سازی مداوم گردش های کاری خودکار

تنها، تطبیق گردش‌های کاری خودکار کارساز نخواهد بود؛ بررسی‌های منظم عملکرد ضروری است و هر زمان که نیاز باشد، تنظیمات انجام خواهد شد. همچنین می‌توانید معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد، مانند زمان صرفه‌جویی شده از طریق سیستم، را پیگیری کنید تا مدیریت سیستم گردش کار خودکار را بیش از پیش بهبود بخشید.

حفظ تعادل بین اتوماسیون و نیروی انسانی

گردش‌های کاری را طوری طراحی کنید که شامل نقاط خاصی باشند که در آنها انسان‌ها تصمیمات حیاتی را بررسی می‌کنند. این رویکرد با تضمین دقت و پاسخگویی، اتوماسیون را افزایش می‌دهد و در عین حال اتکا به قضاوت ذهنی انسان را کاهش می‌دهد. با ادغام استراتژیک نقاط بازرسی انسانی، می‌توانید کنترل خود را بر تصمیمات ضروری حفظ کنید و در عین حال به اتوماسیون اجازه دهید تا وظایف تکراری را به طور مؤثر انجام دهد.

دلایل استفاده از ابزارهای اتوماسیون گردش کار چیست؟

انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون گردش کار می‌تواند مزایای بی‌شماری برای همه کسب‌وکارها داشته باشد، از جمله موارد زیر:

1. با فرآیندهای خودکار که خطاهای انسانی را به حداقل می‌رسانند و اجرای مداوم وظایف را تضمین می‌کنند، دقت را بهبود بخشید.
2. با ارائه نماهای دقیقی از گردش‌های کاری، شفافیت فرآیند را فراهم می‌کند و پیگیری پیشرفت و شناسایی حوزه‌های بهبود را آسان‌تر می‌سازد.
3. تأییدیه‌های ساده‌شده با گردش‌های کاری خودکار، فرآیندهای تأیید را تسریع می‌کنند، گلوگاه‌ها را کاهش می‌دهند و کارایی را بهبود می‌بخشند.
4. خودکارسازی اندازه‌گیری عملکرد، امکان اندازه‌گیری فرآیندهای کسب‌وکار را در لحظه فراهم می‌کند و بهبود مستمر را تسهیل می‌نماید.
5. تضمین انطباق با گردش‌های کاری خودکار که به تضمین استانداردهای صنعتی و الزامات قانونی کمک می‌کنند، آسان‌تر است.
6. انعطاف‌پذیری در گردش‌های کاری خودکار در زمینه‌های مختلف قابل تطبیق است و می‌تواند با سیستم‌های موجود برای برآورده کردن نیازهای منحصر به فرد کسب‌وکار ادغام شود.

نمونه هایی از نرم افزار اتوماسیون گردش کار CRM

نرم افزار CRM با اتوماسیون گردش کار می‌تواند فرآیند کسب و کار را در جنبه‌های خاصی بهبود بخشد تا کسب و کار به طور سودآور انجام شود. در اینجا چند مثال عملی آورده شده است:

۱)- اتوماسیون مدیریت سرنخ ها

نرم‌افزار اتوماسیون گردش کار، به طور خودکار سرنخ‌های جدید را در لحظه وارد، مرتب‌سازی و تخصیص می‌دهد و تضمین می‌کند که هیچ سرنخی نادیده گرفته نشود. نحوه کار آن به شرح زیر است:

• گرفتن سرنخ
• صلاحیت سرنخ
• امتیازدهی سرنخ
• تکلیف سرنخ
• هشدارهای پیگیری

۲)- خودکارسازی فرآیند فروش

فرآیند فروش، مراحل دستی در چرخه فروش را ساده می‌کند و به تیم‌های فروش اجازه می‌دهد تا به جای وظایف اداری، بر ایجاد روابط و بستن معاملات تمرکز کنند. نحوه کار آن به این صورت است:

• تولید سرنخ
• تصویب قرارداد
• یادآوری‌های بعدی
• ردیابی سرنخ‌ها و اعلان‌ها
• مدیریت وظایف و فعالیت‌ها

۳)- اتوماسیون کمپین بازاریابی

اتوماسیون CRM، وظایفی مانند زمان‌بندی پست‌های رسانه‌های اجتماعی، مدیریت کمپین‌های ایمیلی و پاسخ به تعاملات مشتری را ساده می‌کند و تلاش‌های بازاریابی مداوم و پرورش مؤثر سرنخ‌ها را تضمین می‌کند. اتوماسیون گردش کار بازاریابی تضمین می‌کند که هر کمپین، چه بازاریابی ایمیلی و چه ارسال پست در رسانه‌های اجتماعی، بدون دخالت دستی و طبق برنامه اجرا شود. این امر باعث افزایش بهره‌وری، بهبود تعامل با مشتری و پرورش سرنخ (lead) می‌شود. نحوه عملکرد اتوماسیون کمپین بازاریابی به شرح زیر است:

• برنامه‌ریزی رسانه‌های اجتماعی
• مدیریت کمپین ایمیلی
• کمپین‌های پرورش سرنخ
• تقسیم‌بندی مشتریان
• تعامل و مشارکت مشتری
• پیگیری عملکرد کمپین
• توصیه‌های محتوای شخصی سازی شده

۴)-  اتوماسیون خدمات مشتری

فرآیندهایی مانند ایجاد پرونده، تأیید شناسه مشتری و حل اختلاف به صورت خودکار انجام می‌شوند. این امر تیم‌های پشتیبانی را قادر می‌سازد تا کمک‌های سریع و کارآمدی ارائه دهند و رضایت مشتری را افزایش دهند. با خودکارسازی وظایف تکراری خدمات مشتری، تیم‌های پشتیبانی می‌توانند روی مسائل پیچیده‌ای که نیاز به مداخله انسانی دارند، تمرکز کنند. در اینجا توضیح مفصلی از نحوه عملکرد اتوماسیون خدمات مشتری ارائه شده است:

• تشکیل پرونده و صدور تیکت
• تأیید هویت مشتری
• حل اختلاف
• چت‌بات‌های خودکار برای پشتیبانی مشتری
• اعلان‌های وضعیت و به‌روزرسانی‌های آنی
• جمع‌آوری بازخورد مشتریان
• پایگاه دانش و پورتال‌های سلف سرویس
• کمک به اپراتور و محرک‌های گردش کار

نتیجه گیری

با اتوماسیون گردش کار، کسب و کار خود را متحول کنید. خودکارسازی گردش کار، فرآیندها را ساده می‌کند، کار دستی را کاهش می‌دهد و کارایی را افزایش می‌دهد. این امر سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا منابع انسانی را به سمت ابتکارات استراتژیک‌تر سوق دهند و بهره‌وری بالاتر و نتایج بهتری را به ارمغان بیاورند. همچنین، تیم‌ها می‌توانند روی وظایف معنادار تمرکز کنند و رشد و نوآوری را به پیش ببرند. اگر به دنبال راهی برای ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار خود هستید، راهکار گردش کار خودکار کاواک CRM به گونه‌ای طراحی شده است که به شما در بهبود دقت و ارتقای عملکرد کمک کند. جهت کسب اطلاعات بیشتر و مشاهده دمو، فرم زیر را تکمیل کنید.